ORGANIZACJA SPOTKAŃ I PRZYJMOWANIE DELEGACJI

Przyjmowanie delegacji i organizacja spotkań stało się obecnie jednym z podstawowych zadań życia gospodarczego. Odwiedzające jednostkę organizacyjną delegacje krajowe, a również - coraz częściej - zagraniczne, mają na celu m. in. prowadzenie negocjacji, zawarcie porozumień, zorientowanie się w możliwościach nawiązania stosunków handlowych, kooperacyjnych itp.
W zależności od celu, delegacje mogą mieć różny skład osobowy, a jej skład nadaje delegacji odpowiednią rangę. To właśnie ranga delegacji wpływa na sposób jej traktowania przez przyjmujących.

Przyjmowanie delegacji wymaga od gospodarzy odpowiedniej oprawy, czyli m. in.:

• przygotowania programu pobytu;

• przygotowania i rozesłania zaproszeń lub zawiadomień;

• przygotowania sali obrad;

• rezerwacja miejsc w hotelu;

• uzgodnienia terminów i miejsc wizyt;

• przygotowania niezbędnych informacji;

• przygotowania materiałów pomocniczych;

• przygotowania projektu umowy lub porozumienia;

• organizacja spędzenia czasu wolnego

Podstawą rozpoczęcia prac nad organizacją przyjęcia gości jest w pierwszej kolejności opracowanie programu pobytu delegacji. Opracowując program bierzemy pod uwagę to, aby jak najwięcej czasu zarezerwować na merytoryczne załatwienie spraw wizyty. Również powinniśmy zapewnić czas na poznanie, np. życia gospodarczego, kulturalnego i społecznego naszego regionu czy kraju w przypadku delegacji zagranicznych. Program wizyty opracowujemy w ujęciu ramowym i szczegółowym.

Program ramowy pobytu delegacji powinien zawierać:

• czas pobytu delegacji,

• skład delegacji i miejsce zakwaterowania,

• przebieg spotkania,

• czas przeznaczony na realizację poszczególnych punktów przebiegu spotkania.

Program ten jest przeznaczony zarówno dla gości jak i gospodarzy. Przykład takiego programu przedstawia rysunek 9.

Program szczegółowy pobytu delegacji jest poszerzony o informacje dla gospodarzy, tj. osoby odpowiedzialne za realizację odpowiednich punktów przebiegu spotkania. Powinien zawierać również działania podejmowane po zakończeniu wizyty. Przykład takiego programu przedstawia rysunek 10.

Gości na organizowane uroczyste spotkanie zapraszamy poprzez wysłanie na około jeden, dwa tygodnie przed planowanym spotkaniem zaproszeń lub zawiadomień. Zaproszenie sporządzamy na papierze (kar­tonie) formatu A6, w formie złożonej pocztówki. Treść zaproszenia powin­na zawierać:

• tytuł;

• informację, kto zaprasza,

♦ imię i nazwisko oraz tytuł naukowy lub honorowy, zajmowane
stanowisko osoby zapraszanej;

• informacje o celu i rodzaju imprezy, na którą zapraszamy;

• ewentualnie nazwiska i telefony osób, z którymi można się kontaktować w razie pytań czy wątpliwości;

• miejsce (adres) oraz godzinę rozpoczęcia imprezy;

• ewentualnie porządek obrad - drukujemy po lewej stronie zaproszenia;

♦ informacje dodatkowe, np. plan dojazdu, prośbę o potwierdzenie przybycia, rodzaj obowiązującego stroju. Przykład zaproszenia przedstawia rysunek 11.

Zawiadomienie w odróżnieniu od zaproszenia piszemy na papierze maszynowym formatu A4, w którym podajemy te same informacje co w zaproszeniu oraz umieszczamy datę i podpis osoby zapraszającej. Przykład zawiadomienia przestawiono w punkcie 3.10 - zebranie jako forma wymiany informacji.

Istotnym elementem podjęcia gości jest odpowiednie ich rozsadzenie przy stole obrad. Powinny to być miejsca zaszczytne, w praktyce są to miejsca na przeciw okien lub na przeciw głównych drzwi, jeśli są one częścią centralną sali. Kolejność zajmowania miejsc przy stole zależy od hierarchii służbowej członków delegacji. Miejsca środkowe zajmują przewodniczący delegacji, po ich prawej stronie siadają zastępcy, a po lewej członkowie delegacji zajmujący drugie miejsce w hierarchii, np. tłumacz - jeśli jest to delegacja zagraniczna. Sekretarka wcześniej przygotowuje wizytówki i kładzie je na stole w odpowiednim miejscu. W przerwie obrad podawany jest poczęstunek, powinien być przygotowany przy innym stole, a najlepiej w innym pomieszczeniu. Umożliwia to odpowiednie przygotowanie stołu bez przeszkadzania w rozmowach. Stół nakrywamy serwetą i ustawiamy naczynia: filiżanki, talerzyki, noże, widelce, papierowe serwetki, napoje kawę herbatę w termosach itp.

Na zakończenie, pomyślnie przeprowadzonych obrad i podpisaniu wiążących umów wznosi się toast. Toast wznosimy szampanem. Osoba wznosząca wygłasza go na stojąco, dopiero pod koniec toastu ujmuje kieliszek z szampanem w dłonie.

Przyjętym zwyczajem stało się już obdarowywanie gości drobnym upominkiem, który ma za zadanie podtrzymanie przyjaznych kontaktów. Wybierając upominek pamiętaj o tym, że:

• powinien być oryginalny,

• nie powinien się powtarzać,

• wybieramy go z myślą o obdarowywanym,

• ofiarujemy go w odpowiednim momencie,

• nie powinien pociągać za sobą żadnych zobowiązań.

Mogą to być upominki mówiące "coś" o firmie, miejscowości, w której się ona znajduje, regionie, np. kalendarz ze zdjęciami ciekawych okolic, album ze zdjęciami miejsc kultury narodowej itp.

Ry3. 9. Przykład ramowego programu pobytu delegacji

Program ramowy (przykład)

pobytu delegacji Firmy „LinkAir"

14 lutego-16 lutego .... r.

Skład delegacji:

1. Michel Jens

Dyrektor generalny Hotel Pok. 120

2. John First

Dyrektor handlowy Hotel Pok. 201

3. Jim Renegerg

Kierownik Działu Importu Hotel Pok. 240

4. Christine Scot

Asystentka Hotel Pok. 275

ŚRODA, 14 LUTEGO

12.00 - Przylot delegacji na

12.20 - Odjazd z lotniska do Hotelu

13.00 - Przejazd do hotelu, zakwaterowanie. Krótkie omówienie programu.

13.30 -Śniadanie

18.00 - Obiad wydany w Hotelu przez Prezesa

CZWARTEK, 15 LUTEGO

10.00 - Rozmowy w firmie

13.00-15.00 -Obiad

15.30 - Praca w grupach

19.00 -Teatr

PIĄTEK, 16 LUTEGO

9.30 - Zwiedzanie zakładów Firmy

13.00 - Obiad

14.30 - Wyjazd na lotnisko, pożegnanie i odlot

Uwaga: pożegnanie odbywa się tak jak odlot.

Adresy i telefony:

Hotel W

ul

Ambasada tel

Biuro Radcy Handlowego tel

Dyrekcja Firmy ^te|

Rys. 10. Przykład szczegółowego programu pobytu delegacji

Program szczegółowy (przykład) pobytu delegacji w dniach 14-15 lutego .... r. Odpowiedzialni za realizację programu: ♦ strona merytoryczna - rozmowy - Adam Janecki, prezes ♦ wizyty, spotkania, teatr - Maria Lubarska , sekretarka ♦ Zakwaterowanie, transport - Janusz Draga, kierownik działu transportu
Czas	Działania	Odpowiedzialny/wykonanie
Środa, 14 lutego
12.00	Przylot delegacji na Powitanie i odjazd do Hotelu	Janecki, Woźniak, Mielnik
13.00	Przejazd do Hotelu. Omówienie programu, przekazanie biletów do teatru.	Janecki, Lubarska
13.30	Śniadanie we własnym gronie.	Goście
18.00	Obiad wydany prze Prezesa w Hotelu	Goście. Gospodarze: Janecki, Woźniak, Mielnik, Draga, Lubarska
Czwartek, 15 lutego
10.00	Rozmowy w siedzibie Firmy, sala Konferencyjna	Goście: wszyscy członkowie delegacji. Radca Handlowy Ł. Kania. Gospodarze: Janecki, Mielnik, Kruza, Kawa.
13.00-15.00	Obiad	Wszyscy
15.30	Praca w zespołach	Zespół I goście: M. Jens, J. Frist. Gospodarze: Janecki, Wożniak, Kania. Zespół II goście: Ch. Scot, J. Reneberg. Gospodarze Mielnik, Kruza, Kawa.
19.00	Teatr	Goście i Radca Handlowy Ł. Kania. Gospodarze: Janecki, Woźniak, Lubarska.

Rys. 11. Przykład zaproszenia

Prezes firmy „MleczEuro"
ma zaszczyt zaprosić
Pana Jana Kowalskiego Dyrektora Generalnego FAPA Polska
Na koktajl z okazji otwarcia oddziału regionalnego firmy w dniu .. maja br. o godzinie 17.30 w sali Balowej Hotelu Forum
	Strój oficjalny

---