Wykład III: Organizacja ewidencji księgowej

Podstawowe definicje

Konto - urządzenie ewidencji księgowej służące do rejestracji jednorodnych operacji gospodarczych.

Obrót konta - suma zapisów po jednej stronie konta.

Saldo konta - różnica między obrotem debetowym i kredytowym danego konta. Saldo przyjmuje nazwę tej strony konta, której obrót jest większy.

Otwarcie konta - naniesienie na konto salda początkowego odczytanego z bilansu otwarcia lub zaksięgowanie pierwszej operacji.

Zamknięcie konta - ustalenie obrotów, wyprowadzenie salda końcowego, wpisanie sum kontrolnych, dwukrotne podkreślenie obu stron konta.

Zasada podwójnego zapisu - każda operacja księgowana jest na dwóch kontach, po przeciwnych stronach tych kont, w tej samej kwocie wynikającej z dokumentu księgowego.

Korespondencja kont - związek jaki powstaje między kontami przy księgowaniu danej operacji gospodarczej. Konta biorące udział w księgowaniu konkretnej operacji to konta korespondujące ze sobą.

Dt Konto aktywne Ct
Sp	─
+
Obrót Dt ≥	Obrót Ct Sk
Suma kontrolna	Suma kontrolna

Dt Konto pasywne Ct
─	Sp
	+
Obrót Dt Sk	≤ Obrót Ct
Suma kontrolna	Suma kontrolna

Księgi rachunkowe są urządzeniami, w których dokonuje się zapisów księgo­wych. Do ksiąg rachunkowych należą:

• dziennik,

• księga główna,

• księgi pomocnicze,

• zestawienia obrotów i sald,

• inwentarz.

Dziennik jest przeznaczony do chronologicznego ujmowania zdarzeń gospo­darczych, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku są dokonywane na podstawie zweryfikowanych i zatwierdzonych dowodów księgo­wych, w kolejności czasowej (według dat).

Księgę główną tworzą konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont. Na kontach tych prowadzi się ewidencję operacji gospodarczych w porządku systematycznym zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.

Księgi pomocnicze (uzupełniające) składają się z kont analitycznych (szcze­gółowych), które prowadzi się w celu rozwinięcia i uzupełnienia zapisów w księdze głównej.

Konta analityczne powstają w drodze poziomego podziału konta syntetycz­nego, do którego są one prowadzone. Konta analityczne funkcjonują na zasadzie pojedynczego zapisu, który jest powtórzeniem księgowania na koncie syntetycznym. Zamieszcza się go po tej samej stronie, jednak bez korespondencji z innymi kontami.

Stopnie analityki do konta „Materiały”

Konto syntetyczne	Analityka
		pierwszego stopnia	drugiego stopnia
Materiały	Materiały podstawowe Materiały pomocnicze Opakowania	Tkaniny wełniane Tkaniny bawełniane Tkaniny jedwabne Podszewka Nici Guziki Zamki błyskawiczne Kartony Worki foliowe

Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządza się nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.

Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych pozwala ujawnić błędy popełnione podczas ewidencji operacji gospodarczych, jeżeli były one spowodowane naruszeniem zasady podwójnego zapisu, a więc powstały wskutek zaksięgowania:

• operacji tylko na jednym koncie,

• tej samej operacji różnymi kwotami,

• operacji dwa razy po tej samej stronie kont.

Zestawienia obrotów i sald wszystkich ksiąg pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Umożliwia ono sprawdzenie zgodności zapisów w księgach pomocniczych z zapisami na odpowiednich kontach syntetycznych.

Zestawienie obrotów i sald (postać uproszczona)

Symbol konta (nazwa konta)	Obroty razem z Sp		Saldo końcowe
		Dt	Ct	Dt	Ct
Suma

Powiązania ksiąg rachunkowych

Inwentarz jest wykazem aktywów i pasywów zgodnym z wynikami inwen­taryzacji. Inwentarz sporządzają jednostki, które nie prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych. Wykazane w nim pozycje powinny być odpowiednikami pozycji występujących w bilansie otwarcia lub stanowić ich rozwinięcie. Jeżeli jednostka kontynuuje prowadzenie ksiąg, wówczas rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald.

Księgi rachunkowe mogą występować w różnej postaci, jako: dzienniki, księgi wiązane, rejestry, luźne karty kontowe, zapisy na komputero­wych nośnikach danych lub wydruki komputerowe.

Każda jednostka gospodarcza prowa­dząca księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości musi mieć opracowaną w języku polskim dokumentację zasad (polityki) rachunkowości.

Istotnym elementem tej dokumentacji jest zakładowy plan kont. Konstruując zakładowy plan kont, należy uwzględniać:

1. obowiązki (wymagania) informacyjne wynikające z ustawy o rachunkowości,

2. potrzeby informacyjne otoczenia,

3. potrzeby informacyjne zarządzania jednostką.

Pomocą w opracowaniu zakładowego planu kont może być wzorcowy plan kont.

Przyjęta we wzorcowym planie kont klasyfikacja kont księgi głównej oraz zasady ich funkcjonowania są podporządkowane obowiązkom sprawozdawczym jednostek gospodarczych. Przyjmuje się w nim podział kont na dziewięć zespołów kont oznaczonych symbolem cyfrowym od 0 do 8. Są one na­stępujące:

0 — Aktywa trwałe,

1 — Środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkoterminowe aktywa finansowe,

2 — Rozrachunki i roszczenia,

3 — Materiały i towary,

4 — Koszty według rodzajów i ich rozliczenie,

5 — Koszty według typów działalności i ich rozliczenie,

6 — Produkty i rozliczenia międzyokresowe,

7 — Przychody i koszty ich osiągnięcia,

8 — Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy.

We wzorcowym planie kont, oprócz wykazu kont księgi głównej, znajduje się komentarz, który zawiera objaśnienia co do istoty zapisów na danym koncie oraz zasady jego funkcjonowania. Dla strony Winien i strony Ma każdego konta są podane typowe operacje i sposób ich zaksięgowania w powiązaniu z korespondującymi kontami.

Jednostka może też zdecydować się na całkowicie własną wersję zakładowego planu kont, powierzając jego opracowanie swoim pracownikom albo podmiotom zewnętrznym specjalizującym się w usługach z tego zakresu.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości zakładowy plan kont powinien zawierać:

1. wykaz kont księgi głównej, z podaniem ich symboli (dwu-, trzy- albo więcej cyfrowych),

2. przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontami księgi głównej.

Rozwinięciem wykazu kont księgi głównej jest komentarz zawierający omówienie sposobu funkcjonowania poszczególnych kont, księgowanych na nich operacji oraz ich korespondencji z innymi kontami.

Zakładowy plan kont musi też zawierać zasady tworzenia i prowadzenia analityki z podaniem kryterium podziału na konta analityczne do określonych kont syntetycznych.

Konstrukcja zakładowego planu kont powinna gwarantować takie ujęcie operacji gospodarczych na kontach, aby uzyskać rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki gospodarczej oraz jej wynik finansowy, a także aby móc na tej podstawie sporządzić obligatoryjne sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe oraz przeprowadzić rozliczenia finansowe.

Księgi rachunkowe (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, wydruki komputerowe, zestawienia wyświetlane na monitorze komputera) muszą być trwale oznaczone pełną lub skróconą nazwą jednostki gospodarczej, dla której są prowadzone, oraz nazwą rodzaju urządzenia księgo­wego (dziennik, konto główne, pomocnicze, zestawienie obrotów i sald).

W celu zachowania prawidłowości ksiąg rachunkowych muszą być prze­strzegane określone ustawą o rachunkowości sposoby poprawiania błędów księgo­wych.

Korekta służy do eliminacji błędów ujawnionych w trakcie miesiąca przed jego zamknięciem. Polega ona na przekreśleniu błędnego zapisu (tekstu, liczby) poziomą linią z zachowaniem jego czytelności. Obok należy podać datę i podpis osoby upoważnionej do poprawki. Następnie nanosi się zapis prawidłowy.

Storno stosuje się, gdy błąd zostaje ujawniony po zamknięciu miesiąca. Polega ono na usunięciu wpływu mylnego zapisu za pomocą księgowego zapisu stornującego bez dokonywania jakichkolwiek skreśleń. Podstawą zapisu stornującego jest sporzą­dzenie dowodu księgowego (noty księgowej). Można się posłużyć:

• stornem czarnym, w którym z wykorzystaniem liczb dodatnich dokonuje się zapisu korygującego po przeciwnej stronie kont w stosunku do zapisu błędnego,

• stornem czerwonym, polegającym na wykorzystaniu ujemnego zapisu, który zamieszcza się po tej samej stronie kont, na których wystąpił zapis błędny.

Księgi rachunkowe powinny być przechowywane w sposób zabezpieczają­cy przed niepowołaną ingerencją, przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub zaginięciem.

15

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej

KSIĘGI POMOCNICZE

KSIĘGA GŁÓWNA

DZIENNIK

DOWODY KSIĘGOWE

---