Jak przeprowadzać korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych, aby nie zawyżać obrotów kont?
rada
Korygowanie błędów księgowych może odbywać się za pomocą storna czarnego lub storna czerwonego. Trzeba jednak pamiętać, że stosując storno czarne, należy dodatkowo wprowadzić zapis techniczny. Tylko wtedy obroty kont nie zostaną zawyżone.
uzasadnienie
Sposób poprawiania błędów zależy od terminu, w jakim je stwierdzono. Poprawianie błędów stwierdzonych w księgach rachunkowych może odbywać się więc albo poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej lub poprzez wprowadzenie dodatkowego zapisu korygującego.
Tabela. Poprawianie stwierdzonych błędów w księgach rachunkowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości
Poprawienie błędu przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej powinno być przeprowadzone:
• z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,
• jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych,
• w tym samym miesiącu, w którym popełniono błąd, i nie może nastąpić po zamknięciu miesiąca.
Sporządzoną poprawkę należy podpisać i opatrzyć datą.
Z kolei poprawienie błędu przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu korygującego błędny zapis powinno być dokonywane tylko stornem czarnym (zapisy dodatnie) lub stornem czerwonym (zapisy ujemne).
Tego rodzaju korekty można przeprowadzać tylko po zamknięciu miesiąca i w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera.
Storno czerwone polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych zapisu korekty za pomocą liczb ujemnych. Należy ująć ją na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których przeprowadzono zapis pierwotny.
Storno czarne z kolei polega na wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, lecz po stronie przeciwnej, w kwocie dodatniej. Taki sposób korekty może zniekształcać obraz wprowadzonych wcześniej zdarzeń. Aby nie zawyżać obrotów na kontach, należy więc zastosować zapis techniczny, polegający na ewidencji po obu stronach tego samego konta takich samych kwot, lecz ze znakiem ujemnym. Stosuje się go dla zachowania czystości obrotów na kontach oraz dla przywrócenia kontom ich charakteru. Korygowanie zapisów w ten sposób powoduje, że obroty na kontach nie dostarczają mylących informacji o przebiegu operacji gospodarczych. Stosowanie zapisu technicznego wskazane jest przede wszystkim do kont wynikowych, czyli kont w zespole 4 i 7. Jeśli jednak jednostka uzna za celowe, to może stosować zapis techniczny także do innych kont, np. rozrachunkowych.
Przykład 1
Anulowano fakturę, która dokumentowała czynność niedokonaną (nie wykonano zafakturowanej usługi). Przy anulowaniu faktury nie powstał obowiązek zapłaty VAT w niej wykazanego, ponieważ nie dochodzi do sprzedaży i wprowadzenia faktury do obrotu.
Ewidencja księgowa
1. Wystawienie faktury VAT za usługę:
Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 36 600
Ma "Sprzedaż usług" 30 000
Ma "VAT należny" 6 600
2. Korekta (anulowanie) faktury VAT wystawionej za sprzedaż usługi (storno czarne):
Wn "Sprzedaż usług" 30 000
Wn "VAT należny" 6 600
Ma "Rozrachunki z odbiorcami" 36 600
3. Zapis techniczny w kwotach ujemnych dokonany dla zachowania czystości obrotów:
a) na koncie zespołu 7
Wn "Sprzedaż usług" (-) 30 000
Ma "Sprzedaż usług" (-) 30 000
b) na koncie zespołu 2
Wn "VAT należny" (-) 6 600
Ma "VAT należny" (-) 6 600
c) na koncie zespołu 2
Wn "Rozrachunki z odbiorcami (-) 36 600
Ma "Rozrachunki z odbiorcami" (-) 36 600
Przykład 2
Spółka wydała z magazynu materiały o wartości 5500 zł. Podczas analizy kont okazało się, że przez pomyłkę zarachowano w ciężar kosztów "Zużycie materiałów" kwotę 55 000 zł. Na skutek tej pomyłki zawyżono koszty o 49 500 zł. Jednostka skorygowała (zmniejszyła) koszty na kontach zapisem dodatnim. Jednocześnie dla zachowania czystości obrotów wprowadziła zapis techniczny równy kwocie korekty. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.