ORGANIZACJA
– może być uwzględniona w procesie analizy, swoisty zespół
ludzi czy też charakterystyczna cecha zespołu ludzi. Jest to pewien
system oraz jego podsystemy. Każda organizacja ma wyznaczony cel
swojego działania. Jest to celowy system, którego sposób
uporządkowania polega na tym, ze części współprzyczyniają się
do prowadzenia całości – celu organizacji. Organizacja stanowi
także wymiar prawno – organizacyjny mianowicie jest to formalnie
uregulowania i działająca w sposób ciągły, względnie
samodzielny układ osób, praw i rzeczy. Ustawodawstwo nadaje
organizacji znaczenie społeczne i prawne wobec innych podmiotów.
Elementem charakterystycznym jest jej celowość. Charakteryzuje się
świadomym działaniem i współdziałaniem zmierzającym do
realizowania wspólnego celu. Podstawowym elementem organizacji jest
struktura organizacyjna, ma ona na celu określenie programu
działania, zadania, podporządkowanie i współzależność
wewnętrznych organów tak aby organizacja mogła skutecznie
realizować swój cel podstawowy. Struktura organizacyjna –
całokształt sformalizowanych (określonych przez prawo) i
niesformalizowanych relacji pomiędzy poszczególnymi organami
organizacji (stanowiska pracy, komórki organizacyjne itp.) oraz
miedzy tymi organami a organizacją jako całością. Tworzenie
określonych formalnych struktur organizacji wiąże się ogólnie z
tworzeniem, rozbudową i przekształceniem organizacji. Budowa
struktur organizacji nawiązuje do koncepcji cyklu organizacyjnego. W
jego ramach wyróżnia się:
dokładnie
zapoznanie się z celem organizacji oraz rozdzielenie go na cele
cząstkowe, zbiory działań i działania
włączenie
celów i zadań w hierarchię organizacyjną
stworzenie
systemu informacyjnego
sformalizowanie
tego procesu i odpowiednie utrwalenie aktu formalizacji ->
wewnętrznie obowiązujące akty prawa
ELEMENTY KONSTRUKYJNE STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
a.
stanowisko pracy
b.
komórka organizacyjna
c.
jednostki organizacyjne
d.
piony organizacji
e.
stanowiska kierownicze
Ad. A – podstawowy element funkcjonowania organizacji
Instytucja – szczególny rodzaj organizacji; każda instytucja jest organizacją, lecz nie każda organizacja jest instytucją; jest to organizacja, która przeszła proces instytucjonalizacji (tworzenia i wprowadzenie pewnych wzorców działania, co przyczynia się do ograniczenia dowolności zachowań). Dalszym krokiem staje się formalizacji organizacji.
Podstawą jego utworzenia jest cel organizacji; to podstawowy element organizacji. Elementy charakterystyczne:
zadania i obowiązki
uprawnienia – rzeczywista możliwość realizacji i obowiązków
zakres odpowiedzialności
Główną rolę odgrywa specjalizacja. Przystępując do formułowania zadań i obowiązków należy zwrócić uwagę na wymagany stopień specjalizacji. Jest ona potrzebna , jednakże należy pamiętać, że zbyt wąska specjalizacja może prowadzić do określonych negatywnych następstw. Może także prowadzić do monotonii, znużenia lub rutyny. W administracji publicznej i stanowiskach a szczególnie obsługi interesantów wąska specjalizacja istotnie utrudnia kompleksowe załatwienie spraw, zmusza do wielu uzgodnień, e efekcie przedłuża czas podejmowania rozstrzygnięć. Zostały wypracowane formuły mające na celu ograniczenie negatywnych skutków specjalizacji przy zachowaniu wynikających z niej korzyści”
rotacja zadań -> systematycznego przechodzenia członków organizacji z jednego stanowiska na drugie, co zwiększa różnorodność i stawia wymóg szerszych kwalifikacji
poszerzanie pracy -> łączenie oddzielnych zadań, czynności w jedno szersze zadanie, co zwiększa różnorodność i stawia wymóg większych kwalifikacji
wzbogacenie pracy -> zakłada nie tylko ilościowe rozszerzenie zadań, ale także rozszerzenie wpływu wykonawcy na przebieg samego procesu działania poprzez planowanie, kontrolowanie i decydowanie o sposobie wykonania
Grupy autonomiczne tj. zespoły zadaniowe wykonujące szerokie, kompleksowe zadania na podstawie umowy zawartej z kierownikami organizacji. Zespoły te mogą decydować o własnym zakresie o wewnętrznym podziale pracy, kontrolowaniu i organizowaniu., mogą same kontrolować realizację zadań i ich jakość. Mają także prawo do kształtowania swojego składu a także wyboru lidera. Zespół ten ma możliwość wewnętrznego podziału wynagrodzenie przysługującego grupie jako całości.
Poza specjalizacją istnieje konieczność uwzględnienia także innych zasad:
zadania i obowiązki danego stanowiska pracy należy układać w taki sposób aby możliwe było znalezienie osoby mogącej im podołać -> zasada przystosowalności
należy w sposób wyraźny rozgraniczać zakres działań organizacyjnych stanowisk od zakresu działań stanowisk sąsiednich w taki sposób nie powstają ani „obszary niczyje” ani obszary „zdublowanie”. Szczególną uwagę należy poświęcić tym fragmentom zadań i obowiązków, w których zachodzą tzw. „styki” z innymi stanowiskami
dla każdego ze stanu zadań i obowiązków należy określić wskaźniki, standardy wykonania aby zadania i obowiązki nie mogły być wyłącznie uznaniowo interpretowane tak przez przełożonych jak i podwładnych
każde zadanie i obowiązek powinien posiadać określony stopień ważności tak aby wykonawca nie mógł całkowicie dowolnie nadawać im własnej hierarchii, ustalać priorytetów wykonania mogących prowadzić do niespójności pomiędzy jego wyobrażeniami a oczekiwaniami przełożonego i kierownika
zadania i obowiązki powinny dawać pracownikowi okazję do wykorzystania posiadanych w pełni kwalifikacji i umiejętności
klauzula, inne zadania zlecone -> inne zadania zlecone przez przełożonego to nie zadania jakiekolwiek, ale tylko takie, które odpowiadają określonym warunkom: 1. przydzielone zadanie musi mieścić się w zadaniach komórki organizacyjnej do której dane stanowisko pracy należy 2. zadanie takie nie ma możliwości znajdować się w wykazie żadnego innego stanowiska pracy w tej kom. Org. 3. zadanie powinno być przydzielone przez kierownika danej org., a co najmniej z nim uzgodnione, aby wykluczyć jakiekolwiek niebezpieczeństwo dezorganizacji
Określenie zadań i obowiązków aczkolwiek mające podstawowe znaczenie dla stanowisk pracy nie wystarcza dla zbudowania właściwej konstrukcji tego stanowiska. Zakres zadań i obowiązków odpowiada, bowiem wyłącznie na pytanie: Co należy robić?, określa przedmiot. Nie wskazuje natomiast na warunki umożliwiające realizację zadań i obowiązków oraz na konsekwencje. Niezbędne jest zatem określenie uprawnień mających umożliwić rzeczywistą realizację zad i obow. Chodzi w tym przypadku zarówno o uprawnienia decyzyjne, do korzystania z przydzielonych zasobów materiałowych, technicznych, informacyjnych i obowiązków mających i powinny stanowi instrument służący ich realizacji. Każda zmiana zakresu zad i obow powinna pociągać za sobą weryfikację uprawnień. Odpowiednie do zadań i obow a także uprawnień powinien być wreszcie określone zakres odpowiedzialności. Ideałem byłoby gdyby wszystkie 3 elementy konstrukcji stanowiska pracy i ich zakresy idealnie się ze sobą pokrywały. Należy zadbać o to, aby odpowiedzialność była realna i możliwa do wyegzekwowania. Oznacza to, ze zakres odpowiedzialności powinien odpowiadać zakresowi uprawnień, czyli zakresowi rzeczy możliwie realizacyjnych. Nie można uznać za prawidłowy stan, w którym bez zbadania owych warunków stawia się znak równości pomiędzy zakresem odpowiedzialności a zakresem zadań. Każdy może ponosić odpowiedzialność za skutki własnych zadań, na które miał rzeczywisty wpływ, nie zaś wyłącznie potencjalny. Odpowiedzialność utożsamiana z zad i obow bez uwzględnienia zakresu uprawnień prowadzi do różnego rodzaju nieprawidłowości. Mianowicie do szukania tzw. „kozłów ofiarnych”, z drugiej strony nie można tolerować sytuacji, w której zakres odpowiedzialności jest mniejszy niż zakres uprawnień, co powoduje poczucie wszechmocy i bezkarności. Należy podkreślić, że uprawnienia i odpowiedzialności w odniesieniu do stanowisk pracy w adm. publ tak jak zakres zad i obow musi być zgodny z treścią przepisów obowiązującego prawa.
W
instytucji adm. publ w odniesieniu do zasad org. i funkcji
uwzględniamy szereg aktów normatywnych. Wśród podstawowych bez
wątpienia wymienimy przepisy prawa dotyczące bezpieczeństwa i
higieny pracy. Obowiązki pracownika w zakresie BHP zostały
określone w KP w dziale X zatytułowanym „Bezpieczeństwo i
Higiena Pracy”. W dziale tym występujące następujące przepisy
prawa:
1.
Podstawowe obowiązki pracodawcy
2.
Prawa i obowiązki pracownika
3.
Obiekty budowlane i pomieszczenia pracy
4.
Maszyny i inne urządzenia techniczne
5.
Czynniki oraz procesy pracy stwarzające szczególne zagrożenie dla
zdrowia lub życia
6.
Profilaktyczna ochrona zdrowia
7.
Wypadki przy pracy i choroby zawodowe
8.
Szkolenie
9.
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze
10.
Służba bezpieczeństwa i higieny pracy
Pracodawca zatrudnia >100 pracowników tworzy służbę BHP, która pełni funkcję doradcze i kontrolne w zakresie BHP. Pracodawca zatrudnia do 100 pracowników – powierza wykonywanie zadań służby BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Pracodawca postanawiający ukończyć szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby BHP może sam wykonywać zadania tej służby, jeżeli: - zatrudnia do 10 pracowników – zatrudnia do 20 pracowników i jednocześnie jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż 3 kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu „wypadków przy pracy i chorób zawodowych”/ Przestrzeganie przepisów i zasad BHP jest podstawowym obowiązkiem pracowników. Natomiast osoba kierownika jest obowiązana m.in. organizacja stanowisk pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP; organizacja i przygotowanie pracy uwzględniając zabezpieczenie pracowników przed wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi i innymi chorobami związanymi z warunkami środowiska pracy; dbać o bezpieczeństwo i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem; egzekwować przestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad BHP. Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia określił w drodze rozporządzenia rodzaje prac wymagających szczególnych sprawności fizyczno – psychicznych, ponadto w drodze rozporządzenia są określone ogólnie obowiązywanie przepisów BHP dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy. Minister właściwy dla określonej gałęzi pracy w porozumieniu z Minister Pracy i Ministrem Zdrowia określą w drodze rozporządzenia przepisy BHP dotyczące tych prac. Ponadto w zakresie organizacji stanowisk pracy należy uwzględnić przepisy ustawy z dn. 24.08.1991r. o ochronie przeciwpożarowej. Według art.3 tej ustawy osoba fizyczna, prawna, organizacja lub instytucja korzystające ze środowiska budowy, obiektu lub terenu są obowiązane zabezpieczaniem ich przed zagrożeniem pożarowym. Właściciel, zarządca lub użytkownik budowy, obiektu lub terenu czy tez os fiz, os prawna, org. lub inst. korzystające z określonego budynku, obiektów lub terenu ponoszą odpowiedzialność za naruszenie przepisów przeciwpożarowych. Ponadto w adm. publ podstawowymi aktami normatywnymi w zakresie org. i funkcjonowania są: ustawa o służbie cywilnej; ustawa o pracownikach urzędów państwowych; ustawa o pracownikach samorządów. W zakresie adm. samorządowej zasady oraz reguły org. i funkcjonowania będą także obecne w ust o samorządach -> ustawa o samorządzie gminnym, powiatowym i o samorządzie wojewódzkim. Ponadto w zakresie adm. publ funkcjonują różne służby, inspekcje, straże, które posiadają właściwe sobie akty normatywne regulujące zasady ich organizacji i funkcjonowania np. ustawa o CBA; ustawa o ABW i Agencji Wywiadu; ustawa o Policji itp. Według art.153 Konst RP z 1997r. w celu zapewnienia zawodowego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa ustanawia się w urzędach adm. rządowej korpus służby cywilnej. Przez RM jest ich zwierzchnikiem. Zasady dostania się do służby cywilnej, a także jej organizacje określa ustawa z 21.10.2005R. o służbie cywilnej. Korpus Służby Cywilnej tworzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych ( Kancelaria Prezesa RM, urzędy ministerialne i przewodniczących komitetów wchodzących w skład RM, urzędy centralnych organów adm. rządowej, urzędach wojewódzkich oraz innych urzędach stanowiących aparat pomocniczy terenowych org. adm. rządowej podległych Ministrowi lub centralnym organom adm. Rządowej, Komendach, Inspektoratach i innych jednostkach org. stanowiących aparat pomocniczy kierownika zespolonych służb inspekcji i straży wojewódzkiej oraz kierowników powiatowych służb inspekcji i straży, Biura Ministrów, powiatów i gmin, lekarze Weterynarii oraz ich zastępcy)
ORGANIZACJA SŁUŻBY CYWILNEJ
Prezes RM jest zwierzchnikiem służb cywilnej. Powołuje, odwołuje szefa służby cywilnej. Obsługę szefa zapewnia kancelaria Prezesa RM -> Departament Służby Cywilnej
Szef służby cywilnej jest centralnym org. adm. rządowej właściwej w sprawie służby cywilnej. Szef sł. cyw. Realizuje zadania określone w ust o służbie cywilnej, a w szczególności:
Czuwa nad przestrzeganiem zasad sł. cywilnej
Kieruje procesem zarządzania zasobami ludzkimi w sł. cyw.
Planuje, organizuje i nadzoruje szkolenia centralne w sł. cyw., a także wykonuje inne wskazane w ustawie zadania
Przygotowuje i przedstawia RM projekt strategii i zarządzania zasobami ludzkimi w sł. cyw., która zawiera diagnozę sł. cyw., określenie celów strategicznych, systemu realizacji ram finansowych
RM przyjmuje w drodze uchwały strategie zarządzania zasobami ludzkimi w sł. Cyw.
Szef sł. cyw. określa w drodze zarządzenia standardy zarządzenia zasobami ludzkimi w sł., cyw., natomiast Prezes RM określa w drodze zarządzenia wytyczne w zakresie przestrzegania zasad sł. cyw. oraz zasad etyki korpusu sł. cyw. Prezes RM w zarządzeniu nr 70 z dn. 06.10.2011r określił wytyczne w zakresie przestrzegania zasad sł. Cyw.
Szef sł. cyw. realizuje zadania określone w ustawie przy pomocy dyrektorów generalnych urzędów. Określa w drodze zarządzenia warunki tryb współpracy z nimi w sprawach rzetelnego politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa oraz kierowania procesem zarządzenia zasobami ludzkimi w sł. Cyw. Stanowisko dyrektora generalnego urzędu tworzy się w kancelarii. Praca RM w urzędach ministrów, w urzędzie przewodniczącego komitetu wchodzącego w skład RM, w urzędach centralnych org. adm. rządowej, a także w urzędach wojewódzkich. Stanowisko dyr. Gen urzędu nie tworzy się w komendzie gł. policji, w komendzie gł. państwowej straży pożarnej oraz w komendzie gł. straży granicznej.
Dyrektor gen urzędu podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu. Zapewnia funkcjonowanie i ciągłość pracy urzędu, warunki jego działalności a także org. pracy m.in. przez sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie prawidłowego wykonywania przez nie zadań określonych przez kierownika urzędu.
Kierownik urzędu w określonym systemie może także bezpośrednio nadzorować określone kom. Organ. Urzędu. Dyrektor gen urzędu występuje z wnioskiem do właściwego organu adm. rządowej o nadanie regulaminu organizacyjnego właściwemu urzędowi. Regulacja określa zadania i obowiązki stanowisk pracy i poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu.
Komórką org. nazywamy najmniejszy element struktury organizacyjnej. Jest częścią organizacji i tworzą ją stanowiska pracy nadzorowane przez kierownika.
Jednostka organizacyjna – zespół komórek nadzorowanych przez kierownika
Dyrektor gen urzędu ustala także regulamin organizacyjny komórki org. oraz ustala regulamin pracy. Gospodaruje także mieniem urzędu w tym zleca usługi, dokonuje zakupów dla urzędu oraz zapewnia prowadzenie ewidencji majątku urzędu.
Dyr. Gen Urzędu reprezentuje Skarb Państwa w odniesieniu do mienia urzędu. Sprawuje on także nadzór nad prowadzeniem kontroli w urzędzie, jak również zapewnia przestrzeganie przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. Dyr. Gen urzędu obok czynności z zakresu prawa pracy wobec osób zatrudnionych w urzędzie realizuje politykę personalną. W szczególności poprzez przygotowanie programu zarządzania zasobami ludzkimi w przedzie. Dyr. Gen urzędu dokonuje czynności, które wynikają z nawiązania i trwania stosunku pracy z członkami korpusu sł. cyw., organizuje nabór na wolne stanowiska urzędnicze w tym na wyższe stanowiska w sł. cyw. Dyr. Gen dysponuje funduszem nagród, a także administruje funduszem świadczeń socjalnych w urzędzie. Prezes RM dn. 6.10.2011r wydał zarządzenie nr 60 w sprawach wytycznych w zakresie przestrzegania zasad sł. cyw. oraz w spawie zasad etyki korpusu sł. cyw. Członkowie korpusu służby cywilnej przy wykonywaniu zadań kierują się przepisami prawa zasad sł. cyw., którymi są:
zasada legalizmu, praworządności i pogłębiania zaufania obywateli do organów adm. publ
zasada ochrony praw człowieka i obywatela
Zasada bezinteresowności
Zasada jawności i przejrzystości
Zasada tajemnicy ustawowo chronionej
Zasada profesjonalizmu
Zasada odpowiedzialności za działanie lub zaniechanie działania
Zasada racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi
Zasada otwartości i konkurencyjności naboru
Ad.1
Przestrzeganie zasady legalizmu, praworządności i pogłębiania zaufania obywateli do członków sł. cyw. w szczególności przestrzeganie prawa realizując zadanie na swoim stanowisku pracy, swoją postawą i działaniem przyczynia się do realizacji zasady państwa prawnego, poprzez swoje zachowanie i działania w stosunku do obywateli istotnie wpływa na stopień więzi obywatela z państwem, w granicach określonych przez prawo postępuje w sposób zapewniający aktywny udział obywateli w rozstrzyganiu spraw publicznych, nie kieruje się uprzedzeniami załatwiając sprawy obywateli, innych osób oraz podmiotów
Ad2
Członek korpusu sł. cyw. w szczególności zna te prawa, nie proponuje ani nie podejmuje działań, które naruszają te prawa oraz ma na uwadze fakt, ze ich skuteczna ochrona przyczynia się do wzrostu autorytetu państwa.