Poprawianie błędów w dowodach księgowych

Ujawnione podczas kontroli formalnorachunkowej i kontroli pod względem merytorycznym błędy w dowodach księgowych można poprawić jedynie w sposób określony przepisami art. 22 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysyłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Poprawianie błędów w dowodach wewnętrznych w ten sposób może mieć miejsce jedynie przed zaksięgowaniem dokumentów. Po zaksięgowaniu dowodów zawierających błędy, poprawki dokonuje się stosując odpowiednie przepisy (art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości) dotyczące sprostowania błędnych zapisów w księgach rachunkowych.

Sprostowanie błędu w fakturze VAT może nastąpić na podstawie faktury korygującej (do wystawienia której jest uprawniony jedynie sprzedawca towaru lub usługi) lub na podstawie noty korygującej (którą wystawia nabywca towaru lub usługi) - według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 212, poz. 1337 ze zm.). W pozostałych przypadkach niedotyczących operacji związanych z rozliczeniem VAT, można zastosować „notę księgową”, w której podaje się dane niezbędne do dokonania korekty wraz ze stosownym uzasadnieniem. Ten dokument korygujący („notę księgową”) może wystawić zarówno sprzedawca, jak i nabywca.