R A P O R T
„Ocena systemu zarządzania zasobami ludzkimi w Starostwie Powiatowym w Lubinie”
Skład zespołu :
Paweł Biały
Mariusz Istoczak
Marcin Jakubas
Spis treści
Wstęp
Opis sytuacji w starostwie Powiatowym w Lubinie
Opis stanowisk pracy,
Procedury rekrutacji i selekcji kadr,
System oceny pracowników,
Plan szkoleń i rozwoju zawodowego,
System motywowania personelu
Zdefiniowanie problemu zaistniałego w systemie zarządzania kadrami w Starostwie Powiatowym w Lubinie
Analiza Możliwych rozwiązań
Rekomendacje
Załączniki
∗∗∗
Powiat lubiński powstał w oparciu o ustawę z dnia 5 czerwca 1998 roku.
o samorządzie powiatowym. W całym kraju jest 379 powiatów , które dzielą się na :
powiaty grodzkie na terenach byłych miast wojewódzkich. Jest ich razem 65 i powiaty ziemskie, których jest 314 na terenie całego kraju.
Powiat Lubiński położony jest w północnej części województwa dolnośląskiego. Sąsiaduje z powiatami: głogowskim i górowskim, a także z legnickim, wołowskim, oraz z polkowickim. Naturalną granicą wschodnią powiatu, jest rzeka Odra.
Opis stanowiska pracy w Starostwie Powiatowym w Lubinie na przykładzie Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej
Opis stanowiska pracy na wyżej wymienionym wydziale składa się z dwóch części. Pierwsza z nich to ”Dane Podstawowe” w której zawarte są następujące dane: 1) nazwa stanowiska pracy, 2) jednostka organizacyjna, 3) cel istnienia stanowiska pracy, 4) warunki pracy, 5) bezpośredni przełożony, 6) relacje do innych pracowników w zespole, oraz 7) zastępca dyrektora jest zastępowany przez. Natomiast druga część dotyczy ”Zakresu Obowiązków, Uprawnień i Odpowiedzialności” ta część zawiera następujące dane: 1) zakres obowiązków, 2) zakres odpowiedzialności, 3) zakres uprawnień, wykształcenie pracownika, 5) staż pracy, 6) wymagania: niezbędne i dodatkowe, 7) dyspozycyjność, oraz 8) umiejętności - tak jak w załączniku nr. 1.
W Starostwie Powiatowym w Lubinie istnieje system zarządzania zasobami ludzkimi w postaci opisu stanowisk pracy jest to dobry system, gdyż zawiera wystarczająco dużo informacji na temat danego stanowiska. Opis ten dostarcza osobie ubiegającej się o pracę wiele przydatnych informacji. Według nas nie występuje tutaj żaden problem, który wymagałby analizy.
Procedura rekrutacji i selekcji kadr
Procedura naboru na stanowisko Zastępcy Dyrektora Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej.
Procedura naboru na wolne stanowisko urzędnicze w Starostwie Powiatowym w Lubinie odbywa się na podstawie ”Zarządzenia nr 66/2008 Starosty Lubińskiego z dnia 4 listopada 2008r.. Według. tego rozporządzenia przeprowadzenie naboru na wolne stanowisko urzędnicze ogłasza Starosta Lubiński. Powoływana jest komisja w skład której wchodzą: przewodniczący, 2 członków i sekretarz. Starosta ustala również regulamin naboru - załącznik nr 1 do zarządzenia Starosty Lubińskiego nr 66/2008 z dnia 04.11.2008r. (regulamin). Ogłoszenie o naborze zostaje opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Lubinie - załącznik nr 2 do zarządzenia Starosty Lubińskiego nr 66/2008 z dnia 04.11.2008 r.
Załącznik ten zawiera dodatkowe informacje dotyczące: wymagań niezbędnych, wymagań dodatkowych, zakresu wykonywanych zadań oraz wymaganych dokumentów. Według regulaminu procedurę naboru dokonuje Komisja Rekrutacyjna. Przewodniczący Komisji Zwołuje posiedzenia Komisji i kieruje jej pracą. Dokumentację naboru prowadzi Sekretarz Komisji. Komisja zapoznaje się z dokumentami złożonymi przez kandydatów a następnie sporządza listę kandydatów spełniających określone wymogi formalne. Lista kandydatów opublikowana jest w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa. Komisja ocenia złożone dokumenty i rozmowę kwalifikacyjną kandydatów. Członkowie Komisji przydzielają punkty w skali od 1 do 5. Przewodniczący Komisji składa na ręce Starosty protokół z przeprowadzonego naboru. Wyniki dotyczące naboru zostają opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej jak również na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Lubinie. Pozostałe dokumenty, które brały udział w procesie rekrutacji przekazane zostaną do archiwum Starostwa.
Protokół z przeprowadzonego naboru na stanowisko Zastępcy Dyrektora Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej w Starostwie Powiatowym.
Protokół ten zawiera ilość złożonych ofert jak również datę ich wpłynięcia. W protokole zawarte są również informacje na temat Komisji Rekrutacyjnej na podstawie jakiego zarządzenia została powołana, w jakim celu oraz jej skład. Komisja w określonym terminie dokonuje analizy dokumentów aplikacyjnych i na tej podstawie stwierdza, który kandydat został wybrany na stanowisko Zastępcy Dyrektora Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej. W Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie Starostwa Powiatowego oraz na tablicy ogłoszeń urzędu zostają umieszczone informacje na temat spełnionych wymagań przez danego kandydata. W protokole zawarte są również informacje dotyczące kandydatów, którzy nie spełnili wymogów formalnych. Kandydaci którzy zostali zakwalifikowani do kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego zostają zaproszeni w określonych terminach na rozmowę kwalifikacyjną. Celem tej rozmowy jest sprawdzenie przez Komisję przydatności kandydatów do wykonywania pracy na stanowisku zastępcy dyrektora. Kandydaci odpowiadają na pytania zadawane przez Członków Komisji. Pytania dotyczą znajomości przepisów ustawy Prawa budowlanego oraz przepisów wykonawczych i regulacji prawnych z zakresu Kodeksu postępowania administracyjnego. Kandydaci są oceniani w skali od 1 do 5. Po wyborze odpowiedniego kandydata w protokole dokonuje się podsumowania przeprowadzonej procedury wyboru kandydata.
System oceny pracowników
W Starostwie Powiatowym w Lubinie istnieje Regulamin Prowadzenia Okresowej Oceny Kwalifikacyjnej Pracowników Starostwa Powiatowego w Lubinie, który to Regulamin jest oparty na podstawie art.17 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U z 001 r. Nr 142, poz. 1593 z poen. Zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 marca 2007 r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych ( Dz.U. 2007 r., Nr 55, poz. 361).
Dnia 23 kwietnia 2008 roku Starosta Lubiński wprowadził zmiany w Regulaminie Okresowej Oceny Kwalifikacyjnej Pracowników Starostwa Powiatowego w Lubinie, które dotyczyły:
§ 1 ust. 2 „ Oceny dokonuje bezpośredni przełożony ocenianego pracownika, zwany dalej
„oceniającym”, według trybu i zasad określonych w niniejszym regulaminie oraz zgodnie z podległością służbową zarządzeniem starosty w sprawie podziału kompetencji”1.
W § 3 zmieniono okres przeprowadzania okresowej oceny kwalifikacyjnej z drugiego kwartału na czwarty każdego roku. Zmiany dotyczyły, również § 6 ust. 1 w którym to ustalono skale dokonywanej oceny z : od 1 do 5 na od 0 do 5.
Naszym zdaniem system obecnie obowiązujący w Starostwie jest dobry, ponieważ zapewnia odpowiednie przeprowadzenie oceny kwalifikacji pracowniczej zgodne z Ustawą wyżej wymieniona, a także z rozporządzeniem Rady Ministrów. Wprowadzone zmiany do Regulaminu zwiększają możliwość oceny pracownika i dają większa oraz w pełni obiektywna skalę oceny. Taką ocenę przeprowadza się w oparciu o Arkusz Okresowej Oceny Kwalifikacyjnej Pracownika Samorządowego, w którym są sprawdzane między innymi kryteria obowiązkowe: sumienność, sprawność, bezstronność, umiejętność stosowania
____________
1.Zarządzenie Nr 31/2008 Starosty Lubińskiego z dnia 23 kwietnia 2008r
odpowiednich przepisów, planowanie i organizowanie pracy, postawa etyczna - jak w załączniku 7.
Plan szkoleń i rozwoju zawodowego
W Starostwie Powiatowym w Lubinie istnieje również plan szkoleń i rozwoju zawodowego, który jest co roku uaktualniany. Plan szkoleń Starostwa Powiatowego jest rozpisany na wszystkie wydziały i jednostki istniejące w Starostwie Powiatowym a są to:
1. Wydział Finansowy,
2. Wydział Edukacji, Kultury i Sportu,
3. Wydział Organizacji, Obsługi i administracji- Referat Personalny i Organizacji,
4. Wydział Organizacji, Obsługi i administracji- Referat Administracji Gospodarczej,
5. Wydział Organizacji, Obsługi i administracji- referat Informatyki,
6. Wydział Rolnictwa i Ochrony Środowiska,
7. Wydział Infrastruktury Technicznej i Zamówień Publicznych,
8. Wydział Administracji Architektoniczno-Budowlanej,
9. Wydział geodezji, Katastru i gospodarki Nieruchomościami,
10.Wydział Spraw Społecznych,
11. Biuro Kontroli,
12. Wydział Projektów i Promocji,
13. Wydział Komunikacji,
14. Powiatowe Centrum zarządzania Kryzysowego,
15. Powiatowy Rzecznik Konsumentów,
16. Audytor wewnętrzny,
17. Szkolenia wewnętrzne
18. Członkowie zarządu, Sekretarz, Skarbnik.
Analizę planu szkoleń przeprowadziliśmy na przykładzie Wydziału Administracji Architektoniczno-Budowlanej. Plan przewiduje szkolenia w zakresie Prawa budowlanego, oraz Prawa ochrony środowiska. Szkolenia w 2008 roku zostały przewidziane dla czterech osób, każdej z nich przyporządkowano odpowiedni termin szkolenia w rozbiciu kwartalnym. Szkolenia odbywają się na terenie Starostwa Powiatowego jak również w wyznaczonych jednostkach oświatowych do tego przystosowanych. O szkoleniach i ich rodzaju decydują kierownicy poszczególnych wydziałów, poczym plan szkoleń i wybrane przez nich osoby są przedstawiane Staroście Pani Małgorzacie Drygas-Majce, która po zapoznaniu się z listą pracowników wydelegowanych na szkolenie podejmuje ostateczną decyzję i podpisuje plan szkolenia. Analizując owy Plan szkoleń możemy stwierdzić, że jest wystarczający i nie odbiega od innych podobnych w jednostkach administracji terytorialnej.
System motywowania personalnego
W Starostwie Powiatowym w Lubinie nie istnieje system motywowania personelu.
Zdefiniowanie problemu i analiza możliwych rozwiązań
Problem, który chcielibyśmy omówić w naszym projekcie, i który naszym zdaniem ma zasadnicze znaczenie dla usprawnienia systemu zarządzania zasobami ludzkimi w Starostwie Powiatowym w Lubinie, dotyczy braku jasnego i sformalizowanego procesu motywacji personelu. Dokonuje on się jedynie na podstawie kilku zapisów z ustawy o Pracownikach samorządowych z dnia 21 listopada 2008 r.
Postaramy się teraz zaprezentować system rozwiązań jaki można byłoby wprowadzić w Starostwie Powiatowym w Lubinie, związany z umożliwieniem pracownikom zarówno wzajemnej jak i indywidualnej motywacji, złożony z odpowiednich metod (typów) zachęcający ich do efektywniejszej pracy.
Motywacja jest ważnym elementem polityki personalnej, która ściśle koresponduje z systemem ocen. Narzędzia motywacyjne wdrażane w urzędzie powinny mieć nieco inny charakter aniżeli stosowane w firmach komercyjnych. Ważne jest, aby była to szeroka gama „motywatorów”, zarówno finansowych jak i pozapłacowych oraz aby kryteria ich stosowania były czytelne i powszechnie znane wszystkim pracownikom urzędu.
Proces motywowania w Starostwie ma wywołać u pracowników pewnego typu zachowania zgodne z celami podmiotów zarządzających. Polega on na stworzeniu odpowiednich warunków i stosowaniu bodźców, tj. stworzeniu sytuacji motywacyjnej, w wyniku której pracownik zechce zachować się odpowiednio zgodnie z wolą przełożonego. Jeśli zatem działanie to ma być skuteczne, nie może pomijać potrzeb samego pracownika.
Jednym z elementów, a zarazem najważniejszym dla samego pracownika, tworzących system motywacyjny personelu w urzędzie jest na pewno bodziec w postaci świadczeń ekonomicznych. Zaliczyć do niego możemy różnego rodzaju premie, bony, godziwe i stałe wynagrodzenie. Pracownicy Starostwa za rzetelne, sumienne i sprawne wykonywanie swoich obowiązków wobec instytucji, w której pracują oraz obywateli mogliby otrzymywać dodatkowe środki finansowe w postaci premii kwartalnej lub bonów towarowych. Spowodowałoby to zapewne wzrost zaangażowania w wykonywanych przez personel czynności. Pracownicy miałby większą motywację do realizowania swoich obowiązków wynikających ze statutu urzędu. Oczywiście wysokość i ilości premii byłaby uzależniona od oceny wystawionej przez Starostę. Ten sposób motywowania mógłby się również sprawdzić w nagradzaniu osób odpowiedzialnych za tworzenie i realizowanie projektów na rzecz Starostwa, co zmusiłoby ich do większego zaangażowania w wykonywaną pracę.
Ważnym elementem motywacji indywidualnej mógłby być także wydawane przez kierownika urzędu bądź wydziału pochwały zarówno w formie pisemnej jak i ustnej. Świadczyłyby one o docenieniu przez przełożonego wysiłku jaki wkłada dany pracownik w funkcjonowanie tej instytucji. Poza tym zabieg ten zmusiłby takie osoby do większego zaangażowania się w pracę na rzecz Starostwa, by udowodnić, iż nagroda w formie pochwały nie była błędnie podjęta decyzją, podniosłoby samoocenę pracowników oraz morale.
Jednym z założeń skutecznego systemu motywacji jest uwzględnianie potrzeb personelu dotyczących podnoszenia kwalifikacji, absorbowania talentów i zdolności oraz spełnienia się w życiu zawodowym. W związku z tym władze Starostwo powinny zapewnić możliwość szkolenia i doskonalenia zawodowego oraz planowanie kariery swoim pracownikom. Szkolenie powinno mieć na celu polepszenie lub zwiększenie umiejętności i wiedzy pracownika bądź zmianę jego zachowań. W tym czasie powinien on nabyć nowe umiejętności, zdolności i wiedzy potrzebą do osiągania zarówno celów organizacyjnych jak i osobistych. Doskonalenie zawodowe polega na przygotowaniu pracownika do powiększania jego kompetencji, odpowiedzialności i szybszego wykonywania zleconych mu zadań.
Osoby, które wykazują się większym zaangażowaniem, wydajnością, sprawnością intelektualną w pracy oraz ochotą nabywania nowego doświadczeń mogłyby być wysyłane w ramach nagrody na dodatkowe kursy i szkolenia mające na celu podnoszenie ich umiejętności i wiedzy. Metoda ta spowodowałaby u niektórych pracowników wzrost motywacji do osobistego rozwoju, wykonywania powierzonych im zadań przez przełożonego oraz odkrycie własnych ambicji zawodowych.
Prowadzone przez Starostwo szkolenia i kursy objęłyby głównie młodą kadrę, charakteryzującym się krótki stażem pracy, po to aby umożliwić im rozwój kariery osobistej i stworzyć wykwalifikowanych i kompetentnych pracowników.
Ważnym „motywatorem” może być zaufanie przełożonych wobec pracownika. Spokój i bezpieczeństwo zajmowanej przez niego posady sprawia, iż wzrasta chęć do pracy oraz motywacja do wykonywania powierzonych mu zadań i obowiązków. Pracownik, który ma zapewnioną swobodę w działaniach staje się bardziej kreatywnym a jego praca bardziej efektywna.
Niewątpliwie wpływ na wzajemną motywacje pracowników może mieć praca w grupach, zespołach, gdzie bez pomocy przełożonych istnieje możliwość wytworzenia się pozytywnych relacji między pracownikami, opartych na wzajemnej współpracy, pomocy i wsparciu, przyjaźni i koleżeństwie, odpowiedzialności i obowiązkowości.
Rekomendacje
Po analizie zgromadzonych przez nas dokumentów chcielibyśmy zaproponować następujące modyfikacje systemu zarządzania:
• Zmiany sposobu pracy kierowników poszczególnych wydziałów i przeniesienie ich uwagi z kontroli na bardziej kreatywne działanie,
• Stworzenie wewnętrznego systemu motywowania pracowników,
• Rotacja poszczególnych pracowników w ramach i pomiędzy wydziałami wykorzystując ich potencjał i predyspozycje,
• Stworzenie wewnętrznego systemu, który pozwoliłby na wyłanianie pracowników ponad przeciętnych i możliwość ich odpowiedniego ukierunkowania co pozwoliłoby na lepsze wykorzystanie własnych kadr i podniosłoby samoocenę pracowników, oraz zmotywowałoby do osobistego rozwoju,
• Stworzenie wewnętrznego systemu dokształcania pracowników,
• Stworzenie wewnętrznych regulacji, które ułatwiłyby funkcjonowanie w miejscu pracy osobą, które posiadają małe dzieci np. przedszkole zakładowe. Takie regulacje mogłyby zwiększyć efektywność ich pracy.
• Aranżacja spotkań z kierownikami oraz Starostą pracowników wyróżniających się swoja dobra pracą, co polepszyłoby relacje pomiędzy pracownikami wyższego szczebla ze swoimi podwładnymi, oraz pozytywnie zmotywowało ich i podniosło ich morale,
• Przeprojektowanie i reorganizacja niektórych pomieszczeń, co umożliwiło by lepsze wykorzystanie przestrzeni pracowniczej i miałoby wpływ na polepszenie warunków pracy co przełożyłoby się na efektywniejszą ich pracę i lepsze samopoczucie.
• Stworzenie miejsca służącego do odpoczynku w czasie przerwy pracowniczej, w którym można by spędzić chwilę ze współpracownikami lub samemu i przeznaczyć ją na relaks, np. „ pokój ciszy”.
• Budowa wewnętrznego systemu segregacji pracowników pod względem ich predyspozycji, wykształcenia i ambicji zawodowych.
Postanowiliśmy skupić się na jednym z proponowanych przez nas rozwiązań, które umożliwi lepsze funkcjonowanie Starostwa Powiatowego w Lubinie. Są to rotacje poszczególnych pracowników w ramach i pomiędzy wydziałami, wykorzystując ich potencjał i predyspozycje osobiste. Naszym zdaniem jest to dobry pomysł aby wykorzystać potencjał pracowników, którzy zdradzają ponad przeciętne możliwości przyswajania nowych wiadomości, a także wykazują chęć własnego dokształcania się i rozwoju osobistego.
Wydaje się nam, że tacy pracownicy są bezcenni dla pracodawcy, ponieważ ich możliwości są większe a Starostwo może uniknąć przeprowadzania niepotrzebnych naborów na nowe stanowiska, wykorzystując własne kadry. Można również w ten sposób zmotywować pracowników do większego zaangażowania się w swoje obowiązki. Także jest to dobry pomysł na docenienie ich pracy i zwiększenie dostępności do awansu zawodowego.
Naszym zdaniem wyłanianiem osób, które mają takie predyspozycje zająć się powinni kierownicy wydziałów lub specjalnie wydelegowani przez nich pracownicy. W ich kompetencjach byłaby możliwość dobierania obowiązków Tym osobą w taki sposób, który umożliwiałby sprawdzenie się ich w różnych wydziałach i rolach. Dodatkowo przechodziłyby szkolenia stacjonarne jak i wyjazdowe na koszt urzędu oraz mieliby zagwarantowane wolne weekendy lub wyznaczone dni, w których mogliby podejmować się dodatkowych studiów lub szkoleń w swoim prywatnym zakresie.
Załączniki
Opis stanowiska pracy na przykładzie Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej.
Protokół z przeprowadzonego naboru na stanowisko Zastępcy Dyrektora Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej w Starostwie Powiatowym.
Punktacja rozmowy kwalifikacyjnej przeprowadzonej z kandydatem do zatrudnienia na stanowisko Zastępcy Dyrektora Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej w Starostwie Powiatowym w Lubinie.
Wykaz dokumentów złożonych przez kandydatów do zatrudnienia na stanowisku Zastępcy Dyrektora Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej.
Informacja w sprawie naboru na stanowisko zastępcy Dyrektora Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej w Starostwie Powiatowym w Lubinie.
Informacja o wyniku naboru na stanowisko zastępcy dyrektora Wydziału Administracji Architektoniczno - Budowlanej w Starostwie Powiatowym w Lubinie.
Lista kandydatów spełniających wymagania formalne Młodszego Referenta w Wydziale Administracji Architektoniczno - Budowlanej w Starostwie Powiatowym w Lubinie.
Arkusz Okresowej Oceny Kwartalnej Pracownika Samorządowego.