ROZDZIAŁ 6

Sterowanie zapasami

jako przykład praktycznego

wykorzystania logistyki w przedsiębiorstwie

6.1. Istota sterowania zapasami

6.2. Podział rodzajowy i cele utrzymywania zapasów

6.3. Możliwości sterowania zapasami w procesach logistycznych

6.4. Przykłady

6.5. Zadania

6.1. Istota sterowania zapasami

Działalność każdego przedsiębiorstwie ściśle związana jest z koniecznością utrzymywania i gospodarowania zapasami. Zapasy definiuje się jako „zbiór wszystkich materiałów, dóbr i usług wykorzystywanych w przedsiębiorstwie niezależnie od tego, czy zostały one zakupione na zewnątrz, dostarczone z innego oddziału przedsiębiorstwa czy wyprodukowane na miejscu”.

W przedsiębiorstwie zapasy mogą być wykorzystywane w dużej ilości oraz posiadać znaczącą wartość. Dlatego należy podjąć działania, aby ich fluktuacja była właściwie zorganizowana i wzajemnie powiązana, a najlepiej żeby funkcjonowała w tzw. strumieniach. Takimi strumieniami zapasów należy kierować wg określonych zasad i koncepcji logistycznych. W takim wypadku można mówić o racjonalnym i konstruktywnym zarządzaniu zapasami, które „odnosi się do metod umożliwiających utrzymanie zapasów surowców, części, półproduktów lub wyrobów gotowych w ilości pozwalającej zapewnić maksymalny poziom obsługi klienta przy minimalnych kosztach”.

W zakresie zarządzania zapasami podstawowym zadaniem służb logistycznych w przedsiębiorstwie jest organizowanie i kierowanie przepływami wraz ze szczegółową analizą osiągniętych wyników i przeprowadzeniem prognoz i symulacji sterowania nimi. W ujęciu długofalowym zarządzanie zapasami jest istotnym elementem w strategii funkcjonowania i rozwoju całego przedsiębiorstwa.

W zarządzaniu zapasami decyzje służb logistycznych muszą być związane z następującymi problemami:

• wyborem pozycji, których zapasy będą utrzymywane,

• ustaleniem wielkości zamówienia lub partii produkcyjnej,

• określeniem czasu składania zamówień,

• ustaleniem systemu kontroli zapasów.

Różny jest ciężar gatunkowy poszczególnych decyzji, jednak wszystkie one wpływają na strukturę zapasów oraz ich racjonalne wykorzystanie.

W gospodarce zapasami największe znaczenie ma planowanie i utrzymanie na odpowiednim poziomie zapasów surowców lub półfabrykatów potrzebnych do produkcji. Właściwe określenie ich wielkości, jakości oraz rytmiczności dostaw, wpływa przede wszystkim na proces wytwórczy oraz na poziom finansowego zaangażowania środków pieniężnych w komponenty potrzebne do produkcji. Odpowiednie sterowanie całym łańcuchem dostaw jest miarą organizacyjnej dojrzałości oraz sprawności służb logistycznych w przedsiębiorstwie. Mają tu znaczenie stosowane metody i koncepcje zarządzania procesami zakupów z uwzględnieniem możliwości ich magazynowania.

Również w gospodarce zapasami ważną rolę odgrywają koszty związane z całą gospodarką magazynową. Ogólnie ekonomiczne aspekty utrzymywania zapasów można podzielić na:

• koszty tworzenia zapasów,

• koszty utrzymywania zapasów,

• koszty wyczerpania zapasów.

Podsumowując można bardzo ogólnie założyć, że procesy z zakresu logistycznego sterowania zapasami wiążą się z odpowiednim udostępnianiem i stałym posiadaniem w przedsiębiorstwie surowców, materiałów eksploatacyjnych, półfabrykatów, części, podzespołów, modułów konstrukcyjnych.

6.2. Podział rodzajowy i cele utrzymywania zapasów

Największe znaczenie dla badań nad gospodarką zapasami ma tzw. podział rodzajowy, w którym zapasy mogą powstać w trzech sferach działalności przedsiębiorstwa:

• zaopatrzeniu - znajdują się tutaj zapasy surowców niezbędnych do produkcji oraz materiały i części potrzebne do funkcjonowania przedsiębiorstwa,

• produkcji - związane z „zapasami produkcji w toku”,

• dystrybucji wyprodukowanych przez przedsiębiorstwo wyrobów gotowych, towarów lub innych produktów odbieranych przez kontrahentów.

Zapasy w przedsiębiorstwie mogą być również przechowywane w postaci dóbr użytkowych, które należy rozumieć jako artykuły, ale niewchodzących w skład produktu przez nie wytwarzanego.

W analizach logistycznych istotną rolę pełni planowanie i utrzymanie na odpowiednim poziomie zapasów surowców, półproduktów czy części zamiennych, które to umożliwią właściwy, zgodny z planem przebieg produkcji. Właściwe określenie ich wielkości w magazynie zaopatrzeniowym, jakości oraz rytmiczności dostaw, wpływa przede wszystkim na proces wytwórczy oraz na poziom finansowego zaangażowania w środki produkcji. Odpowiednie sterowanie strumieniami zapasów w sferze zaopatrzenia jest miarą organizacyjnej dojrzałości oraz sprawności służb logistycznych.

Zapasy częściowo przetworzonych komponentów czy podzespoły nazywamy „zapasami produkcji w toku”. Zapasy produkcji w toku związane są też z wyrównaniem różnic w zapotrzebowaniu, wynikających ze zmieniającej się intensywności pracy w poszczególnych komórkach przedsiębiorstwa. Swoim zakresem obejmują również zapasy utrzymywane na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych zakłóceń, a także detale obrabiane aktualnie w procesie produkcyjnym. Podstawowym zadaniem sterowania „zapasami produkcji w toku” jest optymalizacja terminowości produkcji, minimalizacja powstawania przestojów w procesie wytwórczym oraz niedopuszczenie do utrzymywania się nadmiernych zapasów międzyprodukcyjnych.

W sferze dystrybucji, przez którą należy rozumieć zorientowaną na osiągnięcie zysku działalność, obejmującą planowanie, organizowanie i kontrolę sposobu rozmieszczenia gotowych produktów na rynku, zarządzanie powstałymi produktami związane jest z określeniem wielkości zapotrzebowania na wyrób i dostosowanie jego do skali produkcji. Ponieważ jakość procesów dystrybucji jest uzależniona od podmiotów kooperujących (odbiorców), niezbędna jest dobra współpraca przy pełnej wymianie informacji.

Już od dłuższego czasu występuje tendencja związana z ograniczaniem zapasów wyrobów gotowych poprzez podjęcie szeregu działań logistycznych w przedsiębiorstwie, polegających na usprawnieniu zarządzania całym łańcuchem dostaw, a w szczególności cyklami produkcji i sprawną dystrybucją. Jest to możliwe stosując m. in. koncepcje precyzyjnie zarządzające przepływami wyrobów gotowych z ciągłym monitoringiem zachodzących zmian, elastycznie reagując na powstające problemy.

Najprostszą miarą weryfikacji planów logistycznych w tym zakresie jest określenie „wskaźnika obrotu wyrobu gotowego w dniach”, który jest relacją przeciętnego stanu zapasu, z uwzględnieniem badanego czasu do kosztów własnych sprzedanych wyrobów w badanym okresie, a wzór ma następującą postać:

gdzie:

W_O - wskaźnik obrotu wyrobu gotowego w dniach,

P_Z - przeciętny zapas wyrobu gotowego,

t - liczba dni w okresie,

K_w - koszty własne produkcji sprzedawanych wyrobów gotowych w badanym okresie.

W analizach w zakresie zapasów należy również zwrócić uwagę na koszty utrzymania zapasów nieprodukcyjnych (handlowych), przez które należy rozumieć „produkty przeznaczone do wysyłki (shippable items), czyli zapasy produktów, które w swojej fazie są już po procesie kompletacji i gotowe do odbioru, takie jak wyroby finalne i części zamienne do serwisu”.

Zasadniczo w przedsiębiorstwie utrzymywanie zapasów powinno wypełniać następujące cele:

• osiągnięcie korzyści w produkcji, związanych z jego skalą,

• utrzymanie poziomu obsługi klienta,

• ochrona przed wahaniami cen spowodowanych, np. zmianą kursów walutowych, inflacją,

• zmiana w popycie i podaży,

• ochrona przed innymi czynnikami, np. klęski lub zdarzenia losowe.

Natomiast właściwe zarządzanie zapasami powinno:

• zapewnić właściwy poziom obsługi klientów wewnętrznych i zewnętrznych przedsiębiorstwa,

• monitorować bieżące i przyszłe zapotrzebowanie na wszystkie potrzebne dobra w celu uniknięcia nadwyżek oraz „wąskich gardeł” w produkcji,

• minimalizować koszty poprzez zmniejszenie różnorodności zapasów, ustalanie ekonomicznych wielkości zamawianych partii oraz analizowanie kosztów tworzenia i utrzymywania zapasów magazynowych.

Zastosowanie logistyki w zakresie gospodarki zapasami powinno przekładać się na lepszy wynik finansowy przedsiębiorstwa lub podnieść jakość powstających produktów.

6.3. Możliwości sterowania zapasami w procesach logistycznych

Działalność przedsiębiorstwa ściśle związana jest z wyborem rozwiązania w zakresie zarządzania zapasami, a w przypadku procesu jego sterowania dotyczy sposobów racjonalizacji przepływów oraz optymalizacji ich poziomów w magazynach przy ograniczaniu kosztów dotyczących bieżącego zaopatrzenia.

Podejmowanie decyzji związanych z uzupełnieniem zapasów należy rozpatrywać pod kątem zapotrzebowania (popytu):

• zależnego, dla którego ustala się zapas bezpieczeństwa,

• niezależnego, przy uwzględnieniu tzw. „punktu zamawiania”, tzn. bezpiecznego czasu, w którym zapasy zostaną uzupełnione nie powodując ich całkowitego wyczerpania.

Określenie występującego popytu umożliwia wybór właściwych metod zarządzania zapasami.

6.3.1. Ustalenie „zapasu bezpieczeństwa” w popycie zależnym (dependent demand)

Zapas bezpieczeństwa (rezerwowy, buforowy) jest to „część zapasu minimalnego, która jest tworzona na ewentualność wystąpienia - w okresie realizacji zamówienia uzupełniającego - większego popytu (potrzeb) niż planowano lub w celu zneutralizowania skutków nieoczekiwanego wydłużenia się tego okresu”. Natomiast za popyt zależny można uznać takie zapotrzebowanie, które może być obliczone za pomocą prognoz popytu niezależnego i ewentualnie zamówienia odbiorców, uwzględnione w harmonogramach produkcji finalnej, a także struktura konstrukcyjna wyrobu, normy zużycia oraz posiadane zapasy wyrobów gotowych, produkcji w toku, części, materiałów. W oparciu o popyt zależny dla gospodarki zapasami należy ustalić tzw. „zapas bezpieczeństwa”, który utrzymuje się w przedsiębiorstwie jako swoisty „bufor” w przypadku zachwiania dostaw lub nagłego wzrostu produkcji spowodowanej np. zwiększonym popytem na produkowane wyroby.

W celu prostego ustalenia „zapasu bezpieczeństwa” należy obliczyć jego poziom według następującej formuły:

gdzie:

B - poziom zapasu bezpieczeństwa,

L - czas realizacji zamówienia,

D_m - maksymalnie możliwy popyt w danym okresie,

D_p - przeciętny lub oczekiwany popyt w danym okresie.

Poziom „zapasu bezpieczeństwa” w dużej mierze zależy od czasu dostawy oraz okresu między zamówieniami. Niższe zapasy w tym przypadku również zależą od niezawodności dostaw i dobrych prognoz zapotrzebowania.

6.3.2. Metody sterowania zapasami przy popycie niezależnym (independent demand)

W analizie gospodarowania zapasami przy popycie niezależnym należy w pierwszej kolejności wyznaczyć „punkt zamawiania”, który określa bezpieczny moment na złożenie zamówienia nie narażając się na wyczerpanie zapasów. W celu jego obliczenia należy pomnożyć liczbę dni, która jest potrzebna na realizację zamówienia przez dzienne zapotrzebowanie. Otrzymana wartość oznacza, że jeżeli stan zapasu obniży się poniżej jej poziomu należy złożyć zamówienie u dostawcy. Jeżeli pojawiają się opóźnienia w dostawach lub ma miejsce okresowe zwiększone zapotrzebowanie w celu utrzymania niezbędnych zapasów, do obliczeń należy przyjąć wartości maksymalne (ekstremalne) i je wykorzystywać do określenia punktu zamówienia.

Popyt niezależny jest zapotrzebowaniem na wyroby gotowe ujawniającym się dopiero na rynku. Wpływ na wielkość popytu mają zatem sami konsumenci poprzez swoje decyzje podejmowane przy nabywaniu towaru. W celu określenia poziomu zapasów w warunkach popytu niezależnego ustalono, tzw. ekonomiczną wielkość zamówienia (EWZ), która przyjmuje następujące założenia:

• wielkość popytu jest stała, powtarzalna i znana,

• czas dostaw jest stały i znany,

• nie stosuje się rabatów związanych z wielkością zamówienia (koszt dostawy lub produkcji nie zależą od ilości),

• koszty utrzymywania zapasów są wprost proporcjonalne do ich wielkości,

• koszt zamówienia nie zależy od zamawianej ilości,

• wyklucza się stan wyczerpania zapasów.

Dzięki metodzie EWZ można określić optymalne koszty związane z utrzymywaniem zapasów oraz kosztami ich tworzenia, nie uwzględniającymi jednak kosztów transportu.

Przy uwzględnieniu popytu niezależnego w gospodarowaniu zapasami stosuje się dwa modele:

• stałego punktu zamawiania,

• stałego odstępu między zamówieniami.

Optymalną wielkość partii, można obliczyć wykorzystując metodę „stałego punktu zamówienia dostawy”, a wyznacza się ja za pomocą następującego równania:

gdzie:

Q - optymalna partia dostawy,

K_d - koszt pojedynczego zamówienia,

D - prognozowany popyt (zaopatrzenie) w określonym okresie czasu (najczęściej prognozę przeprowadza się w ujęciu rocznym),

K_s - jednostkowy koszt składowania (wyrażony w ułamku dziesiętnym - stopa składowania),

C - cena jednostkowa (zakupu).

W pewnym uproszczeniu można powiedzieć, że optymalna wielkość partii zakupu (dostawy) jest równa pierwiastkowi kwadratowemu z podwojonego kosztu zakupu (K_d) przemnożonego przez wielkość rocznego zużycia (D) i podzielonego przez koszt utrzymania zapasów [
].

Niestety stosowanie tej metody związane jest z rozlicznymi przeszkodami. Najważniejsze z nich to:

• zmienność zużycia w czasie,

• trudności w podziale kosztów na materiały bezpośrednio i pośrednio produkcyjne,

• trudności w określeniu kosztów organizacji i realizacji dostaw,

• brak ścisłych związków poziomu kosztów zapasów z ich wielkością,

• pracochłonność obliczeń,

• koszty zapasów wykorzystywane w rachunku optymalizacyjnym to koszty planowane, a nie rzeczywiście poniesione,

• fakt, że optymalna partia dostawy nie musi być taką z punktu widzenia dostawcy.

Metoda stałego odstępu między zamówieniami polega na ustaleniu równych (przeprowadzanych według przyjętego harmonogramu) okresów przeglądu stanu zapasu. Po przeprowadzonym remanencie określa się ilość produktu, która została zużyta i uzupełnia się produkt do wartości maksymalnej przyjętej zgodnie z planem.

6.4. Przykłady

6.4.1. Przykład

Zakład produkcji obuwia skórzanego w okresie jesienno-zimowym posiada w swojej ofercie damskie kozaki zimowe oraz ekskluzywne kapcie skórzane. Przedsiębiorstwo posiada własny magazyn, z którego prowadzi sprzedaż hurtową. Wykorzystując szczegółowe dane o zapasach oraz sprzedaży własnych produktów przedstawionych w tabeli 19, należy obliczyć współczynnik obrotu zapasów w dniach oraz dokonać ogólnej analizy zapasów wyrobów gotowych, wskazując na ewentualne przyczyny ich nagromadzenia przy określeniu możliwości poprawy zaistniałej sytuacji.

Tabela 19. Zestawienie średnich stanów zapasów oraz sprzedaży wytwarzanych produktów w ujęciu miesięcznym

Miesiąc	Kozaki zimowe		Kapcie skórzane
		Stan średnich zapasów (tys. zł)	Sprzedaż (tys. zł)	Stan średnich zapasów (tys. zł)	Sprzedaż (tys. zł)
Październik	100	300	20	100
Listopad	80	320	22	132
Grudzień	40	240	24	120
Styczeń	60	180	28	210
Luty	100	150	24	144
Marzec	200	200	26	156

Źródło: opracowanie własne

Należy przyjąć, że w tym wypadku okresy miesięczne mają stałą, równą ilość dni (30).

Rozwiązanie:

Wykorzystując dane należy w pierwszej kolejności obliczyć wskaźnik obrotu zapasów wyrobów gotowych w dniach dla wymienionych miesięcy, według wzoru:

I tak np. dla października i kozaków zimowych:

Uzyskane wyniki pogrupowane w tabeli 20 mają następujące wartości.

Tabela 20. Wyliczenia wskaźnika obrotu gotowego w dniach produktów w ujęciu miesięcznym

Miesiąc	Wskaźnik obrotu wyrobu gotowego (w dniach)
		Kozaki zimowe	Kapcie skórzane
Październik	10	6
Listopad	7,5	5
Grudzień	5	6
Styczeń	10	4
Luty	20	5
Marzec	30	5

Źródło: opracowanie własne

Po przeanalizowaniu ilości zapasów składowanych w magazynach oraz cyklu obrotów badanych wyrobów można stwierdzić, że w przypadku kozaków zimowych produkcja w drugim okresie nie była dostosowana do występującej podaży i niebezpiecznie zwiększyła się w lutym i marcu, niewątpliwie powodując wzrost kosztów magazynowania oraz zamrożenie bieżących aktywów, natomiast produkcja kapci skórzanych w całym okresie wykazywała poprawne tendencje w stosunku do zapotrzebowania odbiorców i tym samym cechowała się dużą racjonalnością, na co również wskazuje utrzymujący się na stałym poziomie współczynnik szybkości sprzedaży tego asortymentu.

6.4.2. Przykład

Należy ustalić poziom zapasu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie, uwzględniając występujący popyt zależny na wytwarzane wyroby gotowe wiedząc, że czas realizacji zamówienia wynosi 10 dni, a maksymalnie wysoki popyt w tym okresie nie przekracza 2000 sztuk, natomiast przeciętny popyt kształtuje się na poziomie 1900 sztuk.

Rozwiązanie:

W celu ustalenia wielkości poziomu zapasu bezpieczeństwa należy skorzystać z następującego wzoru:

Stworzony zapas bezpieczeństwa przy założeniu niewielkich różnic w zapotrzebowaniu w przedsiębiorstwie wynosi 1000 sztuk. Utworzona rezerwa powinna wystarczyć na zaspokojenie potrzeb przedsiębiorstwa w wypadku zmiany popytu na rynku.

6.4.3. Przykład

W przedsiębiorstwie produkcyjnym w ciągu jednego miesiąca sprzedaje się 500 sztuk swojego produktu, w cenie 2,5 zł za sztukę. Koszt złożenia jednego zamówienia jest stały i wynosi 15 zł, a wartość utrzymania zapasów oscyluje w granicach 20% wartości produktu w skali roku. Oblicz optymalną wielkość jednej dostawy.

Rozwiązanie:

W celu obliczenia optymalnej wielkość jednej dostawy należy skorzystać z następującego wzoru, podstawiając wielkości podane w treści zadania, z uwzględnieniem wyliczenia wartości rocznej, przy podanej tylko wartości miesięcznej:

.

Optymalną wielkość partii przy wykorzystaniu metody stałego punktu zamówienia dostawy przy popycie niezależnym powinna wynosić 600 sztuk. Pod względem możliwego do osiągnięcia wyniku ekonomicznego jest to najkorzystniejsza ilość sztuk produktu będącego w jednej dostawie. Również mając na uwadze kwestie organizacyjne nie zachodzi przy takiej partii dostawy ryzyko zakłóceń w zarządzaniu zapasami.

6.5. Zadania

6.5.1. Zadanie

Cegielnia wytwarza dwa rodzaje cegieł: białą i czerwoną oraz tzw. pustaki ceramiczne. Analiza sprzedanej produkcji oraz kształtowanie się zapasów zostało przedstawione w ujęciu dwumiesięcznym, a konkretnie sześćdziesięciodniowym (w mln złotych), a szczegółowy rozkład wytworzonych produktów przedstawia tabela 21.

Tabela 21. Zestawienie średnich stanów zapasów oraz sprzedaży wytwarzanych produktów w ujęciu dwumiesięcznym

Miesiące	Cegła biała		Cegła czerwona		Pustak ceramiczny
		Stan średnich zapasów	Sprzedaż	Stan średnich zapasów	Sprzedaż	Stan średnich zapasów	Sprzedaż
I, II	10	32	20	220	15	20
III, IV	8	32	22	260	16	18
V, VI	4	40	30	650	22	30
VII, VIII	4	50	30	700	16	30
IX, X	8	36	24	500	18	20
XI, XII	10	10	10	200	4	5

Źródło: opracowanie własne.

Oblicz przeciętny stan średnich zapasów dla poszczególnych wyrobów gotowych oraz oceń ich dostosowanie do potrzeb odbiorców, uwzględniając wielkość sprzedaży.

6.5.2. Zadanie

Przedsiębiorstwo prowadzi stabilną produkcję wyrobu A, na który jest stały popyt. W wyniku zmiany kooperantów należy powtórnie wyliczyć poziom zapasu bezpieczeństwa (uwzględniając popyt zależny) zakładając, że czas dostawy wynosić będzie 8 dni, a maksymalny popyt pozostanie bez zmian na poziomie 800 sztuk, przy średnim wynoszącym 700 sztuk.

6.5.3. Zadanie

W przedsiębiorstwie produkcyjnym roczne zużycie surowca (materiału) wynosi 500 kg. Koszt złożenia jednego zamówienia jest stały i wynosi 32 zł, a wartość utrzymania zapasów oscyluje w granicach 20% wartości produktu w skali roku, przy cenie jednostkowej sprzedawanego wyrobu gotowego równej 20 zł. Oblicz optymalną wielkość jednej dostawy (zakupu).

J. Szpon, I. Dembińska-Cyran, A. Wiktorowska-Jasik, Podstawy Logistyki, op. cit., s. 15, za: H. K. Compton, D. Jessop, Dictionary of Purchasing and Supply Management, Pitman, London 1989, s. 135.

K. Lysons, Zakupy zaopatrzeniowe, PWE, Warszawa 2004, s. 216.

F. J. Beier, K. Rutkowski, Logistyka, SGH, Warszawa 1995, s. 71.

J. Szpon, I. Dembińska-Cyran, A. Wiktorowska-Jasik, Podstawy Logistyki, op. cit., s. 184.

Cz. Skowronek, Z. Sargiusz-Wolski, Logistyka w przedsiębiorstwie, op. cit., s. 224.

E. Gołembska, Kompendium wiedzy..., op. cit., s. 193-194.

A. Czubała, Dystrybucja produktów, op. cit., s. 13.

D. Kempny, Zapasy w systemie logistycznym firmy, AE, Katowice 1993, s. 23.

K. Lysons, Zakupy zaopatrzeniowe, op. cit., s. 217.

Cz. Skowronek, Z Sariusz-Wolski, Logistyka w przedsiębiorstwie, op. cit., s. 215.

Z. Sariusz-Wolski, Strategia zarządzania zaopatrzeniem, Agencja Wyd. „Placet”, Warszawa 1998, s. 32.

H. Ch. Pfohl, Systemy logistyczne, Biblioteka Logistyka, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań 1998, s. 106.

M. Cieślak, Logistyka w strategiach firm, op. cit., s. 118.

D. Kisperska-Moroń, Podstawy podejmowania ..., s. 38.

S. Abt, Zarządzanie logistyczne w przedsiębiorstwie, PWE, Warszawa 1998, s. 135-141.

Cz. Skowronek, Koszty zapasów w przedsiębiorstwie przemysłowym, PWN, Warszawa 1971

Sterowanie zapasami jako przykład praktycznego ...

Analiza logistyczna w przedsiębiorstwie

94

93

---