1 Jakie zasady wypracowane przez przedstawicieli klasycznej szkoły pozostają nadal aktualne? (wskazać zastosowanie)?
Zasada hierarchii - dzieląca organizację na szereg szczebli zarządzania, pozostających w zależności służbowej od szczebli wyższych. Powstaje piramida organizacyjna z kierownictwem na czele i szczeblem wykonawczym na dole.
Zasada delegowania uprawnień - zaleca przekazywanie uprawnień decyzyjnych w dół tak daleko, jak pozwalają na to kwalifikacje kadry oraz dostępność informacji niezbędnych do podjęcia decyzji.
Zasada wyjątków - tylko wyjątkowe i niecodzienne problemy powinny być rozstrzygane na szczeblu wyższego kierownictwa, w przeciwieństwie do typowych i powtarzalnych.
Zasada podziału pracy - jeżeli pracę podzielimy na cząstki i każdą powierzymy do wykonania odrębnemu wykonawcy, to wydajność pracy wzrośnie.
Zasada harmonizacji - zaleca dbałość o harmonijny dobór składników każdego działającego zespołu oraz koordynację w czasie działań poszczególnych składników organizacji
2. Dlaczego organizację możemy uznać za system otwarty i adaptujący się?
Organizacja jest systemem otwartym, ponieważ czerpie zasoby: ludzi, surowce, urządzenia z otoczenia, a dostarcza mu w zamian swoje produkty. Organizacja jest systemem adoptującym się, ponieważ musi się regularnie dostosowywać do zmian zachodzących w otoczeniu i obserwować je. Gdyby tego nie robiła, to mogłoby to zagrozić jej trwaniu, ponieważ otoczenie jest dla organizacji zbiorem szans i zagrożeń.
3. Scharakteryzuj pojęcia: cel, zadania i misja organizacji.?
Cel - jest to przyszły, pożądany stan lub rezultat działania organizacji. Jest określony przedmiotowo i podmiotowo oraz przewidziany do osiągnięcia w czasie ujętym przez plan wieloletni lub krótkoterminowy. Zadanie - jest to część celu, którego wykonanie przewidziane jest w określonym okresie lub konkretnym terminie. Zadanie musi mieścić się w okresie czasu przewidzianym na osiągnięcie celu, w ramach którego będzie wykonywane. Jest wyodrębnione przedmiotowo, podmiotowo, przestrzennie, czasowo i często proceduralnie. Misja - to przedmiot trwałych dążeń organizacji, zwykle określony w statucie jako zakres działalności organizacji społecznie pożądanej.
4 Uzasadnij rosnącą rolę profesjonalnych menedżerów we współczesnych organizacjach?
Obecnie powstaje coraz więcej wielkich korporacji, ogromnych spółek akcyjnych, firm ponadnarodowych, gdzie dyspozycja kapitałem przechodzi w ręce specjalistów o wysokich kwalifikacjach zajmujących się zawodowo zarządzaniem, czyli profesjonalnych menedżerów. Podejmują oni decyzje operacyjne decydujące o funkcjonowaniu operacji, ale też decyzje strategiczne, które determinują jej rozwój. Równorzędne miejsce obok kwalifikacji tych ludzi zajmują przywódcze cechy, ponieważ ich posiadanie pozwala na tworzenie klimatu dogodnego dla twórczej aktywności i przyciągania podległych im ludzi do realizacji innowacji, zmian, zapewniających przetrwanie, rozwój i sukces organizacji. Są one potrzebne szczególnie, gdy otoczenie organizacji staje się niestabilne i potrzebne są decyzje strategiczne podjęte bardzo szybko i z wyczuciem
5.Przyczyny i metody rozwiązywania konfliktów?
KONFLIKT - to proces społeczny zachodzący między jednostkami, grupami, państwami, wynikający ze sprzeczności interesów, celów, poglądów czy obowiązków, powodujący powstanie wrogości miedzi mini.
Konflikty można podzielić na intrapersonalne i interpersonalne.
ROZWIĄZYWANIE KONFLIKTU) - zespół przemyślanych działań polegających na rozpoznaniu rodzaju konfliktu i przyczyn jego powstania, podjęciu próby jego zażegnania nim się rozszerzy i zanim stanowiska zwaśnionych stron ulegną polaryzacji, a następnie na doprowadzeniu do kompromisu lub konsensusu.
6.Co stanowi treść funkcji planowania, organizowania, motywowania i kontroli.?
Planowanie - formułowanie celów organizacji, to rozważanie co się chce osiągnąć i jaka jest droga. Powinna być ona rozwiązaniem optymalnym. Przy formułowaniu celów konfrontowane są interesy jednostek i grup działających w organizacji. Wybór drogi osiągnięcia celu musi się opierać na ocenie potencjału wytwórczego i możliwości dostosowania go do wyznaczonych celów. Tutaj wybieramy niejako technologię działania osiągnięcia celu. Aparat zarządzający podejmuje decyzje i czynniki planistyczne dotyczące celów, programu pożądanych działań materialno-energetycznych prowadzących do celu, a także decyzje co do wielkości i rodzaju potrzebnych zasobów osobowych i aparatowych. Planowanie to punkt wyjścia dla organizowania
Organizowanie- to kształtowanie struktury organizacyjnej, która zapewnia realizację opracowanego wcześniej planu i tym samym obranego wcześniej celu. To podejmowanie przez aparat rządzący czynności i decyzji organizacyjnych, które zmierzają do określenia pozycji oraz indywidualnych i zbiorowych ról członków organizacji. Poza tym mają na celu określenie kanałów informacyjnych. Konstruowanie struktury organizacyjnej to ustanawianie reguł poziomego i pionowego podziału pracy i zasobów potrzebnych do realizacji zadań, ustalanie przepływów informacji i dostępu do niej oraz zasad umiejscowienia uprawnień do podejmowania decyzji. Organizowanie to więc ustalanie procedur pełnienia ról organizacyjnych. Utworzona struktura tak sprzęga działania, że realizacja celów jest zapewniona.
Motywowanie polega na zaznajomieniu uczestników organizacji z jej celami, zadaniami i sposobami ich realizacji, przyjętymi regułami i procedurami oraz na stymulacji skłaniając do respektowania wzorców zachowań właściwych organizacji. Kanały komunikacyjne powinno się wypełniać strumieniem informacyjno-decyzyjnym. Ogólnie mówiąc motywowanie jest to ważna funkcja zarządzania, właściwa niższym szczeblom hierarchii kierowniczej polegająca na przekazywaniu oddziaływań motywujących przez kierownictwo komórkom organizacyjnym sfery realnej.
Kontrola - porównywanie osiąganych wyników z założonymi planami, czyli w jakim stopniu udało się wykonać plan i osiągnąć założone w nim cele. Po porównaniu orzeka się o odchyleniach i formułuje się zalecenia sprowadzające je do minimum. Mamy trzy rodzaje kontroli: prospektywna (sprawdzająca poprawność struktury operacyjnej i organizacyjnej, w której dane zadanie ma być realizowane), bieżąca (sprawdza realizację zadania w czasie trwania procesu pod względem jakościowym, ilościowym i czasowym) i retrospektywna (sprawdzanie osiągnięć z założonymi celami).
7. Wyjaśnij istotę rozwarstwienia procesu zarządzania na poziom strategiczny i operacyjny.?
W nowych warunkach treść czynności, które są wykonywane w zakresie funkcji zarządzania musi się zmienić w stosunku do ujęcia klasycznego. Zmiana ta polega na rozpadzie zarządzania na dwa poziomy: strategiczny i operacyjny. Funkcje zarządzania nie zostały zmienione z nazwy, lecz uległa zmianie ich konstrukcja. Strategiczny poziom zarządzania określa ogólną orientację przedsiębiorstwa w otoczeniu, określa jego misję, cele, wyroby i rynki, poza tym rozdysponowuje zasoby na podstawowe obszary działania przedsiębiorstwa. Poziom operacyjny zarządzania zapewnia ciągłe warunki bytowania przedsiębiorstwu i odpowiada za jego bieżące funkcjonowanie.
8. Scharakteryzuj pojęcie „komórka organizacyjna i ,schemat organizacyjny.?
Komórka organizacyjna to elementarna jednostka działania. Jest to zwykle jednostka posiadająca wyodrębniony człon kierowniczy bez względu na jej wielkość. Człon kierowniczy jest zazwyczaj jednoosobowy posiadający uprawnienia władcze, które wykorzystuje do realizacji działania czasowego przydzielonego komórce. W dzisiejszych organizacjach ze względu na ogromną liczbę komórek łączy się je w zespoły pod wspólnym kierownictwem (oddziały, wydziały). Następnie te wydziały lub oddziały łączy siew jeszcze większe całości, też pod wspólnym kierownictwem - zakłady. Zakłady nieraz łączy się w przedsiębiorstwa wielozakładowe (kombinaty).
Schemat organizacyjny to graficzny obraz obrazujący poszczególne części organizacji. Jest to hierarchiczny układ zależności między częściami organizacji. Przypisuje on bardzo ogólnie określone funkcje określonym elementom organizacji. Schemat organizacyjny wraz z księgą służb, podstawowymi instrukcjami, ramowymi procedurami oraz zarządzeniami wchodzi w skład regulaminu organizacyjnego.
9.Omów zasadę delegowania uprawnień?
Delegowanie uprawnień - proces, w toku którego menedżer przekazuje do wykonania innym część swoich obowiązków i uprawnień
Decentralizacja - proces systematycznego delegowania władzy i uprawnień w ramach organizacji, tj. przekazywania ich menedżerom średniego i niższego szczebla
Centralizacja - proces systematycznego utrzymywania władzy i uprawnień przez menedżerów wyższego szczebla
Koordynacja - proces integrowania działań różnych wydziałów organizacji
Procedura zarządzania przez delegowanie uprawnień jest następująca:
do obowiązków kierownika należy posiadanie wiedzy, komu przekazać uprawnienia i jaki będzie zakres odpowiedzialności i uprawnień.
Obowiązuje zasada podwójnej odpowiedzialności, która mówi, że szef jest w dalszym ciągu odpowiedzialny za wykonanie delegowanego zadania.
Wyróżnia się sześć stopni delegowania uprawnień.
Zarządzanie przez delegowanie uprawnień odbywa się według etapów:
Uświadomienie potrzeby delegowania,
Analiza obecnych zadań i uprawnień,
Czy mogą być delegowane? Tak!
Skalkulowanie kosztów i korzyści delegowania,
Wybór pracownika (na piśmie) i przekazanie mu nowych zadań, uprawnień oraz zakresu obowiązków.
Zaletami zarządzania przez delegowanie uprawnień są:
odciążeni kierownika od zadań rutynowych, dając mu możliwość zajęcia się wykonywaniem działań strategicznych,
lepsza jakość podejmowanych decyzji,
przyspieszenie podejmowania decyzji,
stwarzanie szansy zaspakajania potrzeb wyższego rzędu, np. dowartościowanie pracownika ma charakter motywacyjny,
Bardziej równomierny i racjonalny rozkład odpowiedzialności na różnych szczeblach organizacji
10.Wymień etapy procesu planowania?
.
Planowanie jest to określenie celów i sposobów ich realizacji. Punktem wyjścia do planowania jest decyzja o tym, czego organizacja lub jej część chce czy potrzebuje. Bez jasnego określenia celów organizacje za bardzo rozpraszają swoje zasoby. Identyfikacja priorytetów i konkretyzacja zamierzeń umożliwiają skuteczną koncentrację zasobów organizacji.
W każdym procesie planowania dają się wyodrębnić pewne etapy:
• ustalenie celu lub zbioru celów. Zgodnie z tym proces planowania rozpoczyna się wówczas wtedy, gdy definiowany jest problem do rozstrzygnięcia, wywołany albo przez sygnały pochodzące z firmy, albo z jej otoczenia. Cel najprostszego nawet planu lub projektu powinien być zgodny z celami przedsięwzięcia jako całości;
• poszukiwanie alternatywnych rozwiązań. Tu wybieramy rozwiązania najbardziej opłacalne i zgodne z naszymi oczekiwaniami. Definicja problemu oraz formułowanie alternatyw wiąże się z wartościami i celami organizacji. Alternatywne rozwiązania nie powinny odbiegać od naczelnych zamierzeń firmy, do których ma ona zdążać. Mają pomagać w wyborze skutecznego działania, które jak najszybciej powinny doprowadzić do osiągnięcia planowanych rezultatów. Alternatywne rozwiązania powinny także być oceniane pod kątem pozytywnych konsekwencji, jakie mogą przynieść oraz utraconych korzyści, jakie pojawią się, gdy dane rozwiązanie nie zostanie wdrożone.
• dokonanie wyboru. Jest to ostateczny przegląd planu, przed przekazaniem go do realizacji;
• wdrażanie planu. Gotowy już plan wprowadzamy w życie. Menedżer powinien wówczas na bieżąco rejestrować zmiany zachodzące w firmie a także porównywać rezultaty i następstwa z ustalonymi celami planu. Porównanie takie pozwala ocenić w jakim zakresie plan został zrealizowany, a w jakim wymaga ponownego sformułowania. Wynika z tego, że planowanie staje się techniką „uczenia się” firmy, jak należy realizować założone cele.
• kontrola realizacji planu. Ten etap jest zbędny, jeśli kierownik po analizie bieżących trendów dojdzie do wniosku, że plan obecnie realizowany doprowadzi organizację lub jej część do pożądanego celu. Zazwyczaj jednak obserwuje i kontroluje postępy i gotów jest szybko reagować.
11. Wskaż zalety i wady decyzji indywidualnych bądź grupowych
ZALETY
Więcej informacji, więcej wiedzy
Może powstać więcej wariantów
Wyższy stopień akceptacji decyzji
Możliwa poprawa w komunikowaniu
Na ogół pojawiają się lepsze decyzje
WADY
Proces dłuższy i bardziej kosztowny
Możliwe kompromisy (powód-niezdecydowanie)
Grupa może zostać zdominowana przez 1
Może się pojawić myślenie grupowe
12. Etapy racjonalnego podejmowania decyzji
Etap 1 Rozpoznanie sytuacji decyzyjnej; Zbieranie informacji o problemie
Etap 2 Określenie możliwych wariantów rozwiązań
Etap3 Ocena wariantów
Etap4 Akceptacja wyboru i realizacji
Etap5 Wybór
13. Co to jest doskonalenie organizacji i jakie są jego metody
Doskonalenie organizacji to:
Planowany wysiłek, obejmujący cała organizację i kierowany z najwyższego szczebla, który ma zwiększyć skuteczność organizacji i poprawić jej kondycję przez planową ingerencję w proces funkcjonowania organizacji, z wykorzystaniem znajomości nauk behawiorystycznych
Metody doskonalenia organizacji;
Działania diagnostyczne
Sprzężenie zwrotne poprzez ankietę
Kształcenie
Działalność międzygrupowa
Postępowanie rozjemcze
Działania techniczno-strukturalne
Konsultacja procesów
Planowanie kariery
Tworzenie zespołów
14 Etapy procesu zmian
Uznanie potrzeby zmian
Ustalenie celów zmian
Diagnoza istotnych zmian
Wybór odpowiedniej metody zmian
Planowanie wprowadzenia zmian
Faktyczne wprowadzenie zmian
Ocena i kontynuacja
15.Przyczyny oporu przeciw zmianom i sposoby jego przezwyciężania
Przyczyny oporu:
Niepewność
Zagrożenie osobistych interesów
Odmienność spostrzegania
Uczucie straty
Przezwyciężanie oporu;
Rozmrożenie
Uczestnictwo
Edukacja i komunikowanie się
Ułatwianie
Agent zmiany
Analiza pola sił
16. Jakie istnieją przeszkody i bariery w komunikowaniu się w organizacji
Przeszkody w komunikowaniu się:
Różnice w postrzeganiu
Niezgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych
Brak wzajemnego zaufania między stronami
Bariery w komunikowaniu się;
Indywidualne
Niespójne sygnały
Wiarygodność partnera
Niechęć do komunikowania się
Bak nawyku słuchania
Nastawienie
Organizacyjne
Semantyka
Różnica statusu
Różnice percepcji
Szumy
przeciążenia