Temat: Etyka w biurze

1. Wizerunek firmy

Pierwszy kontakt jest bardzo istotny, zgodnie bowiem z „prawem pierwszego kontaktu" wtedy właśnie pe­tent wyrabia sobie obraz, wizerunek firmy. Wizerunek firmy kształtowany jest przez wiele czynników, które można sprowadzić do ogólnej zasady polegającej na eksponowaniu cech pozytywnych firmy i na ukrywaniu cech negatywnych.

Elementy składające się na wizerunek firmy:

• wystrój firmy, np. jednolita aranżacja pomieszczeń biurowych, meble biurowe,

• zewnętrzny wygląd firmy, np. budynek, tereny zielone,

• wygląd pracowników, np. wprowadzanie jednolitych akcentów stroju po­ wiązanych z rodzajem prowadzonej działalności,

• logo firmy, kolorystyka, znak firmowy,

• forma i sposób komunikowania się z otoczeniem,

• sposób odnoszenia się do petentów,

• respektowanie wspólnych wartości, np. dyscyplina pracy, etyka zawodowa,

• przestrzeganie zasad kultury współżycia.

2. Wizerunek pracownika

W biurze czy na oficjalnych spotkaniach należy zawsze być zadbanym, schludnym, eleganckim, pamiętając, że swym wyglądem zewnętrznym budujemy nie tylko autorytet osobisty, lecz także instytucji, którą reprezentujemy. Ubiór stał się więc siłą rzeczy istotnym elementem savoir vivre'u. To oni stanowią o sile firmy i to nie tylko tej merytorycznej.
Reguły te mogą mieć różnorodne odstępstwa w zależności od branży,  wielkości firmy, poziomu stanowiska w strukturze firmy, ilości kontaktów z otoczeniem zewnętrznym firmy i wiele innych.

Strój. Strój do pracy biurowej powi­nien być dobrej jakości, nie powinien się gnieść, wypychać, mecha­cić i odbarwiać, musi zapewniać swobodę ruchów. Unikajmy również wszelkiej krzykliwości w naszym ubiorze. Stonowane kolory, odpowiednio do siebie dobrane, podkreślone eleganckimi dodatkami dodadzą powagi naszej osobie, a tym samym miejscu, w którym przyszło nam pracować. Pamiętajmy także, że stój biznesowy cechuje bardzo niewielka elastyczność w stosunku do pór roku. Niedopuszczalne są więc przezroczyste bluzeczki, aczkolwiek bardzo przewiewne, głębokie dekolty, rozpięte koszule, odkryte ramiona czy różnokolorowe klapeczki. Poruszając się po miejscu pracy należy po prostu założyć letni sweterek i pantofle.
Nie znaczy to jednak ze strój biznesowy to tylko i wyłącznie garnitur czy garsonka. Dobre wrażenie można osiągnąć łącząc różnorodne części garderoby, jak koszula i sztruksowa marynarka czy spódnica i elegancka bluzka całość wykończona dobrze skrojoną żakietem. Są to jednak nieliczne wyjątki, tym bardziej podkreślające regułę.

Bielizna. Z biurowego punktu widzenia powinna być estetyczna, dostosowana do figury i tak dobrana, by nie zwracać niczyjej uwagi. W pracy statycznej, za jaką uważa się pracę biurową, nieodpowiednia bielizna może być przyczyną wielu kłopotów. Nieodzowną częścią biurowej garderoby są rajstopy. Powinny być noszone o każdej porze roku, na­wet latem. Bez względu na trendy mody powinny być gładkie, w naturalnym kolorze, w odcieniach tzw. palonych, w szarościach, granacie lub czerni, sto­nowane z kolorem butów albo spódnicy.

Obuwie. Obuwie, które nosimy w pracy, powinno być wygodne, powinno mieć odpowiednią prezencję i prawidłowy kształt (but nie może być zdeformowany); obcas nie powinien być za wysoki, palce zakryte. But „biurowy" powinien być odpowiedniego ko­loru, zharmonizowany ze strojem i rajstopami.

Fryzura, makijaż. Uczesanie, poza jakością włosów i ich kolorem, musi uwzględniać typ, wiek i kształt twarzy oraz proporcje figury. Włosy powinny być zdrowe, błyszczące i dobrze ostrzy­żone. Ważne jest, aby fryzura była łatwa do ułożenia i nie naszpikowana bły­szczącymi spinkami lub grzebykami. Do codziennego makijażu należy uży­wać kosmetyków najnowszej generacji, które ukryją niedostatki urody. Nie należy stosować zbyt krzykliwych kolorów, nawet jeżeli są aktualnie w mo­dzie. Makijaż biurowy powinien być dyskretny, w pastelowym odcieniu, zro­biony na zadbanej i oczyszczonej twarzy.

Dodatki. Do dodatków zaliczamy: zegarek, pasek, torebkę, tecz­kę, okulary, długopis oraz biżuterię.

• pasek - powinien być ze skóry, skromny, z niewielką klamerką, kolory­ stycznie dopasowany np. do apaszki lub butów,

• zegarek - dopasowany do charakteru i stylu stroju torebka lub teczka - torebka nie powinna być nadmiernie wy­pchana lub zdeformowana, dopasowana kolory­stycznie do butów lub odzieży.

• okulary - oprawki powinny być dostosowane do kształtu twarzy i koloru włosów, szkła okularów powinny być z antyreflesem i mieć powłokę utwardzoną, aby się nie rysowały.

• biżuteria - nie należy przesadzać w noszeniu biżuterii, nadmiar ozdób wskazuje na zły smak oraz przeszkadza w pracy;

Zasady doboru dodatków przez mężczyzn:

• Spinki (wyłącznie do mankietów);

• Szelki (nie prezentowane ostentacyjnie, lecz ukryte pod marynarką lub kamizelką);

• Skarpetki (mogą być jednobarwne lub wzorzyste, lecz muszą być dobrane kolorystycznie do spodni lub butów. Nigdy nie mogą być na tyle krótkie by nie zasłaniać łydek).

 

Krawat. Nazywany jest on często klejnotem męskiego ubioru stąd warto zwrócić uwagę na najważniejsze związane z nim reguły.

• Powinno się wybierać krawaty z tkanin naturalnych, gł. jedwabiu (ale nie nazbyt cienkiego, gdyż taki krawat szybko się deformuje);

• Odradza się noszenie krawata o niewyrazistym kolorze lub zdobionego dużym wzorem w formie kolorystycznej plamy czy jednej figury pośrodku. Zawsze stosowniejszy jest ornament mały i dyskretny - zarówno roślinny, figuralny jak i geometryczny;

• Kolor krawata musi być ciemniejszy od koszuli i bardziej intensywny od marynarki;

• Spodnie czyli węższa część krawata musi być zawsze wyraźnie krótsza od górnej. Natomiast górna, która wyznacza jednocześnie długość całego zawiązanego krawata musi kategorycznie przekraczać linię paska;

• Absolutnie niewłaściwe jest używanie do krawata dekoracyjnych szpil lub szpilek.

Wyznacznikami elegancji w ubiorze są:

• Umiar i prostota

Wyróżnianie się swym ubiorem jest niemile widziane, a więc nie może on być ekstrawagancki ani szokujący otoczenie. Strój powinien być odpowiednio dobrany kolorystycznie i raczej stonowany. Należy też wyraźnie odróżnić elegancję od ostentacyjnej zamożności w ubiorze. Brak umiarkowania może dać efekt odwrotny do zamierzonego i narazić na śmieszność.

• Staranność w ubiorze

Bezwzględnie powinniśmy dbać o estetyczny wygląd, co w przypadku stroju przekłada się na szczególne zwracanie uwagi na jego stan. Kostium czy garnitur powinien być zawsze odprasowany i wyglądający świeżo. Buty obowiązkowo wypastowane. Staranność w ubiorze nie sprowadza się jednak wyłącznie do dbania o stan w jakim znajdują się nasze ubrania. Strój powinien też harmonizować z dodatkami takimi jak: krawat, obuwie, rękawiczki, torebka, parasolka czy nakrycie głowy.

• Szykowność

Nabywa się ją dbałością o wyprostowaną sylwetkę, sposobem chodzenia i wypracowaniem gestów, które pozwalają ubraniu dobrze leżeć na ciele, a noszącemu je czuć się naturalnie.

• Dostosowanie ubrania do okoliczności

Strój zawsze powinien być dopasowany do sylwetki osoby, która go nosi, jej walorów zewnętrznych, wieku i okoliczności. Inaczej bowiem będziemy ubrani w czasie weekendu, na wycieczce, a inaczej w biurze, na spotkaniu towarzyskim czy oficjalnym przyjęciu. Także pora dnia i roku decyduje o naszym wyglądzie.

3. Savoir vivre w biurze

Savoir vivre to zwrot, który zaczerpnięty został z języka francuskiego. Nie tłumaczy się go dokładnie na język polski, ale funkcjonuje on w naszym języku jako zwrot „dobre maniery”. Jest to zespół reguł grzeczności czy też umiejętności z zakresu postępowania w życiu oraz radzenia sobie w różnorodnych złożonych sytuacjach, z jakimi mamy do czynienia będąc wśród ludzi. Savoir vivre powinien obowiązywać nas w każdym momencie naszego życia.

Czynniki odzwierciedlające wysoką kulturę pracy to:

• poszanowanie uznawanych autorytetów (np. pozytywne opinie o sposo­bie zarządzania przez dyrektora firmy),

• poczucie odpowiedzialności za kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy,

• uznawanie i stosowanie w praktyce przyjętych zasad etyki zawodowej

• szacunek do pracy (bez względu na poziom wynagrodzenia i nasze am­bicje),

• odpowiedzialność za podejmowane działania,

• rozumienie i akceptowanie celów nadrzędnych firmy,

• pełna akceptacja zmian w firmie i działań nowych

Elementy kultury osobistej zatrudnionych pracowników:

• zalety intelektualne,

• szacunek dla klientów firmy,

• wrażliwość emocjonalną,

• gotowość niesienia pomocy w trudnych sytuacjach,

• panowanie nad emocjami,

• umiejętność współdziałania,

• otwartość na nowe wyzwania,

• skuteczność działania,

• przestrzeganie norm moralnych, obyczajowych i prawnych,

• tworzenie jednolitego wizerunku firmy,

4. Precedencja (zasady pierwszeństwa)

Precedencja odgrywa ważną rolę w życiu publicznym. Pozwala ustalić prawidłową kolejność powitania i prezentacji zaproszonych gości, porządkuje wzajemne stosunki w ramach oficjalnych spotkań  i przyjęć, określając m.in. kto i gdzie zajmuje miejsce przy stole, kto komu powinien być pierwszy przedstawiony i jak wygląda hierarchia miejsc w samochodzie.

POWITANIE, „dzień dobry" jako pierwsza mówi:

• osoba wchodząca do pomieszczenia osobom już tam obecnym,

• osoba młodsza starszej,

• mężczyzna kłania się kobiecie,

• pracownik-przełożonemu,

• idący-stojącemu,

• jadący samochodem-idącemu pieszo,

• jedna osoba-grupie,

• idący schodami w górę-schodzącemu w dół,

• idący szybciej-idącemu wolniej,

POWITANIE, pierwsza wyciąga przy powitaniu dłoń:

• osoba starsza młodszej,

• osoba wyższa rangą osobie niższej rangą,

• kobieta mężczyźnie,

• gospodarz gościowi.

Jeżeli osoba, która powinna pierwsza wyciągnąć rękę, tego nie czyni, nie należy przejmować inicjatywy.

Przy spotkaniu służbowym zaczyna się witanie od szefa, nawet, jeżeli jego zastępcą jest kobieta lub znacznie starszy mężczyzna. Osoba wchodząca do pomieszczenia powinna się pierwsza przywitać (np. powiedzieć „dzień dobry”), niezależnie od stanowiska.

Gdy przełożony wchodzi do pokoju, pracownicy nie powinni wstawać, przełożony powinien pozdrowić pracowników, a oni po odpowiedzeniu na pozdrowienie powinni kontynuować swoją pracę. Gdy do pokoju wchodzi szef lub ważny klient , a my nie rozmawiamy z nikim innym, wówczas należy wstać z krzesła i przywitać się. Nieruchome siedzenie w takim przypadku może być odebrane jako brak szacunku.

Szef wchodząc do pomieszczenia wita się tylko z tymi z kim nie będzie za chwile przyjmował w gabinecie.

Należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby rękę podawać z szacunkiem, patrząc w oczy witanej osobie. Nie wolno podawać ręki nad stołem czy biurkiem. Ważne, aby w momencie podania ręki delikatnie uścisną (nie miażdżyć!) rękę drugiego człowieka. Nie należy podawać ręki bezwładnie, tzw. "zdechłej ryby". Ręka w momencie podania powinna być świeża i czysta.

Gdy człowiek jest niewidomym należy poczekać aż pierwszy wyciągnie rękę. On ma prawo wyciągnąć rękę pierwszy niezależnie od tego w jakim jest wieku, jakiej jest płci i jakie piastuje stanowisko.

PRZEDSTAWIANIE siebie lub innych:

• podajemy wyraźnie następujące informacje: imię, nazwisko, stanowi­sko służbowe, cel wizyty,

• osobę młodszą starszej,

• mężczyznę kobiecie,

• osobę niższą w hierarchii służbowej - wyżej stojącej,

• pojedynczej osobę grupie,

• pojedynczą osobę niezależnie od płci przedstawia się małżeństwu,

Wręczamy wizytówkę:

• gdy chcemy kontynuować znajomość,

• osobom starszym lub wyższym rangą wtedy, gdy o to nas poproszą.

PRZECHODZENIE NA „TY” propozycje przejścia składa:

• starszy-młodszemu,

• kobieta-mężczyźnie,

• przełożony-podwładnemu,

• starszy pracownik-młodszemu pracownikowi.

Zawsze należy zaproponować możliwość zwracania się per TY. Bezceremonialne przechodzenie na TY jest zawsze uważane za nietakt.

Pukanie do drzwi

Jeśli drzwi są zamknięte, to zawsze należy pukać. Wyjątkiem są tu duże, wieloosobowe sale, gdzie siedzi kilka osób. Do gabinetów i jednoosobowych pokoi zawsze należy pukać.

ODBIERANIE E-mail:

E-mail należy sprawdzać najczęściej, jak to możliwe. W "netykiecie", czyli etykiecie w sieci , ważny jest czas reakcji. Im później odpowiemy, tym większe ryzyko posądzenia nas o brak zainteresowania, szacunku, chęci dialogu itp.

ZACHOWANIE SZEFA W GABINECIE:

• jeśli wchodzi pracownik szef nie musi wstawać, chyba że chce podać rękę to wychodzi wtedy za biurka,

• pracownik powinien poczekać aż szef wskaże miejsce gdzie ma usiąść.

POCZĘSTUNEK W FIRMIE

Kolejność podawania dań:

• przystawka zimna i gorąca (wino białe, czerwone, wódka),

• zupa,

• danie rybne (wino białe),

• danie mięsne (wino czerwone),

• sery (wino czerwone),

• deser (szampan),

• owoce,

• kawa (koniak lub likier).

Rozsadzania gości przy stole.

Obowiązuje zasada pierwszeństwa prawej ręki, co oznacza, że najważniejsi goście zajmują zawsze miejsce po prawej stronie szefa.

Na stole nigdy nie powinny stać plastikowe butelki i napoje w kartonach.

Jak zachować się przy stole:

• serwetkę z materiału układamy na kolanach, służy ona do ocierania ust podczas posiłku;

• serwetka papierowa pozostaje obok talerza,

• jako pierwszy jedzenie rozpoczyna gospodarz;

• przystępując do jedzenia w pierwszej kolejności używamy sztućców leżących najdalej od talerza;

• robiąc przerwę w jedzeniu układamy na talerzu skrzyżowane sztućce; sztućce ułożone równolegle na talerzu w pozycji „godziny piątej" ozna­czają zakończenie posiłku;

• pijąc wino lub szampana kieliszek trzymamy za nóżkę;

• nie wolno: dmuchać na potrawę, siorbać, mlaskać, gwałtownie gesty­kulować, dłubać w zębach,

W SAMOCHODZIE SŁUŻBOWYM:

pojazd prowadzi obcy kierowca (może to być służbowy samochód lub np. taksówka):

• miejsce nr 1 znajduje się z tyłu za siedzeniem pasażera (przy prawych drzwiach),

• miejsce nr 2- z tyłu przy lewych drzwiach (za kierowcą),

• miejsce nr 3 z tyłu pośrodku,

• miejsce nr 4 - z przodu, obok kierowcy.

pojazd prowadzi szef:

• miejsce nr 1 jest obok kierowcy,

• miejsce nr 2 - z tyłu przy prawych drzwiach,

• miejsce nr 3 - z tyłu przy lewych drzwiach,

• miejsce nr 4 - pośrodku.

Jeżeli samochodem jadą tylko trzy osoby, oprócz kierowcy  wówczas miejsce nr 3 znajduje się oczywiście z przodu. Miejsce środkowe z tyłu, jest bardzo niewygodne i uznane za najbardziej niebezpieczne, dlatego w przypadku większej liczby osób, warto zorganizować dwa pojazdy.

W WINDZIE:

• do windy wchodzimy w takiej kolejności w jakiej do nie podeszliśmy. Obowiązuje również zasada, że osoby jadące na najwyższe kondygnacje, powinny wchodzić pierwsze, aby nie utrudniać komunikacji ludziom wysiadającym wcześniej,

• kto wchodzi do windy powinien pierwszy powiedzieć "dzień dobry" czy "cześć",

• kto wychodzi powinien się pożegnać.

---