Informatyka w zarządzaniu, DMS, DMS


DMS
Zarządzanie dokumentami,
obiegami i sprawami

Charakterystyka ogólna

W ISOF zarządzanie dokumentami realizowane jest w module DMS (Document Management System). Moduł ten przeznaczony jest do gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących z zewnątrz. Zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów wg różnych kryteriów. Dokumenty mogą być zapisywane w DMS z dysku, skanowane, pojawiać się w systemie poprzez pocztę elektroniczną.

Ponadto umożliwia zdefiniowanie i obsługę procesów przepływu informacji i dokumentów w całej firmie (workflow, obiegi).

Dzięki odpowiedniej organizacji gromadzonych dokumentów, dostępnym funkcjom oraz przejrzystemu interfejsowi użytkownika, moduł ten jest łatwy w obsłudze.

Funkcjonalność

Moduł DMS dostarcza zestawu funkcji pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, zarządzanie wersjami dokumentów aż do zarządzania obiegami dokumentów i ich archiwizacji.

Gromadzenie, porządkowanie i wyszukiwanie dokumentów

Dokumenty przechowywane w module DMS organizowane są w strukturę drzewiastą. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też działu firmy. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.

Istnieje również narzędzie do wyszukiwania dokumentów. Przy pomocy licznych kryteriów możliwe jest szybkie i wygodne wyszukanie dokumentu, a następnie wykonanie na liście będącej wynikiem wyszukiwania różnych operacji (usuwanie, wysyłanie w obieg, przemieszczanie).

Subskrypcje

Dokumenty mogą być subskrybowane, a informacje o jakichkolwiek zmianach w dokumencie będą przekazywane do wskazanych użytkowników.

Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów, cykl życia dokumentu

Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany.

W ten sposób w DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.

Wprowadzanie dokumentów

Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej funkcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z poziomu DMS, pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już istniejącego. Dokument może być zeskanowany bezpośrednio do DMS, może się również pojawić poprzez specjalny adres poczty elektronicznej.

Możliwy jest również zapis i odczyt dokumentu w DMS poprzez telefon komórkowy z aplikacjami EDI i SUMI.

Edycja w miejscu, WebDAV

Dzięki wykorzystaniu WebDAV możliwa jest tzw. edycja dokumentu w miejscu. Oznacza to możliwość edytowania dokumentu OpenOffice bezpośrednio z poziomu modułu DMS, w oknie przeglądarki i zapis do serwera bez zapisu na dysku lokalnym. Każdy zapis dokumentu utworzy nową wersję. Dodatkowo możliwe jest używanie szablonów dokumentów, które wcześniej zostały zdefiniowane w systemie.

Integracja z innymi modułami

Moduł DMS jest zintegrowany z innymi modułami systemu ISOF. Pozwala to na zapis odnośników do takich dokumentów systemu jak faktury sprzedaży i zakupów (w tym zeskanowane oryginały dokumentów), zadania, kontrahenci, aktywności, oferty, oraz ich obsługę zgodnie z możliwościami DMS. Ponadto możliwe jest przechowywanie zdjęć towarów magazynowych, instrukcji obsługi, umów z kontrahentami, które następnie są wykorzystywane w innych modułach.

Bezpieczeństwo dokumentów

W celu uzyskania pełnej kontroli nad korzystaniem z DMS możliwe jest definiowanie uprawnień zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokument można udostępnić tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub też zabronić dostępu zupełnie. Możliwe jest również nadanie tzw. czasowego uprawnienia do dokumentu. Po upływie wymaganego czasu dokument przestaje być dostępny.

Zarządzanie wersjami dokumentu

Dokumentom nadawane są wersje, a każda modyfikacja rejestrowana jest poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzającej jak również poprzez możliwość krótkiego opisu modyfikacji. Jednocześnie system zachowuje wszystkie poprzednio zarejestrowane wersje dokumentu lub zdefiniowaną ich ilość.

Historia pracy z dokumentami

Każdy dokument posiada zapis wszystkich wykonywanych na nim operacji. Dlatego też wiadomo kiedy i przez kogo dokument został utworzony, przez kogo był czytany lub modyfikowany, jak zmieniały się jego uprawnienia oraz w jakich procesach uczestniczył i jaki był przebieg tych procesów. Historia obsługi procesu ponadto może być przedstawiona w postaci graficznej (diagram stanów).

Obieg dokumentu

DMS posiada wbudowany mechanizm pracy grupowej (ang. workflow), tzn. możliwość zdefiniowania dla danego dokumentu, lub grupy dokumentów, procesu obróbki (faz opracowania, przejść z jednej do drugiej fazy) przez różne działy czy też osoby w firmie.

Każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom. Każdy etap obróbki jest ściśle określony zarówno co do osoby która ma wykonać pracę jak i czasu potrzebnego do jej wykonania.

Definicja procesu umożliwia określenie tzw. stanów określających etap obsługi dokumentu i osoby odpowiedzialne za dany etap, oraz akcji, czyli czynności możliwych do wykonania dla określonego stanu.

Wykonanie akcji może być związane z dodatkowymi działaniami (np. utworzenie nowego dokumentu, utworzenie nowej aktywności, lub wysłanie wiadomości). Z poziomu procesu możliwe jest również wykonanie niektórych funkcji ISOF. Dla często powtarzających się funkcji, jak wprowadzenie aktywności czy wysłanie wiadomości możliwe jest zdefiniowanie szablonu, który zawiera standardowe dane. Przyspiesza to znacznie pracę.

Procesy obsługi zdefiniowane mogą być na dowolnym wygodnym dla każdej firmy poziomie szczegółowości, zapewniając optymalny przepływ danych i dokumentów pomiędzy pracownikami i działami firmy.

Raport lejkowy i RLCD

Pracownicy mogą generować raporty określające dokumenty do obróbki oraz czas wykonania. Istnieje możliwość udostępnienia dokumentów tylko na ściśle określony czas. Kadra kierownicza ma bezpośredni dostęp do danych związanych ze stanem obsługi każdego procesu i dokumentu. Możliwe jest również zbiorcze raportowanie wszystkich obiegów, oraz wyświetlenie szczegółów na żądanie w formie tzw. raportu lejkowego. Jest to przekrojowy i bardzo wygodny raport pozwalający na szybką analizę wszystkich obiegów, oraz wykrycie spraw przeterminowanych. W analizie pomaga dodatkowe oznaczenie pozycji przeterminowanych na czerwono, oraz ogólne podsumowania. W razie potrzeby z poziomu raportu dokładnie można sprawdzić wszystkie szczegółowe informacje.

Raport RLCD pozwala na pokazanie danych skumulowanych wg określonych przedziałów dla cech zdefiniowanych dla obiegów. Cechy mogą być definiowane według potrzeb każdej firmy.

Zintegrowany system wiadomości

Zintegrowany system wiadomości wspomaga zarządzanie wiadomościami w firmie. Dotyczy to zarówno poczty elektronicznej, faksów, jaki i poczty głosowej. Wszystkie wiadomości mogą być zarejestrowane i obsługiwane tak jak inne dokumenty w DMS, a więc podlegają obiegom.

W module DMS możliwa jest również obsługa poczty elektronicznej. Dzięki temu wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące z firmy, zarówno z ogólnych jak i indywidualnych kont pocztowych są zgromadzone w jednym systemie i być dostępne innym osobom.

Jest to kolejny ważny element w utrzymaniu i analizie pełnej historii zdarzeń z klientami. Ponadto wiadomości pocztowe, jak każde inne dokumenty mogą być podlegać ściśle zdefiniowanemu w firmie obiegowi obsługi, zgodnemu ze specyfiką firmy.

Zalety

Moduł zarządzania dokumentami posiada zalety, które ułatwiają organizację przetwarzania dokumentów czyniąc ją bardziej sprawną i przejrzystą.

Funkcjonalność

Moduł zarządzania dokumentami zawiera bardzo obszerny zakres funkcji, obejmujący m.in. gromadzenie różnego rodzaju dokumentów firmowych, wyszukiwanie dokumentów wg różnych kryteriów dysponując choćby częściową informacją z nim związaną, składowanie wielu kolejnych wersji tego samego dokumentu, informowanie o zmianach w dokumentach. Ponadto możliwe jest zarządzanie dostępem do dokumentów i rejestr wszystkich operacji wykonywanych na dokumentach.

Wygoda obsługi

Dokumenty porządkowane są w postaci struktury drzewiastej i przedstawiane w postaci drzewa widocznego z lewej strony okna modułu. Funkcje uporządkowane są w klasycznym, rozwijanym menu, co czyni ich strukturę przejrzystą. Zawartość dokumentów może być wyświetlana bezpośrednio w oknie modułu.

Zarządzanie procesami

Moduł DMS oferuje zaawansowane techniki zarządzania procesami obsługi dokumentów na różnych poziomach działania firmy, oraz z uwzględnieniem wielu pracowników o różnych kompetencjach. Zaawansowana funkcjonalność umożliwia samodzielne kształtowanie procesów, dostosowując je do specyfiki firmy. Narzędzia do kontroli wykonania każdego procesu pozwalają na sprawne organizowanie pracy oraz weryfikowanie wyników tej pracy.

Integracja z innymi modułami

Dzięki integracji z innymi modułami możliwe jest pokazanie w DMS również dokumentów ISOF, jak Faktury Sprzedaży i Zakupu, Kontrahenci, Magazyn, Aktywności, Oferty, Zadania, oraz ich obsługę zgodnie z możliwościami modułu DMS. W modułach można zapisywać natomiast odnośniki do dokumentów, np. zeskanowany oryginał Faktury Zakupu, czy zdjęcie towaru w magazynie.

Zintegrowany system wiadomości

Możliwa jest obsługa poczty elektronicznej, faksów, poczty głosowej firmy w DMS, a więc zarządzanie i gromadzenie informacji zebranych przez wszystkich pracowników, oraz korzystanie z obsługi obiegów dokumentów również w odniesieniu do nich.

ISO 9000

DMS umożliwia również wspieranie Firm w czasie wdrożenia oraz stosowania w firmie norm ISO 9000. Umożliwia skompletowanie, uporządkowanie oraz przechowywanie dokumentacji związanej z ISO 9000. Ponadto pozwala na zdefiniowanie i wdrożenie w firmie procedur (obiegów), a następnie nadzór nad ich stosowaniem.

Archiwizacja

Dyski kopii bezpieczeństwa na nośniku trwałym CD-R, DVD-R wraz z systemem ISOF „tylko do odczytu” pozwalają stworzyć archiwum elektroniczne dokumentów firmy.

Korzyści


Wyszukiwarka