Korekta stanu zatrudnienia dla celów ZFŚS

1. Jak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w celu korekty odpisu na ZFŚS za 2009 r.?
 

Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) zobowiązani są na koniec roku do porównania planowanego stanu zatrudnienia z faktyczną przeciętną liczbą zatrudnionych w tym roku i zweryfikowania wielkości dokonanych dotąd odpisów na ten fundusz.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zasady jego tworzenia oraz gospodarowania środkami zgromadzonymi na rachunku określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Tak stanowi § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349).

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Taki sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy (§ 3 ww. rozporządzenia).

Należy jednak zauważyć, iż ww. przepisy nie wskazują jak należy obliczać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Dlatego w praktyce stosuje się jedną z metod statystycznych, o których jest mowa w objaśnieniach do sprawozdania Z-03 "Sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach" lub Z-06 "Sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy". Formularze sprawozdania wraz z objaśnieniami są opublikowane w załączniku do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 maja 2009 r. w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2009 (Dz. U. nr 85, poz. 717 ze zm.). Przeciętne zatrudnienie możemy więc obliczyć metodą:

• średniej arytmetycznej, którą należy zastosować w przypadku dużej płynności kadr lub natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych. Polega ona na sumowaniu stanów dziennych zatrudnienia w miesiącu i podzieleniu przez liczbę dni miesiąca,

• uproszczoną, którą stosuje się przy stabilnym zatrudnieniu. Polega ona na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2,

• średniej chronologicznej, którą stosuje się przy stabilnym zatrudnieniu. Polega ona na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanej wartości przez 2.

W sytuacji gdy na koniec roku faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) w jednostce różni się od przeciętnej planowanej, jednostka jest zobowiązana dokonać korekty odpisu na ZFŚS.

2. Jak zaksięgować korektę odpisu na ZFŚS?
 

W ewidencji księgowej korekta odpisu na ZFŚS dokonana na koniec roku spowoduje odpowiednio zwiększenie lub zmniejszenie kosztów podstawowej działalności operacyjnej w korespondencji z kontem 85 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" oraz korektę środków zgromadzonych na wyodrębnionym koncie bankowym tego funduszu.

Zapisy w księgach rachunkowych mogą przebiegać następująco:
 

Opis operacji	Konto
		Wn	Ma
Korekta powodująca zwiększenie odpisu na ZFŚS
1. Zapisy w księgach jednostki prowadzącej ewidencję i rozliczanie kosztów tylko na kontach zespołu 4:
a) PK - zwiększenie kosztów podstawowej działalności         operacyjnej	40	85
b) WB - przelew środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS	13-5	13-0
2. Zapisy w księgach jednostki prowadzącej ewidencję i rozliczanie kosztów na kontach zespołu 4 i 5:
a) PK - zwiększenie kosztów podstawowej działalności          operacyjnej        oraz równolegle	40 50, 52, 53, 55	85 49
b) WB - przelew środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS	13-5	13-0
3. Zapisy w księgach jednostki prowadzącej ewidencję i rozliczanie kosztów na kontach zespołu 5:
a) PK - zwiększenie kosztów podstawowej działalności          operacyjnej	50, 52, 53, 55	85
b) WB - przelew środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS	13-5	13-0
Korekta powodująca zmniejszenie odpisu na ZFŚS
1. Zapisy w księgach jednostki prowadzącej ewidencję i rozliczanie kosztów tylko na kontach zespołu 4:
a) PK - zmniejszenie kosztów podstawowej działalności         operacyjnej	85	40
b) WB - przelew środków z wyodrębnionego rachunku ZFŚS         na rachunek podstawowy	13-0	13-5
2. Zapisy w księgach jednostki prowadzącej ewidencję i rozliczanie kosztów na kontach zespołu 4 i 5:
a) PK - zwiększenie kosztów podstawowej działalności         operacyjnej oraz równolegle	85 49	40 50, 52, 53, 55
b) WB - przelew środków z wyodrębnionego rachunku ZFŚS         na rachunek podstawowy	13-0	13-5
3. Zapisy w księgach jednostki prowadzącej ewidencję i rozliczanie kosztów na kontach zespołu 5:
a) PK - zwiększenie kosztów podstawowej działalności         operacyjnej	85	50, 52, 53, 55
b) WB - przelew środków z wyodrębnionego rachunku ZFŚS         na rachunek podstawowy	13-5	13-0

Przykład

I. Założenia:

1. Pracodawca tworzy ZFŚS. Na początku 2009 r. zaplanował zatrudnienie na poziomie 65 osób w przeliczeniu na pełne etaty (w normalnych warunkach pracy). Odpis na ZFŚS wynosi zatem: (1.000,04 zł x 65 etatów) = 65.002,60 zł.

2. Pracodawca z dniem 1 lipca 2009 r. zatrudnił dodatkowo 10 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy.

3. Obliczenie przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Z uwagi na stabilne zatrudnienie, do obliczenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, pracodawca zastosował metodę uproszczoną.

	Miesiąc												Suma stanów
		I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI		XII
Przeciętna liczba zatrudnionych	65	65	65	65	65	65	75	75	75	75	75	75	840

Stan zatrudnienia w 2009 r. wyniósł średnio: (840 : 12 m-cy) = 70 etatów.

W końcu grudnia 2009 r. pracodawca będzie zobowiązany przekazać na rachunek ZFŚS dodatkową kwotę: [(70 etatów - 65 etatów) x 1.000,04 zł] = 5.000,20 zł.

4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. PK - naliczenie całorocznego odpisu w koszty	65.002,60 zł	40	85
2. PK - zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie	65.002,60 zł	64	49
3. PK - odpisy miesięczne dokonywane w ciągu roku:      (65.002,60 zł : 12 m-cy) =	5.416,88 zł	49	64
4. WB - przelew środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS	65.002,60 zł	13-5	13-0
5. PK - korekta zwiększająca odpis	5.000,20 zł	40	85
6. WB - dodatkowy przelew środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS	5.000,20 zł	13-5	13-0

III. Księgowania:

---