Analizując zagadnienia związane z organizacją pracy magazynu, warto przez chwilę zastanowić się nad definicją obszaru działań. Magazynowanie jest jednym z procesów pozwalającym na realizację łańcucha dostaw. Jest ono zespołem czynności związanych z zarządzaniem zapasami w obrębie danej lokalizacji. Zagadnienie bywa też definiowane jako organizacja przypływów i odpływów towarów w przedsiębiorstwie.
Prace związane z magazynowaniem obejmują czynności rozładunkowe i załadunkowe towarów, obsługę urządzeń transportu wewnątrz magazynu (np. wózków paletowych i widłowych, dźwignic) oraz ręczne przenoszenie i podnoszenie ładunków.
W ramach organizacji pracy magazynu proponujemy następujące działania.
optymalizacja zajmowanej powierzchni magazynowej,
optymalizacja procedur wydawania i przyjmowania towarów,
optymalizacja tras przebiegu pojazdów transportujących,
wyznaczenie kluczowych wskaźników dla całego procesu magazynowania,
minimalizacja czasu w którym towar przebywa w stanie spoczynku, poprzez dobre wpasowanie go w cały łańcuch dostaw.
1 Cele procesu magazynowania
Cel – efektywne przechowywanie towarów – magazynowanie służy do przechowywania środków wykorzystywanych w poszczególnych procesach;
Cel – szczegółowe ewidencjonowanie towarów na stanie magazynu – dzięki poszczególnym zadaniom wykonywanych w magazynie dostarczane są informacje zarówno o jakości składowanych środków, jak i ich ilości; dokonywana jest rejestracja poszczególnych towarów;
Cel – wczesne informowanie o brakach – celem magazynowania jest również dostarczanie z wyprzedzeniem informacji o kończących się zapasach, dzięki czemu możliwe jest przeciwdziałanie niedoborom.
Cele ulepszenia procesu magazynowania
Przechowywanie towarów – wykorzystywanych do celów produkcyjnych przedsiębiorstwa; dzięki eksploatacji przyfabrycznego magazynu dostęp do poszczególnych produktów jest ułatwiony, co zwiększa wydajność całej jednostki. Zwiększy to wydajność pracy magazynu (w porównaniu do budynku oddalonego od hali fabrycznej) o 30 proc. Wykorzystany zostanie nowo wybudowany magazyn, którego termin oddania planowany jest na listopad 2008.
Ewidencjonowanie towarów – dzięki wprowadzeniu centralnego zarządzania i rejestrowania magazynowanych produktów, wydajność jednostki zostanie zwiększona o min. 25 proc. Uruchomienie specjalnego oprogramowania planowane jest na III kwartał 2008, pełne wdrożenie do końca roku.
Informowanie o brakach – Wykorzystując oprogramowanie ewidencjonujące można będzie również wydajniej zarządzać brakami, minimalizując przestoje pracy fabryki. Termin uruchomienia oprogramowania – III kwartał 2008. Niwelacja braków – 50-70 proc. w porównaniu do obecnego stanu.
| Stanowisko | Zadanie | Uprawniony do | Odpowiada za |
|---|---|---|---|
| Kierownik magazynu | 1 | przyjmowanie towarów do magazynu; wypełnienie formularza przyjęcia | porównywanie zgodności ilości i rodzaju towarów dostarczonych z zamówieniem; prawidłowe wypełnienie formularza |
| 6 | nadzorowanie czynności magazynowych | wydawanie decyzji o rozmieszeniu towarów za pomocą odpowiedniego programu komputerowego | |
| 12 | kontrolowanie wykorzystania przestrzeni magazynowej | sprawdzanie sposobu rozmieszenia palet, kontenerów i pojemników w magazynie przy pomocy programu komputerowego; instruowanie pracowników magazynu w przypadku wykrycia błędów | |
| Główny logistyk | 8 | opracowanie harmonogramu wydawania towarów | przekazywanie kierownikowi informacji dot. czasu, rodzaju i ilości wydawania towarów oraz możliwych dróg transportu (te ostatnie trafiają również do kierowców samochodów) |
| Sekretarka | 3 | kontrolowanie odchyleń czasowych w procesie dostaw | porównywanie rzeczywistego czasu realizacji dostawy z terminem podanym na formularzu zamówienia; przekazywanie do kierownika informacji o powstałych opóźnieniach |
| 4 | ewidencjowanie towarów w bazie danych magazynu | wprowadzenie przyjętych towarów do ewidencji | |
| 10 | usuwanie wydanych i uszkodzonych towarów z ewidencji | przyjmowanie od pracownika druków WZ lub raportów o towarach uszkodzonych, usuwanie ich z bazy danych | |
| 11 | kontrolowanie kosztów działania magazynu | sprawdzanie faktur i rachunków za wykorzystywane materiały eksploatacyjne, sporządzanie raportu | |
| Pracownicy fizyczni/magazynierzy | 1 | przyjmowanie towarów do magazynu; wypełnienie formularza przyjęcia | porównywanie zgodności ilości i rodzaju towarów dostarczonych z zamówieniem; prawidłowe wypełnienie formularza |
| 2 | kontrolowanie dostarczonych produktów | porównanie stanu rzeczywistego z zapisem kart produktów; zauważone braki przekazywane są do dostawcy lub składowane w magazynie | |
| 5 | oznakowanie towarów | wykorzystanie narzędzia do nanoszenia kodów kreskowych do oznaczenia pojemników i kontenerów | |
| 7 | usuwania towarów uszkodzonych i produktów ubocznych | utrzymanie czystości i porządku w magazynie; umieszczenie odpadków w miejscu składowania | |
| 9 | wydawanie towarów z magazynu | przyjmowanie od odbiorcy towarów druk WZ | |
| Kierowcy wózków widłowych | 6 | obsługiwanie wózka widłowego | przewożenie towarów do wyznaczonych miejsc składowania |
| Kierowcy samochodów dostawczych | 2 | dostarczanie kart produktów | przekazywanie kart produktów |
| 9 | transport towarów | Odbieranie towarów z magazynu i dostarczanie odbiorcom | |
| Mechanik | 13 | obsługiwanie urządzeń transportu wewnętrznego | dokonywanie przeglądów, konserwacji, napraw wykorzystywanych w magazynie urządzeń transportu wewnętrznego |