Wykaz zagadnień egzaminacyjnych z przedmiotu - Nauka administracji
Pojęcie nauki administracji
Jako pierwszy zdefiniował ją J. Starościa: to nauka o związku zjawisk zachodzących w procesie administracji
Jako drugi zdefiniował prof. M. Jełowiecki: to nauka zajmująca się organizacją i funkcją administracji
Jako trzeci zdefiniował prof. Z. Leoński: to nauka społeczeństwa opierająca się na metodach empirycznych której przedmiotem jest wszechstronna wiedza o istniejącej w danym ustroju administracji publicznej
Rozwój nauki administracji w Europie i Stanach Zjednoczonych Ameryki - koncepcje:
a) Lorenza von Steina prof. Uniwersytetu uchodzi za twórcę nauki adm. wg. niego należy wyprowadzić z wyższej koncepcji państwa zgodnie z tą koncepcją adm. obejmuje całą działalność państwa poza ustawodawstwem
b) J. Jastrowa twierdził że przedmiotem nauki administracji są dwa podstawowe problemy „Jak się administruje?” „Jak należy administrować?”
c) F. Stier - Somlo jako 1 dokona podziału administracji na 3 samodzielne dyscypliny: prawo administracji, naukę administracji, politykę administracji. Wg niego nauka administracji opisuje, analizuje i systematyzuje rzeczywistość administracji.
d) H. Fayola wyodrębnił w organizacji przemysłowej funkcję administracji która składa się z 5 etapów: przewidywanie, organizacja, rozkazywanie, koordynowanie, kontrola
e) E. Taylora na podstawie obserwacji procesów produkcyjnych sformułował zasady racjonalnej organizacji pracy które były przenoszone na grunt administracji publicznej podkreślał potrzebę tworzenia właściwych struktur organizacji i techniki pracy w celu tworzenia jej efektywności
Nauka administracji jako dyscyplina kompleksowa - koncepcje:
a) G. Langroda twierdził że nauka administracji zajmuje się badaniem kompleksowych faktów administracji z punktu widzenia prawnego, socjologicznego i politycznego
b) W. Thieme twierdził, że nauka adm. łączy dorobek różnych nauk adm., które mają wspólny podmiot badań
Związek nauki administracji z innymi naukami:
a) z nauką prawa administracyjnego Więź: polega na tym że mają wspólny przedmiot badań którym jest administracja publiczna. Różnice: nauki prawa administracyjnego nie interesuje administracja publiczna jako całość ponieważ koncentruje ona swoje badania na normach prawnych dotyczących administracji natomiast naukę administracji interesuje administracja rzeczywista i różne mechanizmy jej funkcjonowania. Różnią je te metody badawcze dlatego że nauka administracji opiera się na metodach empirycznych a nauka prawa administracji wykorzystuje metodę analityczno-prawną która polega na badaniu związków zachodzących pomiędzy różnymi instytucjami określonymi przez normy prawne
b) z polityką administracyjną przedmiotem zainteresowania jest administracja publiczna Różnice: nauka administracji ma udzielać odpowiedzi na pytanie „Jaka jest administracja w rzeczywistości?” natomiast polityka administracji na podstawie dorobku nauki administracji ma wartościować (oceniać) określone instytucje i urządzenia administracyjne i wysuwać na tej podstawie postulaty jak należy administrację zmienić (usprawnić)
c)ze statystyką polega na tym że nauka administracji wykorzystuje do badania zjawisk administracji metod statystycznych w szczególności gdy bada rzeczywistość administracji od strony liczbowej (ilościowej)
d) z prakseologią (nauka o sprawnym działaniu) nauka administracji wykorzystuje opis i analizę form celowego działania i na tej podstawie formułuje zasady postępowania które mają prowadzić do usprawnienia działalności instytucji czy jednostek
Metody i techniki badawcze
a) pojęcie metody badawczej jest to pewien świadomy sposób postępowania dla osiągnięcia zamierzonego celu
b) etapy postępowaniu badawczym i stosowane metody badawcze I Etap zbierania materiałów: 1. Można odbywać tzw. Drogę doboru próby 2. Metoda obserwacji migawkowych która polega na rejestracji co pewien czas czynności badanych pracowników, w przypadku gdy gromadzony materiał stanowią dokumenty urzędowe to stosuje się kolejne metody: a) 1 z nich to technika analizy konkretnych przypadków polega na tym że na podstawie dokumentów akt i innych danych urzędowych bada się wyselekcjonowane sprawy następnie analizuje się czynności podejmowane w toku załatwiania sprawy i na tej podstawie dokonuje się oceny pracochłonności poszczególnych czynności a następnie eliminuje się czynności zbędne b) 2 metoda to technika dodatkowej kopii która polega na gromadzeniu w celach badawczych kopii wszystkich pism związanych z daną komórką w określonym czasie a zgromadzony materiał stanowi podstawę do analizy pracy tej komórki z różnych punktów widzenia: *obserwacja *proces celowego ……. *wywiad *ankieta II Etap analizy 1.metoda statystyczna stosowana wówczas gdy zjawiska zachodzą w administracji publicznej należy ująć od strony ilościowej 2.historyczna stosowana w badaniach mających na celu ustalenie czy dane zjawisko ma charakter stały czy przejściowy 3.porównawcza zakłada ona porównanie tego samego rodzaju zjawisk administracji w różnych jednostkach administracji publicznej w różnych organach a niekiedy w różnych państwach 4.normatywna porównuje dane zjawiska z danym stanem prawnym aby ocenić czy jest ono z punktu widzenia prawa prawidłowe III Etap formułowania twierdzeń może mieć charakter wyłącznie opisowy albo mogą wskazywać także sposoby prowadzone do usunięcia stanów niepożądanych
6. Kształtowanie struktury organizacyjnej instytucji
a) cel powołania instytucji *cel ogólny, szczegółowy: jeżeli cele zostaną sformułowane zbyt ogólnie to kierownicy o pracownicy nie będą wiedzieli czego oczekuje się od nich. Jeżeli cele zostaną sformułowane zbyt szczegółowo to spowoduje to ograniczenie metod osiągania celów dostosowanych do danych warunków *cele końcowe *cele pośrednie: środki służące osiągnięciu celu końcowego *cele pokrewne: dotyczącą tych samych rzeczy lub tych samych cech *cele rodzajowo-różne: to takie tróje dotyczą różnych cech różnych rzeczy *cele wew: służą osiągnięciu określonego stanu wew instytucji *cele zew: dotyczą jej relacji z otoczeniem
b) model biurokracji organizacji według M. Webera stworzył on model biurokracji organizacji która zakłada podległość administracji przepisu prawa. Wg tego twierdzenia urzędnicy wykonujący określone kompetencje nie działając w imieniu własnym lecz z tytułu sprawowania określonego urzędu w organizacji administracji. Instytucję biurokratyczną charakteryzują następujące cechy: *władzę organizacji sprawują urzędnicy o określonych kwalifikacjach w dziedzinie administrowania *urzędnicy zatrudnieni w organizacji zorganizowani są w systemie biur i stanowisk zbudowanych na zasadzie hierarchicznym *biura i stanowiska wyposażone są w stałe zakresy uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności niezależnie od osób które je aktualnie zajmują *uprawnienia decyzyjne i odpowiedzialność skoncentrowane są na najwyższych szczeblach w istniejącej hierarchii *organizacja zapewnia osobom w niej zatrudnionym stabilizację zawodową oraz możliwości awansu *wszelkie informacje są pisemnie dokumentowane *stosunki między pracownikami a instytucją oparte są na umowie o pracę *każdy pracownik poddany jest formalnej kontroli i dyscyplinie pracy *pomiędzy stanowiskami pracy istnieje określony przepisami podział kompetencji który nie może być naruszony *w instytucji istnieje tzw standardowy system zarządzania polegający na wydawaniu poleceń na stanowiskach kierowniczych i wykonywaniu ich na stanowiskach wykonawczych lub kierowniczych niższego szczebla. Wydawane polecenia są kierowane na dane stanowisko a nie na daną osobę *przyjmowanie osób na stanowiska odbywa się poprzez selekcję kandydatów a podstawą kryterium ich obsady są udokumentowane kwalifikacje
c) struktura macierzowa składa się z 2 podstawowych części. 1 stała: jak nazwa wskazuje zbudowana ze stałych komórek organizacji 2 to zmienna: na którą składają się zespoły powołane do wykonania określonych przedsięwzięć
d) struktura hybrydowa polega na włączeniu do struktury stałej części zmiennych
e) struktura organiczna polega na tworzeniu grup dla realizacji określonych działań ale skład osobowy tych grup jest zmienny a powiązania pomiędzy członkami grup nie opierają się na więzach organizacyjnych ale na związkach wynikających ze specjalizacji członków
7. Elementy określające stanowisko pracy w administracji
a) cel powinien być rzeczowy i zwięźle sformułowany dlatego, że: 1.staranne i prawidłowe opracowanie celu ma odpowiednie znaczenie dla należącego zestawienia zadań i obaw 2.postawienie celu może przyczynić się do likwidacji zjawiska autonomizacji poszczególnych prac 3.świadomość celów pobudza inicjatywę pracowniczą ponieważ pracownik znając cel może samodzielnie poszukiwać dróg do jego osiągnięcia 4.ponieważ stanowi podstawę zorganizowanej kontroli która powinna udzielać odpowiedzi na pytanie „w jakim stopniu zbliżono się do celu i jakie okoliczności w tym zadecydowały?”
b) wykaz zadań i obowiązków - zasady 1.zasada przystosowalności- zakresy zadań i obowiązków powinny być w taki sposób układane aby możliwe było znalezienie osoby przygotowanej do pełnienia danego stanowiska 2.zasada mierników- zestaw zadań i obowiązków nie powinien być samodzielnie interpretowany przez przełożonego dlatego do każdego zestawu powinny być dołączone mierniki odzwierciedlające efekty wyłącznie zależne od woli pracownika 3.zasada proporcjonalnej wagi zadań i obowiązków- każdemu zadaniu i obowiązkowi należy wagę rozumianą jako ułamek albo procent 4.zasada sprawiedliwości- wszystkie zadania znajdujące się w opisie stanowiska pracy powinny być możliwe do wyprowadzenia z celów danej instytucji
8. Decyzje w systemie działania administracji publicznej
a) pojęcie decyzji D jest aktem woli administracji publicznej którego celem jest zorganizowanie społeczne jest wynikiem określonego procesu który służy dokonaniu najbardziej trafnego wyboru, D może zezwalać na określone zachowanie albo tylko je tolerować ale zawsze stanowi akt wyboru między co najmniej 2 możliwościami. Kompetencje do wyboru określonej możliwości posiada podmiot podejmujący decyzje który jest określony mianem decydenta
b) identyfikacja decydenta wyróżniamy dwie grupy decydentów: *o kompetencjach formalnych: podmioty uprawnione do wyboru określonego projektu *o kompetencjach materialnych: podmioty posiadające odpowiednią wiedzę lub inf.
W przygotowaniu projektu decyzji konieczne jest współdziałanie tych 2 grup decydentów i może mieć charakter sformalizowany bądź nieformalny.
c) rodzaje konfliktów decyzyjnych *międzyorganizacyjne *indywidualne *wew organizacyjne
d) sposoby rozwiązywania konfliktów decyzyjnych *adm może rozwiązywać sytuacje konfliktowe samodzielnie lub działając z podmiotami politycznymi *właściwe zbudowanie struktury organizacyjnej *ograniczenie kontaktów *wyłączenie podmiotu pozostającego w konflikcie
9. Typy i modele decyzyjne w administracji
a) decyzje programowalne i nieprogramowalne programowalne mają charakter powtarzalny. Zostały opracowane ścisłe procedury ich podejmowania i nie zachodzi konieczność rozpatrywania od nowa każdego przypadku związanego z podjęciem decyzji danego typu. NIEPROGRAMOWALNE dotyczą spraw nowych dla których nie istnieje ustalony sposób postępowania przy ich podejmowaniu i nie są znane ich następstwa
b) techniki podejmowania decyzji programowalnych 1.Tradycyjne: Najbardziej tradycyjną techniką jest nawyk- kształtowane są przez odpowiedni system szkolenia członków danej organizacji a niekiedy przez samą organizację: *struktura organizacyjna która często sama wyznacza programy podejmowania decyzji * struktura organizacyjna ogólny zbiór założeń i oczekiwań określających członków danej organizacji odpowiedzialnych zza poszczególne kategorie decyzji 2.Nowoczesne: do najbardziej tradycyjnych technik zalicza się elektroniczne przetwarzanie danych, symulację komputerową, analiza matematyczna
c) techniki podejmowania decyzji nieprogramowalnych 1.Tradycyjne: Najbardziej tradycyjną techniką jest *intuicja *struktura organizacyjna- należyte zaprogramowanie struktury * dobór i szkolenia kadr 2. Nowoczesne: Najbardziej nowoczesną techniką jest tworzenie nowoczesnych programów komputerowych
10. Racjonalność decyzji decyzja jako efekt procesu decyzyjnego powinna być racjonalne. Warunkiem racjonalnego decydowania jest logicznie zbudowana procedura która powinna obiektywizować podejmowane w jej ramach działania. H. Simon uznał, że: *racjonalność wymaga pełnej wiedzy i możliwości przewidzenia konsekwencji wszystkich rozpatrywanych wyborów *racjonalność wymaga wyboru spośród wszystkich możliwych alternatyw. Określono je mianem koncepcji ograniczeń racjonalności. Na racjonalność wpływa też dostępne decydentowi zasoby do inf i czas stopień racjonalności zależy od jakości inf
11. Etapy procesu decyzyjnego
a) określenie problemu decyzyjnego czyli określenie przedmiotu którego decyzja dotyczy a także określenie kręgu przedmiotów w których interesy i wartości decyzja ingeruje
b) określenie celów *mogą pozostać w zależności hierarchicznej *mogą być wobec siebie współrzędne i wzajemnie się uzupełniać *mogą być względem siebie współrzędne ale równocześnie rozłączone *mogą być względem siebie współrzędne i mogą się wykluczyć *w przypadku gdy występuje kilka celów samoistnych to konieczne jest ich uwzględnienie przy formułowaniu ogólnego systemu celów ponieważ w ostatecznym rozrachunku zostaną podciągnięte pod cel generalny *należy unikać formułowania celu w sposób nadmiernie abstrakcyjny ponieważ cele sformułowane w sposób konkretny wypierają cele sformułowane ogólnikowo nawet jeśli były by one ważniejsze
c) system celów (metody formułowania systemu celów - indukcyjna i dedukcyjna) 1. Indukcyjna podstawowym jej założeniem jest przypływ informacji z dołu do góry (od faktu do abstrakcji) do decydenta. Punktem wyjścia są cele cząstkowe których integracja stanowi podstawę logicznie zamkniętego systemu 2. Dedukcyjna w pierwszej kolejności jest ustalany cel generalny który stanowi podstawę do ustalenia celów cząstkowych
d) określenie środków realizacji celu cele stanowią podstawę kryteria podejmowanej decyzji dlatego muszą być w odpowiedni sposób sformułowane. Muszą charakteryzować się konkretnością, aby możliwe było określenie wartości poszczególnych celów. Cele powinny być tak sformułowane aby stanowiły przydatny instrument oceny oraz selekcji alternatyw decyzyjnych, powinny dawać możliwość decydentowi udzielenia na pytanie czy będące w jego dyspozycji środki są wystarczające do zrealizowania celu.
e) ograniczenia decyzyjne a)deficyt środków *ograniczenia personalne *brak środków rzeczowych b)organizacja- jeżeli struktura organizacyjna oraz jej działania nie odpowiadają specyficznym wymogom przedsięwzięcia c)społeczeństwo- wtedy gdy realizacja przedsięwzięcia będzie naruszała interesy członków danej społeczności d)normy prawne e)czas
12. Pojęcie planu plany zawierają projekt przyszłości jaki chcemy osiągnąć oraz określa skuteczne środki jej realizacji. Plany kierownicze są na przyszłość i mają za zadanie kształtowanie przyszłych zdarzeń lub stanów. Plany mają charakter kompleksowy, ponieważ w przeciwieństwie do decyzji indywidualnych plan stanowi podstawę do podjęcia większej ilości decyzji jednostkowych
13. Systematyka planów
a) ze względu na horyzont czasowy pozwala nam wyodrębnić plany krótkookresowe (trwające rok, np. budżet), średniookresowe (plany co najmniej 5 letnie), długookresowe (wykraczające poza okres 10 lat)
b) ze względu na przedmiot planowania planowanie zadań pociąga za sobą planowanie środków finansowych i osobowych, wyznacza cele jakie adm. ma zrealizować w dziedzinie oświaty, ochrony zdrowia, ekologii
c) ze względu na elastyczność planów wyróżniamy plany: *sztywne- takie których postanowienia formułowane w sposób jednoznaczny i nie wymagają zmian w trakcie realizacji *kroczące- takie plany których postanowienia wymagają w trakcie realizacji systematycznych zmian
d) ze względu na dokładność planów wyróżniamy plany: *ramowe- są to plany które nie podlegają bezpośredniemu wykonaniu, ponieważ ich postanowienia realizowanie są kolejne plany cząstkowe *wykonawcze- takie które podlegają bezpośredniemu wykonaniu
e) ze względu na moc wiążącą planów wyróżniamy: *plany dyrektywne (imperatywne) adresat jest prawnie zobowiązany do ich wykonania *plany indykatywne- nie zawierają bezwzględnego obowiązku ich wykonania lecz wskazują pewne generalne cele albo wyznaczają granice problemów wymagających rozwiązania.
14. Procedura planistyczna
a) określenie pola planu jest pierwszym etapem procedury planistycznej
b) sformułowanie problemu planistycznego na tym etapie powinny zostać zidentyfikowane nieprawidłowości, następnie powinny być poddane świadomemu sterowaniu aby nie wywoływały zagrożeń w przyszłości. Dlatego na tym etapie należy sporządzić listę istniejących nieprawidłowości oraz przyszłych zagrożeń. Aby stworzyć listę potrzebne są inf. inf mogą dostarczyć podmioty administrowane, opinie ekspertów
c) system celów wpływa na horyzont czasowy planowania ponieważ inne rezultaty można uzyskać przy planowaniu krótkookresowym a inne przy planowaniu średnio lub długookresowym.
d) poszukiwanie środków realizacji planu po sformułowaniu systemu celów planista musi poszukać środków na ich realizację. Dla procesu planowania charakterystyczne jest że nie można poprzestać na przyjęciu tylko jednego środka ponieważ plan stanowi zbiór różnych środków wzajemnie od siebie zależnych
e) informacja w procesie planowania jakość planów zależy w dużym stopniu od tego czy podmiot planujący dysponuje odpowiednimi inf. W procesie planowania trudno z góry przewidzieć które inf będą potrzebne lub niezbędne w kolejnych fazach. Dlatego gromadzenie inf nie można uznać jako samodzielnej lub autonomicznej fazy ponieważ występuje ona na etapie formułowania celów, określenia środków jej realizacji, jak też na etapie aktualizacji planów
f) realizacja planu postanowienia planów muszą być przełożone na odpowiednie wzorce zachowań a to następuje poprzez decyzje jednostkowe lub akty normatywne. A z tym z kolei wiąże się posiadanie odpowiedniego aparatu decyzyjnego. Realizacja przedsięwzięcia planistycznego często wymaga wyspecjalizowanego personelu a to z kolei powoduje konieczność zatrudnienia nowych pracowników albo dokształcenia dotychczasowych pracowników
g) korekta planu wyniki kontroli stanowią podstawę do dokonania aktualizacji planu. Plan powinien być zbudowany w taki sposób aby można było go korektować. Dlatego do procedury planistycznej należy wprowadzić mechanizm, który pozwoli na uelastycznienie tej procedury.
15. Organizacja aparatu planistycznego procesy planowania mogą być realizowane w ramach podstawowego aparatu adm. ale przyjmuje się że celowe jest tworzenie specjalnych struktur dlatego, że planowanie jest działalnością twórczą więc aparatu planistycznego nie można oprzeć na zasadzie hierarchiczności. Planowanie ma charakter kompleksowy, dotyczy różnych sfer życia społ. i gosp., dlatego wymaga udziału specjalistów różnych dziedzin wiedzy.
16. Modele doradztwa
a) model nawiązujący do konstrukcji biegłego polega na udzieleniu pomocy organowi decydującemu w odtworzeniu stanu faktycznego lub poszczególnych lub różnych jego elementów, w tym modelu biegły nie powinien sugerować skutków prawnych ustalonego stanu. Wybór wariantów decyzyjnych należy wyłącznie do organu decydującego
b) model nawiązujący do konstrukcji współdziałania może przybierać formę współdecydowania, w tym modelu rola doradcy pole na formułowaniu alternatywnych wariantów rozwiązania problemu decyzyjnego, przepisy prawa regulują w różny sposób intensywność udziału doradcy w procesie decyzyjnym
c) model decyzjonistyczny decydent ustala cele, które mają zostać osiągnięte, a eksperci współdziałają z nim określając środki realizacji celu. W tym modelu zakłada się prymat decydenta wobec doradcy.
d) model technokratyczny jest przeciwieństwem modelu decyzjonistycznego i zakłada że decydent jest wykonawcą postulatów ekspertów
e) model pragmatyczny przyjmuje merytoryczną przewagę eksperta w procesie decyzyjnym pozostawiając decydentowi prawo podjęcia ostatecznej decyzji, w tym modelu powinien występować ekspert, decydent i społeczeństwo.
f) model zintegrowany punktem wyjścia dla tego modelu jest przyjęcie założenia że w procesie decyzyjnym można wyróżnić 2 typy działań: inicjujące i korygujące.
17. Etapy tworzenia zespołów ekspertów
a) tryb powołania zespołów ekspertów wyróżniamy 4 etapy: 1.powstanie inicjatywy utworzenia zespołu 2.wydanie aktu kreującego 3.określenia składu osobowego 4.wyznaczenie zadań
b) sposoby uelastycznienia składu osobowego Pierwszy sposób- upoważnione organy mogą do pierwotnie ustalonego stanu osobowego włączyć nowych członków. To prawo przysługuje organowi powołującemu zespół, samemu zespołowi (przewodniczącemu). Drugim sposobem jest zaproszenie do udziału w pracach zespołu ekspertów nie będących członkami zespołu. Trzeci- zlecenie ekspertowi spoza zespołu opracowania szczegółowej ekspertyzy. Kompetencje ma organ przy którym działa zespół lub kierownik zespołu. Zlecenie odbywa się głównie w formie umowy o dzieło lub umowy o prace badawcze.
c) wygaśnięcie członkowstwa okoliczności: *wygaśnięcie następuje z upływem terminu na jaki ekspert został powołany *w wyniku odwołania, a odwołanie może nastąpić na wniosek eksperta lub inicjatywy organu *w wyniku odwołania ale przez organ który delegował eksperta *w wyniku śmierci
18. Funkcje zespołów ekspertów
a) funkcja doradcza
b) funkcja koordynacyjna ma miejsce wówczas gdy zespół ma mieszany skład naukowy a zadaniem zespołu jest wypracowanie rozwiązań kompromisowych
c) funkcja kontrolna może być rozpatrywana w 2 aspektach: *mieszany skład osobowy powoduje uruchomienie mechanizmu samokontroli *zespół ekspertów sprawuje kontrolę organu decydującego
19. Charakter prawny zespołów ekspertów analizując charakter prawny ekspertów dochodzimy do wniosku że nie stanowią oni jednolitej kategorii prawnej ponieważ wyróżniamy: *ekspertów wykonujących działalność doradczą na podstawie umowy (o dzieło, itd.) *zespoły ekspertów działające na podstawie nominacji (np. aktu adm.) jest ona podstawową formą powoływania ekspertów. Jeśli działają oni na podstawie nominacji, to ich pozycja prawna zbliżona jest do statusu funkcjonowania państwowego
20. Kontrola doradztwa - katalog instrumentów kontrola doradztwa polega z jednej strony na odrzuceniu bądź zmodyfikowaniu jego wyników, a z drugiej strony polega na oddziaływaniu na przebieg procesu doradztwa. Instrumenty kontroli: a)organ decydujące określa temat doradztwa a więc wyznacza merytoryczne ramy dla podmiotu doradczego b)organ decydujący określa hierarchię wartości którą podmiot doradczy powinien uwzględnić formułując warianty rozwiązania problemu decyzyjnego c)podmiot decydujący określa skład osobowy podmiotów doradztwa d)poddanie ekspertyzy ocenie innych ekspertom e)zagrożenie sankcją w postaci cofnięcia upoważnienia do wykonywania funkcji doradczej w przypadku opracowania wadliwej ekspertyzy f) przekazywanie podmiotowi doradczemu wytycznych oraz instrukcji iż organ decydujący nie może ingerować w działalność merytoryczną g) kontrola społeczna która odbywa się poprzez publikowanie efektów działalności doradczej
21. Efektywność doradztwa
a) dostęp do informacji Źródłami informacji dla podmiotów doradczych mogą być: *dokumenty urzędowe *praktyczne doświadczenie *wyniki własnych lub specjalnie zleconych badań *informacje dostarczone przez wezwanych dodatkowo ekspertów. Aby umożliwić doradcy gromadzenie wszystkich niezbędnych informacji to konieczne jest przyznanie mu takich uprawnień jak: *prawo wglądu do dokumentacji urzędowej *prawo inicjowania niezbędnych badań *prawo korzystania z pomocy ekspertów spoza zespołu doradczego
22. Pojęcie kontroli kontrola polega na zbadaniu istniejącego stanu rzeczy. Zestawieniu tego co istnieje w rzeczywistości z tym co być powinno to znaczy co przewidują odpowiednie wzorce czy też normy postępowania, ustalenie ewentualnych rozbieżności, wyjaśnieniu przyczyn powstania rozbieżności i sformułowaniu zaleceń pozwalających na uniknięcie podobnych rozbieżności w przyszłości. Pojęcie kontroli obejmuje następujące rodzaje czynności: *dokonanie sprawdzenia prawidłowości określonych czynności *dokonanie ich analizy i oceny *sformułowanie wniosków pod adresem jednostki lub zespołu kontrolowanego
23. Kryteria kontroli
a) legalność jego stosowanie wiąże się przede wszystkim z kwestiami interpretacyjnymi z ustaleniem zakresu czasowego obowiązującego z kwestiami niespójności lub sprzeczności regulacji prawnej
b) celowość obejmuje ocenę podejmowanych działań niezbędnych do osiągnięcia bezpośrednio lub pośrednio zamierzonego efektu i to zarówno całościowego jak i cząstkowego
c) rzetelność oznacza pozytywnie cechę sprawcy który podejmuje się wykonania tylko tych zadań którym może sprostać
d) gospodarność odnosi się do oceny decyzji które w warunkach ograniczalności środków umożliwiają osiąganie max możliwych efektów a równocześnie mogą oznaczać minimalizowanie strat (czy też unikanie ryzyka)
24. Klasyfikacja kontroli
a) ze względu na zależność organizacyjną 1.kontrola zew. Ma miejsce wówczas gdy podmiot kontrolujący znajduje się poza tą strukturą 2. Podstawą wykonywania są zazwyczaj akty wewnętrzne o charakterze organizacji a wyniki tej kontroli służą do bieżącego korygowania pracy instytucji. Kontrola wew. *sprawowana jest przez organizacje pełniące funkcje kierownicze *sprawowana jest przez specjalnie wyodrębnione komórki organizacyjne
b) ze względu na kryterium czasu (ze względu na stosunek czynności kontrolującej do czynności kontrolowanej) 1. Kontrola wstępna- ma charakter prewencyjny (zapobiegawczy) 2.kontrola faktyczna 3.kontrola następcza
c) ze względu na sposób prowadzenia kontroli wyróżnia się: *inspekcję- polega na obserwacji zachowania się osób w jednostce kontrolowanej *lustracja- polega na ocenie stanu rzeczywistego bądź na ocenie wyników określonej działalności *rewizja- oznacza kontrolę finansową *wizytacja- polega na bezpośrednim wglądzie w całokształt podmiotu kontrolowanego
d) ze względu na zasięg kontroli wyróżniamy kontrolę: 1.zupełną- obejmuje całokształt działalności podmiotu kontrolowanego 2.ograniczoną- wycinki, obejmuje określone działalności podmiotu kontrolowanego
25. Funkcje kontroli wewnętrznej 1.funkcja instruktarzowa- samo ujawnienie faktu niezgodnego ze stanem wyznaczonym stanowi początek instruktarzu który powinien polegać na fachowym wskazaniu na czym polega błąd w działaniu 2.funkcja profilaktyczna- ma zapobiegać powstaniu wszelkiego rodzaju nieprawidłowością a jest to możliwe dzięki ich ujawnieniu we właściwym czasie a przede wszystkim dzięki rozpoznaniu przyczyn ich powstania 3.funkcja sygnalizacyjna- polega na dostarczeniu decydentom niezbędnych informacji o istniejących nieprawidłowościach
26. Metody kontroli *metody kontroli przez cele- podstawą tej metody jest cel traktowany jako pożądany rezultat *metody analiz ekonomicznych- początek badania zaczyna się od dokumentów pierwotnych a kończy na dokumentacji systematycznej czyli na sprawozdaniach *metody porównań *metody kolejnych przybliżeń- istota tej metody polega na ustaleniu czynników ujemnych lub dodatnich wpływających na stan ogólny
27. Pozaorganizacyjne więzi prawne
a) nadzór oznacza prawo do kontroli wraz z możliwością wiążącego wpływania na organizację i instytucję. Obejmuje obok samego badania również możliwość usuwania stwierdzonych braków przez wkraczanie za pomocą różnych środków wiążących działań jednostki i zmierzających do usunięcia stwierdzonych braków. Nadzorujący może wpłynąć na działalność podmiotów poddanych nadzorowi za pomocą środków nadzoru. Wyróżnia się 2 grupy środków nadzoru: 1.środki nadzoru merytorycznego- wstrzymanie dokonania ustawy 2.środki nadzoru personalnego- kierowane przeciwko osobie np. zawieszenie w pełnieniu obowiązków, odwołanie ze stanowisko
b) koordynacja jest więzią pozaorganizacyjną podmiotów niezależnych których istotę stanowi specyficzne zadanie administracji polegające na obowiązku pozyskiwania przez organizację koordynujących zasobów informacji ich przetwarzaniu a następnie formułowaniu dyspozycji koordynujących i przekazywaniu ich odpowiednim podmiotom
c) współdziałanie jest to rodzaj więzi pozaorganizacyjnej łączącej podmioty nie zależne a powiązane wspólną realizacją celów. podmioty te dokonują wspólną ocenę stanu faktycznego a następnie ustalają wspólną ocenę konkretnych celów. Następnie podejmują zgodnie z prawem działania faktyczne i zawierają porozumienie administracyjne.
28. Źródła władzy organizacyjnej
a) koncepcja R. A. Weberab wyróżnił 3 typy władzy: 1.władzę charyzmatyczną- oparta na osobowości przywódcy 2.władza typu tradycyjnego- oparta na przyjętych w danym społeczeństwie tradycjach i zwyczajach 3.władza racjonalna- oparta na bezosobowej pozycji hierarchii na poleceniach wydawanych z pozycji hierarchicznych wyższych i podporządkowaniu im pozycji hierarchicznie niższych
b) koncepcja H. A. Simona według niego władza jest jedynym typem oddziaływania odróżniającym działanie jednostek jako członków organizacji od działania tych jednostek poza nią. Władza zawsze wiąże się ze strukturą formalną i wiąże się z relacją zachodzącą pomiędzy zwierzchnikiem i podwładnym.
c) koncepcja M. Croziera i E. Friedberga Twierdzili że istnieją 4 grupy władzy: 1.władza wynikająca z opanowania poszczególnych umiejętności 2.władza wynikająca z kontroli powiązań organizacji z otoczeniem 3.władza wynikająca z dostępu do określonych typów informacji 4.władza wynikająca z ogólnie obowiązujących reguł organizacji. Władza niezależnie oj jej typu zawiera zawsze możliwość oddziaływania pewnych jednostek lub grup społecznych na inne jednostki lub grupy.
d) koncepcja J. Ritza wskazał 5 źródeł władzy organizacji. Twierdził on, że władza wynika z: 1.możliwości nagradzania 2.możliwości stosowania przymusu 3.możliwości stosowania przepisów prawnych 4.z zajmowanych pozycji eksperta 5.reprezentowanie ogólnego naśladowania wzoru osobowego
29. Pojęcie kierownictwa i kierowania KIEROWANIE- powodowanie aby działalność podległego zespołu była zgodna z wolą kierującego. Kierowanie składa się ze splotu działań takich jak: *kierowanie zespołem jako całością *regulowanie poszczególnych wycinków działań członków zespołu *zespajanie ich w jedną całość *organizowanie i koordynowanie wewnętrznych stosunków w zespole KIEROWNICTWO- występuje w 2 znaczeniach: 1.zanczenie rzeczowe: kierownictwo oznacza zespół osób stojących na czele jakiejś instytucji 2.znaczenie czynnościowe: kierownictwo oznacza zespół procesów oddziaływania na ludzi i elementy bazy technicznej realizowanych w zakresie obowiązującego modelu instytucji dla osiągnięcia określonych celów
30. Pojęcie zasięgu i spiętrzenia kierowania Zasięg kierowania- oznacza liczbę osób bezpośrednio i pośrednio podporządkowanych jednemu kierownikowi. Spiętrzenie kierowania- oznacza liczbę szczebli w danej instytucji, a szczebel kierowania to określony stopień w hierarchii danej instytucji
31. Pojęcie rozpiętości kierowania
a) rodzaje rozpiętości kierowania oznacza liczbę pracowników podporządkowanych jednemu kierownikowi. Wyróżniamy 3 rodzaje: 1.potencjalna rozpiętość kierowania- oznacza liczbę osób jaką w danych okolicznościach jest w stanie bezpośrednio kierować jeden człowiek 2.formalna rozpiętość kierowania- oznacza liczbę osób formalnie podporządkowanych jednemu kierownikowi 3.rzeczywista rozpiętość kierowania- oznacza liczbę osób rzeczywiście podporządkowaną jednemu kierownikowi
b) metody określania potencjalnej rozpiętości kierowania 1.metoda analogii- opiera się na zasadzie przenoszenia cech jednego przedmiotu na inny 2.metoda intuicyjna- polega na określeniu optymalnej liczby podwładnych podległych danemu kierownikowi w drodze intuicji 3.metoda czynnikowa- potencjalną rozpiętość kierowania kształtują liczne i zróżnicowane czynniki
c) czynniki mające znaczenie dla określenia potencjalnej rozpiętości kierowania 1.dekoncentracja decyzji- im większa samodzielność podwładnych tym większa rozpiętość kierowania 2.płynność kadr- im mniejsza płynność kadr tym większa potencjalnie rozpiętość kierowania 3.obiek informacji i system informacyjny- im bardziej płynny obieg informacji i szybszy dostęp tym większa rozpiętość kierowania 4.kwalifikacje kierowników i podwładnych- im wyższy poziom wykształcenia u kierowników jak i podwładnych tym większa potencjalna rozpiętość kierowania 5.specjalizacja- im większy udział specjalistów tym większa potencjalna rozpiętość kierowania 6. Konflikty- im mniejsza liczba konfliktów tym większa rozpiętość kierowania 7.formalizacja (regulacja- im wyższy stopień formalizacji ograniczający dowolność działania tym większa rozpiętość kierowania)
32. Funkcje kierownicze - koncepcja H. Fayola zgodnie z jego koncepcją każdy kierownik wykonuje każdą z następujących funkcji:* przewidywanie *organizacja *rozkazywanie *koordynowanie *kontrola
33. Style kierowania
a) koncepcja R. Lippitt'a i R.K. White'a - klasyczne style kierowania wyróżnili 3 style kierowania: 1.autokratyczny- ścisłe precyzowanie zadań i obowiązków oraz sposób ich wykonywania bez zasięgania opinii podwładnych. Kierownik autokrata kieruje bez udziału podwładnych 2.demokratyczny- kolegialną formę podejmowania decyzji przy wykorzystaniu inicjatywy podwładnych. Kierownik demokrata pełni funkcję koordynatora zespołu chętnie deleguje uprawnienia decyzyjne podwładnym i pobudza ich samodzielność 3.bierny- polega na nieingerowaniu w pracę zespołu
b) koncepcja Mc. Gregora przyjął tezę że każdy kierownik opiera swoje postępowanie z podwładnymi na przyjętych nieświadomie założeniach, że określone jego zachowania wywołają na podwładnych dające się przewidzieć reakcję. Opracował 2 przeciwstawne teorie:
1.teoria X- przeciętny człowiek ma wrodzoną niechęć do pracy i stara się jej unikać dlatego, zadaniem kierownika jest przełamywanie tej naturalnej skłonności. W związku z tym podwładnych należy przymuszać do pracy, dokładnie kontrolować, grozić karami a w końcu karać 2.teoria Y- praca jest wrodzoną potrzebą człowieka pracownik właściwie usytuowany i należycie traktowany pracuje chętnie, przyjmuje odpowiedzialność i wykazuje inicjatywę. McGregor zwrócił uwagę na styl i strategię kierowania. Styl kierowania przełożony wypracowuje nieświadomie, metodą prób i błędów natomiast strategia kierowania to wypracowana i stosowana świadomie metoda oparta na usystematyzowanej wiedzy i krytycznej refleksji
c) koncepcja R.R. Blacke'a i J.S. Mouton'a wprowadzili pojęcie siatki stylów kierowania opiera się ona na założeniu że w działalności kierowniczej ścierają się dwie podstawowe orientację na ludzi i na zadania. Wyróżnili 5 stylów: 1.styl bierny lub nieingerujący 2.styl autokratyczny lub dyrektywny 3.styl demokratyczny 4.styl kompromisowy lub mieszany 5.styl przywódczy- oparty na osobowości przełożonego
d) koncepcja Evansa - zarządzanie przez animację, zarządzanie wędrujące 1.zarządzanie przez animację- stanowi zaprzeczenie koncepcji silnego kierownictwa. Animator to taki przełożony który przenosi chęć do działania, energię na podwładnych i jest w stanie przekonać ich do różnych przedsięwzięć 2.zarządzanie wędrujące lub spacerujące polega na stałym kontakcie kierownika z podwładnymi poprzez spacerowanie przez ich miejsca pracy (ma służyć pomocą a nie „patrzeć na ręce”)
e) koncepcja P. Lebela - „trójkąt zarządzania” wyróżnił 7 podstawowych styli kierowania: 1.absolutystyczny- nastawiony na rezultaty 2.narcystyczny- nastawiony na promowaniu kierownika 3.patermalistyczny- opierał się na trosce na pracownikach 4.koncentracyjny- utrzymanie dobrych stosunków z podwładnymi 5.partycypacyjny-wytworzenie współpracy w zespole 6.technokratyczny-polega na preferowaniu kompetencji 7.zarządzający-koordynujący całą działalność
34.Środki oddziaływań kierowniczych jednostkowych skierowane są na pracownika
35. Środki oddziaływań kierowniczych zbiorowych skierowane są na zespół
36. Patologie w działalności kierowniczej patologia kierownicza:1. Obawa popełnienia błędu przez podwładnych 2.brak klarownej własnej polityki 3.nieumiejętność prawidłowej kontroli 4.ucieczka przed trudnościami 5.atrakcyjne decyzje 6.konformizm Ogólne:1. Fikcje organizacyjne- osoba podejmująca decyzje bez konsekwencji prawnych 2.konserwatyzm, skleroza administracji 3.mylne poglądy na odpowiedzialność kierownika- kierownik odpowiada za wszystko
37. Zasady zarządzania przyszłościowego - koncepcja G. Weigle'a 1.potrzebny jest ten kto swoją pracą służy drugiemu 2.kontrola jest dobra lecz lepsze zaufanie 3.zarządzanie oznacza żeglowanie 4.lepiej zdecydować prawie dobrze niż zupełnie źle 5.zakonna reguła zarządzania a)ostateczną decyzję podejmuje jedna osoba i pozostaje za nią odpowiedzialna b)istotna jest możliwość podejmowania decyzji po uprzednim uczestnictwie w tym procesie innych osób c)zarządzaj przez własny przykład
38. Przeobrażenia administracji
a) typologia przeobrażeń I. ze względu na kryterium zasięgu: 1.zmiany wycinkowe takie jak: a)zmiana zakresu czynności b)stanowiska pracy c)zmiany metod pracy 2.reorganizację- zmianę zasad funkcjonowania instytucji 3.reformę- gruntowna zmiana organizacji i zasad funkcjonowania całej instytucji II. Ze względu na kryterium zasięgu wyróżnia się: 1.makroreformy- obejmują cały system organizacji 2.mediareformy- dotyczą tylko wybranych jednostek lub działań 3.mikroreformy- obejmują wybrane stanowiska pracy w urzędzie lub określonego sposobu obsługi obywateli III. Według kryterium charakteru zmian wyróżnia się reformy: 1.strukturalne- obejmują reorganizację ustroju jakiejś jednostki 2.proceduralne- wprowadzają zmiany w postępowaniu 3.techniczne- wprowadzenie nowych technik komputerowych 4.personalne: a)wprowadzenie nowej polityki kadrowej b)wprowadzenie nowych metod rekrutacji c)wprowadzenie szkoleń pracowników IV. Według kryterium terytorialnego wyróżnia się: 1.przeobrażenia wpływające na ilość jednostek podziału terytorialnego 2.przeobrażenia wpływające na wielkość jednostek podziału terytorialnego
b) czynniki kreujące zmiany 1.czynniki o charakterze ideologicznym a)ogólne poglądy na rzeczywistość poszczególnych jednostek, następnie te poglądy wpływają na stan poglądu danej społeczności b)poglądy na rzeczywistość kształtują postawy i zachowania osób zatrudnionych w adm pub a tym samym kształtują dążenia do stabilizacji lub do przeobrażeń 2.czynniki o charakterze technicznym- są to wskazania dotyczące organizacji i funkcjonowania adm pub sformułowane na gruncie nauki o zarządzaniu i prakseologii
c) fazy rozwojowe instytucji 1.młodości- wiąże się z powołaniem danej instytucji, określeniem jej celów, kształtowanie struktur i zbieranie pierwszych doświadczeń umożliwiających formalizację 2.dojrzałości- wiąże się z doskonaleniem struktur, wzrostem formalizacji a także ze zwiększeniem katalogu kosztów działania. W okresie dojrzałości efektywność działania danej instytucji jest najwyższa 3.starzenie- następuje usztywnienie struktur, utrata właściwej hierarchii zadań, spadek sprawności działania instytucji. Okres starzenia się instytucji jest etapem wstępnych działań mających na celu przygotowanie postępowania reformatorystycznego. FAZY postępowania reformatorskiego 1.artykulacja problemu- ustalenie przyczyn niesprawności 2.ustalenie stanu faktycznego- gromadzenie inf 3.analiza zgromadzenia inf 4.określenie celów działań reformatorskich 5.projektowanie wariantów reformy 6.wybór wariantów reformy 7.akceptacja rozstrzygnięć 8.przygotownie i ustalenie planu realizacji rozstrzygnięć 9.praktyczna realizacja rozstrzygnięć 10.ocena i kontrola realizacji reformy- dokonuje się korekt, poprawek
39. Administracja a obywatel
a) obywatel jako kreator przemian organizacyjnych- pozycji obywatela nie regulują przepisy prawa dlatego, że nie istnieją nory które określałyby warunki przemiany, nie istnieją normy które regulowałyby całościowo tak czynności podejmowanych dla potrzeb reform. Możliwości konsultacyjnego wpływu na kształt podziału terytorialnego państwa nie przysługują pojedynczym obywatelom lecz wszystkim włącznie uprawnionym obywatelom danej jednostki podziału administracyjnego
b) obywatel jako odbiorca przemian organizacyjnych- bezpośrednie skutki dla sytuacji prawnej obywatela powoduje zmiana podziału terytorialnego. Skutki te polegają na zmianie sytuacji prawnej wynikającej ze zmiany prawa miejscowego jak również na zmianie sytuacji prawnej obywatela jako adresata aktu administracyjnego. Trefność nowego podziału terytorialnego wyraża się też w zakresie sprawności działalności działania organów w zakresie rozwiązywania spraw ogólnych i indywidualnych