Obieg pism, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej


Zasady prawidłowego obiegu pism

Duże znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej ma obieg dokumentacji.

Obieg pisma jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej, do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.

Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacją, załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma- wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy
w obiegu pism punktami zatrzymania.

Typowymi punktami zatrzymania są:

W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem sprawy.

W poszczególnych fazach i w poszczególnych punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych.

Aby obieg pisma był jak najbardziej racjonalny, należy kierować się następującymi zasadami:

  1. Liczba punktów zatrzymania, przez które pismo przechodzi podczas obiegu, powinna być jak najmniejsza i ograniczona tylko do niezbędnych.

  2. Obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy.

  3. Droga obiegu pisma, od momentu wpływu pisma do momentu wysłania odpowiedzi, powinna być jak najkrótsza.

  4. Pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz.

  5. Aby skrócić czas wykonywania czynności manipulacyjnych należy stosować środki techniczne.

Organizacja obiegu pisma powinna umożliwiać kontrolę załatwiania pisma w każdej fazie obiegu.

Racjonalny obieg pism zależy od:

Dobra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw.

Czynności związane z obiegiem pism

Pierwsza czynność to otwarcie i sprawdzenie wpływów. Po otwarciu koperty należy sprawdzić czy zawarte w niej pismo nie zostało mylnie skierowane oraz czy są w niej wszystkie pisma, których symbole zapisano na kopercie. W niżej wymienionych sytuacjach należy do pisma dołączyć również kopertę:

Kolejną czynnością jest umieszczenie pieczątki z datą na pierwszej stronie każdego pisma (po lewej stronie obok adresu odbiorcy) lub na przedniej stronie koperty (w tych przesyłkach, które przekazywane są bez otwierania).

W przypadku faksów należy je odbić na ksero z kilku względów:

Następną czynnością jest segregowanie nadesłanych wpływów w następujący sposób:

- przesyłki pilne

- przesyłki specjalne (ekspresowe, polecone, za pobraniem pocztowym)

- przesyłki dotyczące rozliczeń bankowych

- listy, paczki, pisma

- czasopisma, druki, foldery

- przesyłki służbowe i osobiste

- przesyłki mylnie doręczone

- pisma skierowane do kierownika personelu lub wydziału

Ostatnią fazą obiegu pism jest ich wysłanie. Pisma przygotowane są przez osoby załatwiające sprawy merytoryczne. Obsługa korespondencji szefa i czynności związane z wysyłką całej korespondencji spoczywają na sekretariacie. Należą do nich:

Systemy kancelaryjne

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych-określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania w/w czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych:

- system dziennikowy

- system bezdziennikowy

System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy.

W systemie dwudziennikowym do rejestracji pism wykorzystuje się dwa dzienniki podawcze (kancelaryjne). Jeden dziennik przeznaczony jest do rejestracji pism wysłanych.

System jednodziennikowy ogranicza się do dziennika podawczego. Pisma wpływające rejestruje się z lewej strony, pisma wysyłane z prawej strony.

System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji w danym roku kalendarzowym:

System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

System kancelaryjny bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy.

Kolejność wykonywania czynności jest następująca:

Referent, po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata.

System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym.

Aby jednak system ten właściwie funkcjonował musi być:

System mieszany łączy pewne elementy systemy dziennikowego i bezdziennikowego, ale dział księgowości rejestruje wszystkie pisma wpływające i wysyłane. W niektórych zakładach pracy pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku korespondencyjnym, a pisma wysyłane tylko w książce pocztowej - stempel poczty stanowi dowód wysłania pisma.

Nowoczesną metodą rejestracji jest system rejestracji komputerowej. Dane wprowadzone do komputera pozwalają na uzyskanie w każdej chwili informacji: jakiego rodzaju i ile pism nadeszło danego dnia, kto załatwia sprawę. Można uzyskać przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca, itd.

System kancelaryjny dziennikowy może być prowadzony komputerowo. Wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, np. pokwitowania odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.

Sekretariat jest typową komórką organizacyjną powołaną do realizacji czynności kancelaryjnych, takich jak:

Pracownicy sekretariatu powinni posiadać odpowiednie kwalifikacje, m.in. dobrze znać strukturę organizacyjną jednostki, w której są zatrudnieni oraz zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych. Powinni też znać aktualne przepisy pocztowe, taryfy opłat pocztowych, technikę manipulacji pocztowych oraz posiadać umiejętność posługiwania się technicznymi urządzeniami łączności.

W celu realizacji w/w czynności sekretariat powinien być wyposażony w odpowiednie środki techniczne, które służą do:

Do przyjmowania i wysyłania pism wykorzystuje się m.in.:

Do kontroli terminów wykorzystywane są następujące środki techniczne:

Służą one do sporządzania planów pracy, kontroli terminowego załatwiania spraw, ewidencji narad, wyjazdów służbowych czy też umówionych spotkań.

Do przechowywania akt służą:

Do odszukiwania informacji wykorzystywane są:

Instrukcja kancelaryjna ustala organizację pracy oraz zasady postępowania z aktami od chwili ich wytworzenia w toku bieżącej działalności lub wpływu z zewnątrz do momentu przekazania do archiwum zakładowego.

Instrukcja określa zasady postępowania niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej tych akt. Przedmiotem instrukcji kancelaryjnej są zasady postępowania z aktami jawnymi i aktami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi). Postępowanie z aktami tajnymi regulują odrębne przepisy. Instrukcja zawiera różnorodne pojęcia używane
w terminologii biurowej:

Znaczenie instrukcji kancelaryjnej zależy od wielkości jednostki organizacyjnej, liczby komórek organizacyjnych oraz schematu organizacyjnego.

FAZY OBIEGU PISM

0x08 graphic
1. Pismo trafia do sekretariatu ( odbywa się tu rozdzielenie korespondencji )

0x08 graphic
2. Dekretacja dokonywane przez dyrektora

3. Kierownik właściwej komórki organizacyjnej decyduje kto zajmie

0x08 graphic
się bezpośrednio załatwieniem sprawy

4. Referent zapoznaje się z pismem , rozpatruje sprawę zgodnie z

0x08 graphic
przepisami i opracowuje brulion

  1. 0x08 graphic
    Brulion jest kierowany do kierownika do tzw . aprobaty

6. Po zaaprobowaniu treści pisma , referent sporządza jego czystopis i

0x08 graphic
przekazuje zwierzchnikowi do podpisu

7. Odpowiedź jest kierowana do dyrektora jednostki a stamtąd do

0x08 graphic
sekretariatu , gdzie pismo zostaje sprawdzone pod względem technicznym

8. Pismo zostaje włożone do koperty i wysłane

DEKRETACJA - jedna z faz obiegu pisma polegająca na wstępnym skierowaniu pisma do właściwej komórki organizacyjnej. Jeśli do sekretariatu wpływa wiele listów, szef może prosić sekretarkę o ich dekretację, zastrzegając dla siebie prawo dekretacji:

7



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
ZEBRANIA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
DOKUMENTACJA Pracownicza, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
BIURO1, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
CURRICULUM VITAE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
PROCES KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RODZAJE KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Pisma i DOKUMENTACJA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
prezentacja i prezenter, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Dobre obyczaje, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
o ergonomii, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
urzadzenia, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
UKŁAD PISMA I CZĘŚCI SKŁADOWE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Protokół zebrania, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA SPOTKAŃ BIZNESOWYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
zebrania-zredagowane, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA KONFERENCJI PRASOWEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RÓŻNICE KULTUROWE W ZAGRANICZNYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej

więcej podobnych podstron