ZEBRANIA - definicja

ZEBRANIA - są praktycznym środkiem do tworzenia poczucia tożsamości i utrwalania dobrych stosunków wewnątrz grupy, która nie ma możliwości codziennych spotkań. Są również dobrą okazją do wymiany wiedzy i doświadczeń.

Podstawowe cele zebrania:

• przekazywanie informacji (np. zebranie zespołu)

• rozwiązywanie problemów (np. zebranie kadry kierowniczej)

• podejmowanie decyzji (np. zebranie na temat strategii)

Zebrania powinny:

• być zorganizowane i posiadać własną strukturę organizacyjną

• mieć charakter formalny i odbywać się według określonego porządku obrad

• mieć jasno sprecyzowany temat

• być protokołowane

Formy zebrań:

1. odprawa - krótkie spotkanie o charakterze wewnętrznym,trwające 15-60 min.

2. narada - około 60-minutowe spotkanie wewnętrzne

3. seminarium - jest to forma szkolenia

4. sympozjum - zebranie specjalistów z określonej dziedziny wiedzy

Prace poprzedzające zebranie:

1. ustalenie celu zebrania, jego terminu oraz tematu do referowania

2. ustalenie listy uczestników zebrania i osób referujących

3. zaproszenie osób referujących, ustalenie tematu wystąpienia oraz czasu potrzebnego na jego zreferowanie

4. wynajęcie sali konferencyjnej

5. ustalenie porządku obrad

6. przygotowanie materiałów dla uczestników oraz rozesłanie ich

7. przygotowanie zaproszeń oraz ich rozesłanie

8. wysłanie uczestnikom spotkania:

- wykazu literatury

- treści sprawozdania

- porządku obrad (jeżeli nie został wydrukowany w zaproszeniu)

Zaproszenie powinno zawierać:

• kto zaprasza (tytuł, ew. tytuł służbowy, imię i nazwisko)

• kogo zaprasza (tytuł, ew. tytuł służbowy, imię i nazwisko)

• określenie formy zebrania

• temat zebrania

• miejsce i czas (dokładny adres spotkania: ulicę, numer domu, piętro, numer sali oraz termin: miesiąc, dzień, godzinę)

• porządek dzienny zebrania lub program

Porządek obrad:

I. Wstęp:

1) otwarcie obrad

2) wybór przewodniczącego, prezydium składającego się z 3-5 osób

3) odczytanie protokołu z ostatniego zebrania, głosowanie za przyjęciem protokołu lub jego odrzuceniem

4) powołanie komisji mandatowej, skrutacyjnej, wyborczej i wnioskowej

II. Rozwinięcie:

1) czytanie sprawozdań

2) wygłaszanie referatów

3) dyskusja oraz zgłaszanie wolnych wniosków

III. Wnioski, uchwały:

1) zgłaszanie wniosków i uchwał do realizacji

IV. Zakończenie:

1) zebranie zamyka przewodniczący

Program zebrania powinien zawierać:

1. dokładny termin, miejsce i przewidywany czas trwania zebrania

2. temat zebrania oraz sprawy, które mają być rozpatrywane na zebraniu

3. nazwiska osób referujących oraz czas przewidziany na omówienie danej sprawy

Przygotowanie sali konferencyjnej i holu:

• odpowiednia ilość krzeseł

• stół prezydialny oraz miejsce dla sekretarza

• przy stole mównica, mikrofon

• miejsce dla komisji i protokolanta

• szatnia

• kącik dla palaczy

• telefon

• bufet

Lista obecności:

• uczestnicy zebrania zobowiązani są do potwierdzenia swojej obecności własnoręcznym podpisem na liście obecności

Przywitanie uczestników zebrania:

Uczestników małych zebrań wita gości gospodarz.

Natomiast w czasie większych spotkań powitanie następuje w chwili otwarcia obrad - gości wita sekretarka, oddelegowany do tego pracownik bądź kilku pracowników.

Protokół zebrania:

Po zakończeniu zadania należy sporządzić krótki i jednoznaczny protokół.

Protokół zawiera:

- formę zebrania (np. narada, konferencja)

- porządek dzienny

- imię i nazwisko przewodniczącego

- termin i miejsce zebrania

- liczbę uczestników oraz liczbę nieobecnych (z podaniem, w miarę możliwości, przyczyn nieobecności)

- treść przyjętych wniosków i postanowień

- listę osób odpowiedzialnych za terminy postanowień

- krótkie przedstawienie przebiegu zebrania

- streszczenie wygłoszonych referatów

- wnioski płynące z każdego punktu porządku dziennego

- wyniki głosowania

- podjęte decyzje i przyjęte uchwały

JAK ZWIĘKSZYĆ EFEKTYWNOŚĆ ZEBRAŃ?

Zasady, których należy przestrzegać aby spotkanie miało twórczy charakter i przyniosło oczekiwane rozwiązania:

• punktualność rozpoczynania i kończenia spotkań

• trzymanie się punktów przewidzianych w porządku dziennym

• trzymanie się czasu ustalonego dla dyskutantów

• zapraszanie na zebranie osób, których uczestnictwo jest niezbędne

• nie przerywanie wypowiedzi osób przedstawiających swoją opinię na dany temat

• przerywanie wypowiedzi wykraczających poza ustaloną tematykę dyskusji

• wyrażanie swoich opinii w sposób kulturalny i nie budzący kontrowersji

• wyrażanie się w sposób jasny, krótki, precyzyjny

• inicjowanie twórczego myślenia

• utrzymanie czystości i przyjemnego wystroju w miejscu zebrań

Zasady, dzięki którym spotkanie będzie przebiegało sprawnie i bez zakłóceń:

• poinformować uczestników o celu zebrania oraz podać czas zakończenia spotkania

• przedstawić porządek zebrania

• rozplanować czas potrzebny na realizację poszczególnych punktów zebrania

• pilnować, aby wszyscy mówili na temat, umiejętnie przerywać rozmowę nie związaną z tematem

• zachęcać do dyskusji

• słuchać uważnie uczestników zebrania (uważne słuchanie stwarza atmosferę zaufania i zrozumienia)

• zachować neutralność

• stworzyć atmosferę sprzyjającą wymianie poglądów

• od czasu do czasu podsumować dotychczasowy przebieg obrad

• dopilnować, aby zebranie było protokołowane

• na zakończenie krótko podsumować przebieg obrad, uzgodnić osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych spraw i terminy ich zakończenia

10 sposobów na skuteczny udział w zebraniach:

Aby uczestnictwo w zebraniu dla jego uczestników było czasem efektywnie wykorzystanym, należy zastosować kilka podanych niżej rad:

- słuchać aktywnie

- w przypadku niejasności - pytać

- krytykować i popierać

- mówić wyraźnie, uczciwie i wprost

- nie pozwalać przerywać własnych wypowiedzi

- wypowiadać się pozytywnie, zwięźle i konkretnie

- używać komunikacji niewerbalnej dla podkreślenia wypowiedzi

- w przypadku braku reakcji na wypowiedź - poprosić o nią

- nie wycofywać się tylko dlatego, że inni się z tym nie zgadzają

- nie podporządkowywać się tym, którzy pozornie stanowią większość

Cechy dobrego mówcy:

• sprawia wrażenie pewnego siebie

• nie zbacza z tematu

• ma ciekawy temat i trzyma się pewnego logicznego porządku

• umie zaciekawić audytorium

• nie mówi monotonnie

• dobrze wykorzystuje pomoce wizualne

• używa jasnego i prostego języka

• uśmiecha się, nawiązuje kontakt wzrokowy z różnymi osobami spośród słuchaczy

• odpowiada na pytania

• nie przedłuża niepotrzebnie wystąpienia

Przed przystąpieniem do wystąpienia, należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Jaki jest temat wystąpienia?

• Z jakiego powodu (dlaczego) będzie wygłaszane?

• Kim będą słuchacze?

• Jak długie będzie wystąpienie?

• Co powinno zostać przekazane słuchaczom (co chcę im powiedzieć)?

• W jakiej formie będzie przygotowane wystąpienie?

• Gdzie odbędzie się prezentacja?

Używanie pomocy wizualnych:

Mówca powinien przygotować wystąpienie w taki sposób, aby wyeliminować dekoncentrację i znudzenie słuchaczy. Dlatego należy zadbać o wzbogacenie swojego wystąpienia ciekawymi prezentacjami graficznymi w formie slajdów, filmu, animacji komputerowych.

Siedem podstawowych zasad dotyczących używania pomocy wizualnych:

• Należy używać tylko, aby coś wyjaśnić, poprzeć lub podkreślić

• Odpowiednio dobrać rodzaj pomocy wizualnej do charakteru wystąpienia: tablica, epidiaskop, slajdy, modele, komputer

• Należy zwrócić uwagę na efektywność prezentacji (wskazane jest używanie np. koloru)

• Pomoc wizualna powinna być prosta, nie powinna przekazywać nadmiernej ilości informacji

• Prezentację wizualną należy umiejętnie połączyć z wystąpieniem. W celu uniknięcia pomyłek, dobrze jest ponumerować kolejność wyświetlanych obrazów i numery zapisać na odpowiedniej karcie

• Rzutnik do slajdów lub epidiaskop należy wyłączyć, jeżeli przestaje być potrzebny (aby nie rozpraszał słuchaczy)

• Przed prezentacją dokładnie sprawdzić, czy urządzenia działają

• Dobrze jest przygotować kopie materiałów dla słuchaczy, ale wręczyć je na końcu, aby słuchacze nie zajęli się ich czytaniem, zamiast aktywnie słuchać

---