07/II. Nauka o organizacji

Komunikacja w organizacji

Grupa społeczna to pewna liczba jednostek skupionych w wyodrębniającą się całość; grupa to co najmniej trzy osoby, wchodzące ze sobą w regularne stosunki w dążeniu do wspólnego celu;

Grupa - zbiorowość minimum trzech osób złączonych względnie trwałą więzią, wewnętrznie zorganizowaną (struktura grupy), posiadającą wspólne cele, wartości i normy, świadomie wyodrębniającą się z otoczenia;

Elementy grupy: więź, organizacja (struktura) wewnętrzna, cele i wartości, cele i normy działania, występowanie zasady odrębności;

Grupy funkcjonalne (nakazowe) - grupy tworzone przez organizację dla realizacji pewnej liczby bieżących celów organizacji w nieokreślonym przedziale czasowym;

Grupy zadaniowe tworzone są przez organizację dla realizacji stosunkowo wąskiego zakresu zadań (celów), określonych czynności;

Zespoły zadaniowe (zespoły projektowe) - powoływane są do rozwiązania określonego problemu lub zadania i funkcjonują do czasu zakończenia zadania; wyróżniony zbiór ludzi, występujący jako jednostka samodzielna

Rodzaje zespołów zadaniowych: zespoły decyzyjne, zespoły doradcze, zespoły koordynacyjne, zespoły wykonawcze;

Stałe komitety - stałe części struktury organizacji tworzone dla zajmowania się powtarzającymi problemami i decyzjami oraz systematycznej wymiany informacji na potrzeby koordynacji;

Zalety komitetów i grup zadaniowych: lepsza jakość podejmowanych decyzji kierowniczych, większe prawdopodobieństwo ich wdrożenia, lepsza koordynacja działalności wszystkich elementów organizacji, szkolenie kierowników niższych szczebli, podział odpowiedzialności między członków;

Wady: przedwczesne uzgodnienia stanowisk i decyzji, możliwość dominacji jednostki, brak odpowiedzialności, wysokie koszty posiedzeń (czas i pieniądze);

Grupy formalne: 1) stałe grupy formalne, 2) doraźne grupy formalne

Grupy nieformalne albo grupy interesu (dobrowolne, spontaniczne) to tworzone przez uczestników organizacji grupy społeczne, powstające na bazie więzi nieformalnych;

Czynniki kształtujące skład grup: przyciąganie interpersonalne, działania grupowe, cele grupy, zaspokajanie potrzeb, korzyści instrumentalne

Rodzaje grup nieformalnych: grupy koleżeńskie i towarzyskie, gangi i kliki;

Najważniejsze zalety grup nieformalnych: a) utrwalanie wspólnych, podzielanych przez członków, wartości społecznych i kulturowych; b) zapewnianie zadowolenia społecznego, pozycji i bezpieczeństwa, c) ułatwienie porozumienia się między sobą, d) pomoc we wzajemnym rozwiązywaniu problemów;

Wady grup nieformalnych: a) konformizm, b) konflikt, c) plotka, d) opór wobec zmian;

Typy więzi nieformalnych: 1) więzi wzajemnej (osobistej) atrakcyjności, 2) więzi wspólnoty interesów;

Rodzaje grup interesów: a) grupy konserwatywne, b) grupy strategiczne, c) grupy wybuchowe (kapryśne), d) grupy apatyczne;

Proces dojrzewania grup: 1) wzajemnej akceptacji (rozpoznania), 2) komunikacja i podejmowanie decyzji, 3) motywacja i wydajność, 4) kontrola i organizacja; Grupa zadaniowa - stadia: a) formowanie, b) okres burzy i naporu, c) tworzenie norm, d) działanie, e)rozwiązanie zespołu;

W miarę dojrzewania i przechodzenia poszczególnych faz rozwoju grupy uzyskują następujące cechy: strukturę ról, normy, spoistość i przywództwo nieformalne:

Rola - sposób wnoszenia przez członka grupy wkładu w osiągnięcie celu grup;

Struktura ról - zestaw określonych ról i stosunków pomiędzy nimi

Rola oczekiwana - gdy członkowie grupy oczekują przyjęcia przez jednostkę określonej roli,

Rola wysyłana - wiadomości i wskazówki używane przez uczestników grupy dla zakomunikowania jednostce roli oczekiwanej;

Rola postrzegana - odbierane przez jednostkę znaczenie roli wysyłanej,

Rola odgrywana - rola jaką jednostka faktycznie odgrywa; wpływa ona na przyszłe oczekiwania grupy wobec jednostki;

Niejasność roli - gdy rola wysyłana nie jest jednoznaczna; konflikt ról - gdy informacje i wskazówki dotyczące roli wysyłanej są jasne, lecz sprzeczne lub wzajemnie się wykluczające; przeciążenie roli - gdy oczekiwania związane z daną rolą przekraczają możliwości danej jednostki;

Normy zachowań - standardy zachowania członków grupy akceptowane przez grupę i których oczekuje ona od swoich członków;

Normy prawne określone w kodeksach, regulaminach i statutach zachowanie się członków grupy wobec siebie nawzajem oraz wobec otoczenia zewnętrznego;

Normy zwyczajowe istnieją w postaci niepisanych obyczajów oraz zwyczajów i regulują wzajemne stosunki między członkami grupy;

Spoistość (zwartość) grupy - zakres, w jakim jej członkowie są wobec siebie lojalni i zaangażowani w sprawy grupy, czyli stopień wzajemnego przyciągania w łonie grupy będący pochodną atrakcyjności współdziałania;

Zespoły robocze - grupy pracowników występujące jako jednostki, często przy niewielkim nadzorze lub całkowitym jego braku, wykonujące funkcje organizacyjne;