Wskaźnik produktywności wynagrodzeń (kosztów pracy)
Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators, KPI) – finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji.
KPI wspierają osiąganie przez firmę jej celów operacyjnych i strategicznych. Mają one duże znaczenie dla budowania zorientowanej na wyniki kultury organizacyjnej, gdyż stanowią dla pracowników źródło obiektywnej informacji zwrotnej o wykonywanej przez nich pracy, kosztach oraz jakości. KPI są także narzędziem kontroli menedżerskiej, pozwalają szybko podejmować decyzje, nadawać priorytety działaniom, wcześnie reagować na problemy, wspierają również procesy ciągłego doskonalenia i efektywne wykorzystywanie posiadanych przez organizację zasobów.
W wielu gałęziach przemysłu działalność związana z przygotowywaniem i podtrzymywaniem odpowiedniej „kondycji” poszczególnych zasobów stała się źródłem wielu usprawnień i oszczędności.
Tematyka ta zyskała dużą popularność wśród kadr zarządczych i stanowi w wielu przypadkach ważną kartę przetargową w budowaniu trwałej pozycji konkurencyjnej firmy. Niezależnie od branży, wybranej metodologii, strategii prowadzenia działań utrzymania, nieodłącznym elementem pozostaje mierzenie wyników. Wskaźniki efektywności obecne w każdym obszarze biznesu (zarządzaniu strategicznym, finansach, sprzedaży, HR).
KPI są w obszarze UR/EAM bardzo istotnym czynnikiem sukcesu. Od ich doboru, wdrożenia, analizy oraz wnioskowania i na ich podstawie zależy często powodzenie wprowadzanych usprawnień. Co za tym idzie KPI wpływają na końcowy efekt w postaci, oszczędności oraz korzyści eksploatacyjnych i organizacyjnych.
Wskaźników KPI używa się do:
• pomiaru aktualnego stanu (statusu),
• porównań (wewnętrzny i zewnętrzny benchmarking),
• oceny efektywności,
• diagnozy (analizy słabych i mocnych stron),
• planowania usprawnień,
• monitorowania zmian i postępu,
• motywowania personelu
Jednak podkreślając znaczenie wskaźników można powiedzieć, że KPI to te mierniki, których analiza ma ułatwić kadrom zarządczym łatwiejsze podejmowanie decyzji a kadrom technicznym lepsze realizowanie eksploatacji wyposażenia i infrastruktury.
PKI zależą od kilku czynników: Pierwszym jest ich przeznaczenie, czyli określenie kto je będzie wykorzystywał (W zależności od szczebla w hierarchii organizacyjnej potrzebne są inne dane. Z reguły zakłada się, że im wyżej w strukturze umieszczeni są „odbiorcy” tym KPI powinno być mniej.)Kolejną kwestią jest określenie charakteru wskaźników na każdym z poziomów pracowniczych. KPI dzielimy na ekonomiczne, techniczne i organizacyjne .Podczas podejmowania decyzji o przydatności poszczególnych wskaźników istotnym jest określenie w jakiej wersji powinny one być dostarczane odbiorcom.
W praktyce zarządzania opracowano setki wskaźników, które mogą być wykorzystane przez organizację jako KPI. Są to m.in.:
jakość produktów i usług (np. liczba reklamacji)
zarządzanie operacyjne (np. średni czas realizacji zamówień klientów (lead time))
zarządzanie zasobami ludzkimi i BHP(absencja chorobowa pracowników (np. liczba godzin utraconych/liczba zaplanowanych godzin pracy ogółem w danym okresie))
obsługa klienta ( np. poziom satysfakcji klientów, % nieterminowych dostaw do klientów (On Time Delivery, OTD)
łańcuch dostaw (np. % wartość zakupów od certyfikowanych dostawców)
wskaźniki finansowe (np. wartość sprzedaży na jednego pracownika,wartość zapasów do wartości sprzedaży)
Wdrożenie programu KPI
Skuteczny program KPI w firmie powinien spełniać następujące warunki:
Program KPI musi być „skrojony na miarę”, musi odzwierciedlać potrzeby i specyfikę danej organizacji.
Podstawowym kryterium doboru wskaźników powinna być strategia organizacji, jej misja i wartości.
Liczba wskaźników nie powinna być większa niż 20 (celem programu KPI nie jest mierzenie wszystkiego, ale stworzenie skutecznego narzędzia monitorowania i zarządzania wynikami).
Wybrane do programu KPI powinny uwzględniać najważniejsze procesy/obszary funkcjonalne firmy; wskaźniki finansowe powinny stanowić mniejszość.
Każdy wskaźnik musi mieć określony cel liczbowy na dany rok. Punktem wyjścia są tutaj zwykle wyniki osiągnięte przez firmę w poprzednich okresach.
Cele powinny być w kolejnych okresach podnoszone, co pobudza działania ciągłego doskonalenia.
Należy wykluczyć wskaźniki, które mogą „konkurować” ze sobą (np. wartość zapasów wyrobów gotowych oraz terminowość/kompletność dostaw do klienta w firmie produkcyjnej).
Należy wybierać wyłącznie takie wskaźniki, na wyniki których pracownicy mają rzeczywisty wpływ.
Jak największa liczba KPI powinna mieć bezpośrednie przełożenie na zaspokajanie potrzeb, oczekiwań oraz poziom satysfakcji klientów; wskaźniki, które odnoszą się wyłącznie do wewnętrznych procesów i potrzeb organizacji, powinny stanowić mniejszość.
Należy stosować KPI, dla obliczania wyników których istnieją lub łatwo mogą być zgromadzone potrzebne dane.
KPI powinny być proste oraz być przystępnie i precyzyjnie zdefiniowane (muszą je rozumieć wszyscy pracownicy, należy wykluczyć możliwość manipulowania wynikami).
Definicje KPI nie powinny być zmieniane, gdyż utrudnia to porównywanie wyników pomiędzy okresami.
Pracownicy muszą zostać zapoznani z definicjami KPI; muszą rozumieć wskaźniki i sposób ich obliczania.
Stosowanie KPI musi rodzić odpowiedzialność – każdy wskaźnik powinien mieć swego właściciela.
Pracownicy muszą regularnie i jak najszybciej otrzymywać informację zwrotną na temat wyników mierzonych za pomocą KPI; zbyt długi czas oczekiwania na wyniki demotywuje i opóźnia realizację działań doskonalących, przez co program KPI staje się nieskuteczny.
Program KPI powinien być powiązany z systemem wynagradzania/premiowania w firmie, a cele liczbowe przypisane do KPI powinny zostać włączone do celów indywidualnych menedżerów średniego i wyższego szczebla oraz być weryfikowane w czasie ich ocen okresowych.
Analiza sprawności pracy
Sprawność pracy informuje o wykorzystaniu zasobów pracy w ujęciu zaangażowania majątku, wydajności, rentowności, kosztów pracy. Analiza zatrudnienia jest ściśle powiązana z bezpośrednią działalnością przedsiębiorstwa. Oznacza to, że pewne procesy produkcyjne, handlowe czy usługowe są bezpośrednio powiązane z rynkiem i jego fluktuacją, co bezpośrednio przekłada się wahania tych wskaźników. W związku, z czym, w aby poprawnie interpretować tę grupę wskaźników należy zaczerpnąć wiedzę na temat działalności operacyjnej przedsiębiorstwa jej punktu produkcyjnego oraz wpływy warunków rynkowych. Można również skorzystać z analizy porównawczej dobierając do porównania najlepiej lidera z branży.
1. Zaangażowanie majątku na jednego zatrudnionego:
aktywa razem
--------------------------------------------
liczba zatrudnionych
2. Wydajność pracy na jednego zatrudnionego:
razem przychody netto ze sprzedaży
--------------------------------------------------------------
liczba zatrudnionych
3. Rentowność pracy na jednego zatrudnionego:
zysk netto
-------------------------------------------------
liczba zatrudnionych
4. Koszty pracy na jednego zatrudnionego:
wynagrodzenia
-------------------------------------------
liczba zatrudnionych
5. Produktywność kosztów pracy:
przychody netto ze sprzedaży
----------------------------------------------------
wynagrodzenia
Wypłacając wynagrodzenie pracownikowi należy uwzględnić pewne wartości, które, niezależnie od tego, jak ważne w hierarchii pracowniczej stanowisko tenże człowiek zajmuje, pozwolą określić wysokość wynagrodzenia, która nie przynosiłaby straty pracodawcy (w sensie, że zyski dla przedsiębiorstwa z wykonywanej przez tego pracownika pracy byłyby takie same lub nawet wyższe od ponoszonych przez pracodawcę kosztów), a byłaby satysfakcjonująca dla pracownika i motywowała go do lepszej pracy.
Miernik ten charakteryzuje wymierną korzyść płynącą z wykorzystania kadr. Miernik ten można nazwać wskaźnikiem, według którego powinno się oceniać korzyści płynące z pracy pracowników.
Należy przy tym zaznaczyć, że wskaźniki, jako narzędzia analizy danych opisujących rzeczywistość firmy, cechuje wielość zastosowań i zarazem pewne ograniczenia.
Powinny one ujmować istotne prawidłowości, wyodrębniać i opisywać znaczące procesy w zmieniającej się rzeczywistości. Jednak nie jest powiedziane, że dany zestaw wskaźników jest czymś bezwarunkowo stale obowiązującym.
Zestaw wskaźników nie jest również miarą uniwersalną. Bowiem wyniki zależą od specyfiki firmy i tego, jakich informacji naprawdę potrzebujemy.
Efektywne wynagradzanie pracowników wiąże się z jego:
-skutecznością (aby przynosiło zamierzone przez nas cele - motywowało pracowników do pracy; dawało większe zyski z wykorzystania kadr),
- ekonomicznością (aby przy jak najmniejszych nakładach finansowych oraz kadrowych osiągało się cel) oraz
- korzyściami, które przynosi zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.
Efektywność jest często definiowana ogólnie jako stosunek efektu do nakładu. Idąc za tym tokiem myślenia można powiedzieć, że efektywność wynagrodzeń powinna być wyrażona jako stosunek efektu, czyli wyniku pracy ludzkiej, do wysokości nakładów na tę pracę - czyli funduszu wynagrodzeń.
Miernik produktywności wynagrodzeń
Produktywność wynagrodzeń Pf, to wartość określająca wielkość produkcji w zależności od pracy pracowników w porównaniu z przeznaczonych na nich funduszem wynagrodzeń.
Wzór ekonomiczny tej wielkości to iloraz P przez F
gdzie: PF - produkcyjność wynagrodzeń
P - wartość produkcji
F - wielkość funduszu wynagrodzeń, płacy przeciętnej, wartość świadczeń dodatkowych i in.
Zaletą tego właśnie miernika jest jego prostota. Dzięki czemu stanowi on dobrą podstawę czytelnego systemu wynagradzania (premiowania) za efekty.
Produktywność kosztów pracy:
przychody netto ze sprzedaży
----------------------------------------------------
wynagrodzenia
Wskaźnik produktywności kosztów pracy jest najbardziej miarodajnym wskaźnikiem z grupy wskaźników pracy. Przedstawia on bezpośrednią relację pomiędzy wartością przychodów ze sprzedaży i wynagrodzeniami. Uniwersalność tego wskaźnika polega na pomijaniu przeliczania etatów i analizowania umów. Jednakże, aby precyzyjnie określić produktywność kosztów pracy pracowników bezpośrednio produkcyjnych i administracyjnych można rozdzielić wartość wynagrodzeń na administracyjne i produkcyjne, otrzymując wartość wskaźnika produktywności kosztów pracy pracowników administracji i produkcji bezpośredniej. Ewentualne korekty uzależnione są od oczekiwań odbiorców analizy.
Wysoka wydajność pracy wzmacnia przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa. Jednak, aby moc dokonać pozytywnych zmian i być tego świadomym, niezbędne jest odpowiednie mierzenie efektywności i odpowiednia interpretacja wyników. Możemy to zrobić dzięki dobrze dobranym i wdrożonym KPI, które w wielu firmach pomagają zarówno w codziennej pracy jak i w tworzeniu długofalowych strategii. Istotne jest również określenie wartości normalnych, ostrzegawczych oraz krytycznych, co stanowi odrębne zagadnienie
Bibliografia:
http://www.bankier.pl/wiadomosci/multiarticle.html/1382965,4,poradnik.html
http://analizy-prognozy.pl/sprawnosci-pracy.html
http://pl.wikipedia.org/wiki/Kluczowe_wskaźniki_efektywności
„Kluczowe wskaźniki efektywności” Arkadiusz Burnos Konsultant ds. zarządzania zasobami technicznymi, oficjalny przedstawiciel Genesis Solutions