 | Pobierz cały dokument organizacja.przyjecia.delegacji.doc Rozmiar 57 KB |
ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ:
Organizacja delegacji:
Wyróżnia się krajowe i zagraniczne wizyty oficjalne, robocze i prywatne, w biznesie przeważają wizyty robocze. Zasadniczą sprawą jest ustalenie z czyjej i na czyje zaproszenie będzie się ona odbywała. Charakter wizyty powinien być określony w zaproszeniu. Zaproszenie może obejmować także małżonkę szefa delegacji, a także towarzyszący osobom zapraszanym eksperci, dziennikarze, ochrona itd.
Zgodnie z zasadami Unii Europejskiej w czasie wizyt państwowych składanych przez prezydentów lub monarchów, gospodarze przyjmują na swój koszt delegacje 15-osobową, w czasie oficjalnych wizyt 10-osobową, a w ramach wizyt ministrów spraw zagranicznych 5-osobową. Przyjmuje się, że wizyta nie powinna trwać dłużej niż jest to niezbędne i zgodne z miejscowymi zwyczajami.
W Polsce wizyty państwowe i oficjalne trwają w zasadzie 3 dni, pierwsze 2 są poświęcone na rozmowy i spotkania, 3 dzień gość spędza w jednym z miast Polski.
Np. Niemczech czas trwania wizyt oficjalnych wynosi zazwyczaj 2-3 dni w Berlinie i Bonn oraz 1-3 dni w jednym lub kilku landach.
Przygotowanie programu:
Po ustaleniu terminu wizyty drogą korespondencyjną następuje uzgodnienie programu oficjalnego towarzyszącego np. zwiedzanie miasta. Odrębny program jest przygotowywany dla małżonki, o ile towarzyszy szefowi delegacji.
Dla dobrego przygotowania programu niezbędne jest:
precyzyjne ustalenie ram czasowych wizyty, a więc dokładnej godziny i miejsca przybycia i wyjazdu delegacji. W dzisiejszych czasach najczęściej oznacza to przylot i wylot delegacji.
trzeba też ustalić, na jakim lotnisku będzie lądować samolot. Delegacje niejednokrotnie wybierają się samochodami do krajów sąsiednich, co wymaga gospodarzy o dacie oraz prawdopodobnej godzinie przybycia na ustalone miejsce spotkania.
Przeprowadzanie rozmów:
Planując rozmowy delegacji należy przewidzieć, jaki łączny czas będzie potrzebny na ten cel i w jakiej formule powinny przebiegać rozmowy.
Rozróżnia się następujące formy rozmów oficjalnych:
- rozmowa w 4 oczy - oznacza spotkanie jedynie szefów delegacji
- rozmowy w wąskim gronie - prowadzone są z udziałem doradcy
- rozmowy plenarne - w których uczestniczą delegacje w pełnym składzie. Mogą się one rozpocząć już w trakcie trwania rozmów w cztery oczy lub w wąskim gronie. Do czasu przyjścia szefów delegacji rozmowom przewodniczą najstarsi rangą członkowie delegacji
 | Pobierz cały dokument organizacja.przyjecia.delegacji.doc rozmiar 57 KB |