praca-magisterska-7366, Dokumenty(2)


Obieg informacji

Konsekwencją tego, iż informacje stanowią główny element procesu zarządzania, jest dążenie do stworzenia warunków ich sprawnego uzyskiwania, gromadzenia, interpretowania, przetwarzania i transmitowania. Najogólniej zatem można stwierdzić, że pod tym względem rola biura sprowadza się do obsługi komunikacji i rejestracji zaszłych faktów.

Przez komunikację należy rozumieć proces przekazywania informacji między poszczególnymi osobami, działami czy wreszcie firmami. Sprawność funkcjonowania biura zależy od wyboru najkorzystniejszej i zajmującej najmniej czasu metody przekazywania informacji właściwym odbiorcom.

Istnieje wiele sposobów transmisji informacji, do których można zaliczyć:

- kontakty bezpośrednie osobiste,

- wykorzystywanie urządzeń technicznych (telefony, dalekopisy, komputery, radio, telegramy),

- przekazywanie informacji na piśmie.

Najprostszym i często najszybszym sposobem przekazywania informacji są bezpośrednie kontakty kierowników z pracownikami lub pracowników między sobą bądź to w postaci indywidualnych rozmów, bądź na naradach. Wymagają one wprawdzie tworzenia pewnych dokumentów w postaci notatek, protokołów itd., to jednak wymiana myśli jest tu bezpośrednia i rzadko może być zastąpiona efektywnie innym rodzajem łączności.

Stadia pracy nad informacją stanowią podstawę działania każdego biura. Sposób ich realizowania, metody pracy oraz obieg dokumentów stanowią istotny element techniki etapu rejestrowania pracy biurowej.

Podstawą racjonalizacji obiegu informacji i związanych z nią przebiegów pracy jest zebranie danych o istniejącym stanie rzeczy. Można to osiągnąć w drodze obserwacji, wywiadów i rejestracji faktów. Zanim jednak przystąpi się do szczegółowej rejestracji obiegu dokumentów, należy ustalić:

- czy badane będą wszystkie dokumenty, czy też wybrane zostaną w wyniku wstępnej analizy dokumenty typowe?

- jakie komórki uczestniczą w obiegu, które z nich zostaną poddane badaniu?

- jakie techniki rejestracji zostaną tutaj wykorzystane?

Techniki rejestracji obiegu dokumentów są pochodnymi technik rejestracji czynności i przepływu materiałów stosowanych w badaniu pracy. Do rejestracji obiegu dokumentów możemy zastosować Kartę Obiegu Dokumentu.

Karta Obiegu Dokumentu jest odmianą Karty Przebiegu Materiału (badany jest obieg dokumentu) i stosowana jest w badaniu i usprawnianiu organizacji pracy biurowej.

Rejestracja za pomocą Karty Obiegu Dokumentu dotyczy czynności (operacji, kontroli, likwidacji) dokonywanych na dokumencie oraz stanów, w jakich się on znajduje (oczekiwanie, składowanie, czytanie) a także przemieszczeń dokumentu. Pozwala ona rejestrować obieg pojedynczego dokumentu, dokumentu z kopiami oraz wielu dokumentów (zarówno pojedynczych jak i z kopiami). Dla poprawy przejrzystości zapisu w Karcie Obiegu Dokumentu część roboczą karty dzieli się na tyle kolumn, ilu jest uczestników badanego obiegu (stanowisk pracy, na których zatrzymuje się dokument) a zapisu dokonuje się stosując zasadę “jeden znak w jednym wierszu”.

Analiza procesu obiegu dokumentów umożliwia:

- uproszczenie obiegu (zmniejszenie liczby uczestników obiegu oraz liczby operacji),

- skrócenie czasu obiegu,

- zmniejszenie liczby kopii,

- likwidację dublujących się informacji występujących w różnych dokumentach,

- wykrycie oraz ograniczenie samowoli i dowolności urzędników w zakresie obiegu dokumentów.

Prezentacja obrazu drogi dokumentu ma szczególne znaczenie dla analizy i oceny zarówno czasu obiegu dokumentu (czas załatwiania danej sprawy, czas oczekiwania na załatwienie oraz czas przemieszczenia) jak i organizacji pracy osób uczestniczących w badanym procesie. Dokument przechodzi z jednego stanowiska na drugie (z jednego punktu zatrzymania na drugi), w każdym z nich na dokumencie wykonywana jest przynajmniej jedna czynność, w każdym z nich dokument również oczekuje na załatwienie. Im zatem mniej punktów zatrzymania wystąpi w obiegu, tym mniejszy będzie czas oczekiwania, a tym samym krótszy łączny czas obiegu dokumentu. Liczba punktów zatrzymań wynika między innymi z liczby ośrodków dysproporcji, stopnia centralizacji władzy w instytucji, istniejącego systemu kancelaryjnego oraz techniki pracy biurowej.

Analiza poszczególnych elementów obiegu dokumentu pozwala na stwierdzenie, czy rzeczywisty obieg ma kształt zgodny z postulowanym w zasadach prawidłowego obiegu dokumentów. Zasady te przewidują między innymi aby obieg dokumentu:

- odpowiadał potrzebom związanym z załatwieniem danej sprawy, był zgodny z trybem załatwiania ujętym w odpowiednich przepisach oraz obejmował tylko te stanowiska, które są zainteresowane załatwieniem danej sprawy,

- był szybki (eliminacja czynności zbędnych oraz zmniejszenie okresu oczekiwania na poszczególne czynności),

- umożliwiał kontrolę stanu załatwienia danej sprawy w każdej fazie obiegu,

- zapewniał najkrótszą drogę dokumentu (na danym stanowisku tylko jeden raz).

Karty obiegu dokumentów dzięki prostocie rejestrowania, dokładności zapisu oraz przejrzystości i łatwości odczytywania są doskonałym środkiem techniki organizatorskiej ułatwiającym poszukiwanie możliwości usprawnień przez analizę i ocenę stanu istniejącego.

BIBLIOGRAFIA:

1/ Zofia Mikołajczyk, “Techniki organizatorskie” PWN 1979

2/ Henryk Bieniok “Metody sprawnego zarządzania”

Agencja Wydawnicza 1999

1

Szukasz gotowej pracy ?

To pewna droga do poważnych kłopotów.

Plagiat jest przestępstwem !

Nie ryzykuj ! Nie warto !

Powierz swoje sprawy profesjonalistom.

0x01 graphic



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
praca-magisterska-a11406, Dokumenty(2)
praca-magisterska-a11222, Dokumenty(2)
praca-magisterska-6811, Dokumenty(8)
praca-magisterska-a11186, Dokumenty(2)
praca-magisterska-7383, Dokumenty(2)
praca-magisterska-a11473, Dokumenty(2)
praca-magisterska-6699, Dokumenty(8)
praca-magisterska-7444, Dokumenty(2)
praca-magisterska-6435, Dokumenty(8)
praca-magisterska-7412, Dokumenty(2)
praca-magisterska-6860, Dokumenty(1)
praca-magisterska-6426, Dokumenty(8)
praca-magisterska-7213, Dokumenty(2)
praca-magisterska-6598, Dokumenty(8)

więcej podobnych podstron