ZASADY KORESPONDENCJI-NORMA POLSKA
Blankiet to papier maszynowy formatu A4, A5w ukł poziomym lub pionowym.
Blankiet bezkopertowy: przeznaczony do przesyłania korespondencji bez używania kopert.
Blankiet uproszczony :zawiera adres nadawcy ale nie zaw. stałych nadruków jak np okienko adresowe i znaki powoławcze. Słuzy do przesył korespond. w kopertach. Notatka,protokół, zaświadczenie, upoważnienie, zawiadomienie, zaproszenie, umowa, pozew.
Blankiet zwykły: to blankiet o powszechnie stos ukł graficznym i rozmieszczeniu treści; przeznaczony do przesyłania w kopertach bez okienek i z okienkami.
Blankiet reklamowy : ma powiększone pole nagłówkowe, przeznacz na cele reklamowe, w nagłówku wyst specjalne oznaczenia, znaki firmowe.
BLANKIETY POWINNY ZAWIERAC: pole adresowe A na adres odbiorcy i znak kodu pocztowego, pole identyfikacyjne C na umieszczenie cechy, symbolu i oznaczenia formularza pole informacyjne D inf uzupełniające np. num tel, faksu, num regon, nip, num konta bankowegopole firmowe E logo firmy lub elementy o charakt okolicznosciowym, informacyjnym pole nagłówkowe G nagłowek czyli nazwę i adres nadawcy pole korespondencyjne K tekst korespondencji pole marginesowe M stanowi boczny margines przeznaczony na wpięcie blankietu w skoroszycie pole nadawcy N adres nadawcy pole dodatkowe P na dalszy ciąg tekstu korespondencji pole reklamowe R rozszerzenie nagłówka o dodatkowe elementy o charakt reklamowym pole symbolowe S na nalepki, adnotacje,znaki pocztowe pole wpływu adnotacje wpływu, obiegu, decyzji itp
Na blankietach występują nadruki stałe i zmienne. Stałe to np. pismo z dnia, nasz znak, data, sprawa. Zmienne ustalane są przez zamawiającego zalicza się do nich nadruki w nagłówku i innych polach poza polem korespondencyjnym.
ADRES NAWAWCY
Powinien zawierac takie dane : nazwe firmy i jej logo, dokładny adres (ul, miesjcowosc,kod), num telefonu i faksu,nazwe banku i num konta, NIP, Regon, adres e-mail, adres strony internetowej, na blankiecie reklanowym takze el reklamowe
ADRES ODBIORCY
Wpisuje sie po prawej stronie „osi” pola pisania,stosując układ blokowy pionowy, nie powinien przekraczac 7 wierszy liczonych przy odstępie pojedynczym, gdy adres krótki mozna uzyć odstepu 1,5.Adres odbiorcy kirrowny do osoby prywatnej powinien zawierac: formę grzecznosciową Pan/Pani, imie i nazwisko, tytuł naukowy jesli taki ma, dokładny adres. Pismo kierowane do firmy i adresowane do konkretnej osoby powinno zaw: formę grzecznościową Pan/Pani, imie i nazwisko, tytuł naukowy, stanowisko, nazwę komórki organizacyjnej, nazwę instytucji, dokładny adres.
OZNACZENIA SPECJALNE
Formuły typu: „na ręce Pana/Pani” ,”za pośrednictwem Pana” stosuje sie gdy pismo kieorwne jest do konkretnej osoby, która powinna zając sie sprawą, wówczas pismo adresuje się na instytucję a pod pełnym adresem wpisuje sie tresc specjalnego oznaczenia. W okienku adresowym „pilne, polecone, tajne” umieszcza się nad adresem odbiorcy wyrózniając np podkresleniem.
INICJAŁY <hasła znaków powoławczych>
Powinny byc rozmieszczone w jednym wierszu, w ustalonej kolejnosci, pod adresem odbiorcy:
Pismo z dnia znak nasz znak data
Jesli korespondencje zaczyna nasza forma pod inicjałami pismo z dnia i znak stawiamy minus.
DATA
Oznaczamy cyframi arabskimi,na blankietach korespond umieszcza się pod odpowiednią formułą stałego nadruku, a na papierze maszynowym data i miejscowosc powinna byc umieszczona w tej samej linii co pierwszy wers adresu nadawcy
SPRAWA max 3 wersy pisane blokowo, drugi wers piszemy pod pierwszą literą tresci spr z wiersza poprzedniego, na koncu nigdy nie stawiamy kropki. Nadruk taki umieszcza sie w odstępie 2 intrelinii od ostatniego zapisanego wiersza.
ZWROTY GRZECZNOŚCIOWE
Formuły wstępne
Zwrot grzecznosciowy piszemu w odl 2-4 pojedynczych odstepów wierszowychod nadruku sprawa. Natomiast wpisywanie tresci pisma rozpoczyna sie zachowując pojedynczy odstep wierszowy.Gdy tresc pismajest redagowana blokowo pisanie zwrotu grzeczn rozpoczynamy od lewego marginesu, a gdy tresc redagowana jest z akapitem, zwrot grzeczn przesunięty jest w prawo na wielkosc akapitu. Nie stwiamy po zwrocie przecinka a początek tresci pisma rozpoczynamy małą literą. Szanowny Panie/Pani, Szanowny Panie Dyrektorze, Pani Dyrektor, Szanowni Państwo.
Formuły końcowe
Z wyrazami szacunku, Z poważaniem, Z pozdrowieniami, Z turystycznym pozdrowieniem. W ukladzie blokowym formułe koncową piszemy wzdłuż lewego marginesu, stosując odstęp 1 interlinii od końca treści pisma
Podpisy
Najpierw umieszczamu funkcję, stanowisko (2-3 interilinie od konca tekstu) następnie podpis zachowując odstęp 3-4 interlinii- tak powstaje miejsce na ręczny podpis. Jesli osoba posiada tytuł naukowy umieszczamy go przed imieniem i nazwiskiem. Gdy podpisuje sie 2 osoby to po lewej str osoba niższa stanowiskiem. Gdy 3 osoby po środku osoba najmniej wazna a po prawej najwzniejsza.
Załączniki
Słowo załącznik umieszcza się na wysokości napisu mówiącego o stanowisku, jesli list podpisuje osoba prywatna - na wysokosci podpisu, stosując odstęp 2-3 interilini od ostatniego wersu tekstu.
Według rozdzielnika
Formula stosowana gdy pismo tej samej tresci wysylane jest do kilku adresatów. Wpolu adresowym zamiast odbiorycy wpisuje się wyrażenie według rozdzielnika. Z kolei pod tekstem w tym samym miejscu co załącznik umieszcza się słowo otrzymują: pisane z dwukropkiem i podkreslone. Po nim wypisuje sie adresatów.