Dokumenty opisujące organizację formalną
Aby model organizacji działania zespołowego mógł spełniać rolę w procesie organizowania, powinien być utrwalony za pomocą znanych form i technik oraz upowszechniony wśród jego adresatów. W organizacji działania indywidualnego, gdzie organizator działania jest najczęściej jego wykonawcą, może występować forma zapamiętania lub wykształcenia się nawyków. W organizacji działania zespołowego, gdy twórca modelu działania nie jest realizatorem zadań lub jest jednym z wielu wykonawców, zachodzi konieczność utrwalenia wzorców zachowań .
Rodzaje formalizowania wzorców mogą być różne. Najczęściej przybierają one postać rysunków, schematów, wykresów lub opisów słownych. W każdym jednak wypadku formalizacja przejawia się w postaci dokumentów, które stają się formalną podstawą funkcjonowania instytucji i działania członków.
Najważniejszym i pierwszym w kolejności tworzenia dokumentem formalnym jest statut instytucji. Jako dokument, stwarzający formalną podstawę istnienia instytucji, zawiera on najogólniejsze dane, dotyczące nazwy, typu działalności, podporządkowania organizacyjnego, siedziby, rodzaju działania i dat powołania do życia. Dokument ten, a ściślej jego treść, powinien być punktem wyjścia do budowy modelu działania zespołowego, szczególnie gdy projektant nie decyduje o celu organizowanej instytucji. Bez informacji zawartych w statucie trudno bowiem o właściwe uświadomienie celu i zakresu działania organizacji. Ten ogólny dokument organizacyjny jest punktem wyjścia do dalszego formalizowania działań.
Zbiorem dokumentów przedstawiających formalną strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, a mianowicie podział całości na komórki organizacyjne oraz zakresy zadań i rodzaje tychże komórek, jest regulamin organizacyjny.
Elementem składowym regulaminu organizacyjnego jest schemat organizacyjny. Jest to graficzna forma przedstawienia układu hierarchicznego, występującego w danej instytucji, oraz wynikających stąd powiązań. Na podstawie analizy schematu organizacyjnego można zorientować się o liczbie szczebli występujących w instytucji, rozpiętości kierowania na poszczególnych szczeblach hierarchicznych, zastosowanym systemie powiązań komórek organizacyjnych, liczebności pionów organizacyjnych oraz wstępnie o specjalizacji poszczególnych komórek. Nie można natomiast zorientować się głębiej o zakresie uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności, gdyż te dane dostarczają, inne dokumenty, wchodzące w skład regulaminu organizacyjnego. Nazwa komórki przedstawiona na schemacie organizacyjnym może niekiedy wprowadzić w błąd, nie zawsze bowiem dostatecznie precyzyjnie oddaje ona zakres działań.
Wzorce zachowań członków organizacji są przedstawione najczęściej w dokumentach zwanych instrukcjami służbowymi. W przeciwieństwie do uprzednio omawianych rodzajów dokumentów są one adresowane nie do całości, lecz jedynie do części jednostek organizacyjnych instytucji.
Przykładami instrukcji będących formalnymi dokumentami organizacyjnymi są:
instrukcje obiegu dokumentów,
instrukcje dotycząca trybu planowania,
instrukcje sporządzania analiz ekonomicznych itp.
Dla zapewnienia dużej dostępności, pełności i aktualności dokumentów pokazujących formalną strukturę organizacyjną instytucji zaleca się tworzenie tzw. księgi służb - jako zbioru większości, formalnych wzorców zachowań.
Z. Heidrich proponuje oddzielić zbiór dokumentów w organizacyjnych na cztery części:
Część I powinna dotyczyć ogólnej organizacji instytucji. Zawierałaby więc takie dokumenty, jak: status, regulamin pracy, schemat organizacyjny, zakres działania podstawowych komórek organizacyjnych.
Część II powinna dotyczyć organizacji komórek instytucji obejmowałaby więc: wewnętrzny schemat organizacyjny komórki, wykaz etatów i wymaganych kwalifikacji, podział zadań między pracowników, tzw. stanowiskowe karty służb, instrukcje wykonania powtarzalnych działań wykaz druków wystawianych, wypełnianych i przechowywanych w danej komórce wraz z instrukcją przebiegu operacji na nich wykonywanych.
Część III powinna zawierać dane o systemie informacyjnym instytucji. Mamy tu na myśli przedstawienie występujących dróg przebiegu informacji, form i miejsc powstania, przetwarzania, gromadzenia i przechowywania informacji zawartych w dokumentach formalnych.
Część IV powinna zawierać zbiór zarządzeń instytucji nadrzędnych, regulujących organizację i tok pracy instytucji. Zasadą obowiązującą komórkę prowadzącą księgę służb jest zapewnienie jej kompletności i aktualności.
1
3