DOKUMENTOWANIE SPRAW BHP

Lp.	RODZAJ DOKUMENTU	UWAGI
	Zarządzenia, regulaminy, instrukcje: Komisja bhp, Instrukcje bezpiecznych metod i organizacji prac, Tabela przydziału odzieży roboczej i ochronnej, Zasady przydziału odzieży roboczej i ochronnej, Wykaz stosowanych środków technicznej ochrony, Wykaz stosowanych indywidualnych środków ochron osobistych, Symbole barwy i znaki bezpieczeństwa stosowane w zakładzie, Wykaz środków i substancji szkodliwych, niebezpiecznych lub rakotwórczych. Wykaz stanowisk gdzie przysługuje dożywianie Zasady prania i odkażania odzieży roboczej i ochronnej, Wyznaczenie przedstawiciela załogi, Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, Regulamin pracy, Regulamin świadczeń socjalnych, Regulamin premiowania, Regulamin wynagradzania, w sprawie dodatkowych dni wolnych od pracy, w sprawie terminów wypłat wynagrodzenia, w sprawie ewidencji czasu pracy
	Zarządzenia dotyczące zagadnień bezpieczeństwa technicznego, ergonomii, instrukcji
	Książeczka zdrowia dla celów sanepidowskich Badania profilaktyczne wymagane do książeczek sanitarno-epidemiologicznych wymagane są dla wszystkich pracowników, których praca związana jest z produkcją żywności, stycznością z żywnością ( sklep, bar, restauracja itp.) oraz usługami dla ludności ( nauczyciel, przedszkolanka, pracownik służby zdrowia, fryzjer ). Badanie obejmuje: ogólne badanie lekarskie prześwietlenie płuc badanie krwi na WR badanie kału na nosicielstwo.	Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 29.08.1958r w sprawie warunków zdrowia wymaganych ze względów sanitarno-epidemiologicznych od osób wykonujących niektóre zajęcia zarobkowe. (Dz. U. nr 56 poz. 275 ze zmianami ).
	Książka kontroli sanitarnej W dokumencie zamieszczane są uwagi z kontroli stanu sanitarnego zakładu pracy dokonywane przez inspektorów sanepidu. zeszyt liczący minimum 20 kartek, strony ponumerowane, zeszyt przesznurowany i opieczętowany Po usunięciu uchybień powiadomić pisemnie organ prowadzący kontrolę. (wzór książki kontroli umieszczony jest w załączniku do rozporządzenia)	Podstawa prawna : Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 4.11.1985r. w sprawie książki kontroli sanitarnej. ( Dz. U. nr 56 poz.289 ).
	Wypadki przy pracy: rejestr wypadków, chronologicznie ułożone i skompletowane wypadki przy pracy po zakończeniu postępowania powypadkowego, protokoły powypadkowe, protokoły przesłuchań świadków, materiały fotograficzne i inne dowody w wypadku, statystyczna karta wypadku przy pracy, wypadki śmiertelne, wypadki zbiorowe, wypadki ciężkie polecenia pokontrolne i powypadkowe
	Wypadki w drodze do pracy i z pracy: rejestr wypadków w drodze do pracy i z pracy dokumentacja powypadkowa ułożona chronologicznie karty wypadku przy pracy, protokoły przesłuchania zaświadczenie N9
	Choroby zawodowe: rejestr chorób zawodowych, dokumentacja chorób zawodowych, dokumentacja podejrzeń o choroby zawodowe
	Rejestr wypadków przy pracy i zachorowań na choroby zawodowe. Pracodawca winien przechowywać całą dokumentację związaną z analizą przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy . Najważniejszymi dokumentami są: protokół ustalenia przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy z załącznikami, statystyczna karta wypadku przy pracy, rejestr wypadków przy pracy. (Okres przechowywania dokumentacji 10 lat)	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy, art. 234 i 235. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28.07.1998r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy... ( Dz. U. nr 115 poz. 744).
	Certyfikaty maszyn i urządzeń oraz sprzętu na znak bezpieczeństwa lub deklarację zgodności tych wyrobów z normami. Certyfikaty lub deklarację zgodności winien dostarczyć wraz z maszyną lub innym urządzeniem producent, importer, dystrybutor lub dostawca. Powyższe dotyczy także narzędzi i sprzętu ochrony indywidualnej.	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy, art. 217, 218 i 237^6 Ustawa o badaniach i certyfikacji (Dz. U. nr 77 poz. 776 z 1999r.)
	instrukcje bezpiecznych metod i organizacji prac technologicznych instrukcje ogólne i stanowiskowe
	Instrukcje obsługi maszyn i urządzeń eksploatowanych w zakładzie pracy. Pracodawca zobowiązany jest udostępnić pracownikom do stałego korzystania aktualne instrukcje dotyczące: stosowanych procesów technologicznych, obsługi maszyn i urządzeń technicznych, instrukcje bezpiecznej pracy na stanowiskach pracy, postępowania z materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi, zasady udzielania pierwszej pomocy. Każda instrukcja powinna określać: czynności do wykonania przed rozpoczęciem pracy, zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy, czynności do wykonania po zakończeniu pracy, postępowanie w sytuacjach awaryjnych. Instrukcja obsługi maszyny jest jej integralną częścią. Powinna być wywieszona przy maszynie w widocznym miejscu. Oprócz instrukcji każde urządzenie techniczne musi posiadać Dokumentację Techniczno-Ruchową.	Podstawa prawna: § 41.1. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26.09.1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. nr 129 poz. 844).
	Regulamin pracy, wynagradzania i funduszu socjalnego Każdy pracodawca zatrudniający powyżej 5 pracowników musi opracować dla swoich potrzeb wymienione regulaminy. Ustalenia zawarte w regulaminach traktowane są jako dokumenty prawne i mogą być podstawą do rozstrzygania spornych spraw między pracodawcą a pracownikami.	Podstawa prawna: Ustawa - kodeks pracy, art. 104^1, 77^2 Ustawa z 4.03.1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnym (Dz. U. z 1996r. nr 70 poz. 335 z późniejszymi zmianami)
	Teczki akt osobowych: część A Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe Orzeczenie lekarskie Dokumenty potwierdzające szczególne uprawnienia w zakresie stosunku pracy część B Zakres obowiązków Pisemne potwierdzenie o zapoznaniu się pracownika z regulaminem pracy Zaświadczenia o przeszkoleniach z BHP Dokumenty związane z nagradzaniem lub karami Orzeczenia lekarskie związane z badaniami lekarskimi Korespondencja część C Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (Dokumenty w poszczególnych działach powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów).	Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych z stosunkiem pracy... (Dz. U. z 1996r. nr 62 poz. 286 Akta osobowe pracowników winny być przechowywane przez okres 50 lat od dnia wygaśnięcia stosunku pracy.
	Lekarz zakładowy: umowa/wy o świadczenie usług lekarza zakładowego kontrole i metryfikacje stanowisk pracy lista badań lekarskich (okresowe, wstępne i profilaktyczne)
	Karty ewidencji czasu pracy. Karty ewidencji czasu pracy w niedziele, święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dniach dodatkowo wolnych od pracy, dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy i inne nieobecności w pracy. Ewidencja czasu pracy pracowników zatrudnionych w warunkach szkodliwych dla zdrowia (zakres i metody ewidencji czasu pracy określają szczegółowo przepisy). Rejestr czasu pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (informacje dotyczące stanowiska, okresu pracy, wymiaru czasu pracy muszą być podane w świadectwie pracy).	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych z stosunkiem pracy... (Dz. U. z 1996r. nr 62 poz. 286)
	Ewidencja wydawanych środków czystości, odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej Dla każdego pracownika pracodawca winien prowadzić: Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej Ewidencję wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz za ich pranie. Pracodawca opracowuje tabelę norm przydziału odzieży w której określa szczegółowo asortyment odzieży roboczej dla poszczególnych stanowisk pracy oraz okresy jej użycia. „Tabela” powinna stanowić załącznik do regulaminu pracy	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy art. 237^7 § 2.
	Dokumentacja związana z pracownikami młodocianymi Pracodawca zatrudniający pracowników młodocianych oprócz dokumentacji wymaganej dla wszystkich grup pracowniczych winien dodatkowo prowadzić: ewidencja pracowników młodocianych wykaz prac wzbronionych młodocianym wykaz prac dozwolonych w celu przygotowania zawodowego ewidencja czasu pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (szczegółowo określić jakie prace i na jakich warunkach mogą być wykonywane w ramach nauki zawodu)	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy art. 104^1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 01.12.1990r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym (Dz. U. z 1990r. nr 85 poz. 500)
	Wymagania kwalifikacyjne osób zajmujących się eksploatacją urządzeń energetycznych. Wykaz urządzeń zawarty jest w załączniku do rozporządzenia. W § 4 rozporządzenia wymienia się przypadki, kiedy wymagania kwalifikacyjne nie są wymagane dla obsługi: Urządzenia elektryczne o napięciu do 1000V i mocy do 20kW Urządzenia cieplne o mocy poniżej 50 kW	Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 16.03.1998r. w sprawie wymagań kwalifikacyjnych dla osób zajmujących się... (Dz. U. z 1998r. nr 59 poz.337 z późniejszymi zmianami).
	Państwowa inspekcja pracy zgłoszenie do pip, protokoły kontroli nakazy + odpowiedzi na nakazy wystąpienia + odpowiedzi na wystąpienia
	Inspekcja Sanitarna książki kontroli sanitarnej, zgłoszenie do pis, protokoły kontroli nakazy + odpowiedzi na nakazy wystąpienia + odpowiedzi na wystąpienia
	Środowisko pracy: badania środowiska pracy karty badań środowiska pracy karty pomiarów czynników niebezpiecznych i rakotwórczych karty badań mikroklimatu badania warunków pracy
	Dokumenty związane z pomiarami w środowisku pracy (hałas, oświetlenie, chemikalia, promieniowanie, mikroklimat, wysiłek energetyczny) Częstotliwość wykonywanych badań i pomiarów zależy od natężenia czynników szkodliwych występujących na stanowiskach pracy i czasokres waha się od 6 miesięcy do 2 lat. Wyniki badań należy przesłać do właściwego PIS, PIP oraz przekazać lekarzowi sprawującemu profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami. Pracodawca winien prowadzić: dokumentacja z wynikami badań (przechowywana przez 3 lata) rejestr wyników i karty pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia (przechowywane przez okres 40 lat) Jeżeli pracownicy zatrudnieni są w warunkach narażenia na działanie czynników rakotwórczych należy ponadto: prowadzić rejestr czynników rakotwórczych prowadzić rejestr pracowników narażonych na działanie czynników rakotwórczych składać wojewódzkiemu PIS i PIP coroczne informacje o czynnikach rakotwórczych	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy art.222 Rozporządzenie MPiPS z dnia 17.06.1998r. w sprawie najwyższych stężeń i natężeń czynników szkodliwych... (Dz. U. z 1998r. nr 79 poz.513) Rozporządzenie MZiOS z dnia 11.09.1996r. w sprawie czynników rakotwórczych w środowisku pracy... (Dz. U. z 1996r. nr 121 poz. 571) Rozporządzenie MZiOS z dnia 09.07.1996r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia... (Dz. U. z 1996r. nr 86 poz. 394)
	Dokumenty związane z użytkowaniem szkodliwych środków chemicznych Wszystkie trujące substancje chemiczne stosowane w zakładzie muszą posiadać etykietę z podanymi informacjami: nazwa chemiczna i handlowa substancji nazwa i adres producenta lub dostawcy znaki ostrzegawcze (zagrożenia) Wszystkie użytkowane substancje chemiczne muszą mieć założone karty charakterystyki substancji prowadzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 rozporządzenia. W przypadku stosowania substancji chemicznych, które znajdują się w wykazie substancji trujących (wykaz A) zakład musi prowadzić ewidencję jakościową i ilościową posiadanych trucizn w formie zeszytu. Zeszyt musi być przesznurowany, ponumerowany i zalakowany. Ewidencja trucizn musi być zarejestrowana we właściwej PIS.	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy art.221 Ustawa o substancjach trujących (Dz. U. z 1963r. nr 22 poz.116 z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie MZiOS z dnia 21.08.1997r. w sprawie substancji chemicznych stwarzających zagrożenie dla zdrowia lub życia (Dz. U. z 1997r. nr 105 poz.671) Rozporządzenie MZiOS z dnia 28.12.1963r. w sprawie oznaczania substancji trujących (Dz. U. z 1964r. nr 2 poz. 8 z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie MZiOS z dnia 28.12.1963r. w sprawie wykazu trucizn (Dz. U. z 1964r. nr 2 poz. 9 z późniejszymi zmianami)
	Dokumenty związane z eksploatacją pojazdów. Każdy pojazd samochodowy musi posiadać dokumenty wynikające z prawa o ruchu drogowym: dowód rejestracyjny z aktualnymi badaniami technicznymi dowód opłacenia składki OC Ponadto zakład pracy musi prowadzić: ewidencja czasu pracy kierowców Każdy pojazd musi być poddawany bieżącym przeglądom technicznym.	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy art.129^4 Ustawa z dnia 20.06.1997r. prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 1997r. nr 98 poz. 602 z późniejszymi zmianami).
	Urząd Dozoru Technicznego: wykaz maszyn i urządzeń podlegających pod UDT wykaz maszyn i urządzeń obsługiwanych przez inne firmy (gdzie znajdują się książki rewizji) wykaz książek rewizji znajdujących się w KSP
	Potwierdzenia dopuszczenia maszyn i urządzeń do eksploatacji przez Urząd Dozoru Technicznego Dozorowi technicznemu podlegają przykładowo następujące rodzaje urządzeń technicznych: urządzenia ciśnieniowe, w których są zawarte ciecze lub gazy pod ciśnieniem różnym od atmosferycznego, bezciśnieniowe zbiorniki oraz zbiorniki ciśnieniowe przeznaczone do magazynowania materiałów niebezpiecznych o właściwościach trujących lub żrących oraz transportu tych materiałów, których przewóz jest dopuszczony na podstawie przepisów szczególnych, dźwignice, tj. środki transportu o zasięgu ograniczonym i ruchu przerywanym, przeznaczone do przemieszczania osób lub ładunków, Firma eksploatująca urządzenia poddozorowe oprócz dokumentacji technicznej zobowiązana jest posiadać decyzję właściwego Urzędu Dozoru Technicznego zezwalającą na eksploatację urządzenia. Urządzenia techniczne objęte dozorem technicznym podlegają: okresowym badaniom technicznym doraźnym badaniom technicznym Wyniki badań technicznych odnotowane muszą być w dokumentacji eksploatacyjnej urządzenia.	Podstawa prawna: Ustawa z dnia 19.11.1987r. o dozorze technicznym (Dz. U. z 1987r. nr 36 poz.202 z późniejszymi zmianami) Rozporządzenie Ministra Przemysłu z 31.12.1988r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o dozorze technicznym (Dz. U. z 1989r. nr 1 poz.3)
	Dokumenty związane z przejmowaniem do eksploatacji nowo wybudowanych, przebudowywanych lub remontowanych obiektów budowlanych Przed rozpoczęciem budowy projekt budowlany musi mieć pozytywną opinię i uzgodnienia od rzeczoznawcy do spraw BHP, ppoż. oraz opinię sanitarno epidemiologiczną. Po zakończeniu budowy powiadomić: PIP, PIOS, PSP, PIS Na podstawie przedstawionych dokumentów oraz wizji lokalnej właściwy organ nadzoru budowlanego wydaje pozwolenie na eksploatację obiektu.	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy art. 213 Ustawa - Prawo budowlane art.59 (Dz. U. z 1994r. nr 89 poz.414)
	Państwowa Straż Pożarna: instrukcja bezpieczeństwa pożarowego wyznaczenie stref zagrożenia pożarem i wybuchem wyznaczenie klas zagrożenia ludzi rozmieszczenie podręcznego sprzętu gaśniczego rozmieszczenie dróg ewakuacji i obrony opisanie dróg ewakuacji badanie sprawności podręcznego sprzętu gaśniczego badania oporności izolacji badania oporności instalacji odgromowej
	Dokumenty potwierdzające konserwację sprzętu ppoż. Potwierdzeniem dokonywanych przeglądów konserwacyjnych sprzętu ppoż. są przyklejane kontrolki z datą ważności przeglądu	Podstawa prawna: częstotliwość przeglądów - według zaleceń producenta - nie rzadziej niż raz w roku.
	Dokumenty związane z eksploatacją obiektów budowlanych Właściciel lub zarządca obiektu jest zobowiązany prowadzić dla każdego budynku książkę obiektu budowlanego w której przechowuje zapisy z kontroli i ekspertyz stanu technicznego, remontów, przebudowy i adaptacji w czasie jego użytkowania. Ponadto trzeba przechowywać projekt techniczny budynku.	Podstawa prawna: Ustawa - Prawo budowlane art. 63 i 64 (Dz. U. z 1994r. nr 89 poz.414) Rozporządzenie MSWiA z 19.10.1998r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. nr 135 poz.882) Rozporządzenie MGPiB z dnia 14.12.1994r. w sprawie warunków technicznych jakim powinny odpowiadać budynki (Dz. U. z 1999r. nr 15 poz. 140 - tekst jednolity)
	badanie skuteczności ochron przeciwporażeniowych badanie rozkładu oświetlenia i luminancji
	Pomiary zerowania i rezystancji instalacji elektroenergetycznych. Przeglądy urządzeń i instalacji elektrycznych wykonuje się nie rzadziej niż raz na 5 lat. Aktualne wyniki przeglądów i oględzin zakład jest zobowiązany przechowywać razem z dokumentacją eksploatacyjną obiektu budowlanego. pomiary rezystancji izolacji przewodów roboczych - raz na rok (na obiektach pływających co 6 miesięcy) pomiary napięć i obciążeń - raz na 5 lat pomiary skuteczności zerowania - pomieszczenia biurowe i produkcyjne co 5 lat, magazyny itp. co 10 lat.	Podstawa prawna: Rozporządzenie MpiPS z 26.09.1997r. w sprawie ogólnych przepisów bhp - § 10 (Dz. U. nr 129 poz.844) Rozporządzenie MGPiB z dnia 14.12.1994r. w sprawie warunków technicznych jakim powinny odpowiadać budynki (Dz. U. z 1999r. nr 15 poz. 140 - tekst jednolity)
	Pomiary instalacji odgromowej Każde urządzenie odgromowe powinno posiadać metrykę oraz protokoły badania urządzenia - nie rzadziej niż raz na 5 lat	Podstawa prawna: Rozporządzenie MpiPS z 26.09.1997r. w sprawie ogólnych przepisów bhp - § 10 (Dz. U. nr 129 poz.844) Rozporządzenie MGPiB z dnia 14.12.1994r. w sprawie warunków technicznych jakim powinny odpowiadać budynki (Dz. U. z 1999r. nr 15 poz. 140 - tekst jednolity)
	Dokumenty związane z oceną ryzyka zawodowego	Podstawa prawna: Rozporządzenie MPiPS z 26.09.1997r. w sprawie ogólnych przepisów bhp - § 39 (Dz. U. nr 129 poz.844)
	Protokoły z posiedzenia komisji bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca zatrudniający więcej niż 50 pracowników ma obowiązek powołać komisję bhp. Komisja zbiera się raz na kwartał. Z każdego posiedzenia opracowany jest protokół, który zatwierdza pracodawca.	Podstawa prawna: Ustawa - Kodeks pracy art.237^12
	Dokumentacja wnoszenia opłat za wprowadzanie do atmosfery zanieczyszczeń. Każdy zakład posiadający lokalną kotłownię, pojazdy samochodowe i inne urządzenia zanieczyszczające atmosferę ma obowiązek co kwartał wnosić opłaty na rzecz funduszu ochrony środowiska.

1

7

1

---