ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI wykład 5 29.04.2009

Maria Włodarczyk 210 FiU

INWENTARYZACJA-

Z łac. Inwentarum - służący do odnalezienia, wykaz, spis, inwentarz*.

*inwentarz- rzeczowe składniki majątku lub ich zestaw, bądź wykaz ruchomości i nieruchomości.

Równoległe pojęcia do inw. to:

-remanent (to spis kontrolny, w praktyce oznacza stan zapasów danej rzeczy w określonym momencie)

-spis kontrolny towarów

Inwentaryzacja:

• W wąskim znaczeniu:

inw. to spis inwentarza z natury (inw. w wąskim znaczeniu pokrywa się z pojęciem remanentu),

• W szerokim znaczeniu:

inw. to ogół czynności związanych z ustaleniem rzeczywistego stanu zapasów majątkowych (aktywów) oraz źródeł pochodzenia tego majątku (pasywów) na dany moment bilansowy, ale nie tylko w wyniku spisu z natury.

Można zatem określić, że inw. to zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku w danej jednostce gospodarczej, na określony moment, oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Istota rachunkowości stanowi, aby księgi były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzane na bieżąco. Oznacza to, że dane wynikające z ksiąg rachunkowych muszą odzwierciedlać rzeczywiste stany aktywów i pasywów - a aby mogły odzwierciedlać, należy okresowo przeprowadzać inw., wynik której należy porównać ze stanami ewidencyjnymi. Jeśli te stany nie są zgodne, należy dane z ewidencji skorygować o wyniki z inw. (! Nadrzędność inwentaryzacji nad danymi ewidencji księgowej).

Obowiązek przeprowadzenia inw. wynika z UoR art. 26 i 27. - te artykuły równocześnie regulują zasady wg jakich inw. składników majątku musi przebiegać, a także, w jakich terminach powinna być przeprowadzona.

CELE INW.:

1. Podstawowym celem inw. jest ustalenie rzeczywistego stanu A i P, które może być dokonane za pomocą:

1. Spisu z natury

2. Weryfikacji sald, czyli pisemnego uzgodnienia stanów należności, środków pieniężnych i innych składników - z kontrahentami, bankami.

3. Porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi.

2. Porównanie danych rzeczywistych faktycznych ustalonych w drodze inw., ze stanem ukazanym w księdze rachunkowej oraz ustalenie, rozliczenie i ujęcie w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych.

3. Zapewnienie właściwej ochrony zasobów danej jednostki i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, oraz ocena przydatności i kompetencji tych osób.

4. 
   Ocena wartości majątkowej przydatności i realności wykorzystania posiadanych aktywów.

PRZEDMIOTEM INW. są wszystkie A i P wykazywane w bilansie, a ponadto:

• Niektóre składniki nie ujmowane w bilansie (np. wykazywane wyłącznie ilościowo, umorzone w 100%),

• Składniki będące własnością innych podmiotów (np. wykorzystywanych w działalności w oparciu o określone umowy - np. wynajmu, lub składniki powierzone do przechowania),

• Ewentualne zobowiązania warunkowe (np. udzielone gwarancje, poręczenia, zastawy, wpisy hipoteczne).

ZASADY PRAWIDŁOWEJ INW.

Prawidłowa inwentaryzacja łączy się z przestrzeganiem podstawowych zasad:

• Z. terminowości i częstotliwości - polega na tym, aby inw. Została przeprowadzona w terminach zgodnych z planem, zachowaniem częstotliwości zgodnym z UoR, w terminach umożliwiających w sposób harmonijny, bezproblemowy przeprowadzenie rocznego zamknięcia ksiąg.

• Podwójnej kontroli - polega na pomiarze składników majątku przez 2 osoby w celu uniknięcia ewentualnych niedokładności w liczeniu. Dla uzyskania pewności, iż składniki majątku zostały policzone zgodnie ze stanem faktycznym.

• Zamkniętych drzwi - polega na tym, aby czynności inwentaryzacyjne były dokonywane w czasie, gdy nie dokonuje się obrotu magazynowego. Pozwala to na niezakłócony przebieg prac inwentaryzacyjnych. Taka możliwość istnieje w dni wolne od pracy lub po ustawowych godzinach.

• Rzetelnego obrazu - polega na ustaleniu stanu rzeczywistego inwentaryzowanych A i P. Zasada ta ma znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji. Realizacja tez zasady polega na dokładnym pomiarze, identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości wyrażonych w jednostkach pieniężnych, a także wartości użytkowej i handlowej.

• Kompletności i kompleksowości - polega na tym, aby objąć spisem wszystkie składniki majątkowe objęte ewidencją bilansową i pozabilansową, a które to składniki znajdują się na stanie danej jednostki. Ta zasada ma szczególne znaczenie w przypadku tzw. Inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej oraz w związku ze zmianą formy własności oraz innego typu przekształceń własnościowych.

• Kolejnych czynności - należy określić kolejność prac w czasie inw., co powinno przyczynić się do usprawnienia spisu i skrócenia w czasie jego trwania.

• Zaskoczenia - inw. przeprowadzana jest w nieoczekiwanym momencie. Ma to miejsce szczególnie w przypadku niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie oraz w stosunku do osób, do których istnieje ograniczone zaufanie.

• Zasada uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej - w spisie z natury ma uczestniczyć osoba odpowiedzialna za dana grupę składników. W uzasadnionych przypadkach jak np. choroba, w inw. może uczestniczyć osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną - jeśli jednak to niemożliwe, to w skład komisji powinna wchodzić dodatkowa 1 osoba (łącznie komisja składać ma się z 3 osób, z których jedna powinna reprezentować interesy osoby materialnie odpowiedzialnej),

• Zasada komisyjności - przeprowadzenie spisu z natury przez co najmniej 2 osoby, co zwiększa wiarygodność i niepodważalność takich spisów. To szczególnie istotna zasada w przypadku procesów sądowych o roszczenia z tytułu niedoborów.

• Fachowości komisji spisowej - do komisji spisowych należy wyznaczyć tylko osoby znające daną dziedzinę, gospodarkę magazynową, asortyment sprawdzanych produktów.

Każdy proces inw. powinien być wyprzedzony odpowiednimi przygotowaniami. Zakres tego procesu jest uzależniony od wielkości jednostki i posiadanych przez nią składników majątku:

• W małych jednostkach (z ograniczoną liczbą składników majątku) - wystarcza zarządzenie kierownika jednostki, w którym określa on rodzaje składników majątku będące objęte spisem, dzień inw. (dzień, na który możliwe jest zamknięcie ksiąg), datę przeprowadzenia spisu, komisję spisową ( w tym jej przewodniczącego),

• W dużych jednostkach (o szerokim zakresie działalności gospodarczej) - czynności przygotowawcze obejmują znacznie szerszy zakres. W każdym przypadku pierwszą czynnością jest powołanie na piśmie w formie zarządzenia Komisji Inwentaryzacyjnej (osób kompetentnych); Wskazane jest, aby zasady inw. były określone, zatem należy wydać dla tych potrzeb wewnętrzną instrukcję inwentaryzacyjną. W praktyce, często w tym zarządzeniu kierownika określa się, że inw. powinna być wykonana zgodnie z zasadami instrukcji, która jest załącznikiem do zarządzenia.; Powołuje się odrębne komórki organizacyjne, których zadaniem jest przeprowadzenie inw. Ta komórka zachowuje się profesjonalnie inwentaryzacją i jest odpowiedzialna za prawidłowe organizacyjnie przeprowadzenie inw. W tej komórce następuje też weryfikacja protokołów, analiza różnic poinwentaryzacyjnych. Te komórki przedstawiają również propozycje rozliczenia ewentualnych niedoborów, nadwyżek czy dokonywanie kompensat. Propozycje te muszą być zaakceptowane przez kierownika jednostki.

TERMINY I METODY INWENTARYZACJI

Terminy i jakimi metodami inwentaryzacja powinna być przeprowadzona określa Art. 26 UoR - określa on, jakie składniki majątku należy inwentaryzować w wymaganych terminach z określeniem, jakie należy zastosować metody.

TERMIN INW.		METODA INW.
Ostatni dzień roku obrotowego	aktywa pieniężne papiery wartościowe (weksle, czeki obce, akcje, obligacje, bony itp.), produkty w toku produkcji, nie zużyte materiały i towary odpisane w ciągu roku w koszty w momencie ich zakupu, nie sprzedane produkty gotowe odpisane w ciągu roku w koszty w momencie ich wytworzenia.	Spis z natury
Ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku	zapasy: materiałów półproduktów produktów gotowych towarów środki trwałe (z wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych), maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, składniki aktywów będące własnością obcych jednostek.	Spis z natury
Raz w ciągu 2 lat	Znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartosciową zapasy: materiałów półproduktów produktów gotowych towarów	Spis z natury
Raz w ciągu 4 lat	środki trwałe (za wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych np. budowli podziemnych, instalacji, itp.), maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym,	Spis z natury
Ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku	aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, należności (za wyjątkiem tytułów publiczno-prawnych, należności wątpliwych, spornych a w bankach należności zagrożonych oraz nal. od osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych), udzielone pożyczki, własne składniki aktywów powierzone kontrahentom (np. w przerobie, komisie, w obcym składzie, itp.),	W drodze uzyskania potwierdzenia salda
Ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku	grunty, środki trwałe trudno dostępne oglądowi (np. budowle podziemne, instalacje), należności sporne i wątpliwe a także dochodzone na drodze sądowej, w bankach należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, należności i zobowiązania z tytułów publiczno-prawnych, środki trwałe w budowie (za wyjątkiem maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie), wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne kosztów oraz rozliczenia międzyokresowe przychodów, kapitały (fundusze) własne (podstawowe, zapasowe, rezerwowe i pozostałe), fundusze specjalne, rezerwy, aktywa i pasywa ewidencjonowane na kontach pozabilansowych (np. zobowiązania warunkowe),	W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów

SPIS Z NATURY

To podstawowa metoda inw. - polega ona na policzeniu, zważeniu lub zmierzeniu ilości danego składnika majątku. Wycena ilości tych składników i porównanie wartości z danymi, które wynikają z ksiąg rachunkowych, a także rozliczanie ewentualnych różnic.

Spis z natury może być przeprowadzony metodami:

• metoda pełnej inw. okresowej - polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich inwentaryzowanych składników, aktywów objętych inw., które równocześnie są ujęte w księgach rachunkowych, np. magazyn towarów, sklep.

• Metoda pełnej inw. ciągłej - polega na sukcesywnym w ciągu roku obrotowego ustalania stanów poszczególnych składników aktywów w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie (np. 2, 4 lata) zostały zinwentaryzowane wszystkie składniki majątku objęte ewidencją bilansową.

• Metoda częściowa (wycinkowa, wyrywkowa) - przeprowadzenie w ciągu roku w dowolnym terminie spisu z natury tylko określonej części składników majątku spośród ogółu składników zaliczanych do tej grupy. Ta metoda jest odmianą inw. ciągłej, bowiem w pewnym okresie (2 lub większej liczby lat) dokonując inw. częściowej można zinwentaryzować wszystkie składniki majątku, a równocześnie pozwala to na określenie czy osoba materialnie odpowiedzialna wypełnia powierzone jej obowiązki.

Bez względu na stosowaną metodę, spis z natury obejmuje czynności takie jak:

• dokonanie SZN ilości składników objętych inw. oraz w razie potrzeby wyrywkową kontrolę dokonanego SZN,

• wycenę i ustalenie wartości składników majątku objętych spisem,

• ustalenie różnic inw.,

• ustalenie przyczyn powstania różnic inw. w postaci niedoborów lub nadwyżek oraz ustalenie sposobu ich rozliczenia,

• ujęcie w księgach stwierdzonych podczas spisu różnic inw. i doprowadzenie stanu księgowego do stanu rzeczywistego wynikającego ze spisu,

• ocena przydatności użytkowej i handlowej składników objętych SZN, a także ustalenie skutków finansowych utraty całkowitej lub częściowej wartości majątkowej, wycenę tych składników, których dotyczy utrata wartości, a w przypadku pełnej utraty wartości (nieprzydatności gospodarczej) wskazanie upłynnienia tych składników lub fizycznej likwidacji (te czynności należą do komisji inw., której członkowie potwierdzają wyniki spisu na arkuszach).

Stan składników pieniężnych i rzeczowych ustala się przez ich przeliczenie, zważenie i zmierzenie, a tych w opakowaniach przez przeliczenie z uwzględnieniem wartości (pod warunkiem nienaruszonego opakowania).

Liczbę rzeczowych składników majątku trudnych do zmierzenia (np. znajdujących się w pojemnikach, zbiornikach, pryzmach czy dużych zwałach jak węgiel czy koks) oraz składników o niskiej wartości, ale ciężkich, zajmujących wiele miejsca - inw. dokonuje się za pomocą obliczeń technicznych, np. wg ustalonej objętości, ciężaru jednostki objętości. Obliczenia techniczne powinny być uwidocznione w tzw. Załączniku do kart spisowych

1

---