art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości

Ustawa o rachunkowości

• Reguluje ogólnie sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania.

• Zobowiązuje do wyjaśnienia i rozliczenia ujawnionych różnic w roku, na który przypadał termin jej przeprowadzenia.

Formy inwentaryzacji

1. Spis z natury

Polega na:

• spisaniu z natury ilości składników,

• wycenie tych ilości,

• porównaniu ilości i wartości z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych oraz

• wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.

Za jego przeprowadzenie odpowiedzialność ponosi Kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 ur).

Terminy dla spisu z natury UR wskazuje, które składniki:

• powinny być spisane w ostatnim dniu roku obrotowego,

• mogą być spisane w dowolnym dniu roku oraz

• mogą być spisane w IV kwartale aż do 15 stycznia następnego roku.

Spisem na 31 grudnia należy objąć:

1. Środki pieniężne w kasie, a także inne aktywa pieniężne o terminie realizacji krótszym od 3 miesięcy.

2. Papiery wartościowe: akcje, obligacje, czeki obce, bony skarbowe, weksle i inne.

3. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak materiały, wyroby gotowe, półprodukty w magazynie oraz towary, które obciążają koszty w dniu ich zakupu lub w momencie wytworzenia, w tym paliwo w pojazdach służbowych. (art. 17 ust. 2 pkt 4 ur)

Spis w dowolnym dniu roku dla:

1. Zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki.

2. Zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną,

3. Materiałów, towarów , produktów gotowych i półfabrykatów objętych ewidencją ilościowo – wartościową raz na 2 lata, jeśli znajdują się w strzeżonych składowiskach

Spis w IV kwartale do 15 stycznia

Znajdujące się na terenie niestrzeżonym:

• środki trwałe (z wyj. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów),

• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Znajdujące się na terenie strzeżonym:

• środki trwałe oraz maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą raz na 4 lata,

• środki trwałe, będące własnością innych jednostek (osób prawnych), które zostały danej jednostce przekazane do używania, sprzedaży, przechowania lub przetwarzania. O wynikach tego spisu należy powiadomić prawnego właściciela.

• inne składniki zapasów nie wymienione powyżej.

Środki trwałe trudno dostępne:

np. budowle podziemne, środki trwałe oddane innym podmiotom do remontu, przekazane w dzierżawę

• inwentaryzuje się poprzez weryfikację zapisów księgowych z odpowiednimi dokumentami i po konsultacji z odpowiednimi służbami merytorycznymi.

1. Potwierdzenie stanu aktywów na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami

Polega na:

• otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzenia stanu aktywów wykazanego w księgach jednostki oraz

• wyjaśnieniu, rozliczeniu i zaksięgowaniu ewentualnych różnic. Przeprowadza główny księgowy.

Na ostatni dzień roku dotyczy:

• środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych

• środków pieniężnych i papierów wartościowych zdeponowanych w bankach lub innych instytucjach.

Uzgodnienie stanu ...
w IV kwartale, najdalej do 15 stycznia dotyczy:

• należności z tytułu dostaw i usług,

• należności z tytułu udzielonych pożyczek,

• wszelkich zobowiązań (na podstawie prośby wierzyciela lub z własnej inicjatywy),

• powierzonych innym jednostkom własnych składników majątkowych – na podstawie przesłanych wyników spisu z natury,

• obcych zasobów przyjętych przez jednostkę do przerobu, przechowania, w najem lub dzierżawę.

Nie stosuje się do:

• należności spornych i wątpliwych,

• należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

• należności od pracowników,

• należności z tytułów publicznoprawnych,

• innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Uzgadnianie sald może być dokonane w drodze:

• pisemnej na drukach ogólnie dostępnych, samokopiujących, w trzech egzemplarzach - dwa wysyłane są do kontrahenta (jeden z nich powinien powrócić do jednostki), trzeci pozostaje w jednostce,

• potwierdzenia na wydruku komputerowym,

• potwierdzenia telefaksem,

• potwierdzenia przez telefon, przy czym z odbytej rozmowy należy sporządzić notatkę.

Co należy podać w informacji przesyłanej do kontrahenta?

1. Nazwę i adres dłużnika.

2. Nazwę i numer konta analitycznego.

3. Wartość salda tego konta.

4. Wyszczególnienie pozycji składających się na saldo ze wskazaniem dowodów źródłowych (nr faktury, rachunku, data, kwota).

5. Nr konta bankowego.

Potwierdzenie salda

• ... powinno być dokonane przez podpisy i imienne pieczątki osób upoważnionych do reprezentowania jednostki.

• Wymagane jest zastosowanie wyraźnej akceptacji, np. „potwierdzam saldo... ” albo „saldo jest niezgodne z powodu...”.

• Ustawa nie przewiduje milczącego akceptu.

• Na podstawie wniosku wierzyciela lub z własnej inicjatywy mogą też zostać potwierdzone salda zobowiązań z wszelkich tytułów.

1. Porównanie stanu ewidencyjnego z dokumentami

• Polega na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowej lub pozaksięgowej z danymi zapisanymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych (decyzjach, protokołach zdawczo – odbiorczych, umowach, kontrolkach, kartotekach operacyjnych, rejestrach, planach finansowych dochodów własnych itp.) i odbyciu konsultacji z pracownikami innych komórek.Przeprowadza główny księgowy.

• Przeprowadza się na dzień kończący rok obrotowy, z tymże można je rozpocząć w IV kwartale i skończyć do 15 stycznia.

• Przeprowadzenie inwentaryzacji musi być potwierdzone w protokołach podpisanych przez osoby weryfikujące oraz przekazane do Kierownika jednostki.

Porównanie zapisu w księgach z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich realnej wartości dotyczy:

1. Wartości niematerialnych i prawnych oraz udziałów i akcji.

2. Materiałów, towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych.

3. Środków pieniężnych w drodze.

4. Czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

5. Należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz publicznoprawnych.

6. Należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych oraz aktywów i pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1-2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

7. Gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych.

8. Funduszy własnych, funduszy specjalnego przeznaczenia, celowych.

9. Rezerw i przychodów przyszłych okresów.

10. Środków trwałych, do których dostęp nie jest utrudniony (bez gruntów i praw) oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym - w latach, w których nie są spisywane z natury.

11. Zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów znajdujących się w strzeżonych składowiskach jednostki, objętych ewidencją ilościowo – wartościową.

12. Zasobów znajdujących się w innych jednostkach (z wyj. znajdujących się w jednostkach świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne oraz składowania), jeżeli kontrahent nie potwierdził salda.

14. Prawa użytkowania wieczystego gruntu.

15. Inwestycji zaliczonych do aktywów trwałych (w nieruchomości, wartości niematerialne i prawne, długoterminowych aktywów finansowych itp.).

Porównanie stanu ...
dotyczy:

• Wszystkich pozostałych własnych aktywów i pasywów nie wymienionych powyżej,

a także wymienionych

– jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych

nie było możliwe.

Różnice inwentaryzacyjne

Nadwyżki

• Dodatnie różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w wyniku porównania stanu rzeczywistego ze stanem księgowym.

Niedobory i szkody

• Niedobory ujemne różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w wyniku porównania stanu rzeczywistego ze stanem księgowym.

• Szkody spowodowane są utratą wartości użytkowej składnika, np. pogorszenie jakości na skutek złych warunków przechowywania.