 | Pobierz cały dokument zebrania.zredagowane.awf.warszawa.doc Rozmiar 76 KB |
Ćwiczenia TEMAT: Zebrania: organizacja, porządek dzienny oraz przygotowanie materiałów, zaproszeń i sali; protokół zebrania.
„Organizacja”
Każde zebranie, niezależnie od typu, aby w pełni spełniało założony cel musi być odpowiednio zorganizowane. Zapobiega to stracie cennego czasu, powstania chaosu natomiast powoduje przejrzystość przekazu, przez co też łatwość w jego przyswajaniu.
Istnieją dwie zasadnicze grupy działań, mających na celu odpowiednią oraganizację zebrania:
ustalenia merytoryczno-organizacyjne
ustalenie celu zebrania i jego tematyki. Zebrania mogą mieć charakter informacyjny,decyzyjny lub twóczy, a charakter zebrania determinuje poruszane tematy
ustalenie porządku obrad i składu osobowego uczestników „rzutuje” na miejsce zebrania (wielkość sali) oraz czas jego przebiegu.
ustalenie miejsca i terminu zebrania. Miejsce i czas powinien między innymi uwzględniać odległości jakie muszą pokonać uczestnicy zebrania, a także możliwości komunikacyjne
rozdział ról/zadań podczas zebrania- zaplanowana struktura stworzona z przewodniczącego-kieruje obradami; zadania powitanie przybyłych i podziękowanie za przybycie, przedstawienie uczestników, określenie celu zebrania i zreferowanie jego programu, uzasadnienie potrzeby zwołania zebrania, kontrolowanie dyskusji, podsumowanie dyskusji, podziękowanie za udział w zebraniu.:). prezydium - „ ciało” honorowe-np. Zarząd firmy, zaproszeni goście; wygłaszanie podziekowań, gratulacji itp. Sekretarza - odpowiedzialny za dokumenty zebrania;asystowanie przewodniczącemu oraz komisje regulaminowe.
opracowanie porządku obrad-schemat przebiegu zebrania;pozwala przygotować wszystkie materiały potrzrebne dla prawidłowego zorganizowania zebrania, jest podstawą do sporządzania dokumentacji zebrania oraz pozwala przewodniczącemu prowadzenie zebrania wedlug ustalonych punktów co nie pozwala na dowolność w ustalaniu zagadnień
ustalenie relacji pomiędzy przewodniczącym a sekretariatem i uczestnikami zebrania.(przewodniczący słucha w sposób zaangażowany tj. bardzo intensywny, zastanawiając się równocześnie nad odpowiedzią uczestnikowi zebrania i udzieleniem głosu następnym uczestnikom; pozostali uczestnicy słuchają aktywnie, aby śledzić tok zebrania, chwytać sens poszczególnych wypowiedzi i polemizować z przedmówcami; sekretarz (sekretarka) słucha biernie koncentrując się na prawidłowym zapisie przebiegu spotkania)
techniczne wykonawstwo podanych wyżej ustaleń:
zredagowanie i przepisanie zawiadomień
 | Pobierz cały dokument zebrania.zredagowane.awf.warszawa.doc rozmiar 76 KB |