notatki, Dokumentacja w pracy biurowej, Temat: Dokumentacja biurowa i typowe dokumenty biurowe.


Temat: Dokumentacja biurowa i typowe dokumenty biurowe.

1. Dokumentacja biurowa:

0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
Dokumentacja biurowa

Akta

0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
sprawy

Dokument

biurowy

................

...............

...............

..............

................

...............

Akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia.

np.

Dokumentacja dotycząca wszystkich pracowników.

Zbiór dokumentów dotyczących określonej sprawy.

np.

Komplet dokumentów dotyczących zatrudnienie jednego pracownika

Podstawowa jednostka podziału dokumentacji biurowej.

np.

Podanie o przyjęcie do pracy,

życiorys.

2. Do typowych dokumentów biurowych zalicza się:

Pisma przewodnie - krótkie często 1-zdaniowe, towarzyszy innym dokumentom, uzupełnia treść, gdy nadawca chce mieć potwierdzenie lub wyrazem dobrych obyczajów.

Listy informacyjne - krótkie, zwięzłe pisma przekazujące komplet niezbędnych informacji na określony temat. np.

Protokół - sporządzony w celu potwierdzenia określonego stanu faktycznego np.:

każdy zawiera:

Sprawozdania - odzwierciedlają nowych wypadków i zdarzeń np.:

każde zawiera:

Temat: Zasady redagowania pism urzędowych.

Każde pismo powinno stanowić logiczną i koncepcyjnie zwartą całość. W korespondencji urzędowej stosuje się styl urzędowo-kancelaryjny, charakteryzujący się zwięzłością, bezosobowością w aktach ogólnych, posługiwaniem się gotowymi formularzami, ujmowaniem treści w formie punktów, specyficzną terminologią, kategorycznymi formami itp.

Pisma urzędowe powinno się redagować:

W pismach urzędowych nie wolno popełnić błędów językowych:

nie piszemy

należy pisać

w odpowiedzi na

odpowiadając na

w nawiązaniu do

nawiązując do

w załączeniu

dołączamy, przesyłamy

za wyjątkiem

z wyjątkiem

na adres

pod adresem

zabezpieczyć

zapewnić

wzajemna współpraca

współpraca

okres czasu

czas

potencjalne możliwości

możliwości

odgrywać znaczenie

mieć znaczenie

na temat(w temacie)

tym problemem

dalej kontynuować

kontynuować

Temat: Skróty w korespondencji

Przy redagowaniu pism używa się skrótów:

a) od często powtarzających się zwrotów potocznych,

prof.

tj.

br. (bieżący rok)

w. (wiek)

ds.

tzn.

bm. (bieżący miesiąc)

lp. (liczba porządkowa)

z up.

itp.

m. in.

ldz. (liczba dziennika)

tzw.

np.

wz. (w zastępstwie)

o ojciec

oo. ojcowie np. benedyktyni

b) od tytułów zawodowych i naukowych,

prof.

dyr.

drą. (doktora)

inż.

gen.

mgr

kpt.

dr

mgr. (magistra)

c) od skrótów miar wag i jednostek monetarnych,

mm

km

g

gr.

cm

a

dag

m

ha

kg

$

c) skróty liczebników i grup liczb,

12 tyś., ton

m2

20 mln szt.,

m3

10 mld zł

e) czasu i daty,

sek.,

min

godz. 1.25 14.30

f) inne.

PCK

GUS

bhp

WOM

PKO

GUS - owski

UOP

KO

Temat: Części składowe pisma

W pismach można wyróżnić następujące części:

  1. Nagłówek,

  1. znaki powoławcze (data pisma, znak sprawy),

  1. nazwa i adres odbiorcy,

  1. określenie przedmiotu sprawy,

  1. treść pisma,

  1. podpis,

  1. elementy dodatkowe: - informacje o załącznikach,

- adresy instytucji, które otrzymują pismo do wiadomości.

Ad 1.

Lewo, prawo lub całe pole nagłówkowe, może być odciśnięte stęplem nagłówkowym zawiera: nazwę i adres nadawcy pisma oraz inne elementy np. numer telefonu, faksu, konta bankowego, numer REGON, NIP, nadruki reklamowe.

Ad 2.

Wasze pismo z dnia znak - nasz znak - data

Ad 3.

W polu adresowym, każdy składnik w osobnym wierszu, w układzie blokowym, zawsze w pierwszym przypadku !

Ad 4.

Po słowie sprawa, spraw lub dotyczy., krótko zwięźle w 1 przypadku. Treść sprawy nie powinna być dłuższa niż 3 linie (można ją wyróżnić przez podkreślenie lub tłusty druk). Po napisaniu treści sprawy nie stawiamy kropki.

Ad 5.

2-4 wiersze poniżej słowa sprawa, w układzie blokowym (obecnie częściej stosowany) lub a linea (z wcięciem). Kończymy 30 mm od dolnej krawędzi 10 mm margines + 20 mm znak zakończenia pisma ./. l, „./.” lub słowo -verte- przeniesienie treści pisma na drugą stronę i przestawia się marginesy 20 i 10 mm

Ad 6.

2-3 wiersze poniżej ostatniego wiersza (stanowisko służbowe, imię, nazwisko)

Parafka - (skrót podpisu)

Ad 7.

Po lewej stronie pod tekstem pisma.

Do wiadomości lub otrzymują - po lewej stronie.

Wyróżniamy cztery elementy składowe tekstu pisma:

- wprowadzenie

- przedstawienie problemu

- uzasadnienie

- wnioski końcowe

Wyróżnia się dwa rodzaje uzasadnienia: faktyczne i prawne.

Prawidłowo zredagowane pismo może zawierać wszystkie cztery elementy pisma, trzy albo tylko dwa. W piśmie musi być zawsze przedstawienie problemu i uzasadnienie.

Temat: Rozplanowanie treści pisma.

1. Pisma mogą być sporządzone na:

0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic

0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic

0x08 graphic

.

.

.

.

0x08 graphic

*przykłady dla papieru bez nadruku

Temat: Korespondencja w sprawach handlowych

Dotyczy przede wszystkim transakcji kupna sprzedaży

Występują dwie strony:

Transakcja dochodzi do skutku po ustaleniu:

przedmiotu dostawy (rodzaj, ilość, jakość)

i jej warunków (cena, miejsce, termin, regulacja należności)

Korespondencja prowadzona jest w 4 fazach:

I propozycja kupna sprzedaży,

II zamówienie,

III dostawa,

IV weryfikacja dostawy

I Propozycja kupna sprzedaży:

a) Pismo informacyjne (kieruje dostawca do potencjalnych odbiorców),

b) Zapytanie o ofertę (kieruje odbiorca do różnych dostawców),

c) Oferta (wiążąca propozycja sprzedaży lub kupna towaru bądź usługi)

powinna zawierać:

II Zamówienie:

a) Umowa o dostawę,

Akt podpisany przez dostawce i odbiorcę, zamówienie podpisane przez odbiorcę.

b) Zamówienie

III Dostawa:

a) Awizo - informacja dostawcy o wysyłce towaru,

b) Specyfikacja wysyłkowa - na formularzu, oryginał wysyłamy razem z towarem,

c) Faktura

d) Dowód przyjęcia

sporządzony komisyjnie przez odbiorcę w celu stwierdzenia zgodności przesyłki z zamówieniem,

IV Weryfikacja dostawy

a) Reklamacja (ilościowa lub jakościowa, sporządzona na blankiecie korespondencyjnym).

b) Odpowiedz na reklamacje (na blankiecie korespondencyjnym).

Temat: Korespondencja w sprawach osobowych.

Jest to korespondencja prowadzona pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Korespondencja w sprawach osobowych prowadzona jest w 3 fazach:

*Niekiedy wyróżnia się 4 fazę - poszukiwanie pracy

1. Korespondencja związana z przyjmowaniem pracownika do pracy

a) Podanie o przyjęcie do pracy powinno zawierać informacje o wykształceniu i dotychczasowej pracy, załącznikami są:

b) Curriculum vitae (c.v.) „życiorys na wzór zachodni”

c) List motywacyjny pisany odręcznie

d) Kwestionariusz osobowy (formularz zawierający usystematyzowane pytania).

e) Zapytanie o karalność kierowane do Centralnego Rejestru Skazanych (na formularzu)

f) Umowa o prace - oświadczenie woli pracownika i pracodawcy:

g) Powołanie - pisma, w którym nawiązuje się stosunek pracy z pracownikiem, który ma być zatrudniony na stanowisku kierowniczym (na blankiecie korespondencyjnym)

2. Korespondencja występująca w czasie trwania stosunku pracy

a) Pisma o przeszeregowaniu pracownika - dotyczy podwyższenia wynagrodzenia zawiera wyszczególnienie elementów płacowych oraz termin awansu

b) Pismo o zmianie umowy o prace - nowe warunki płacy lub pracy termin na odpowiedź na ofertę

c) Zaświadczenie pracy - stwierdza fakt zatrudnienia pracownika w zakładzie wydającym zaświadczenie

d) Karta urlopowa - informuje kiedy udzielono urlopu (specjalny formularz)

e) Zezwolenie na dodatkową pracę wystawia się na wniosek pracownika.

3. Korespondencja związana z rozwiązaniem stosunku pracy.

a) Pismo o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem zawiera:

(sporządzane na formularzu lub blankiecie korespondencyjnym).

b) Pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zawiera:

podstawę prawną rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym (np. rażące naruszenie dyscypliny pracy, utrata prawa wykonywania zawodu).

c) Świadectwo pracy zawiera:

d) Opinia o pracy wydawana na wniosek pracownika.

W formie pełnej 20 czerwca 1993 (do sądów i urzędów skarbowych)

lub

w skróconej 1993-06-20.

lub:

Załączniki:

1. Zamówienie.

2. Potwierdzenie zamówienia.

3. Zgłoszenie reklamacji

Sprawa:

Rozpocząć zwrotem np.

Szanowna Pani

lub

Szanowna Pani Dyrektor

Treść pisma ująć w akapitach (w układzie blokowym lub a linea)

Zwrot kończący (pamiętać o przecinku na końcu!)

Z poważaniem,

lub

Łączę wyrazy szacunku,

Jeżeli kopie do kilku odbiorców to podkreślamy nazwę i adres podmiotu do którego dana kopia będzie wysyłana i przekreślamy pozostałe adresy.

Bardzo krótkie określenie treści pisma w krótkich pismach z reguły pomijany.

treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji

Pole adresowe
20x90mm

Prezes

.

.

Jan Król

Do wiadomości:

Pani Maria Kwiatkowska

Załączniki: 3

Miejscowość i data

Znak pisma nadawcy

Adres nadawcy
30x95mm

Do wiadomości:

Pani Maria Kwiatkowska

Osoba stojąca niżej w hierarchii przedsiębiorstwa

Główny Księgowy

mgr Jan Kowalski

Załączniki: 3

Prezes

.

.

mgr Jan Król

Osoba stojąca wyżej w hierarchii przedsiębiorstwa

Sam numer pisma lub

Wasze pismo z dnia lub Państwa pismo z dnia

można umieścić w treści korespondencji.

Te pola nie muszą występować



Wyszukiwarka