Pytania na egzamin z Auditora ISO 9001 (12.02.2011r., godz. 10.00, sala:labB)

1.      Co to jest audit?

AUDIT:
systematyczne, niezależne i przeprowadzane zgodnie z przyjętymi zasadami badanie zgodności działań i ich wyników (skuteczności działań) z wymaganiami i regulacjami oraz założonymi celami (kryteriami auditu).

2.      Podaj numer  i tytuł normy mającej służącej auditowaniu.

norma ISO 19011:2002 Wytyczne dotyczące auditowania systemówzarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego.

Dostarcza ona wskazówki do zasad auditu, utrzymywania programu auditów oraz przeprowadzania auditów systemu zarządzania jakością i systemu zarządzania środowiskowego a także wskazuje podstawowe kompetencje, które powinien posiadać auditor. Norma ta daje auditorom i kadrze kierowniczej narzędzie do weryfikacji systemów zarządzania, dzięki któremu mogą zostać zidentyfikowane zarówno obszary funkcjonujące poprawnie, jak i te wymagające poprawy czy działań korygujących. Stosowanie normy ISO 19011 do auditów innych systemów zarządzania jest możliwe pod warunkiem, że specjalny nacisk położony jest na kompetencje zespołu auditowego.

3.      Kto to jest auditor?

Auditor jest to Osoba prowadząca audit, osoba, która ma kwalifikacje i upoważnienie do tego aby prowadzić audity jakości.

4.      Co rozumiemy pod pojęciem kryteria auditu?

Kryteria auditu (3.2) - Zestaw polityk, procedur lub wymagań. Stanowią one odniesienie, z którym porównuje się dowody z auditu (3.3). 

5.      Jakie są rodzaje auditów?

Dotychczasowa praktyka wypracowała trzy podstawowe rodzaje auditów systemu jakości [5]:

• audit pierwszej strony, zwany również auditem wewnętrznym,

• audit drugiej strony, będący auditem zewnętrznym,

• audit trzeciej strony (tzw. audit niezależny), mający również charakter auditu zewnętrznego

INNY PODZIAŁ ADIUTU:

• Audit systemu zapewnienia jakości

• Audit procesu

• Audit wyrobu

• Audit usługi

6.      Co to jest audit wewętrzny?

Audit wewnętrzny (audit pierwszej strony) to ciągłe monitorowanie i badanie stopnia spełnienia oczekiwań klientów. Prowadzenie auditów wewnętzrnych jest to jednym z wymogów normy ISO 9001. 

Audi wewnętrzny polega na tym, że osoba przeszkolona i posiadająca certyfikat audytora wewnętrznego, bada wybrane obszary Systemu Zarządzania Jakością, czyli np. sprawdza czy pracownicy postępują zgodnie z procedurami i instrukcjami stanowiskowymi, czy prowadzą odpowiednie zapisy.

Audit jest badaniem a nie kontrolą, dlatego też zawsze jest wcześniej zakomunikowany, a osoby auditowane są wcześniej informowane o czasie i zakresie auditu. Często i nieprawidłowo audit uznawany jest za kontrolę. Wzbudza to strach przed znalezieniem niezgodności, a przecież celem auditu jest właśnie znalezienie błędów czy niedociągnięć w procesie i ich poprawa - czyli doskonalenie systemu. 
Obowiązkowi auditowania poddane są wszystkie procesy jakie zidentyfikujemy.Częstość takich badań zależna jest od zapotrzebowania, np. obsługę klienta można auditować raz na 4 miesiące, a magazyn raz na 6 miesięcy czy raz na rok.

7.      Co to jest audit certyfikacyjny?

Certyfikacja jest procesem mającym na celu weryfikację i potwierdzenie spełnienia przez organizację wymogów

określonych w normach. Głównym jej etapem jest audyt certyfikujący, w trakcie którego audytor zewnętrzny

dokonuje sprawdzenia całego zakresu działalności przedsiębiorstwa pod kątem spełnienia wymagań. Efektem tych

działań jest wydanie certyfikatu 

8.      Co to jest audit klientowski?

Audit KILENTOWSKI (drugiej strony = audit klientowskim= audit klienta) - zleceniodawcą lub wykonawcą takiego auditu jest organizacja należąca do najbliższego otoczenia organizacji auditowanej. Celem takiego auditu jest najczęściej sprawdzenie, czy auditowany jest w stanie spełnić wymagania stawiane przez auditującego. Audit klientowski ma również zastosowanie w momencie, gdy po stronie auditowanego występują jakieś niezgodności. Jego celem jest wtedy identyfikacja przyczyn, i w konsekwencji ich likwidację.

9.      Co jest audit I strony?

Audity wewnętrzne, nazywane auditami strony pierwszej, są przeprowadzane przez samą organizację (kompetentnych auditorów wewnętrznych) lub przez wynajętych specjalistów zewnętrznych. Niezależńie od tego kto dany auditwewnętrzny przeprowadza, jest on przeprowadzany wyłącznie w imieniu danej organizacji np. dla potrzeb przeglądu zarządzania lub innych celów wewnętrznych. Ich wyniki mogą stanowić dla organizacji podstawę do zadeklarowania przez nią zgodności z konkretnymi wymaganiami (np. normami ISO itp).

10.  Co to jest audit II strony?

Audity strony drugiej są przeprowadzane przez strony zainteresowane organizacją, takie jak klienci, lub przez inne osoby występujące w ich imieniu. 
Dzięki takiemu auditowi firma ma możliwość zdobycia informacji potrzebnych do dokonania wyboru i klasyfikacji swoich dostawców. Interesariusz przeprowadzający go można poznać w jaki sposób funkcjonuje interesujący go obszar itp.

11.  Co to jest audit III strony?

Audity strony trzeciej są przeprowadzane przez niezależne organizacje zewnętrzne, takie jak te, które prowadzą certyfikację lub rejestrację na zgodność z wymaganiami międzynarodowych norm ISO lub standardów prywatnych (audit certyfikacyjny).

Audit certyfikujący jest ostatnim etapem wdrożenia systemu zarządzania. Jest to „usystematyzowane i niezależne badanie, którego celem jest ocena i stwierdzenie, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów”.

12.  Wymień rodzaje auditów zewnętrznych.

Audity zewnętrzne obejmujące audity drugiej i trzeciej strony

13.  Jak nazywa się punkt normy ISO 9001 poświęcony auditowi?

Punkt normy 8.2.2 audit wewnętrzny

14.  Wymień kryteria doboru jednostki certyfikacyjnej?

15.  Podaj przykłady jednostek najbardziej prestiżowych jednostek certyfikacyjnych działających w Polsce. PCBC, TUV NORD POLSKA,

16.  Kiedy dana obserwację auditor może uznać za niezgodność?

podczas auditu mogą zostać ujawnione przypadki niespełnienia kluczowych wymagań to  niespełnienie wymagań nazwane jest niezgodnością

17.  Jakimi cechami powinien charakteryzować się auditr?

Zatem jakimi cechami powinien charakteryzować się dobry auditor?

Powinien być miły i mieć poczucie humoru. Osoby zbyt formalne i sztywne się nie nadają. Audit trzeba prowadzić jak luźną rozmowę, a nie w stylu urzędowym. Wiele osób ma podobny stosunek do auditu jak do urzędu skarbowego, a w niektórych firmach, jeśli wykazano niezgodności, ludzie byli karani czy nawet zwalniani.

Sama miałam taki przypadek - ale nie w Polsce - gdzie zagrożono pracownikom, że jeśli ktokolwiek przyczyni się do niezgodności w czasie auditu, zostanie zwolniony. Wtedy powiedziałam dyrekcji, że nie będę kontynuowała tego auditu, bo dyrekcja przyjęła złą postawę. Auditor musi zatem wykazywać się pewnością siebie na tyle, by odważyć się stanąć przed zarządem firmy, a tę pewność zdobywa się wraz z doświadczeniem.

Poza tym auditor musi mieć wyczucie w biznesie i przy stwierdzaniu niezgodności, której zlikwidowanie będzie dla firmy czasochłonne, pamiętać, że czas to pieniądz. Jeśli pracownik firmy będzie pracował nad dokumentem na potrzeby auditu, w dodatku mało ważnym, to nie zajmie się sprawami istotnymi, a to szkodzi firmie.

Auditor nie może się też wywyższać, a są tacy, którzy chcieliby być ważni, wykazać się. Nie wiem, czy to czasem nie jest cecha charakteru, czy to nie jest wrodzone. Jak tacy kandydaci na auditorów się zjawiają, to ich nie zatrudniamy, bo ciężko jest tego ludzi oduczyć.

W pracy auditorskiej pomaga też naturalna ciekawość, systematyczność i dokładność, aczkolwiek tego można się z czasem nauczyć.

---