Janina Bielecka, Kancelarie grodzka i ziemska w Wielkopolsce
w XVI-XVIII w.
(Na podstawie: Studia źródłoznawcze t.1, 1957; Archeion t.22/23, 1954)
Gród ze starostą miał dwie zasadnicze funkcje: administracyjną i sądowniczą. Posiadał własne kancelarie. Tworzyły je zespoły urzędników uprawnionych do przyjmowania zeznań niespornych i wpisywania ich do ksiąg sądowych wraz z dekretami wydanymi przez starostę, surogatora czy zastępczy sąd tymczasowy, np. kapturowy. W te same księgi sądowe wpisywano również stosunkowo nieliczne akta o charakterze administracyjnym, pochodzące zarówno od króla jak i władz lokalnych np. wojewody czy starosty. Urzędnicy kancelarii robili również na życzenie stron odpisy z akt tzw. ekstrakty, używane jako załączniki do rozpraw sądowych.
W księgach grodzkich wielkopolskich szczególne miejsce miały wpisy akt wieczystych. Niezbędną czynnością w ustroju feudalnym było wpisywanie akt rezygnacji nieruchomości czyli akt wieczystych do ksiąg sądowych starostwa. Przed wpisaniem akt wieczystych do księgi nakielskiej, formuła z roku 1432 brzmi: coram domino capitaneo Naclensi. Zasada w omawianym okresie była także powszechna w stosunku do każdego aktu prawnego. W pewnym okresie wyłączono spod tego prawa darowizny i zamiany.
Najbardziej znane grody wielkopolskie w owym okresie to: Poznań, Kalisz, Wschowa, Nakło, Gniezno, Wałcz a ponadto Konin, Kcynia, Kościan, Pyzdry. Były one we władaniu starosty generalnego mającego swoją siedzibę w Poznaniu.
Starostwo generalne wielkopolskie (poznańskie) powstało bezpośrednio po zajęciu tych terenów przez Władysława Łokietka. W ówczesnym czasie starostowie generalni przewyższali kasztelana i wojewodę. Pod nieobecność króla mogli nawet powoływać pod broń pospolite ruszenia z woj. wschowskiego i nakielskiego. Zarówno Wł. Łokietek jak i Kazimierz Wlk. powoływali na to stanowisko osoby z Małopolski albo z mało znaczących rodów Wielkopolski chcąc mieć w nich powolne narzędzia. Wśród nazwisk starostów występują: Zarembowie, Ostrorogowie, Górkowie, Opalińscy, Leszczyńscy, Szołdrscy, Raczyńscy.
Najstarsza zachowana w Archiwum księga grodzka wschowska pochodzi z roku 1495 i zawiera przede wszystkim akta wieczyste i zeznania przed starostą grodzkim wschowskim. W latach 1588 i 1591 na ostatnich stronach ksiąg znajdują się notatki o przedwczesnym zakończeniu ksiąg ze względu na śmierć starostów kolejno: Jana Górskiego i Jerzego z Kretkowa. W 1650 roku starostwo wschowskie objął Andrzej Ossowski , a następnie w roku 1720 Antoni Mycielski . W 1738 roku władza starosty przechodzi z Piotra na Lachowicach Sapiehy na Ignacego z Iwanowic Koźmińskiego.
Podobnie sprawa wygląda ze starostwem nakielskim. W 1594 roku władzę objął starosta Piotr z Bnina Opaliński, po zakończeniu kadencji w roku 1612 Mikołaja Walewskiego urząd w roku 1613 obejmuje Krzysztof Rysiński. Od 1690 roku urzęduje Marcin Franciszek Smogulecki, a od 1738 roku urząd piastują Działyńscy.
Pracę w kancelarii grodzkiej organizowały i korygowały zarządzenia starostów, pisarzy lub regentów. Podział i kolejność kompetencji urzędników wygladał następująco:
starosta i zastępcy starosty
surogator, wcześniej burgrabia ziemski
pisarz â przełożony kancelarii
regent â zastępca pisarza
susceptant â współpracownik regenta
woźny â miał za zadanie wierne oddawanie pozwów oraz składanie urzędowych relacji bez stronniczości.
W XVIII wieku oblatowano w księgach także uwagi, instrukcje, regulaminy.
Kancelarię właściwą stanowili: regent, susceptanci i ich pomocnicy.
Nie wszystkie kancelarie grodzkie wielkopolskie miały równe znaczenie. Należące do starosty generalnego wielkopolskiego grody: Poznań, Kalisz, od 1768 roku Gniezno oraz Nakło, Wałcz, Wschowa miały prawo przyjmowania akt wieczystych odprawianie roków sądowych( działalność terenowa). Pozostałe grody starosty generalnego tj. Kcynia, Kościan, Konin, Pyzdry nie miały w/w uprawnień, dlatego też produkcja dokumentacji kancelarii grodzkich tych miast była o wiele mniejsza od poprzednich.
Ze względu na ograniczone możliwości kancelarii grodzkich i spowodowane tym protesty szlachty, od połowy XIV wieku pojawiły się szlacheckie sądy ziemskie. Współzawodniczyły one z urzędem starosty generalnego pod względem merytorycznym i praktycznym. W konstytucji z 1505 roku zawarto tekst mówiący, że „pozwy sądu ziemskiego mają wychodzić spod imienia królewskiego”. W sądach ziemskich urzędowali sędziowie, podsądkowie i pisarze. Powstał podział na powiaty sądowe, w których co dwa tygodnie odbywały się tzw. roczki ziemskie z zakresem działań na cały dany powiat. Sądy ziemskie nie miały kancelarii stale urzędujących. Miały charakter okresowy, przejściowy na okres roczków ziemskich. Nowy sędzia zakładał nową ksiegę, podobnie jak w urzędach starosty. Każdy powiat sądowy miał swoją odrębną księgę. Księgi ziemskie poznańskie zawierają rejestry pozwów, rat, kar i świadków. W Archiwum Poznańskim znajduje się księga ziemska pochodząca z roku 1400 formatu wąskiego folia, tzw. dutka. W kolejnych latach do roku 1506 odnajdujemy 23 tomy formatu folia. Po tomie 24 nastepuje tom 59 z roku 1601. Podczas II wojny światowej zaginęły wszystkie księgi XVI wieczne. Najstarsze księgi noszą nazwę: „ libri terrestres”. Jako swoisty protokół specjalnych spraw sądowych prowadzono w grodzie poznańskim protokół aresztowanych zachowany do dzisiaj, a obejmujący lata 1602-1610.
Księgi ziemskie przechowywano „pod trzema kluczami”: sędziego, podsądka i pisarza ziemskiego. Konstytucja z roku 1544 pozwoliła stosować w kancelarii język polski, ale w praktyce nie czyniono tego tłumacząc się brakiem technicznych, specjalistycznych wyrażeń i zwrotów w języku ojczystym. Ustawa z roku 1768 nakazywała, aby obok daty wg systemu średniowiecznego stosowano w pismach wpisy nowoczesne tzn. rok-miesiąc-dzień.
Ze względu na szybki i dynamiczny rozwój Wielkopolski niezbędnym stało się posiadanie stałych kancelarii sądowych do przyjmowania przez cały rok wpisów wieczystych. Taką stałą kancelarią stała się kancelaria grodzka w przeciwieństwie do okresowo działajacej kancelarii ziemskiej. W XVI wieku w czterech grodach wielkopolskich istniały kancelarie grodzkie, które otrzymały prawo wieczności. Były to: Poznań, Kalisz, Wschowo, Nakło. Kancelarie grodzkie tych miast miały prawo przyjmowania akt wieczystych, kiedy na innych terenach Polski mogły to robić tylko sądy ziemskie. W pierwszej ćwierci XVI wieku starosta generalny zaprzestał objeżdżania terenu, powołał na terenach podległych surogatorów(zastępców). Również w w. XVI rozpoczęły się starania sejmików poszczególnych terenów Polski o prawo wieczności dla kancelarii na wzór grodów wielkopolski. Po tym okresie istniały jednak aż do wieku XVIII tzw.: suscepty czyli ekspozytury kancelarii grodzkich bez możliwości wpisywania akt wieczystych; na ziemii płockiej, ciechanowskiej oraz na Żmudzi.
Sejm czteroletni w roku 1792 zniósł w całym kraju sądy ziemskie i grodzkie i powołał sądy ziemiańskie, kolegialne, składające się z sędziów obieralnych przez sejmiki na cztery lata. Kancelarie tych sądów działały w miejscu dawnych kancelarii grodzkich, urzędnicy przeważnie pozostawali ci sami a wpisy robiono w tych samych księgach. Zniesiono w ten sposób podwójne sądy pierwszej instancji. Wprowadzono język polski zamiast łaciny. W Wielkopolsce powyższe zmiany rozpoczęto wprowadzać w lutym i marcu 1792 roku. Niestety , 13.06.1792 roku marszałek konfederacji generalnej Szczęsny Potocki nakazał powrót do poprzedniego stanu sądów grodzkich i ziemskich. Marszałek konfederacji województw wielkopolskich Łukasz Łodzia Bniński wydał 30.08.1792 roku uniwersał do dawnych urzędników grodzkich i ziemskich nakazujący im powrót do dawnego urzędowania i złożenie przysięgi wierności konfederacji targowickiej. Funkcję regenta objął Jakub Biliński. Poszczególni regenci niezbyt garnęli się do składania przysięgi, z tego powodu nakazano im przybycie 26.09.1792 roku do Poznania w tym właśnie celu. Następnie nakazano im przyjmować przysięgi od podległych im urzędników.
Siedziby kancelarii wielkopolskich mieściły się w kościołach, klasztorach, w ratuszu, w zamku. Kancelaria grodzka poznańska miała siedzibę w zamku Przemysława, często przenoszona z powodu różnych zdarzeń losowych i historycznych: pomorów, zalań, najazdów szwedzkich.
Warunki przechowywania akt były bardzo kiepskie. W sumarium z końca XVII wieku nieznany autor zapisał: „ ...dużo stęchlizny, zapachu i smrodu nawąchawszy się chorować się musi, małom o śmierć nie przyszedł z febry...”.
Kancelarie ziemska i grodzka zostały zamknięte z wejściem Prusaków do Poznania w roku 1793. Otwarto je na krótko w okresie 22.06 â 04.07.1795 roku pod ścisłą kontrolą pruską dla dokończenia spraw.