Cechy dobrego systemu informatycznego:

• Przejrzystość

• Sprawdzalność

Przejrzystość programu informatycznego może zapewnić:

• Wprowadzenie pojedynczych operacji gospodarczych,

• Dokonanie oddzielnej korekty każdego błędnego zapisu,

• Uporządkowanie wszystkich zapisów księgowych chronologicznie i systematycznie,

• Dobrą dokumentację systemu z określeniem tworzonych zbiorów informacji.

Sprawdzalność przejawia się w:

• Udowodnieniu każdego zapisu w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

• Zachowaniu ciągłości zasad księgowania i wyceny,

• Możliwości sprawdzenia zgodności stosowanych procedur obliczeniowych wynikających z dokumentacji,

• Przechowywaniu w odpowiednim porządku zbiorów komputerowych, prowadzeniu aktualnego wykazu zbiorów przechowywanych na nośnikach magnetycznych z podaniem ich zawartości, identyfikatorów i terminu aktualizacji,

• Stosowaniu różnorodnych procedur kontrolnych umożliwiających sprawdzenie kompletności, rzetelności i poprawności wprowadzonych danych,

• Zabezpieczeniu programów użytkowych przed nieuprawnioną ich zmianą,

• Ustaleniu osób, które zleciły wykonanie poszczególnych zapisów księgowych,

• Możliwości wydrukowania wszystkich przetworzonych danych w układzie chronologicznym i systematycznym w dowolnym terminie.

Kryteria zakupu programu komputerowego:

• Możliwości finansowe firmy,

• Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd,

• Umiejętności techniczne pracowników,

• Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy,

• Wielkość i specyfika działalności przedsiębiorstwa,

• Liczba i jakość oferowanych wydruków (raporty).

Dobry system FK powinien realizować co najmniej następujące funkcje:

• Umożliwić tworzenie planu kont z wieloma analitykami

• Tworzyć dzienniki

• Prowadzić rejestry VAT

• Ewidencjonować rozrachunki krajowe i dewizowe z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie

• Posiadać automatyczne dekrety

• Wprowadzać klucze rozliczeniowe kosztów

• Automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat

• Zachowywać w pamięci dane liczbowe z poprzednich lat

• Umożliwiać drukowanie treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres

• Drukować wezwania do zapłaty, przelewy bankowe i noty odsetkowe

Dobry system FK powinien cechować się następującymi zaletami:

• Dużą elastycznością planu kont

• Bezpośrednie podglądanie planu kont

• Prowadzenie rozrachunków

• Automatycznym sporządzaniem sprawozdań finansowych

• Uzyskaniem przejrzystych zestawień zapisów księgowych, obrotów na kontach, sald w różnych przekrojach

• W miarę potrzeb dostarczenie użytkownikom programów w wersjach obcojęzycznych

• (Powinien mieć aktualizacje dotyczące zmian w przepisach)

Wymagania dotyczące prowadzenia rachunkowości za pomocą komputera:

• Trwale oznaczoną nazwą

• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia

• Przechowywane starannie w oznaczonej kolejności

Prowadzenie rachunkowości za pomocą komputera

Rodzaj wymagań	Realizacja danego obok wymagania
1. postać ksiąg rachunkowych	Za księgi rachunkowe uważa się zasoby informacyjne rachunkowości zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zasobów danych, bez danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.
2. Oznaczenie ksiąg rachunkowych	Księgi muszą być trwale i wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okres sprawozdawczego. Każdy zapis księgowy powinien ponadto posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Informacja o zapisie powinna obejmować dane dotyczące osoby zlecającej dokonanie zapisu i programu, który posłużył do jej wykonania.
3. automatyczne kontrola ksiąg rachunkowych	Wykorzystywane programy FK muszą zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetworzenia danych.
4. wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych	Księgi rachunkowe należy wydrukować najpóźniej na koniec roku obrotowego, względnie przenieść na inny nośnik danych, zapewniając trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
5. funkcje i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych	Zgodność obrotów i sald kont analitycznych z obrotami i saldami księgi głównej w systemach komputerowych uzyskuje się przez dopuszczenie wprowadzenia zapisów księgowych wyłącznie na niższy poziom konta analitycznego
6. uzgodnienie obrotów i sald księgi głównej za pomocą komputera	Jednostka nie ma obowiązku comiesięcznego wydruku lub przenoszenia na inny trwały nośnik zestawienia obrotów i sald
7. podstawa zapisów w księgach rachunkowych (elektroniczny dowód księgowy)	Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzenie wg algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach
8. warunki dotyczące rejestrowania zapisów za pomocą komputera	1. uzyskanie trwale czytelnej postaci zgodnej z treścią odpowiednich dowodów księgowych 2. Możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie zapisów 3. stosowanie procedur zapewniających sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletności i identyczności zapisów 4. odpowiednia ochrona danych źródłowych w miejscu ich powstania, aby zapewniona była ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodu
9. podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji na dowodzie księgowym		Można zaniechać umieszczania na dowodzie podpisów osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji i jej właściwe udokumentowanie oraz danych dotyczących wprowadzenia jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych
10. ochrona zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera		Należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisów
11. sprawdzalność ksiąg rachunkowych		Zapewniona musi być kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych zapewniony powinien być dostęp do zbioru danych pozwalających bez względu na stosowaną technikę na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych
12. korygowanie błędów rachunkowych		Zapisów korygujących dokonuje się wyłącznie dowodami korygującymi. Zapis stornujący i stornowany, mimo że redukują się wzajemnie, nie mogą zostać ukryte

Ochrona danych

1. Zagrożenia w stosunku do systemów informatycznych:

• awaria zasilania

• wirusy komputerowe

• źle nadane uprawnienia do programów i danych

• siły natury

• działania ludzkie

• zagrożenie przypadkowe - powstało samoczynnie

• zagrożenie celowe - celowe interwencje człowieka, które mają na celu zniszczenie, modyfikacje systemu informatycznego

2. zabezpieczenia dotyczące ochrony danych księgowych:

• stosowanie nośników danych odpornych na niebezpieczeństwa

• cykliczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych pod warunkiem zagwarantowania trwałości zapisu systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymagalnego czasu przechowywania ksiąg rachunkowych

• stosowanie środków ochrony danych

Programy finansowo-księgowe:

Do najczęściej spotykanych modułów programów FK zalicza się:

• finansowo-księgowy (F-K)

• rejestr faktur (RF)

• Kasa (KA)

• Gospodarka materiałów (GM)

• Środki trwałe (ŚT)

• Kadry (KD)

• Płace (PL)

• Rozliczenie kosztów (RK)

---