Celem inwentaryzacji jest:
ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
doprowadzenie stanu ewidencyjnego wynikającego z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, wynikającym ze spisu z natury, a więc urealnienie ich,
ustalenie istniejących różnic inwentaryzacyjnych i rozliczenie osób odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) materialnie za powierzone im minie,
dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych Spółki pod względem ilości i jakości,
dokonanie oceny stanu zabezpieczenia mienia przed niszczeniem (psuciem się), kradzieżą z włamaniem, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi,
przeciwdziałanie powstaniu nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem przedsię-biorstwa, a w szczególności:
- gromadzeniu zapasów zbędnych, nadmiernych i niepełnowartościowych,
- powstawaniu różnic inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza niedoborów i szkód.
Inwentaryzacji, dokonuje się w drodze:
spisu z natury,
uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami jednostki, porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych.
Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach:
31 grudnia każdego roku obrotowego - spis z natury (lub potwierdzenie stanów przez bank) środków pieniężnych, papierów wartościowych oraz produktów w toku produkcji,
w ostatnim dniu każdego kwartału (w tym również na koniec roku obrotowego) - spis
z natury niezużytych zapasów materiałów, towarów i produktów gotowych, które zostały zaliczone w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia,
raz w ciągu czterech lat (w dowolnym okresie roku) - spis z natury środków trwałych
(z wyjątkiem gruntów oraz składników trudno dostępnych oglądowi), a także maszyn
i urządzeń wchodzących w skład inwestycji rozpoczętych, pod warunkiem że składniki te znajdują się na terenie strzeżonym,
raz w ciągu dwóch lat (w dowolnym terminie roku) - spis z natury zapasów materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych i towarów objętych ewidencją ilościowo-
-wartościową oraz znajdujących się na terenie strzeżonym,
w okresie od 1 października każdego roku obrotowego do 15 stycznia każdego następnego roku obrotowego - spis z natury:
zapasów materiałów, półfabrykatów, produktów gotowych i towarów,
środków trwałych,
maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, znajdujących się poza terenem strzeżonym,
materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych i towarów znajdujących się na terenie strzeżonym, lecz nie objętych ewidencją ilościowo-wartościową,
składników objętych jedynie ewidencją ilościową,
składników obcych,
pozostałych - poza wymienionymi wyżej składnikami - aktywów i pasywów.
Wyróżniamy trzy metody inwentaryzacji:
Spis z natury - polega na mierzeniu, liczeniu i ważeniu takich składników jak środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe, zapasy, aktywa obce.
Uzgadnianie sald - polega na wysyłaniu wpisów do kontrahentów informujących o wysokości należności lub zobowiązania. Drobne kwoty można odpisać na pozostałe koszty lub przychody operacyjne. W ten sposób inwentaryzuje się rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz środki na rachunku bankowym.
Porównanie danych z ksiąg handlowych z dokumentacją - w ten sposób inwentaryzuje się grunty i środki trwałe trudno dostępne oglądowi, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z pracownikami, rozliczenie międzyokresowe, WNiP.
Cel inwentaryzacji:
Inwentaryzacja - to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu majątku podmiotu gospodarczego,
porównania go ze stanem ewidencyjnym, a w razie wystąpienia rozbieżności, wyjaśnienia ich i odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych.
Częstotliwość i terminy przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych
precyzuje ustawa. Podmioty gospodarcze przeprowadzają inwentaryzację:
- na ostatni dzień każdego roku obrotowego,
- na dzień zakończenia działalności przez podmiot gospodarczy,
- na dzień poprzedzający postawienie go wstań likwidacji lub upadłości .
W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony
mogą w drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.
Wyniki inwentaryzacji winny być odpowiednio udokumentowane (arkuszami/kartami spisu z natury, protokolarni różnic inwentaryzacyjnych, itp.), a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice wyjaśnione i rozliczone w księgach tego roku obrotowego, którego dotyczyła inwentaryzacja.
Formy (metody) inwentaryzacji, przykłady:
a) spis z natury - w formie tej inwentaryzuje się:
- aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych).
- papiery wartościowe mające postać materialną,
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
- środki trwałe {z wyłączeniem gruntów i środków trudno dostępnych),
- maszyny i urządzenia zaliczane do środków trwałych w budowie.
b) potwierdzenie sald - polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów; Stosuje się w odniesieniu do:
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez Inne
- jednostki.
- należności, w tym udzielonych pożyczek,
- składników majątkowych powierzonych kontrahentom.
c) weryfikacja - czyli porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami; inwentaryzację tą formą przeprowadza się, gdy nie istnieje możliwość zastosowania żadnej z wyżej wymienionych form. więc w odniesieniu do:
- gruntów i środków trwałych trudno dostępnych,
- należności spornych i wątpliwych, w bankach - należności zagrożonych,
- należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych.
należności i zobowiązań publicznoprawnych,
- kapitałów (funduszy).