MOJEÊÅ‚ość

Rodzaj

dokumentu

 Źródło informacji Podstawa prawna Zakres informacji Miejsce przechowywania
KW stan prawny nieruchomości Ustawa z 6 lipca 1982 o księgach wieczystych i hipotece oraz Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 17 września 2001 r. w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbioru dokumentów

I: I-O –oznaczenie nieruchomości
I-Sp –spis praw związanych z nieruchomością
II oznaczenie właściciela/użytkownika wieczystego
III ograniczone prawa rzeczowe
IV hipoteka

Inne dokumenty potwierdzające prawo do nieruchomości:

* prawomocne orzeczenia sÄ…dowe

* akty notarialne

* decyzje administracyjne

* zbiory dokumentów

* akty nadania ziemi

 Sąd Rejonowy, wydział ksiąg wieczystych, dostępne również online
EGiB rejestr publiczny danych liczbowych i opisowych dotyczących gruntów, budynków i lokali oraz danych dotyczących właścicieli nieruchomości Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 w sprawie ewidencji gruntów i budynków grunty: położenie gruntu, granice, powierzchnia, rodzaj użytków gruntowych i klas gleboznawczych, oznaczenie księgi wieczystej oraz właściciela, numer ewidencyjny
Budynki: położenie, przeznaczenie, funkcje użytkowe, powierzchnia, kubatura, oznaczenie księgi wieczystej oraz właściciel
Lokale: położenie, funkcje użytkowe, powierzchnia użytkowa oznaczenie księgi wieczystej oraz właściciela, udział w części wspólnej		 Starostwo (EGiB prowadzą starostowie lub prezydenci miast na prawach powiatu); gminy i urzędy miast
GESUT zbiór informacji przestrzennych i opisowych o uzbrojeniu terenu i podmiotach nim zarządzających. Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 12 lutego 2013 r. w sprawie bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, bazy danych obiektów topograficznych oraz mapy zasadniczej; Ustawa z dn.17 maja 1989 Prawo geodezyjne i kartograficzne; • współrzędne płaskie x,y (współrzędna z traktowana jest jako informacja opisowa)
• informacje odnoszące się do właścicieli i administratorów sieci( nazwa/ imię i nazwisko, dane adresowe )
• rodzaj sieci/typ sieci,
• nazwa branżowa
• jednostka ewidencyjna, numer obrębu, numer działki,
• funkcja
• materiał liczba przewodów
• zewnętrzny wymiar poziomy
• zewnętrzny wymiar pionowy przewodu		 Starostwo (GESUT prowadzą starostowie lub prezydenci miast na prawach powiatu)
MPZP określa przeznaczenie, warunki zagospodarowania i zabudowy terenu, a także rozmieszczenie inwestycji celu publicznego ustawa z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym

• przeznaczenie terenów oraz linie rozgraniczające tereny o różnym przeznaczeniu lub różnych zasadach zagospodarowania
• zasady ochrony i kształtowania ładu przestrzennego
• parametry i wskaźniki dotyczące zabudowy oraz zagospodarowania terenu (linia zabudowy, współczynnik zabudowy, kubatura, wysokość obiektu budowlanego, wskaźniki intensywności zabudowy)
• zasady modernizacji, rozbudowy i budowy systemów komunikacji i infrastruktury technicznej
• szczególne warunki zagospodarowania terenów oraz ograniczenia w ich użytkowaniu

• stawki procentowe

 Urząd Gminy (sporządza wójt, burmistrz, prezydent miasta)
Rejestr zabytków wykaz obiektów uznanych za zabytki w danym kraju. Ustawa z dnia 23 lipca o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami oraz Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 14 maja 2004 r. w sprawie prowadzenia rejestru zabytków, krajowej, wojewódzkiej i gminnej ewidencji zabytków oraz krajowego wykazu zabytków skradzionych lub wywiezionych za granicę niezgodnie z prawem Księga rejestru zabytków składa się z następujących rubryk:
- numer rejestru,
- wpis do rejestru,
- przedmiot ochrony,
- zakres ochrony,
- miejsce położenia lub przechowywania zabytku,
- numer księgi wieczystej,
- numer katastru nieruchomości (dla zabytków nieruchomych i archeologicznych),
- właściciel zabytku, posiadacz zabytku,
- skreślenie z rejestru,
- uwagi.		  Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków
Mapa zasadnicza opracowanie geodezyjno-kartograficzne, obejmujące swoim zasięgiem obszar całego kraju Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z 12 lutego 2013 r. w sprawie bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, bazy danych obiektów topograficznych oraz mapy zasadniczej

Treść mapy zasadniczej obejmuje dane o:
- ewidencji gruntów i budynków (katastrze),
- zagospodarowaniu terenu (ulice, drzewa,

obiekty użyteczności publicznej),
- podziemnym, naziemnym i nadziemnym uzbrojeniu terenu (Geodezyjna Ewidencja Sieci Uzbrojenia Terenu),
- ukształtowaniu terenu (wysokości szczegółów sytuacyjnych, formy ukształtowania terenu).

 Ośrodek Starostwo powiatowe (w szczególnych wypadkach gmina za zgodą właściwego wojewódzkiego inspektora nadzoru geodezyjnego)

DOKUMENTACJA TECHNICZNO-FUNKCJONALNA

Faza projektowa: decyzja o pozwoleniu na budowÄ™

Decyzja zostanie wydana inwestorowi, który złoży stosowany wniosek wraz z wymaganymi załącznikami oraz oświadczeniem o dysponowaniu prawem do nieruchomości na cele budowlane.

Przed złożeniem wniosku o pozwolenie na budowę konieczne jest:

- energii elektrycznej w Zakładzie Energetycznym
- wody i odbioru ścieków w Zakładzie Wodociągów i Kanalizacji
- gazu w Zakładzie Gazowniczym

- projektu przyłącza energii elektrycznej,
- projektu przyłącza wody i kanalizacji
- projektu gazowego.

Do wniosku o pozwolenie na budowę należy dołączyć:

W decyzji o pozwoleniu na budowę właściwy organ, w razie potrzeby:

Pozwolenie na budowę jest wydane bezterminowo, co oznacza, że budowa domu może trwać nawet kilkanaście lat. Prawo Budowlane zastrzega jednak, że:

lub

Jeżeli któryś z tych podpunktów nie został spełniony, konieczne będzie powtórne wystąpienie z wnioskiem o pozwolenie na budowę lub wnioskiem o pozwolenie na wznowienie robót.

Faza realizacji: pozwolenie na użytkowanie

Pozwolenie na użytkowanie budynku najczęściej dotyczy nowo wybudowanych obiektów użyteczności publicznej czy budynków wielorodzinnych. Zwykłe domy jednorodzinne czy niewielkie budynki, jak: domy letniskowe, budynki gospodarcze, garaże do dwóch stanowisk włącznie wymagają najczęściej tylko zgłoszenia zakończenia budowy. Pozwolenie na użytkowanie budynku będzie jednak wymagane jeżeli chcemy użytkować nasz dom przed zakończeniem wszystkich robót budowlanych .

Wniosek o pozwolenie na użytkowanie budynku składamy do powiatowego inspektora nadzoru budowlanego. Do wniosku musimy dołączyć:

Faza eksploatacji: decyzja o rozbiórce

Pozwolenie na rozbiórkę obiektu budowlanego może być wydane po uprzednim:

Do wniosku należy dołączyć:

- informacje dotyczące urządzeń budowlanych, np. przyłączy,

- dla obiektów budowlanych wpisanych do rejestru zabytków - decyzja Generalnego Konserwatora Zabytków o skreśleniu tego obiektu z rejestru zabytków,

- dla obiektów budowlanych niewpisanych do rejestru zabytków, a objętych ochroną konserwatorską na podstawie miejscowego planu zagospodarowania    przestrzennego - uzgodnienie Miejskiego Konserwatora Zabytków.

Książka obiektu budowlanego jest zbiorem dokumentów eksploatacji oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku użytkowania obiektu budowlanego. Podstawą prowadzenia książki obiektu budowlanego jest zeszyt, najczęściej gotowa książka w formacie A4, z odpowiednimi rubrykami do dokonywania wymaganego rodzaju wpisów, w którym zapisuje się kolejne zdarzenia i czynności związane z eksploatacją obiektu. Do tak prowadzonej książki dołącza się, jako jej integralną część, odpowiednie dokumenty: protokoły, opinie, projekty, ekspertyzy i inne dokumenty, potwierdzające konieczność dokonania określonej czynności i późniejsze jej dokonanie, sposób i zakres. Książkę obiektu budowlanego zobowiązany jest założyć, prowadzić i przechowywać, przez cały okres istnienia obiektu budowlanego, jej właściciel lub zarządca. Z obowiązku prowadzenia książki obiektu budowlanego wyłączona jest jednak pewna grupa obiektów, w tym między innymi: domy jednorodzinne, zabudowa zagrodowa, letniskowa itd.. Założenie książki obiektu budowlanego powinno nastąpić z chwilą rozpoczęcia użytkowania danego obiektu budowlanego. Dla każdego obiektu należy założyć odrębną książkę. Do założonej książki obiektu budowlanego dołącza się dokumentację budowy (dokumentację powykonawczą), która winna być przekazana właścicielowi bądź zarządcy po zakończeniu budowy. Wpisy w książce obiektu budowlanego dokonywać może wyłącznie osoba upoważniona przez właściciela bądź zarządcę; zmiana osoby upoważniaj do dokonywania wpisów winna być odnotowana w samej książce. Prowadzona książka obiektu budowlanego, wraz ze wszystkimi załączonymi dokumentami, powinna być przez cały czas dostępna u właściciela lub zarządcy.

DOKUMENTACJA FINANSOWO EKONOMICZNA

Rachunkowość finansowo – księgowa

- prowadzona dla instytucji takich jak np. urzÄ…d skarbowy, urzÄ…d statystyczny lub ZUS,

- prowadzona w formie sprawozdań miesięcznych, kwartalnych lub rocznych,

- związana jest z przeszłością,

Należą do niej :

a) Faktura – rodzaj rachunku zawierającego szczegółowe dane o transakcji, wydawany przez osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz rozliczające się z podatku VAT.

Faktura zawiera:

* numer i data wystawienia dokumentu

* strony kupna-sprzedaży

* nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość

* dane do rozliczenia obowiązujących podatków

* podsumowanie: cyframi i słownie

* termin i forma zapłaty

* sposób odbioru, miejsce dostawy

b) Faktura VAT – rodzaj rachunku wystawiany przez podatników podatku VAT. Faktura taka powinna zawierać przynajmniej:

* nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP

* datę dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia dokumentu

* numer kolejny faktury

* nazwę towaru lub usługi (przedmiotu transakcji)

* jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług

* cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)

* wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku    (wartość sprzedaży netto)

* stawki podatku

* sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na    poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu

* kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące    poszczególnych stawek podatku

* wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość    sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,    zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu

* kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi

c) rachunek - Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą niebędący podatnikami VAT mają obowiązek wystawić rachunek na żądanie kupującego lub usługobiorcy. Dokument rachunku może zostać sporządzony na dowolnym formularzu, jednak muszą zostać w nim ujęte wszystkie wymagane przepisami elementy tj.:

* imiona i nazwiska (nazwÄ™ lub firmÄ™),

* adresy sprzedawcy i kupujÄ…cego,

* bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;

* datÄ™ wystawienia oraz kolejny numer rachunku;

* określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;

* ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

d) sprawozdawczość zarządcy nieruchomości

Zarządca przygotowuje następujące sprawozdania i raporty:

1) sprawozdanie z zarządzania nieruchomością,

2) raporty finansowe,

3) budżety operacyjne, inwestycyjne, marketingowe,

4) zestawienia z umów najmu.

 

Zarządca przygotowuje sprawozdania ze swojej działalności właścicielowi w ustalonych terminach i odstępach czasowych. Sprawozdanie może składać się z następujących elementów:

a) informacje o rynku najmu,

b) aktualny stan najmu (w tym wolne powierzchnie, kończące się umowy),

c) sprawy finansowe:

– poniesione wydatki z tytułu utrzymania budynku (koszty eksploatacyjne),

– poniesione wydatki inwestycyjne w danym okresie sprawozdawczym,

– przychód z tytułu najmu powierzchni biurowych, usługowych, magazynowych, parkingu,

– windykacja najemców – zaległe płatności,

d) stan techniczny nieruchomości – przeprowadzone przeglądy, kontrole wymagane zgodnie z przepisami prawa budowlanego i innymi obowiązującymi przepisami,

e) wykonane prace związane z realizacją budżetu inwestycyjnego,

f) podpisane umowy z podwykonawcami, najemcami, zawarte polisy ubezpieczeniowe,

g) informacja o awariach i usterkach,

h) informacja o rękojmiach i gwarancjach,

i) sprawy sporne z najemcami, podwykonawcami, generalnym wykonawcÄ…,

j) planowane zadania na przyszły okres.

Zarządca w raporcie o zarządzaniu może przedstawić właścicielowi podstawowe informacje o rynku najmu w danym okresie sprawozdawczym. Pokazać, jakie są trendy na rynku odnośnie stawek, zachęty, dla najemców. W tej części powinny znaleźć się informacje o zasobach powierzchni biurowych na rynku lokalnym, o budynkach konkurencyjnych, dane o planowanych inwestycjach nieruchomości biurowych w następnych latach.

W części poświeconej aktualnemu stanowi najmu zarządca umieszcza szczegółowe informacje o terminach zakończenia umów najmu. Zarządca pokazuje stan wolnych powierzchni w budynku i przedstawia wskaźniki pustostanów w budynku.

Rachunkowość zarządcza

- podlega rozliczeniu pomiędzy zarządcą a właścicielem,

- wykorzystywana do planowania kontroli i oceny działań w organizacji oraz do zapewnienia właściwej odpowiedzialności za jej zasoby,

- dotyczy teraźniejszości i przyszłości.

Rodzaje budżetów :

Budżet operacyjny – jest sporządzany na okres 12 miesięcy, najczęściej dla roku kalendarzowego lub dla każdego innego okresu 12-miesięcznego. Taki budżet powinien zawierać wszystkie wpływy i wydatki dla danej nieruchomości w ujęciu miesięcznym i rocznym.

Budżet przepływów pieniężnych (cash flow) – określa konkretnie ile gotówki uzyskamy z nieruchomości i ile pieniędzy będziemy potrzebować na pokrycie wszystkich wydatków w poszczególnych miesiącach. Budżet ten jest przygotowywany po sporządzeniu budżetu operacyjnego i w oparciu o ten budżet. Różnica pomiędzy budżetem przepływów a operacyjnym leży w uwzględnianiu wydatków nieoperacyjnych, czyli obsługi zadłużenia (rat kapitałowych i odsetek) oraz wydatków inwestycyjnych (wydatków na remonty kapitalne, modernizacje itp.), informacji o których dostarcza budżet kapitałowy.

Budżet kapitałowy – przygotowuje się go wówczas, gdy musimy dokonać w obiekcie dużych napraw, modernizacji, zamontowania dodatkowego wyposażenia itp. W budżecie tym należy określić roczne wielkości potrzebnych wydatków na remonty kapitalne i rezerwy na ten cel.

Budżet pro forma – raport obrazujący planowaną na dany okres różnicę między przychodami i kosztami uzyskania tych przychodów. Taki budżet ustalany jest dla projektowanych inwestycji w nieruchomości lub nowych budynków będących częściowo w remoncie bądź przebudowywanych.

fundusz remontowy - część zaliczki na pokrycie kosztów zarządu. Tworzenie funduszu remontowego jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu, dlatego konieczne jest podjęcie uchwały w tym zakresie (lub zgoda wszystkich właścicieli w małej wspólnocie mieszkaniowej). Nie jest obowiązkowe i nie jest uregulowane przepisami, dlatego zawsze decydująca jest w tym względzie wola właścicieli lokali.

Plan zarządzania nieruchomością:

Planowanie kroczące - metoda planowania, która zakłada powolne precyzowanie wszelkich prac. Polega na tym, że najbliższe działania planowane są szczegółowo, a coraz dalsze z coraz mniejszą dozą szczegółowości. Zwykle szczegółowe plany tworzone są na jeden lub dwa najbliższe okresy sprawozdawcze.

DOKUMENTACJA ORGANIZACYJNO – PORZĄDKOWA

Regulamin porządku domowego – zawiera elementy związane z utrzymaniem nieruchomości i warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych i lokali, utrzymaniem porządku, higieny i estetyki, zawiera podstawowe zasady współżycia społecznego mieszkańców. Sporządza go zarządca nieruchomości. Jego treść mogą stanowić np.:

* ustalenia godzin ciszy nocnej

* ustalenie dni, w których wywożone będą odpady wielkogabarytowe

* zakaz stawiania pojazdów na drogach pożarowych

* zakaz palenia na klatce schodowej

* grafik sprzątania klatki schodowej (jeżeli nie ma formy sprzątającej)

Podręcznik najemcy – sporządzany przez zarządcę bądź właściciela nieruchomości, określa obowiązki najemcy z zakresu konserwacji, a także m.in. prawo do zgłaszania usterek. Określa formę kontaktu z zarządcą. Zawiera:

* dane wynajmujÄ…cego

* godziny otwarcia i zamknięcia obiektu

* kwestie finansowe

* zasady wywozu śmieci

* kwestie sprzątania pomieszczeń

* zasady składania skarg i wniosków

Regulamin organizacyjny budynku komercyjnego – jest najważniejszym dokumentem w organizacji pracy, gdyż zawiera strukturę wykonywania organizacji pracy. Jest dokumentem wewnętrznym w określonej organizacji w której powstał. Wprowadza go prezes, kierownik lub dyrektor w formie zarządzenia. Do elementów regulaminu organizacyjnego należą :

* plan sytuacyjny terenu

* szkice kondygnacji budynku

* informacje o drogach ewakuacyjnych

* informacje o lokalizacji urządzeń, znaków i sprzętu przeciwpożarowego

Co najmniej raz na 2 lata wymagana jest aktualizacja takiej instrukcji.

* procedurÄ™ ewakuacji,

* sposób ogłaszania alarmu,

* miejsca zbiórki,

* drogi ewakuacji,

* tabele symboli i znaków ewakuacyjnych,

* postępowanie w przypadku zagrożenia pożarowego,

* informacje odnoszące się do wyłączenia mediów takich jak gaz.

Właściciel, lub zarządca obiektu budowlanego ma obowiązek przechowywać dokumentację techniczną obiektu oraz dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w toku jego użytkowania. Inwestor, przy przekazaniu nieruchomość do eksploatacji, powinien dostarczyć właścicielowi lub zarządcy instrukcje obsługi i eksploatacji obiektu oraz instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem.

Uniwersytet Warmińsko - Mazurski w Olsztynie

Wydział Geodezji i Gospodarki Przestrzennej

Specjalność: Geodezja i Szacowanie Nieruchomości

SPRAWOZDANIE NR 1

________________________________________________________________

DOKUMENTACJA NA POTRZEBY POÅšREDNICTWA W OBROCIE NIERUCHOMOÅšCIAMI I ZARZÄ„DZANIA.


Wyszukiwarka