TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY PRZEZ URZĄD
Obywatel ma prawo żądać terminowego załatwiania spraw przez organ administracji. (Prawo do rzetelnego i terminowego załatwienia sprawy), (Skargi i wnioski)
Terminy na załatwienie spraw:
bezzwłocznie
Postępowania niewymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego
Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Urząd powinien także załatwić sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.
w ciągu miesiąca
Z punktu widzenia obywatela najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszej bytności w urzędzie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba jednak poczekać ze względu na jej skomplikowanie, lub fakt, że dotyczy wielu osób, poza wnioskodawcą. W takim wypadku urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi, oragn administracji zobowiązany jest przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazany adres.
Postępowanie wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego
Jeżeli konieczne jest wyjaśnianie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, organ administracji powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami.
W ciągu dwóch miesięcy
Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas organ ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie.
Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia, wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Wyjątkowo tylko mogą obowiązywać inne terminy tj. gdy organ wyższego stopnia określi, że danego rodzaju sprawy mają być załatwiane szybciej, bądź gdy przepis rangi ustawowej określi inny termin rozpoznania sprawy.Do terminów wynikających z przepisów k.p.a. (§) nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności (np. wystąpienia o opinie czy uzgodnienia innych organów), okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.
Przedłużenie terminu załatwienia sprawy
Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przekroczenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego (np. jeżeli nie dostarczył on dokumentów, do których dostarczenia był zobowiązany) albo z przyczyn niezależnych od organu (np. jeżeli organ nie może działać z powodu powodzi). Okresów wynikających z wyżej wymienionych sytuacji nie wlicza się podanego wcześniej terminu załatwienia sprawy. Organ powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Zawiadomienie takie powinniśmy otrzymać bez względu na to z jakiego powodu sprawa nie została zakończona w terminie. Organ musi nas poinformować nawet gdy nie zakończył sprawy w terminie bez swojej winy. Na zawiadomienie (postanowienie) nie przysługuje zażalenie, jednak strona niezadowolona z takiego obrotu sprawy może inaczej bronić swoich praw. Jeśli organ nie zdąży rozstrzygnąć sprawy w wyznaczonym terminie, będzie musiał ponowić zawiadomienie wyznaczając kolejny termin.
Nowy termin załatwienia sprawy administracyjnej musi być precyzyjny i zgodny z zasadą szybkości postępowania. Może być wyznaczony przez podanie konkretnej daty, do której sprawa będzie załatwiona, lub poprzez podanie okresu liczonego w dniach, tygodniach lub miesiącach. Nie można wyznaczyć terminu poprzez użycie określenia ‘kwartał’ lub ‘rok’, gdyż procedura administracyjna nie posługuje się takimi określeniami. Wyznaczenie rocznego terminu załatwienia sprawy jest ponadto sprzeczne z szeregiem zasad prawnych. Organ nie może też wyznaczyć terminu załatwienia sprawy w sposób nieprecyzyjny, na przykład poprzez wskazanie, że sprawa zostanie załatwiona w ciągu dwóch miesięcy od skompletowania materiału dowodowego. Takie ‘zabiegi’ urzędników, wynikające z obłożenia ich nadmiarem spraw, są niezgodne z przepisami k.p.a.
Jak liczyć terminy:
Od którego momentu należy liczyć bieg terminu na załatwienie sprawy? Otóż, od momentu wszczęcia postępowania. W przypadku gdy postępowanie toczy się na czyjś wniosek, będzie to moment wpływu/złożenia wniosku do organu administracyjnego. Natomiast, jeśli postępowanie zostało wszczęte z urzędu – za moment rozpoczęcia postępowania uznaje się dzień, w którym strona została o nim poinformowana lub, w którym została podjęta pierwsza czynność wobec strony (np. wezwanie do stawiennictwa lub przedstawienia dokumentów).
Jeśli otrzymamy pismo z urzędu z wyznaczonym terminem np. 7 dni na odpowiedź, pierwszy dzień terminu przypada na dzień następny po odebraniu pisma (z poczty, urzędu itp.). Jeśli koniec terminu przypada na dzień wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następujący dzień roboczy.
Termin zostanie zachowany jeśli, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:
1) wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru,
2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego,
3) złożone w polskim urzędzie konsularnym,
4) złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej,
5) złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku,
6) złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.
W tym przypadku liczy się data wysłania/ złożenia, a nie data wpływu do urzędu.
Jak sobie radzić ze zwłoką urzędników
Najlepszym sposobem na szybkie załatwienie sprawy jest po prostu interesowanie się nią, przypominanie się oraz odwiedzanie urzędów. W przypadku, gdy urzędnikowi przydzielona jest zbyt duża ilość spraw, nasza może być igłą w stogu siana i szybko gdzieś przepaść. Dlatego zanim wystąpimy ze środkami prawnymi w celu przyspieszenia sprawy, warto po prostu przejść się do urzędu lub zadzwonić i przedstawić swoją sprawę.
Jeżeli takie sposoby na nic się nie zdadzą i dojdzie do zwłoki w wydaniu decyzji, to przysługują nam dwa środki prawne:
zażalenie do organu wyższego stopnia - Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia. Jeśli uzna on, że zażalenie jest uzasadnione wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszeniu terminów załatwienia spraw w przyszłości. Organ wyższego stopnia sprawdza jednocześnie czy nie załatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa.
skarga na bezczynność organu –Jeśli mimo zażalenia do organu wyższego stopnia i wyznaczenia przez niego ponownego terminu załatwienia danej sprawy, organ nadal jej nie załatwia, wówczas przysługuje nam skarga na bezczynność administracji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga na bezczynność do WSA powinna zawierać takie same elementy jak skarga składana do WSA na decyzję lub postanowienie (Prawo zaskarżenia do sądu administracyjnego). Skargę na bezczynność trzeba wnieść za pośrednictwem danego urzędu w ciągu 30 dni od daty, oznaczającej dzień, w którym urząd miał podjąć działanie (w terminie wyznaczonym mu przez organ wyższego stopnia).
Sąd, uwzględniając skargę na bezczynność administracji, zobowiązuje urząd do wydania aktu, dokonania czynności, bądź przyznania/ stwierdzenia uprawnienia lub obowiązku, wynikających z przepisów. W razie niewykonania wyroku uwzględniającego skargę na bezczynność strona, powinna pisemnie wezwać właściwy organ do wykonania wyroku lub załatwienia sprawy. Następnie może ona wnieść skargę, w której zażąda wymierzenia temu organowi grzywny za niewykonanie wyroku.
Tematy powiązane:
Instancje odwoławcze w postępowaniach z zakresu prawa ochrony środowiska (Instancje odwoławcze w postępowaniach z zakresu prawa ochrony środowiska)