Zarządzanie czasem

Istota zarządzania czasem

• Nie można zarządzać czymś, czego się nie kontroluje!

• Zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą

Zarządzanie czasem nie polega na robieniu jak największej ilości rzeczy w jak najkrótszym czasie

Podejmuj decyzje, co robisz ze swoim czasem i bierz za nie odpowiedzialność

Bądź realistyczny - weź pod uwagę ograniczenia, którym podlegasz

Niepowodzenia w zarządzaniu czasem

• Cechy są wrodzone natomiast zachowania są wyuczone

• Dobrze ukierunkowane nauczanie pewnych form zachowania powoduje, że odziedziczone cechy mogą być odpowiednio rozwijane

• Pozytywne myślenie jest kluczem do sukcesu!

• Przeszkodą może być opór wobec zmian i chęć pozostania przy starych nawykach

• Prawidłowa motywacja + prawidłowe nastawienie + prawidłowe techniki = dobre gospodarowanie czasem

Założenie dotyczące zarządzania czasem

• Zarządzanie czasem jest możliwe

• Pracę można skumulować, aby uwolnić niedostępny czas

• Twoja efektywność zależy od tego, czy jesteś postrzegany jako efektywny pracownik, a nie od tego czy rzeczywiście jesteś skuteczny

• Założenie polega na tym, żeby pracować mądrzej a nie ciężej (ludzie są mieszanką rozumu i energii)

10 korzyści dla każdego

• Realizacja tych samych zadań mniejszym nakładem sił

• Lepsza organizacja własnej pracy

• Lepsze wyniki w pracy

• Mniej chaosu i stresu

• Większe zadowolenie z pracy

• Większa motywacja

• Czas na realizację zadań „wyższego rzędu”

• Mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność

• Mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań

• Szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych

Remanent czasu

• Na co był wykorzystany czas?

• Ile czasu pochłonęła realizacja poszczególnych zadań?

• Jakie mocne i słabe strony ma dotychczasowy styl pracy?

• Jakie osoby i czynniki mają wpływ na naszą wydajność?

Reguły zarządzania czasem

1. Określanie celu

2. Planowanie

3. Podejmowanie decyzji

4. Realizacja i organizacja

5. Kontrola

6. Informacja i komunikacja

Złodzieje czasu

• Mgliste cele

• Brak priorytetów

• Próba wykonywania wszystkiego na raz

• Niedostateczna znajomość zadań i czynności

• Niewłaściwy rozkład dnia

• Osobista dezorganizacja

• Zbyt dużo papierkowej roboty

• Niewłaściwy system segregowania dokumentów

• Poszukiwanie notatek, numerów telefonów etc

• Brak motywacji

• Niedostateczna koordynacja pracy zespołowej

• Przerwy na nieplanowane rozmowy telefoniczne

• Niezapowiedziani goście

• Nieumiejętność powiedzenia „nie”

• Niepełne, spóźnione informacjeBrak samodyscypliny

• Nie doprowadzanie spraw do końca

• Odwracanie uwagi, hałas

• Przedłużające się posiedzenia

• Niedostateczne przygotowanie się do spotkań i posiedzeń

• Nieprecyzyjna komunikacja

• Prywatne pogawędki

• Komunikacja zbyt rozbudowana

• Za dużo notatek do akt

• Odkładanie pracy na później

• Chęć posiadania informacji o wszystkim

• Czas oczekiwania na umówione spotkania etc.

• Pośpiech, zniecierpliwienie

• Za mało delegowania uprawnień

• Niepełna kontrola delegowanych zadań

Dlaczego warto wyznaczać cele?

CO? - Co chciałbym osiągnąć? O czym myślę, kiedy mówię o moim celu?

DLACZEGO? - Dlaczego chcę to zrobić? Co mi da zrealizowanie tego celu?

JAK? - Jakie konkretnie działania muszę podjąć, aby zrealizować te cele?

Dlaczego warto wyznaczać cele? Ludzie, którzy efektywnie używają technik stawiania celów:

• mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów,

• lepiej się koncentrują,

• przejawiają więcej zaufania do siebie,

• efektywniej działają,

• potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania.

Opracowanie celów

• opracowanie pożądanej wizji życia

• czasowe różnicowanie celów i pragnień

• wyznaczanie priorytetów

• co muszę zrobić aby osiągnąć cele?

Wskazówki dot. określania celów

• Specyficzne (Specific - specyficzne, dokładnie określone / zdefiniowane)

• Mierzalne (Measurable - mierzalne, wymierne)

• Akceptowalne (Achievable - osiągalne, dostępne, możliwe do realizacji, atrakcyjne)

• Realistyczne (Realistic - realne, powiązane z misją i rolami wyznaczonymi na wstępie)

• Terminowe (Time oriented - zorientowane w czasie z wyznaczonymi deadlinem realizacji)

Zasady planowania czasu

Podstawowa reguła 60:40

60% czynności zaplanowane

20% czynności nieoczekiwane

20% czynności spontaniczne

Prawo Parkinsona

Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiejś pracy, tym więcej czasu nam ona zabiera.

Najbardziej zajęty człowiek to ten, który ma mnóstwo czasu

Złote reguły planowania czasu

• Ramy czasowe

• Ostateczny termin wykonania

• Odrabianie straconego czasu

• Nagroda za dobre planowanie

• Planowanie szczegółowe

• Planowanie blokowe

• Koncentrowanie się na ograniczonej liczbie zadań

• Delegowanie zadań

• Odróżnienie spraw ważnych od pilnych

• Lista spraw niezałatwionych

Czym jest podejmowanie decyzji?

• Główne problemy menedżerów polegają na:

• Chęci załatwienia zbyt wielu rzeczy na raz

• Rozdrabnianiu się na wiele zadań, często nieistotnych

Przez wyznaczenie priorytetów zyskujemy pewność, że:

• Pracujemy tylko nad najważniejszymi zadaniami

• Opracowujemy zadania także ze względu na pilność

• W określonym czasie koncentrujemy się tylko na jednym zadaniu

• Dotrzymujemy terminów

• Wyniki pracy są bardziej satysfakcjonujące

Zasada Pareto (reguła 80:20)

80 % wyniku (wydajności) można osiągnąć przy 20 % wysiłku (nakładu).

Końcowe 20% wykonania zadania zabiera aż 80%.

20% zużytego czasu pozwala na rozwiązanie niewielu zasadniczych problemów

80% zużytego czasu pozwala na rozwiązanie wielu mało istotnych problemów

Należy zrezygnować z działań, które zabiorą nieproporcjonalnie dużo czasu do wyników.

Zasada Pareto

• 20% całego czasu poświęcamy najważniejszym zadaniom i celom

• a to daje 80% efektów,

• natomiast

• 80% całego czasu poświęcamy celom i zadaniom mało istotnym,

• a to daje nam 20% wyników naszych działań!

• 20% Twojego czasu decyduje w 80% o Twoim sukcesie!

• Znawcy teorii Pareto twierdzą, że jeśli właściwie wykorzystasz 20% swojego czasu - nie będziesz mieć problemów z jego brakiem!

Zasada Eisenhowera

	Pilne	Nie pilne
Ważne	Ważne i pilne - zadania, które muszą być wykonane natychmiast lub w najbliższej przyszłości. Pojawienie się takiego zadania powoduje, że wszystko inne schodzi na dalszy plan.	Ważne, lecz nie pilne - dbałość o tę kategorię spraw to cecha, która odróżnia jednostki efektywne od innych. Najczęściej rzeczy naprawdę ważne w życiu nie są pilne. Można zabrać się do nich teraz lub później i często odkładamy je w nieskończoność.
Nie ważne	Pilne, lecz nieważne - zadania domagające się natychmiastowego działania, lecz którym nie przypisalibyśmy pierwszorzędnego znaczenia. Zadania te mają wbudowane pewne ograniczenia czasowe, dzięki czemu zostają zrealizowane kosztem kategorii B	Drugorzędne - zadania uboczne, które nie są ani pilne, ani zbyt istotne. Często jednak zajmujemy się nimi kosztem spraw znacznie ważniejszych

Ograniczenie przerw w pracy

• Nie sprawdzaj co chwila e-maila ani nie surfuj po Internecie w czasie, który nie jest na to przewidziany

• Wyeliminuj wszelki hałas

• Zgromadź to, co jest potrzebne w pracy

• Skup się na aktualnie wykonywanym zadaniu

• Uporządkuj miejsce pracy, tak żeby niepotrzebne przedmioty nie rozpraszały Twojej uwagi

Organizacja codziennej pracy

• Najpierw wykonaj prace trudne, kiedy masz najwięcej sił. Nie odkładaj na później ważnych zadań, które są nieprzyjemne. Zrób je natychmiast!

• Gdy jesteś zmęczony, zajmij się zadaniami mniejszej wagi.

• Stres i zmęczenie rzadko są wynikiem wykonanej pracy. Najczęściej powoduje je myśl o tym, co masz jeszcze do zrobienia.

• Naucz się powiedzieć: “NIE”.

Zasady dotyczące początku dnia

• Rozpoczynanie dnia z pozytywnym nastawieniem

• Śniadanie i spokojna podróż do biura

• Rozpoczynanie pracy o możliwie stałej porze

• Sprawdzanie planu dnia

• Najważniejsze zadania na początek

• Krótszy czas przygotowania do pracy

Zasady dotyczące przebiegu dnia

• Wpływ na wyznaczanie stałych terminów

• Unikanie działań o skutkach zwrotnych

• Odmowa zajmowania się nagłymi przypadkami

• Unikanie nieplanowanych, spontanicznych działań

• Robienie przerw we właściwym czasie, odpowiednie tempo pracy

• Blokowanie niewielkich zadań o podobnym charakterze

• Zakańczanie rozpoczętych prac

• Wykorzystanie nadwyżek czasu

• Kontrolowanie czasu i planów

Zasady dotyczące końca dnia

• Dokańczanie niezałatwionych spraw

• Sprawdzanie wyników i samokontrola

• Plan na następny dzień

---