Temat: Zadanie informatyki w zarządzaniu.

System informacyjny służy do gromadzenia i przetwarzania informacji będąc jednocześnie ich kanałem przepływowym.

System informatyczny zarządzania jest systemem informacyjnym, w którym do rozwiązywania problemów zarządzania wykorzystuje się technikę komputerową.

System informatyczny zarządzania powinien być ukierunkowany na zaspakajanie potrzeb kadry kierowniczej na trzech poziomach zarządzania:

- strategicznym, czyli szeroki zakres informacyjny,

- taktycznym, czyli otoczenie konkurencyjne,

- operacyjnym, czyli podstawowe dane o przedsiębiorstwie.

Zgodnie z tym co wcześniej powiedziano system informatyczny jest częścią systemu informacyjnego w którym zastosowano środki informatyczne. Na system informatyczny składa się: hardware (sprzęt), software (oprogramowanie), baza danych, telekomunikacja. ludzie, organizacja.

Hardware jest to sprzęt techniczny dzięki któremu informacje są nadawane, odbierane, przetwarzane i przesyłane. Jest to zbiór który składa się z rożnego rodzaju urządzeń technicznych.

Software w języku polskim używana jest też nazwa oprogramowanie.

Baza danych jest to specjalnie zorganizowany zbiór wzajemnie powiązanych danych. Baza danych zaspakaja potrzeby informacyjne jednego lub wielu użytkowników. Powszechnie się uważa, że dopiero od czasu powstania bazy danych możemy mówić o pełnym zastosowaniu systemów informatycznych w zarządzaniu.

Telekomunikacja jest to: organizacja, sprzęt oraz oprogramowanie umożliwiające wspólną pracę dwu lub wielu komputerów. Dzięki telekomunikacji możliwe jest połączenie komputerów w regionie, kraju lub na całym świecie (przykładem takiej globalnej sieci jest Internet).

Ludzie jest to najważniejszy element całego systemu. Personel informatycznych systemów składa się z ludzie którzy: zarządzają, projektują, programują, eksploatują, konserwują system. Oczywiście cały personel użytkownika jest również zaliczany do personelu systemu informatycznego. Przygotowanie ich wszystkich decyduje o tym czy system będzie efektywny. Na nic zda się zastosowanie najnowszego sprzętu informatycznego i oprogramowania jeżeli personel nie będzie na najwyższym profesjonalnym poziomie.

Organizacja powoduje, że poszczególne elementy systemu stanowią całość. Organizacja zawiera w sobie: strategie rozwoju, politykę, reguły i zasady postępowania.

Proces przetwarzania danych w informację, by był odpowiednio przeprowadzony koniecznie musi zawierać:

• klasyfikacja danych (np. dane pochodzące z przeprowadzonych transakcji klasyfikujemy jako: dane o fakturach, dane o płatnościach i dane o zamówieniach),

• porządkowanie (sortowanie) danych, czyli układanie danych o pracownikach w sposób uporządkowany, najczęściej alfabetycznie,

• zestawienie (agregacja danych), czyli dane o produkcji poszczególnych wydziałów mogą podlegać zsumowaniu w celu otrzymania wyniku z produkcji całkowitej,

• wykonywanie obliczeń, czyli wynik ilości przepracowanych godzin pracownika pomnożona przez stawkę godzinową,

• selekcja (wybór) danych, czyli dane o całkowitym obrocie rocznym poszczególnych klientów mające na celu wyselekcjonowania najlepszych

Określenie wzajemnych zależności pomiędzy danymi, informacją a wiedzą.

Proces gromadzenia danych umożliwia nam pozyskanie danych po ich już przetworzeniu. Czynność ta pozwala nam nabywać nowej wiedzy, gdyż informacje dostarczające nam danych na temat, którym się zajmowaliśmy wpływają na stan naszego umysłu. To daje nam możliwości podejmowania odpowiednich, przemyślanych decyzji.

Zależność pomiędzy danymi, informacją a wiedzą wyraża się w schemacie:

Wiedza → Informacja → Dane → Wyniki

We współczesnej organizacji stosowane są następujące cztery podstawowe typy systemów informatycznych:

• Systemy transakcyjne. Systemy te nie wymagają specjalnego sprzętu ani też oprogramowania. W zasadzie wszystkie dostępne na rynku komputery mogą być użyte dla realizacji tego typu systemów. Bardziej rozbudowane systemy wymagają dużych i szybkich pamięci masowych, którymi są najczęściej różnej klasy dyski. Można wydzielić takie systemy które wspomagają funkcjonowanie organizacji w realizacji między innymi następujących funkcji: ewidencyjno - sprawozdawczych, analizy ekonomicznej w tym: rachunkowości, finansów, gospodarkę kadrową, logistycznej. Systemy tej i pozwalają na przygotowanie decyzji po przez dostarczanie użytkownikom odpowiednich danych.

• Systemy wyszukiwania informacji jak i systemy informowania kierownictwa tzw. MIS (Management Information System). Systemy tej klasy muszą być wyposażone w specjalne oprogramowanie i środki techniczne, które pozwalają na bardzo szybkie wyszukiwanie potrzebnej informacji. W sytuacji kiedy w bazie danych mamy informacje normatywne jak przykładowo pożądaną wielkość cementu w zbiorniku to użytkownik może otrzymać informacje monitującą, która powiadamia jego o konieczności uzupełnienia zbiornika.

• Systemy Wspomagania Decyzji lub w języku angielskim DSS (Decision Support System). Systemy tej są bezpośrednio stosowane do podejmowania decyzji. Podstawowym wyróżnikiem jest posiadane w tego typu systemach bazy modeli wraz z odpowiednim oprogramowaniem. Obecnie jednak powstają systemy wspomagania decyzji z bazą wiedzy. Tendencją rozwoju oprogramowania stosowanego w tej klasie systemów jest integracja systemu zarządzania bazą danych z systemami zarządzania bazą modeli i z bazą wiedzy. Dzięki tego typu systemom możemy wykorzystać w praktyce osiągnięcia, badań operacyjnych i analizy systemowej.

• Systemy eksperckie, niekiedy nazywane niezbyt precyzyjnie systemy doradcze. Podstawowym wyróżnikiem jest posiadane w tego typu systemach (obok bazy danych i bazy modeli) bazy wiedzy wraz z odpowiednim oprogramowaniem. Podstawową różnicą, z punktu widzenia użytkownika w stosunku do innych generacji systemów jest to, że przy ich pomocy można rozwiązać problemy źle albo niepełne zdefiniowane. Pozwalają więc rozwiązać problem dla, którego identyfikacji brak danych. W ramach tej generacji wydzielić można: systemy, które pozwalają na korzystanie z bazy wiedzy oraz takie które uczą się i same rozszerzają swoją wiedzę. O tych problemach będziemy mówić w ostatnim wykładzie.

Do podstawowych funkcji systemu informatycznego należą:

• Gromadzenie informacji,

• Przetwarzanie informacji, (Agregacja danych jest procesem przetwarzania danych mającym na celu zsumowywanie danych o produkcji poszczególnych wydziałów na potrzeby otrzymania produkcji całkowitej. Przykładem agregacji danych w przedsiębiorstwach jest wykonywanie wszelkich okresowych raportów i analiz finansowych bądź produkcyjnych służących do obserwacji rozwoju podjętych przedsięwzięć.)

• Przechowywanie informacji,

• Prezentowanie informacji (Funkcja prezentowania informacji ma za zadanie dostarczenie odbiorcom niezbędnych informacji wynikowych w wymaganych przez nich terminach, miejscu, zakresie, postaci a także stopniu szczegółowości. Określana jest mianem wyjścia systemu informatycznego).

Zastosowanie informatycznych systemów zarządzania jest bardzo dobrze zauważalne w prowadzeniu przedsiębiorstwa, gdyż:

• ułatwiają wzrost skali biznesu,

• minimalizują konieczność prowadzenia wszelkiej urzędniczej pracy biurowej,

• zmniejszają koszty przetwarzania informacji,

• umożliwiają automatyzację niektórych decyzji,

• zwiększają dostępność do większej ilości informacji i podnoszą jej jakość.

Zalety:

• raz wprowadzone dane są natychmiast widoczne i dostępne dla każdej aplikacji wchodzącej w skład systemu – nie ma więc ani nadmiarowości danych, ani wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. (np. wystawiana faktura jest od razu, automatycznie księgowana),

• jedna centralna baza danych pozwala na sporządzanie aktualnych przekrojowych zestawień i analiz wykorzystujących informacje z wszystkich obszarów firmy,

• ponieważ wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu – sporządzanie kopii bezpieczeństwa jest prostsze i tańsze,

• ponieważ większość operacji wykonuje serwer – spadają wymagania odnośnie stacji roboczych, a zwiększenie wydajności całego systemu osiąga się przede wszystkim poprzez zwiększenie mocy obliczeniowej serwera.

Bibliografia:

• http://www.rideltong.net.pl/rola-informatyki.html,

• http://edu.pjwstk.edu.pl/wyklady/poz/scb/index99.html,

• http://globaleconomy.pl/content/view/2217/56/,

• Wykłady z informatyki w zarządzaniu,

• . J. Sobieska- Karpińska, Informatyka w zarządzaniu, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego, Wrocław 2020.