12. co to jest proces transformacji lub konwersji będący udziałem procesu rozwoju organizacji?
KONWERSJA (proces konwersji) - zamienia wektory wyjścia na wektory wejścia . Proces konwersji składa się z procesu podstawowego, procesów pomocniczych, oraz procesów regulacji.
Polega na konwersji zasobów w rezultaty. W procesie konwersji wyróżnić można:
- proces podstawowy - związany z podstawową działalnością organizacji uzależnioną od rodzaju i charakteru organizacji.
- procesy pomocnicze - służą one zapewnieniu realizacji procesów podstawowych. Do kategorii tej należą produkcja specjalistycznych pomocy warsztatowych , działalność wydawnicza (foldery w firmach turystycznych), procesy zaopatrzenia, kontroli i magazynowania.
- procesy regulacyjne, które są związane z zarządzaniem organizacją i polegają one na planowaniu działania organizacji, przede wszystkim na określeniu celów formułowanych dla różnych przedziałów czasu oraz działań, które należy podjąć, by je zrealizować.
Aby sprawnie realizować procesy konwersji zachodzące wewnątrz organizacji konieczne jest stworzenie odpowiedniej struktury organizacyjnej, która umożliwi realizację wszystkich stojących przed nią zadań i celów.
13. Na czym polega istota struktury organizacyjnej?
Strukturę organizacyjną można zdefiniować jako ogół ustalonych zależności funkcjonalnych i hierarchicznych między elementami organizacji zgrupowanymi w komórki i jednostki organizacyjne w sposób umożliwiający osiąganie celów całości.
Podstawowym elementem składowym struktury organizacyjnej jest stanowisko organizacyjne czyli miejsce zajmowane przez pracownika w danej strukturze organizacyjnej określone przez:
zakres realizowanych funkcji (obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności),
relacje z innymi stanowiskami
rodzaj i wielkość przydzielonego wyposażenia (aparatury, komputerów itp.)
14. Jakie są podstawowe funkcje struktury organizacyjnej?
do podstawowych funkcji organizacyjnych należy kształtowanie i podporządkowanie z punktu widzenia poprawy realizacji celów:
Konfiguracji czyli budowy układów elementów składowych
Więzi organizacyjnych, hierarchicznych, funkcjonalnych i informacyjnych, technicznych spajających wszystkie elementy oraz określających wewnętrzny podział funkcji i władzy
Przebiegu procesów pracy i procesów informacyjno decyzyjnych
15. Z jakich dokumentów składa się dokumentacja organizacyjna?
Statut - dokument prawny zarejestrowany w sądzie. Zawiera formę organizacyjno-prawną, wysokość kapitału akcyjnego, ilość akcji, założycieli, władze zarządzające i nadzorcze, wykaz aktów prawnych formalizujących organizację i funkcjonowanie przedsiębiorstwa itd.
Regulamin - przepisy i rozporządzenia ustalające sposób postępowania w jakieś dziedzinie.
Schemat organizacyjny - graficzny obraz struktury organizacyjnej wskazującym realizatorów głównych funkcji i ich miejsce w przedsiębiorstwie jako całości.
Karta zadań / komórki organizacyjnej - podaje szczegółowe wykazy zadań poszczególnych członków organizacji.
Zakres czynności (karta funkcji) - podaje szczegółowe rejestry zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych stanowisk organizacyjnych.
Instrukcja - akt prawny generalny wyjaśniający znaczenie istniejących norm prawnych lub wskazujący sposób ich realizacji.
Instrukcja organizacyjna (np. Instrukcja obiegu dokumentów) - porządkuje ona i reguluje przebieg typowych procesów i procedur działania w poszczególnych obszarach funkcjonowania (zadań) przedsiębiorstwa, w określonych sytuacjach organizacyjnych.
Zarządzenie - akt o charakterze normatywno-wykonawczym, ciągłej mocy obowiązywania.
Polecenie służbowe - akt prawny regulujący jednorazowe, doraźne lub okresowe zadania o charakterze operatywnym określonych w treści wykonawców.
Okólnik - wewnętrzny, ogólny akt organów administracyjnych przedsiębiorstwa. Podaje określone informacje wskazanej w treści grupie adresatów. Ma charakter zalecający a nie wiążący.
16. Jakie czynniki determinują strukturę organizacyjna? + 17. Jakie są determinanty kształtowania struktury organizacyjnej?
strategia oparta na misji i wyznaczonych celach strategicznych wpływają na kształt struktury organizacyjnej. Strategia określa zatem w jaki sposób przebiegają linie podporządkowania i kanały komunikacji między poszczególnymi kierownikami i komórkami organizacyjnymi. Wszystko to wpływa na informacje przebiegające wzdłuż tych linii, a także na mechanizmy planowania i podejmowania decyzji.
Ludzie - związani z działalnością organizacji wpływają na jej strukturę menedżerowie, dlatego że podejmują decyzje dotyczące kanałów komunikacji i linii podporządkowania oraz stosunków między komórkami organizacyjnymi podejmując decyzje dotyczące tworzenia komórek oraz podziału zadań muszą oni uwzględniać także uzdolnienia i podstawy podwładnych. W tym ich potrzebę wzajemnej współpracy z innymi. Na strukturę oddziaływają również ludzie spoza organizacji. Struktura musi bowiem uwzględniać współdziałanie z klientem lub odbiorcą usług, z dostawcami i innymi osobami z zewnątrz.
Wielkość organizacji - na strukturę wpływa zarówno wielkość całej organizacji jak i poszczególnych jej komórek organizacyjnych. Większe organizacje (Federacje sportowe) odznaczają się na ogół wyższą specjalizacją czynności i bardziej sformalizowanymi procedurami w miarę wzrostu organizacji dochodzi się do momentu, w którym są one zmuszone do decentralizacji i opracowania różnych sformalizowanych mechanizmów koordynacji ich czynności
Otoczenie organizacji - Na strukturę wpływa potencjał otoczenia pozwalający organizacji na trwanie i równocześnie na regularny wzrost. Złożoność otoczenia, tzn. określenie z jak wielu elementów ono się składa oraz niepewność otoczenia wynikająca z jego dynamiki i niestabilności. Zadaniem organizacji jest selekcjonowanie i kodowanie danych napływających z otoczenia w celu przetworzenia ich w informacje, które z kolei służą do podejmowania decyzji wywierających zwrotny wpływ na otoczenie.
18. Jakie są klasyczne oraz nowoczesne formy kształtowania struktur organizacyjnych?
Strukturę klasyczną charakteryzują elementy struktury, które mają sztywno określone miejsce w organizacji realizowane powtarzalnie, procedury działania oraz powiązania z innymi elementami organizacji. Ich konstrukcja opiera się na dominujących więziach organizacyjnych W klasycznych rozwiązaniach strukturalnych przyjmując jako podstawowe kryterium podział struktur organizacyjnych, typ zależności organizacyjnej wyróżnia się 3 podstawowe rodzaje struktur:
Struktura liniowa
Struktura funkcjonalna
Struktura sztabowo - liniowa
Struktury nowoczesne charakteryzują się elastycznym podejściem do budowy struktury. Charakteryzują one zmienność części i pozycji organizacyjnej. Tworzone są grupy na czas realizacji określonych zadań, przy czym możliwy jest udział pracownika w realizacji kilku zadań. Rodzaje struktur:
Holdingowa
Macierzowa
Macierzowo - globalna
Rozmyta
19. Na czym polega elastyczność struktury organizacyjnej?
20. Na czym polega różnica pomiędzy kierowaniem a zarządzaniem?
Proces zarządzania jest pojęciem szerokim obejmującym całość działań w przedsiębiorstwie w odniesieniu do kierowania, które jest zarządzaniem kadrami. Proces zarządzania obejmuje: planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolę. Kierowanie jest funkcją zarządzania, dzięki której plany i obsadzone przez członków organizacji struktury są mobilne poprzez komunikowanie, motywowanie, które ma dwie postacie (motywację finansową i pozafinansową) oraz przywództwo menedżerowie wyzwalają tkwiącą w organizacji energię i umiejętności
21. Jakie dwa podstawowe zadania powinny być realizowane przez kierowników?
Tworzyć prawdziwą całość, która jest większa niż suma jej części składowych i ma tworzyć produktywną instytucję/organizację, która wytwarza więcej niż wynosi suma wykorzystanych przez nią zasobów
Harmonizować w trakcie swoich działań i w podejmowanych decyzjach wymagania organizacyjne teraźniejszości i przyszłości.
22. W jakich sytuacjach uzasadnione jest stosowanie dyspozji kategorycznych a w jakich instrumenty bezpośrednie?
Dyspozycja to rodzaj instrumentów bezpośrednich!
Dyspozycje kategoryczne są to instrumenty stosowane przez przełożonych, których nieprzestrzeganie zagrożone jest sankcjami, zaś dyspozycje kategoryczne są wiążące dla kierowanych i mają charakter władczy. Często odwołują się do norm prawnych, technicznych i ekonomicznych lub innych. Do typowych dyspozycji kategorycznych można zaliczyć rozkazy polecenia nakazy i zakazy rodzaj sankcji za niestosowanie się do dyspozycji kategorycznych w dużym stopniu uzależniony jest od specyfiki organizacji. Mogą to być sankcje o charakterze karnym, dyscyplinarnym czy służbowym.