Kancelarie kościelne i skryptoria klarsztorne XII-XV w.
O ukształtowaniu organizacji wewnątrzkościelnej mówimy od końca XII wieku. Diecezją kierował biskup, ciałem doradczym była kapituła, która administrowała diecezją w czasie wakansu(nieobecności biskupa). Diecezje dzieliły się na prepozytury, archidiakonaty(od XIII w. podział na dekanaty). Od XV w. diecezje dzieliły się na oficjałaty generalne(oficjał) i okręgowe czyli foralne. Najniżej stały parafie. Sądownictwo należało do biskupa lub jego zastepców: archidiakonów i oficjałów. Urzędy w kurii biskupiej dzieliły się na: nadworne, zadworne, pozakurialne, ktore dzieliły sie na administracyjne i sądowe. Przy boku biskupa urzędowali: marszałek, kanclerz, kapelani, sedziowie, podskarbi, stolnik(na wzór dworów książęcych). Urzędy osadzane były zarówno przez osoby duchowne jak i świeckie. Kanclerz, który był zawsze duchownym kierował kancelarią, marszałek zarządzał dworem i ceremoniałem dworskim, podskarbi(wcześniej ordynariusz) majątkiem biskupim. Od połowy XV w. całością dóbr zarządzał ekonom generalny mianowany przez ordynariusza za zgodą kapituły. Urzędy zadworne zajmowały się działami adm. i sądowymi i były kierowane przez archidiakonów oraz oficjałów i wikariuszy generalnych. Oba urzędy: nadworny i zadworny miały swoją kancelarię.
Archdiakoni prowadzili prawdopodobnie w siedzibie swoich urzędów własną kancelarię, prowadzącą akta wizytacji kościołów, ślady tychże uchwytne są dopiero od XVI w. Kanc. prowadził 1 notariusz. Akta były przekazywane za pośrednictwem konsystorzy do kanc. biskupiej. Oficjałowie prowadzili własne kancelarie(konsystorze) wg kompetencji. Kanc. oficjałów okręgowych były mniej rozbudowane od kanc. oficjała genereralnego. Akta przechowywano przy miejscowym konsystorzu. Urzędy dziekańskie miały swoje kancelarie, ślady dopiero od XVII-XVIII w. Dopiero od XVI w. można spotkać pierwsze akta i księgi parafialne, księgi metrykalne, które stały się początkiem działalności kanc. parafialnych. Od poł. XIV w. kapituły gnieźnienska i poznańska posiadały 7 prałata-kanclerza, który kierował kancelarią, archiwum i bilblioteką kapitulną. Kapituły katedralne prowadziły swoje kancelarie, na czele których początkowo stali prałaci- prepozyci lud dziekani. Akta przechowywano w archiwach kapitulnych( w katedrach) pod opieką kustosza. Kapituły kolegiackie miały prokuratora i stałego pisarza. Przepisy wizytacyjne lub kwestionariusze przeprowadzonych wizytacji były przechowywane w kanc. i archiwum biskupim. W kanc. dekanalnych mogły znajdować się odpisy protokołów wizytacji dziekańskich. Do zadań urzędu biskupiego należały również funkcje notarialne i wszelkie czynnosci kancel. W XV w. zaczęto prowadzić w kanc. księgi swych czynności, które były przede wszystkim kopiarzami dokumentów wychodzących, oblatowanych, transumowanych, pozwów, dekretów i wyroków sądu biskupiego.
Urząd nadworny prowadził korespondencję urzędową i prywatną biskupa, z działalności politycznej i gosp.-skarbowej majątku biskupa min. obrót ziemią. Kancelaria musiała przestrzegać prawa kanonicznego. Całość sądownictwa bisk. obsługiwała kanc. curiae episcopalis. Biskup miał kanc,. ruchomą. Urzędnikami kanc. byli notariusz lub pronotariusz kurii, kanclerz, notariusze i pisarze. Kanclerz był kierownikiem kanc. a z prawa kanonicznego notariusz. Od końca XVI w. notariusz kurii spisywał dokumenty, księgi, rejestry. Był obecny przy czynnościach i aktach sądowych, zapisach, testamentach, opiekował sie archiwum. Czuwał nad sporządzaniem czystopisów akt, czym zajmowali się praktycznie pisarze. W XIII w. stosowano kalendarz rzymski następnie kościelny. W kancelariach biskupich aż do końca XIV w. używano rejestrów dok. z nich wychodzących, przechowywano w skarbcu nadania książece, kontakty z kurią rzymską i innymi biskupstwami, akta związane z zarządzaniem majątkiem arcybiskupa i kapituły. W r. 1468 sporządzono pierwszy rejestr dokumentów(kopiarz) w arcyb. Gnieźnieńskim.
W kancelarii kurii biskupiej można podzielić dokumentację na:
typu ustawodawczego â statuty diecezjalne, art. wizytacyjne, dekrety reformacyjne oraz ordynacje dla poddanych
typ władzy nauczycielskiej, kapłańskiej, i pasterskiej â mandaty, listy, księgi czynności, rejestry korespondencji, akta i księgi dla spraw publicznych
wynikającą z uprawnień sądowych â pozwy, monitory, protokoły, wyroki sądowe, rejestry sądowe
z tytułu praw majątkowych biskupa â rejestry gosp., rewizje dóbr, korespondencja związana z zarządem i eksploatacją majątku.
Na czele urzędu oficjała stał on sam mając do pomocy sędziów-asesorów, notariuszy, instygator-fiskał wnosił sprawy do oficjalatu jako publiczny oskarżyciel i prowadził proces, dbał o finanse urzędu. Oficjałowie mieli zastępców w osobach sędziów surogatów.
Urzędnikami kanc. kapituły byli: notariusz, prokurator, punktator(pomocnik prokuratora -sprawy majątkowe kapituły i adm. majątku) i ew. pisarz.
Dokumentacja kanc. kapituły:
statuty
nadania, dziesięciny, zamiany dóbr, immunitety, lokacje
kopiarze
Oprócz ksiąg czynności prowadzono również księgi wpisów instalacji(obsadzania) kanoników, księgi majątkowe.
Do dokumentacji skryptoriów klasztornych należały:
kalendarze, nekrologi, roczniki, kroniki. Klasztory były głównymi twórcami dokumentów wystawianych przez darczyńców na ich rzecz. Cystersi mieli najlepiej rozwinięty system kanc., posiadali wzory formularzy:
Formularz dzielił się na:
inwokację
promulgację
narrację
dyspozycję
korroborację
datację
Skryptoria spisywały od XIII w. kopiarze swoich przywilejów i nadań klasztornych.
W XV w. powstały ksiegi przywilejów â wpisywano otrzymane przywileje, nadania, akty kupna â sprzedaży itp.
Prowadzone były również księgi spraw konwentu, księgi zmarłych, spisy mnichów,
księgi rachunkowe dochodów i wydatków, dotyczące spraw sądowych(procesy majątkowe, dłużne).
Kanc. składała się przeważnie z jednego pracownika podlegającego opatowi, który pełnił rolę notariusza i pisarza.