Negocjacje to wielostronny proces porozumiewania się w sytuacji konfliktu interesów czy rozbieżności poglądów zaangażowanych w negocjacje stron. Trudny, złożony i skomplikowany proces podejmowania wspólnej decyzji, w którym każda ze stron stara się doprowadzić do umożliwienia sobie realizacji własnych interesów, którego jednak nadrzędnym celem jest osiągnięcie porozumienia.
Przystępując do negocjacji musimy zdawać sobie sprawę, że nasz partner będzie korzystał z wielu technik negocjacyjnych umożliwiających mu osiągnięcie założonego przez niego celu a tym samym będzie starał się zminimalizować nasze cele. Należy pamiętać tu o kilku podstawowych zasadach. Problematyka przywództwa i umiejętności prowadzenia negocjacji jest kluczowa dla rozwiązywania problemów w sytuacjach zagrożenia.
W negocjacjach biorą udział strony zawsze w jakiś sposób od siebie zależne i dlatego nie mogą działać samodzielnie i podejmować decyzji bez konsultacji z zainteresowanymi partnerami. Często negocjacje są niezbędnym elementem procedury prowadzącej do podpisania transakcji gospodarczej, jak również wypracowania określonych stosunków pomiędzy partnerami gospodarczymi.
Każda faza negocjacji jest dynamiczna, wymaga szczególnych umiejętności negocjatorów.
Główne etapy negocjacji:
Przygotowanie
Umiejętne przygotowanie się do negocjacji jest warunkiem osiągnięcia w nich sukcesu. Należy ustalić konkretne cele, do których będziemy dążyć. W ramach przygotowania formalnego:
- należy ustalić uczestników negocjacji, wyznaczyć miejsce i czas negocjacji oraz określić inne niezbędne sprawy. W doborze osób natomiast powinno się uwzględnić ich zdolności negocjacyjne, znajomość przedmiotu negocjacji i umiejętność współdziałania z zespołem.
Otwarcie spotkania
Negocjacje rozpoczynają się od przedstawienia uczestników i ustalenia sposobu ich prowadzenia.
-Następnie przedstawia się przedmiot i zakres negocjacji oraz sprawdza się kompetencje uczestników do ustalenia tak prowadzonych negocjacji.
Rozpoczęcie negocjacji
Z reguły pierwsza propozycja w negocjacjach jest nie do przyjęcia, ponieważ obejmuje wariant najbardziej preferowany przez jedną ze stron. Kolejne propozycje są ustępstwami, które powinny być wzajemne. Brak ustępstw powoduje stratę czasu i niemożność zawarcia porozumienia.
Zakończenie negocjacji
Zakończenie negocjacji może nastąpić w przypadku uzgodnienia poglądów lub zerwania negocjacji. Negocjacje zbliżają się do końca, gdy strony uzgodniły poglądy. Należy teraz starannie, na piśmie, ustalić, co zostało osiągnięte, a więc zapisać ustalenia i warunki ich realizacji. W przypadku transakcji gospodarczej najczęściej następuje zawarcie umowy, w której powinny się znaleźć wszystkie wynegocjowane elementy. W innych przypadkach sporządza się protokół końcowy. Zerwanie negocjacji następuje w przypadku niemożności uzgodnienia poglądów. Nie dochodzi wtedy ani do zawarcia umowy, ani do rozwiązania konfliktu.
Zagrożenia negocjacyjne, nieporozumienia mogą wynikać z innego odbioru rzeczywistości, braku tolerancji na odmienne stanowisko. Jeśli chodzi o rzeczywistość to trzeba sobie uświadomić, że obiektywną rzeczywistość współczesność stawia pod znakiem zapytania. I nie ma tylko jednej rzeczywistości. Rzeczywistość jest przez nas interpretowana, widziana subiektywnie. Zmieniają się teorie dotyczące rzeczywistości, „nie można” nic uważać za absolutnie pewne.
Wiele konfliktów nie zostaje prawidłowo rozwiązanych, ponieważ strony konfliktu nie ujawniają swoich prawdziwych uczuć. Jeśli złość zostaje stłumiona z powodu niechęci do ujawnienia rzeczywistych uczuć, a dojdzie do porozumienia, to wrogość danej strony (czy też stron) może pozostać, na czym ucierpią dalsze kontakty.
Przyczyny konfliktów mogą być różne i nie zawsze można je rozwiązywać przez negocjacje.
Możemy wyróżnić trzy płaszczyzny źródła konfliktów:
Płaszczyzny osobowościowe:
braki w umiejętnościach rozwiązywania problemów,
skłonności do perfekcji,
silne zaznaczenie swojej woli,
interesy osobiste,
małe samo zaufanie
Przyczyny organizacyjne:
niejasne kompetencje,
przeciążenie pracą,
głęboka reorganizacja
Przyczyny społeczne:
słaba współpraca,
zbyt duże wymagania,
zatrzymywanie informacji,
stosowanie strachu i siły.
Trudnym zadaniem jest kontrolowanie żywiołowości partnerów w negocjacjach. Nie należy zabierać ze sobą osób, które niczego nie wniosą, a mogą być balastem. Takie osoby mogą przerywać, kiedy inna osoba zabiera głos, wzbudzają wątpliwości w partnerach, podają niesprawdzone informacje. Wiele negocjacji nie powiodło się z powodu powierzchownych komentarzy ze strony osoby, która chciała się jedynie włączyć do dyskusji, po tym jak milczała przez większość czasu. W niektórych przypadkach mniej oznacza więcej.
Kolejną taktyką stosowaną przez doświadczonych negocjatorów jest wysyłanie na rozmowy
rozmowy dwuosobowego zespołu, którego członkowie mają do odegrania inne role. Pierwszy zabiera głos w sytuacjach, kiedy rokowania utkną w martwym punkcie lub, gdy idą w innym niż oczekiwanym kierunku. Przyjmuje on wówczas bardzo zdecydowaną, często agresywną postawę, niekiedy wybucha gniewem, a nawet grozi zerwaniem rozmów. Drugi uaktywnia się, gdy negocjacje zostaną wznowione, a jego krewki kolega usunie się w cień.
Pewna odmiana tej taktyki polega na tym, że jeden z członków zespołu na wstępie przedstawia wygórowane, trudne do zaakceptowania warunki. Po pewnym czasie sprawia wrażenie, że ma już tylko dwie możliwości: twardo obstawać przy swoim stanowisku, co grozi impasem, a nawet zerwaniem rokowań lub ustąpić, co z kolei groziłoby utratą twarzy. Pozostawia, zatem miejsce koledze, który próbuje załagodzić sprawę i deklarując gotowość pójścia na pozorne ustępstwa, obniża pierwotne żądania.
Wady negocjacji zbiorowych:
Powolny proces podejmowania decyzji
Sformalizowanie stosunków pomiędzy pracodawcami i pracownikami
Wzmacniają podziały między stronami
Wpływają na wzrost kosztów pracy.
Negocjacje zbiorowe stosuje się do wszystkich negocjacji, które mają miejsce między pracodawcą, grupą pracodawców albo co najmniej jedną organizacją
pracodawców z jednej strony i co najmniej jedną organizacją pracowników z drugiej, w celu :
określenia warunków pracy i zatrudnienia
uregulowania stosunków między pracodawcami i pracownikami
uregulowania stosunków między pracodawcami lub ich organizacjami a organizacją lub organizacjami pracowników.
U podstaw negocjacji zbiorowych leży:
osiągnięcie kompromisu
budowa klimatu współpracy i zaufania
Techniki eskalacyjne
1. Eskalacyjne działanie spontaniczne, występuje w sytuacjach silnie zabarwionych emocjonalnie, towarzyszą temu następujące reakcje:
- wyolbrzymianie sporu, w trakcie walki stronom wydaje się, że problem ma coraz większe znaczenie;
silny stres przy negocjacjach prowadzi do uproszczonego sposobu myślenia, że tylko metody siłowe mogą odnieść rezultat,
- atakowanie partnera- zgodnie ze stereotypem, najlepszą obroną jest atak, trzeba więc atakować,
- ograniczanie kontaktów- niechęć do partnera, zła opinia o nim powoduje naturalną tendencję do ograniczania z nim kontaktów,
2. Eskalacyjne działanie strategiczne, wynika z przyjętej przez nas koncepcji i realizacji zasad, prowadzi do działań służących osłabieniu partnera by poddał się naszym wymaganiom:
- zmiana warunków poprzedzających spór, w trakcie negocjacji strona zmienia swoje stanowisko, do którego partner się już przyzwyczaił i traktował jako rzecz pewną( np. podjął już pewne kroki w realizacji),
- rozszerzenie przedmiotu sporu, w trakcie negocjacji wychodzą na jaw nieznane kwestie sporne, obejmują coraz w większości sprawy drugorzędne, na których partner się skupia zapominając o swoich celach, zgadza się w rzeczach pierwszorzędnych na niekorzystne dla siebie warunki,
- poszukiwanie sprzymierzeńców, próba poprawienia swojej sytuacji wyjściowej, strona nabiera przez to pewności i zaczyna rozszerzać warunki itp.
Działania eskalacyjne wyzwalają następne działania eskalacyjne lub taktyki obronne. Negocjowanie w takiej sytuacji jest bardzo trudne, gdyż wyhamowanie negatywnych emocji trwa długo i często wymaga pomocy mediatora.
Świat rozwija się zaskakująco szybko, idzie naprzód nie bacząc na nic, życie nabiera tempa. Każdy chce coś osiągnąć, do czegoś dojść, zapewnić sobie bezpieczną przyszłość. Aby jednak do czegoś dojść trzeba stale działać, być aktywnym, atrakcyjnym, przekonującym. Stale rosnąca konkurencja i nasilające się współzawodnictwo, powoduje, że wiele osób zaczyna uciekać się do stosowania różnych tricków wpływających na emocje i zachowanie innych. Nie warto zostawać w tyle, trzeba wziąć sprawy w swoje ręce i działać, aby osiągnąć sukces. Warto przy tym pamiętać, aby przy osiąganiu swoich własnych celów nie zapomnieć o innych. Nie wolno traktować ludzi przedmiotowo niczym „pionki” we własnej grze, bowiem prędzej czy później to się zemści. Lepiej przekonać ich do wspólnego działania, bowiem w grupie znacznie łatwiej osiągnąć założony cel, niż w pojedynkę.