Cele , Funkcje i Metody Planowania

Zadaniem planowania jest przygotowanie przesłanek do oceny i kształtowania przyszłych procesów, będących przedmiotem polityki społeczno-gospodarczej oraz opracowanie instrumen­tów oddziaływania na przebieg tych procesów. Także w ramach systemu planowania społeczno gospodarczego mamy do czynienia z przewidywaniem przebiegu określonych procesów rzeczowych, rzeczowo-finansowych i finansowych .

Przyjmując, że zadaniem planowania jest przewidywanie przyszłych procesów społeczno-gospodarczych i celowe oddziaływanie na nie, niezbędne jest systematyczne i przyszłościowo ukierunkowane analizowanie ; kształtowanie rozwoju gospodarczego, sprowadzające się przede wszystkim do:

- ciągłego ustalania, gromadzenia i przetwarzania informacji gospodarczych,

• dostarczania funkcjonalnych rozwiązań dla konkretnych przedsięwzięć gospodarczych,

- dostosowywania procesów gospodarczych do zmian zachodzących w otoczeniu,

- ograniczania stopnia niepewności w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Plany wyznaczają cele organizacji i określają najlepszy sposób ich osiągnięcia. Ponadto plany umożliwiają :

1) uzyskanie przez organizację i przeznaczenie przez nią środków potrzebnych do realizacji jej celów,

2) działanie członków organizacji zgodne z przyjętymi celami i procedurami,

3) śledzenie i pomiar stopnia realizacji celów, co umożliwia podjęcie działań

korygujących, jeśli postępy są niezadowalające.

Pierwszym krokiem w planowaniu jest wybór celów organizacji. Następnie określa się cele jednostek i komórek organizacji, jej filii, wydziałów, oddziałów itd. Po ustaleniu celów ustanawia się usystematyzowane programy ich reali­zacji. Oczywiście, przy wyborze celów i opracowywaniu programów rozważa się ich realność oraz to, czy będą one do przyjęcia przez organizację.

Funkcje planowania :

- funkcję poznawania rzeczywistości społeczno-gospodarczej i współkształtowania
kierunków jej rozwoju,

- funkcję środka zarządzania w skali gospodarki narodowej, tj. oddziaływania przez
określone organy administracji państwowej na jednostki gospodarcze,

- funkcję środka zarządzania wykorzystywanego wewnątrz poszczególnych jednostek
gospodarczych.

Planowanie powinno przede wszystkim spełniać te funkcje, które nie mogą być w sposób zadowalający pełnione przez rynek. W takim ujęciu do podstawowych funkcji planowania zalicza się :

- funkcję promocyjną, ukierunkowaną na wspieranie i wzmacnianie długofalowych
tendencji rozwojowych odpowiada­jących interesom gospodarki narodowej,

- funkcję stabilizującą, zmierzającą do równoważenia makroproporcji finansowych
państwa w celu zapobiegania lub ograniczania inflacji oraz korygowania
ujawniających się negatywnych skutków działania rynku, np. w zakresie alo­kacji
środków, redystrybucji dochodów czy poziomu zatrudnienia pracowników, .

- funkcję strategiczna, związaną z identyfikowaniem długookresowych celów i

preferencji społecznych, prezentowaniem wariantowych ścieżek dojścia do
określonych celów oraz uzasadnianiem stosowania określonych polityk i stra­tegii
rozwoju.

Plany przygotowywane przez kierownictwo najwyższego szczebla dla orga­nizacji jako całości mogą obejmować okresy nawet pięcio- lub dziesięcioletnie. W dużej organizacji, plany takie mogą wiązać się z angażowaniem miliardów dolarów. Planowanie na niższych szczeblach przez kierownictwo średnie lub pierwszej linii obejmuje okresy znacznie krótsze. Plany takie mogą na przykład dotyczyć zadań następnego dnia .

Kierownicy, opracowujący plany, lecz nie angażujący się w działanie, po prostu marnują czas. Pomysły, którym nie towarzyszą konkretne sposoby ich wykorzystania, nie mają żadnych praktycznych skutków. Planowanie jest procesem, który nie kończy się z chwilą uzgodnienia planu; musi on być urzeczywistniony. Przez cały okres realizacji i kontroli planu może być po­trzebna jego modyfikacja, aby nie stał się nieprzydatny lub nawet szkodliwy. Niekiedy głównym czynnikiem, prowadzącym do sukcesu, może być plano­wanie od nowa.

Ważnym elementem planowania jest podejmowanie decyzji, czyli opracowa­nie i wybór sposobu działania dla rozwiązania określonego problemu. W wielu momentach procesu planowania niezbędne są decyzje. Kierownicy muszą przesądzić, które prognozy w dziedzinach takich, jak gospodarka narodowa . lub działania konkurencji, przypuszczalnie będą najtrafniejsze. Muszą też analizować zasoby organizacji i decydować o ich rozdziale tak, aby osiągnąć cele w sposób najskuteczniejszy.

Kierownicy mają obowiązek wciąż śledzić istotne czynniki otoczenia tak, aby organizacja mogła możliwie szybko dostosować się do nowych sytuacji. Po­winni przewidywać niespodzianki zanim one wystąpią. W tym celu kierow­nicy muszą ustanowić obowiązek ciągłego zbierania danych o wewnętrznym funkcjonowaniu organizacji, aby stale uzyskiwać nowe informacje o jej spraw­ności i postawach pracowników. Wszelkie zebrane w ten sposób informacje należy systematycznie porównywać z wcześniej ustalonymi normami lub wzor­cami efektywności. Znaczne odchylenia od tych wzorców powinny stanowić sygnał alarmowy, umożliwiający podjęcie działań korygujących.

Planowanie stanowi więc złożony proces społecznoekonomicznych analiz i wyborów. Oznacza to, iż w jego ramach można wyróżnić pewne części składowe zwane niekiedy czynnościami bądź fazami planowania . Planowanie jest zupełnie proste i można je sprowadzić do czterech podstawo­wych etapów . Występują one we wszystkich działaniach pla­nistycznych i na wszystkich szczeblach organizacji.

Etap 1: Ustalenie celów, które zamierza się osiągnąć, stanowi podstawę każdego planowania. Generalnie należy przyjąć, iż przy wyborze celu bądź struktury celów planowania podstawowa rola powinna przypadać jednostkom czy organiza­cjom, które są najbardziej kompetentne w tym względzie. Oznacza to, iż w przypadku planowania na szczeblu jednostek gospodarczych wybór celów jak i metod planowania powinien znajdować się w gestii tych jednostek. Punktem wyjścia do planowania jest decyzja o tym, czego organizacja lub jej część chce czy potrzebuje. Bez jasnego określenia celów organizacje zanadto rozpraszają swoje zasoby. Identyfikacja priorytetów i konkretyzacja zamierzeń umożliwiają skuteczną koncentrację zasobów organizacji.

Etap 2. Określenie istniejącej sytuacji. Jak odległe są cele organizacji czy jej części? Jakie są zasoby do realizacji celów? Dopiero po analizie obecnego stanu rzeczy można opracować plany dalszego postępowania. Otwarte linie komunikowania się wewnątrz organizacji i między jej częściami zapewniają dopływ informacji — zwłaszcza finansowych i statystycznych — niezbędnych do drugiego etapu.

Etap 3. Ustalenie, co sprzyja, a co przeszkadza w realizacji celów. Jakie czynniki środowiska wewnętrznego i otoczenia mogą ułatwić organizacji osią­gnięcie jej celów? Jakie czynniki mogą stwarzać problemy? Względnie łatwo można dostrzec, co dzieje się obecnie, lecz przyszłość nigdy nie jest pewna. Chociaż jest to trudne, przewidywanie przyszłych sytuacji, problemów i okazji jest zasadniczym elementem planowania. Rozpatrywanie występujących warunków brzegowych ograniczających swobodę decyzji, ma istotne znaczenie dla zapewnienia realności planowania. Pojawiające się ograniczenia mogą mieć charakter obiektywny, jak i subiektywny. Wśród ograniczeń obiektywnych można wyróżnić ograniczenia:

- zewnętrzne, np. sytuacja na rynkach międzynarodowych,

-wewnętrzne, np. brak pewnych surowców, istniejący poziom rozwoju sił wytwórczych.

Z kolei ograniczenia subiektywne mogą zwłaszcza wynikać z realizowanej polityki społeczno-gospodarczej, stosowanych rozwiązań gospodarczych, w tym planistycznych. Ograniczenia subiektywne są przede wszystkim konsekwencją stosowanego systemu funkcjonowania gospodarki oraz wiedzy i świadomości animatorów życia społecznego i gospodarczego. Stąd ograniczenia te często są równie trudne do usunięcia, jak ograniczenia obiektywne.

Etap 4. Opracowanie planu lub zbioru działań prowadzących do osiągnięcia celu (celów). Końcowym etapem planowania jest opracowanie różnych wa­riantów działań prowadzących do osiągnięcia pożądanego celu lub celów, ocena tych wariantów i wybór najodpowiedniejszego (a przynajmniej zado­walającego) z nich. W tym etapie podejmowane są decyzje dotyczące przy­szłych działań. Tu też najistotniejsze są wytyczne w sprawie skutecznego podejmowania decyzji (które omówimy w rozdz. 5).

Ten czwarty etap planowania jest zbędny, jeśli kierownik po analizie bieżących trendów dojdzie do wniosku, że plan obecnie realizowany dopro­wadzi organizację lub jej część do pożądanego celu. W takim przypadku zazwyczaj bacznie śledzi on (kontroluje) postępy według starego planu i gotów jest szybko reagować, jeśli odbiegają one od oczekiwań. Przeważnie jednak zajmuje się planowaniem ze względu na to, że obecne warunki nie odpowiadają naszym celom i oczekiwaniom. W takich przypadkach niezbędne jest opraco­wanie nowego planu.

Literatura:

C.Kosikowski, Prawo zarządzania gospodarką narodową, PWN Warszawa 1991,

James A.F.Stoner , Charles Wankel ; Kierowanie , PWE Warszawa 1992