Pracownik administracyjny

Kod klasyfikacji: 343101

Rozdział klasyfikacji: Administracja, zarządzanie, business, praca urzędnicza

Klasa klasyfikacji: Pracownicy obsługi biura

Zadania i czynności

Pracownik ds. administracyjnych koordynuje czynności administracyjne związane z utrzymaniem pomieszczeń, sprzętu, urządzeń w stanie zapewniającym prawidłową organizację i przebieg pracy w biurze. Wypełnia polecenia swoich przełożonych.

Do zadań pracownika administracyjnego należy także utrzymanie porządku w archiwum, w pismach i dokumentach, prowadzenie rejestru pism, zakładanie i prowadzenie dokumentacji i ewidencji akt osobowych pracowników, prowadzenie rejestru wydruków związanych z obsługą pracowników, prowadzenie dokumentacji prawnej i dokumentacji spraw kancelaryjno - biurowych, opracowywanie i prowadzenie dokumentacji w zakresie zestawienia rozliczeń druków i dokumentów, organizowanie prac związanych z konserwacją sprzętu, urządzeń lub pomieszczeń. Pracownik ds. administracyjnych kompletuje i porządkuje akty prawne, segreguje i rejestruje korespondencję. Ponadto do jego zadań należy przygotowywanie wstępnych wersji pism, zarządzeń, sprawozdań, które następnie przedkłada do aprobaty swoim przełożonym. Pracownik ds. administracyjnych wypisuje delegacje, kontaktuje się z firmami, załatwia naprawy sprzętu technicznego. W pewnym sensie jest odpowiedzialny za logistykę w swojej firmie. Przygotowuje również dokumenty dotyczące firmy, udziela informacji pracownikom oraz interesantom. Pośredniczy w przekazywaniu informacji między działami, jak również między pracownikami a dyrekcją. Na pracowniku ds. administracyjnych spoczywają obowiązki dotyczące przygotowywanie narad, spotkań i konferencji pod względem technicznej obsługi (zawiadomienie uczestników, przygotowanie potrzebnych dokumentów i materiałów, zabezpieczenie sprzętu, itp.), a w szczególnych przypadkach zorganizowanie poczęstunku.

Pracownik ds. administracyjnych wykorzystuje w swojej pracy najczęściej takie urządzenia biurowe jak telefon, komputer, fax, kopiarka. Coraz częściej wymagana jest od pracownika ds. administracyjnych znajomość języków obcych, aby mógł prowadzić korespondencję także z partnerami zagranicznymi.

Środowisko pracy

Materialne środowisko pracy

Pracownik ds. administracyjnych pracuje głównie w pomieszczeniach zamkniętych: w pokojach biurowych, sekretariacie lub w sali konferencyjnej.

Wykonując swoje czynności nie jest narażony na niebezpieczne czynniki wywołane środowiskiem pracy. Niemniej jednak wielogodzinna obsługa komputera, kserokopiarki, faxu, i innych urządzeń, niewłaściwa pozycja za biurkiem, sztuczne oświetlenie mogą być przyczyną zmian zwyrodnieniowych kręgosłupa lub nasilania się wad wzroku.

warunki społeczne

Wprawdzie praca pracownika ds. administracyjnych ma charakter indywidualny, wymaga jednak umiejętnego współdziałania z innymi. Kontakty pracownika ds. administracyjnych z innymi ludźmi są na ogół częste i intensywne. Dotyczą realizacji poleceń zwierzchników, współpracy z personelem merytorycznym firmy, różnymi jednostkami gospodarczymi instytucji, rozpoznawania i rozwiązywania problemów interesantów indywidualnych i reprezentujących inne instytucje.

Często towarzyszą tej pracy telefony i odgłosy rozmów, stanowiące dużą uciążliwość w szybkiej i sprawnej pracy. Powodować to może wyczerpanie psychicznie i fizycznie. Przeciwwagą dla tych obciążeń może być wypracowanie własnego, najbardziej efektywnego stylu pracy.

warunki organizacyjne

Czas pracy pracownika ds. administracyjnych jest unormowany i wynosi 8 godzin. Bywa jednak, że ze względu na przedłużające się spotkania, narady i konferencje może ulec wydłużeniu. Praca odbywa się tylko w dzień, w godzinach wcześniej ustalonych i jest ściśle bądź okresowo nadzorowana. Pracownik ds. administracyjnych musi liczyć się z wyjazdami, ale raczej krótkotrwałymi. Zarówno w swoim stałym miejscu pracy, jak i podczas wyjazdów służbowych musi wyglądać schludnie i wzbudzać zaufanie, reprezentując firmę, w której pracuje.

Wymagania psychologiczne

Wykonywanie tego zawodu łączy się nierozerwalnie ze stałymi kontaktami z innymi ludźmi. Dlatego niezbędnymi cechami pracownika ds. administracyjnych są umiejętności organizatorskie, punktualność, rzetelność, skrupulatność, umiejętność współdziałania i panowania nad własnymi emocjami. Ważną rolę odgrywa też łatwość nawiązywania kontaktów z ludźmi, stanowczość połączona z uprzejmością dla innych czyli umiejętności interpersonalne. Praca na tym stanowisku wymaga niejednokrotnie dużego tempa oraz elastyczności, dlatego ważną cechą jest podzielność uwagi, która pozwala płynnie przechodzić z jednej czynności do drugiej. Poczucie taktu, kultura osobista i miłe usposobienie pomogą uniknąć wielu problemów i kłopotów. Odpowiedzialność, samodzielność, percepcja urzędnicza, koordynacja wzrokowo-ruchowa - to oczywiste cechy które musi posiadać taki pracownik. Efektywność działań pracownika ds. administracyjnych sprzyja sprawnej organizacji pracy w firmie.

Wymagania fizyczne i zdrowotne

Praca pracownika ds. administracyjnych jest zaliczana do prac lekkich. Największe znaczenie ma dobry słuch i wzrok (praca przy komputerze, odbieranie telefonów itp.). Przeciwwskazania do zatrudnienia na tym stanowisku to: choroby psychiczne, socjopatia, wady wymowy oraz zniekształcenia twarzy i budowy ciała.

Warunki podjęcia pracy w zawodzie

Wielu pracodawców, szczególnie właścicieli firm prywatnych, twierdzi, że do podjęcia pracy w tym zawodzie konieczne jest posiadanie co najmniej średniego wykształcenia (ogólne, ekonomiczne). Ważna jest praktyka i predyspozycje. Wszelkie dodatkowe kwalifikacje poparte praktycznymi umiejętnościami są mile widziane i zwiększają wartość pracownika. Ważna jest także znajomość języków obcych (zwłaszcza gdy firma utrzymuje kontakty międzynarodowe). Przydatne może okazać się również prawo jazdy, szczególnie w małych firmach prywatnych. Szansę na zatrudnienie podnoszą umiejętności i wiedza zdobyta podczas nauki np. w szkołach pomaturalnych o profilu administracyjno-biurowym, jak również na kursach organizowanych przez różne ośrodki szkoleń zawodowych. Przy zatrudnianiu w tym zawodzie preferowane osoby, które posiadają doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, łatwo nawiązują kontakty z ludźmi, odznaczają się pogodnym usposobieniem i wysoką kulturą osobistą.

Możliwości awansu w hierarchii zawodowej

W zawodzie pracownika ds. administracyjnych istnieje zróżnicowana możliwość awansu, uzależniona od poziomu wykształcenia i wielkości firmy. Objęcie stanowiska koordynatora działu lub wydziału administracyjnego bądź stanowiska kierownika czy też dyrektora takiego działu, zdarza się tylko w większych zakładach pracy. Legitymowanie się jedynie średnim wykształceniem dodatkowo ogranicza możliwości awansu.

Możliwości podjęcia pracy przez dorosłych

Pracę w tym zawodzie można teoretycznie podjąć w każdym wieku, jednak od starszych osób wymaga się umiejętności w posługiwaniu się nowoczesnym sprzętem biurowym, audiowizualnym oraz dyspozycyjności. Firmy poszukujące nowych pracowników preferują ludzi szybko przyswajających sobie nowe umiejętności, entuzjastycznych, wykazujących wysoką motywację do pracy.

Polecana literatura

Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstwa - miesięcznik Sekretariat - miesięcznik Służba pracownicza - miesięcznik Gospodarka materiałowa i logistyka - miesięcznik Bieniok H. i in. Metody sprawnego zarządzania. Warszawa. 1999 Czużowski W. Organizacja pracy biurowej. Warszawa. 1990 Jasiński Z. (red.) Zarządzanie pracą. Warszawa. 1999 Seiwert L. J. Zarządzanie czasem. Warszawa 1999

Źródło danych: Przewodnik Po Zawodach, wyd. II, MPiPS

1

---