 | Pobierz cały dokument obieg.pism.awf.warszawa.organizacja.pracy.doc Rozmiar 66 KB |
Zasady prawidłowego obiegu pism
Duże znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej ma obieg dokumentacji.
Obieg pisma jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej, do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.
Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacją, załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma- wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy
w obiegu pism punktami zatrzymania.
Typowymi punktami zatrzymania są:
kancelaria ogólna lub sekretariat - przyjmuje pisma, rejestruje je, przedstawia kierownikowi, rozdziela pisma między komórki danej jednostki organizacyjnej, wysyła pisma na zewnątrz
kierownik komórki, który rozdziel korespondencję, dokonuje dekretacji pism
pracownik załatwiający sprawę pod względem merytorycznym i formalnym
kierownik lub inny pracownik upoważniony do podpisania pisma
W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem sprawy.
W poszczególnych fazach i w poszczególnych punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych.
Aby obieg pisma był jak najbardziej racjonalny, należy kierować się następującymi zasadami:
Liczba punktów zatrzymania, przez które pismo przechodzi podczas obiegu, powinna być jak najmniejsza i ograniczona tylko do niezbędnych.
Obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy.
Droga obiegu pisma, od momentu wpływu pisma do momentu wysłania odpowiedzi, powinna być jak najkrótsza.
Pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz.
Aby skrócić czas wykonywania czynności manipulacyjnych należy stosować środki techniczne.
Organizacja obiegu pisma powinna umożliwiać kontrolę załatwiania pisma w każdej fazie obiegu.
Racjonalny obieg pism zależy od:
właściwego podziału zadań i obowiązków
doboru pracowników o wysokich kwalifikacjach odpowiadających wykonywanym przez nich funkcjom
stworzenia właściwych warunków materialnych pracy
właściwej współpracy pomiędzy załatwiającymi pismo
stosowania odpowiednich środków technicznych
Dobra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw.
Czynności związane z obiegiem pism
Pierwsza czynność to otwarcie i sprawdzenie wpływów. Po otwarciu koperty należy sprawdzić czy zawarte w niej pismo nie zostało mylnie skierowane oraz czy są w niej wszystkie pisma, których symbole zapisano na kopercie. W niżej wymienionych sytuacjach należy do pisma dołączyć również kopertę:
 | Pobierz cały dokument obieg.pism.awf.warszawa.organizacja.pracy.doc rozmiar 66 KB |