PODSTAWY DORADZTWA PERSONALNEGO (E)

Koordynator: Tadeusiewicz Grażyna

Dydaktyk: Fesołowicz Maja

Egzamin w formie pytań otwartych, z treści która już mamy podaną w korespondencji

1. Metody rekrutacji i selekcji pracowników: rozmowa kwalifikacyjna w tym znajomość dokumentów aplikacyjnych składanych przez kandydatów, oraz nowa forma Assessment Center.

Rekrutacja to zestaw działań stosowanych przez organizację w celu przyciągnięcia i pozyskania najbardziej odpowiednich kandydatów do obsady stanowisk, dzięki którym będzie ona mogła realizować swoje cele (powiększenie puli kandydatów na wakujące stanowisko, pozyskanie kandydatów o odpowiednich kwalifikacjach).

Rekrutacja spełnia trzy zasadnicze funkcje:

- informacyjną - informuje potencjalnych kandydatów o możliwości zatrudnienia,

- motywacyjną - zachęca potencjalnych kandydatów, przedstawiając warunki zatrudnienia i korzyści wynikające z przystąpienia do organizacji,

- preselekcji - dokonuje wstępnej selekcji, stawiając określone oczekiwania i wymagania w stosunku do kandydatów.

Rodzaje rekrutacji:

1.Ogólna (szeroka):

− organizacja poszukuje pracowników na stanowiska szeregowe, na których wykonywane są prace mało skomplikowane i nie wymagające przygotowania specjalistycznego,

− wiadomość o zamiarze zatrudnienia ma dotrzeć do jak największej liczby potencjalnych kandydatów,

− organizacja oddziałuje na szeroki rynek pracy,

− oferta zatrudnienia odwołuje się do ogólnego wizerunku danego zawodu lub specjalności,

− procedury rekrutacji są standardowe i nieskomplikowane.

2.Segmentowa (wąska):

− organizacja poszukuje specjalistów lub menedżerów na stanowiska prace wymagające

wyspecjalizowanych, wysokich lub rzadko dostępnych kwalifikacji,

− wiadomość o zamiarze zatrudnienia ma dotrzeć do węższej grupy kandydatów, posiadających określone cechy, umiejętności lub zakres specjalistycznej wiedzy,

− organizacja oddziałuje na określony, wyodrębniony segment rynku pracy,

− oferta zatrudnienia określa oczekiwania w stosunku do kandydatów, dotyczące posiadanych przez nich kwalifikacji,

− procedury rekrutacji są mniej standardowe, bardziej skomplikowane i bardziej kosztowne.

Źródła rekrutacji

1.Wewnętrzny rynek pracy - organizacja zazwyczaj rozpoczyna proces poszukiwania kandydatów od analizy posiadanych aktualnie zasobów ludzkich. Oferta zatrudnienia kierowana jest do pracowników organizacji. Aktualnie zatrudnieni pracownicy stają się potencjalnymi kandydatami na wakujące stanowisko. Zatrudnienie na nowym stanowisku wiąże się z przemieszczeniem w obrębie organizacji, ze zmianą warunków pracy i wynagrodzenia, ewentualnym szkoleniem doskonalącym.

2.Zewnętrzny rynek pracy - jeżeli wśród aktualnie zatrudnionych pracowników nie ma odpowiedniego kandydata, oferta zatrudnienia kierowana jest na rynek zewnętrzny, poza organizację. Zatrudnienie nowego pracownika odbywa się poprzez zawarcie umowy o pracę (kandydat po przejściu całej procedury doboru staje się pracownikiem organizacji) lub poprzez tzw. leasing personalny, czyli czasowe wypożyczenie pracownika z innej organizacji lub z agencji zatrudnienia

Metody rekrutacji.

W przypadku rekrutacji wewnętrznej stosowane są:

- kontakt z kierownikami liniowymi i ich rekomendacje,

- wolny nabór poprzez ogłoszenia i informacje zamieszczane w publikatorach wewnątrzorganizacyjnych, na tablicach ogłoszeń, w pomieszczeniach rekreacyjnych i w pobliżu stanowisk pracy,

- sięganie do kadry rezerwowej,

- konkursy wewnętrzne.

Metody rekrutacji zewnętrznej mogą się różnić w zależności od tego, czy jest to rekrutacja ogólna czy segmentowa.

Do najczęściej stosowanych metod rekrutacji ogólnej należą:

- wolny nabór poprzez ogłoszenia prasowe (prasa lokalna i regionalna),

- wolny nabór poprzez reklamy radiowe i telewizyjne (stacje lokalne),

- biura pośrednictwa pracy.

Najczęściej stosowane metody rekrutacji segmentowej to:

- konkurs,

- wolny nabór poprzez ogłoszenia prasowe (specjalistyczna prasa fachowa),

- giełdy i targi pracy,

- stała współpraca ze szkołami i wyższymi uczelniami,

- usługi doradztwa personalnego,

- leasing personalny.

Selekcja w procesie pozyskiwania pracowników to:

- seria procedur oceniających, jakim poddawani są kandydaci po zakończeniu procesu

rekrutacji,

- ocena kandydatów dokonywana w odniesieniu do pożądanych kwalifikacji, które zostały

wcześniej określone na podstawie opisu stanowiska pracy stworzonego w procesie analizy pracy.

- rozpoznanie rzeczywistych kwalifikacji kandydata i porównanie ich z wymogami stanowiska

Typowy proces selekcji oparty jest na podejściu wielości „płotków”.

Metody selekcji:

Rozmowa kwalifikacyjna.

Wywiad indywidualny - rozmowę z kandydatem przeprowadza tylko jedna osoba.

Wywiad panelowy - z kandydatem rozmawiają przynajmniej dwie osoby; najlepiej, jeżeli są to: pracownik służb personalnych i przyszły przełożony pracownika.

Wywiad z zespołem selekcyjnym - rozmowę przeprowadza grupa osób wytypowanych w oparciu o formalne znaczenie zatrudnienia pracownika dla ich pracy lub dla jednostki organizacyjnej, którą reprezentują.

Zalecane jest przeprowadzenie 2-3 rozmów na różnych etapach procedury selekcyjnej:

- rozmowa wstępna - pierwsze spotkanie z kandydatem ma na celu: wzajemne poznanie, konfrontację wzajemnych oczekiwań, weryfikację, w jakim stopniu kandydat spełnia formalne wymogi. Organizacja pozyskuje ogólne i formalne informacje o kandydacie i jego dotychczasowej pracy. Pracownik z kolei ma możliwość zdobycia bardziej szczegółowych informacji dotyczących pracy, o jaką się stara, wymagań w stosunku do kandydatów, korzyści płynących z zatrudnienia, przebiegu oczekującej go procedury selekcji.

- wywiad pogłębiony - kolejna rozmowa ma służyć badaniu i ocenie kandydata w kontekście postawionych kryteriów i wymagań wynikających z przeprowadzonej wcześniej analizy pracy. Zalecany jest współudział w rozmowie osoby będącej przyszłym przełożonym potencjalnego pracownika. Skuteczność wywiadu pogłębionego można znacznie podnieść przeprowadzając go w oparciu o zestaw przygotowanych wcześniej pytań dotyczących treści

pracy. Pytania powinny być przygotowane na podstawie aktualnego opisu stanowiska pracy i profilu kwalifikacyjnego stanowiska. Każdy kandydat powinien odpowiadać na ten sam zestaw pytań. Prowadzący rozmowę powinien robić notatki, gromadząc informacje o kandydacie, ale nie powinien w czasie trwania wywiadu podejmować jeszcze decyzji o zatrudnieniu.

- rozmowa końcowa - ostatnia rozmowa z kandydatem odbywa się po zakończeniu całej procedury oceny. Jest ukierunkowana już nie na badanie i ocenę predyspozycji, ale na szczegółowe określenie wzajemnych oczekiwań dotyczących warunków zatrudnienia. Może przybierać formę negocjacji.

Testy psychologiczne - stanowią instrument pomiaru i oceny indywidualnych cech i zdolnościom kandydatów na podstawie analogicznych cech określonych dla reprezentatywnej próbki właściwej populacji służą przewidywaniu zachowań i sukcesów, jakie kandydaci będą osiągać na określonym stanowisku prac. Rodzaje testów: inteligencji, zdolności, uzdolnień, osiągnięć, osobowości.

Metody symulacyjne - forma testowania, ale nie na podstawie zadań o charakterze abstrakcyjnym, jak w przypadku większości testów psychologicznych, lecz w oparciu o zadania, w który przedstawiane są sytuacje, z jakimi faktycznie kandydat może zetknąć się w pracy.

Analiza biodanych - warunkiem koniecznym zastosowania tej metody jest gromadzenie przez organizację biograficznych profilów osób pracujących poprzednio na danym stanowisku (lub stanowiskach podobnych) i osiągających wysokie oceny efektywności. W ten sposób tworzona jest lista czynników, które miały wpływ na sukces zawodowy. Metoda ta jest stosowana w zasadzie jedynie w dużych organizacjach i wtedy, kiedy istnieje potrzeba obsady większej liczby stanowisk.

Ocena zintegrowana - spotykane są także inne nazwy tej metody: ośrodek oceny lub assessment centre. Jest to w zasadzie zbiór różnorodnych technik zastosowanych w stosunku do grupy kandydatów przez przygotowanych do tego zawodowo tzw. asesorów. W ramach oceny zintegrowanej stosowane są testy psychologiczne i symulacyjne, rozmowy kwalifikacyjne, gry kierownicze. Metoda ta jest wykorzystywana głównie do celów obsady stanowisk kierowniczych oraz jako narzędzie oceny przydatne do planowania rozwoju pracowniczego.

Dokumenty aplikacyjne - analiza dokumentacji stanowi narzędzie wstępnej selekcji, służy podjęciu decyzji, czy kandydat ma być poddany dalszej procedurze oceny:

- życiorys (curriculum vitae) - zawiera informacje o wykształceniu, przebiegu dotychczasowej drogi zawodowej i deklarowanych posiadanych przez kandydata kwalifikacjach, predyspozycjach i osiągnięciach przydatnych do pracy na określonym stanowisku, czyniących z niego „idealnego” kandydata.

- list motywacyjny - służy ocenie ambicji, aspiracji i dążeń kandydata. Zwiera formułowane przez kandydata argumenty przemawiające na rzecz zatrudnienia właśnie jego.

- formularz zgłoszeniowy - jest dokumentem, którego struktura i kategorie pytań (zagadnień) określane są przez organizację. Kandydat ustosunkowuje się do zagadnień szczególnie ważnych dla organizacji i nie ma już takiej swobody autoprezentacji, jaką daje życiorys i list motywacyjny.

- referencje - są formą polecenia kandydata przez jego byłych pracodawców lub inne osoby posiadające dostateczną i rzeczową wiedzę dotyczącą jego predyspozycji. Referencje są przedstawiane w formie pisemnej z podaniem źródeł (osób, adresów), gdzie mogą zostać poddane weryfikacji.

- dyplomy dotyczące wykształcenia i zaświadczenia o ukończonych kursach

- świadectwa pracy

Wprowadzenie nowo zatrudnionego pracownika do organizacji to proces wdrożenia go

w środowisko pracy, a także zintegrowania ze środowiskiem społecznym organizacji, aby jak najwcześniej uruchomić jego potencjał pracy.

Derekrutacją nazywamy zmniejszanie zatrudnienia, które dotyczy pojedynczych stanowisk, komórek lub stanu zatrudnienia całej organizacji.

2. Funkcje oceny pracowniczej i rozwoju zawodowego personelu.

System oceny okresowej stanowi jedną z podstawowych płaszczyzn kierowania

personelem w organizacji.

Głównymi celami systemu ocen okresowych są:

1. Rozpoznanie obecnego potencjału personelu w firmie.

2. Zidentyfikowanie przyszłych potrzeb szkoleniowych personelu.

3. Uzyskanie informacji na temat jakości pracy świadczonej przez pracownika (podstawa

do ustalenia wysokości wynagrodzenia).

4. Rozpoznanie mocnych i słabych stron personelu w firmie.

5. Ocena trafności prowadzonej polityki personalnej w firmie (polityki rekrutacji i selekcji, awansowania, przesunięć na inne stanowiska pracy, degradacji czy zwolnień).

6. Udzielanie pracownikowi informacji zwrotnej o jego mocnych i słabych stronach (jeden

z elementów doskonalenia komunikacji w firmie).

7. Wzmacnianie efektywności pracowników (przyjmuje się założenie, że perspektywa oceny stymuluje wzrost motywacji pracownika).

8. Tworzenie banku informacji kadrowej o pracownikach firmy.

9. Wyłonienie najlepszych pracowników i stworzenie dla nich ścieżek kariery zawodowej oraz wytypowanie pracowników do kadry rezerwowej na różne stanowiska pracy.

Szkolenie personelu jest procesem uzupełniania przez pracowników wiedzy niezbędnej

do prawidłowego wykonywania zadań na aktualnym stanowisku pracy oraz stwarzania

możliwości dodatkowego rozwoju wiedzy, umiejętności i kompetencji pod kątem awansu,

przesunięcia lub zmiany organizacyjnej. Rozwój sprzyja poszerzaniu horyzontów

pracownika, rozwijaniu cech osobowości, takich jak innowacyjność i przedsiębiorczość,

a także zaspokojeniu potrzeby samorealizacji pracownika.

3. Outplacement - zwolnienia monitorowane.

Outplacement (zwolnienia monitorowane) jest programem pomocy dla pracodawcy zwalniającego pracowników w zakresie przeprowadzenia samego procesu zwolnień, jak i wsparcia dla zwalnianych pracowników. Głównym celem outplacementu (zwolnień monitorowanych) jest złagodzenie skutków, jakie niosą ze sobą zwolnienia, zarówno dla pracowników jak i dla całej firmy. Ma on pomóc osobom tracącym pracę przejść przez trudny okres, przygotować je do ponownego wejścia na rynek pracy, zaplanować ich dalsze kroki i pomóc znaleźć nowe zatrudnienie.

W większości przypadków program ten umożliwia:

• Wsparcie psychologiczne.

• Analizę predyspozycji uczestnika, która pozwala nam na lepsze poznanie siebie, możliwości, mocnych i słabych stron.

• Planowanie dalszej drogi zawodowej.

• Przekazanie umiejętności poruszania się na rynku pracy.

• Pomoc w przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych oraz rozmowy kwalifikacyjnej.

• Szukanie odpowiednich firm i ofert pracy.

Efekty programu zwolnień monitorowanych służą zarówno zwalnianym pracownikom, jak i całej firmie. W Polsce outplacement pojawił się wraz z rozpoczęciem procesu prywatyzacji oraz pojawieniem się na rynku międzynarodowych koncernów. Niezależnie od przyczyny, utrata pracy dla każdego jest trudnym doświadczeniem i pociąga za sobą konieczność odnalezienia się na rynku pracy. Rynek pracy rozwija się obecnie bardziej dynamicznie niż kiedykolwiek wcześniej: nowe zawody, nowe przedsiębiorstwa, wyższe wymagania, inne kompetencje wymagane przez pracodawców. Przewodnikiem może być doradca outplacementowy, który na co dzień zajmuje się rynkiem pracy.

4.Zadania doradcy personalnego.

W dużym uproszczeniu doradca personalny dobiera odpowiednich kandydatów na konkretne stanowiska. W Polsce zawód doradcy personalnego znany jest dopiero od kilkunastu lat.

Zadania:

- rekrutacja pracowników na wszystkie stanowiska,

- analiza i selekcja życiorysów, listów motywacyjnych,

- prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, testów rekrutacyjnych,

- prowadzenie działalności szkoleniowej, treningowej i edukacyjnej w zakresie gospodarowania zasobami ludzkimi, tworzeniem ścieżki kariery zawodowej,

- ustalanie ze zleceniodawcą profilu i charakterystyki kandydata,
- analiza rynku pracy w zakresie poszukiwanych pracowników,
- ustalanie ze zleceniodawcą, jakie informacje o firmie mogą być podane w ogłoszeniu,
- przygotowywanie ogłoszeń prasowych,
- zbieranie ofert pracowników i ich analiza pod kątem spełniania wymaganych kryteriów, a w przypadku braku kandydatów spełniających wszystkie wymagania, znalezienie osób spełniających możliwie dużą i istotną ich część,
- ustalanie ze zleceniodawcą, jakie informacje o firmie i kiedy mogą być podane kandydatom,
- uzgadnianie z kandydatem, jakie informacje o nim będą przedstawione firmie,
- informowanie kandydata o metodach, celach i rezultatach procesu selekcji dotyczących jego osoby.

5. Ogólna znajomość stosowanych pojęć: zarządzanie zasobami ludzkimi, doradztwo personalne, nowe formy zatrudnienia jak; outsourcing, leasing pracowniczy, telepraca.

Zarządzanie zasobami ludzkimi - (human resource management) to strategiczne i spójne podejście do zarządzania najbardziej wartościowymi aktywami organizacji - pracującymi w niej ludźmi, którzy indywidualnie i zbiorowo przyczyniają się do realizacji jej celów.

Doradztwo personalne - polega na świadczeniu wysoce wyspecjalizowanych usług na podstawie wiedzy fachowej i znajomości rynku pracy. Podstawą do świadczenia takiej usługi jest stosunek prawny wiążący doradcę z klientem -- umowa zawierająca elementy zlecenia, a co za tym idzie, będąca umową starannego działania. Tak rozumiane doradztwo personalne jest działalnością gospodarczą mającą na celu świadczenie usług pracodawcom w poszukiwaniu pracowników, spełniających określone przez pracodawcę wymogi. Doradca personalny działa na zlecenie pracodawcy i z tego tytułu otrzymuje wynagrodzenie, a istotą jego działania nie jest jedynie kojarzenie pracowników z pracodawcami.

Nowe formy zatrudnienia:

- outsourcing - zatrudnianie pracowników na zlecenie klienta, umożliwia ograniczenie formalności oraz biurokracji, pozwala wyeliminować czynniki podnoszące koszty zatrudnienia, charakteryzuje się elastycznością w zawieraniu i rozwiązywaniu umów, przyczynia się do optymalizacji liczby pracowników w stosunku do potrzeb firmy, wpływa na minimalizację kosztów przyrostu zatrudnienia, eliminuje obsługę kadrowo-płacową zatrudnionych pracowników, pozwala zachować obecny stan zatrudnienia w sytuacji krótkotrwałego przestoju w produkcji. Specjaliści twierdzą, że podwykonawstwo pozwala się skupić na zadaniach kluczowych dla firmy, co wpływa na jej wydajność. Redukcja kosztów dzięki oddaniu niektórych działów może nawet przekroczyć 60 procent.

- leasing pracowniczy - zatrudnianie pracowników tymczasowych, stwarza pracodawcy możliwość zatrudnienia pracowników w zależności od pojawiających się potrzeb, pracodawca może zaoszczędzić na wydatkach na rekrutacje i szkolenia, koszty ponosi agencja pracy tymczasowej, a pracodawca płaci jej za usługi. Pracownicy tymczasowi są angażowani przeważnie do prac o charakterze administracyjnym lub biurowym (recepcja, sekretariat) oraz prac tzw. około produkcyjnych (np. magazyny, pakowanie, transport).

- telepraca - polega na wykonywaniu pracy przy użyciu dostępnych technik informatycznych

i telekomunikacyjnych w dowolnej odległości od miejsca, w którym oczekuje się na efekty tej pracy lub w którym praca ta byłaby wykonywana w tradycyjnym systemie zatrudnienia. Telepraca wiąże się z oszczędnościami dla pracodawcy (ok. 30-40%). Telepraca wykorzystywana jest najczęściej w działalności wydawniczej, poligrafii i reprodukcji zapisanych nośników informacji, produkcji maszyn biurowych i komputerów, produkcji sprzętu i aparatury radiowej, telewizyjnej i komunikacyjnej, pośrednictwie finansowym, prowadzeniu prac badawczo-rozwojowych.

- Job-sharing - polega na tym, że pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu dzielą między siebie stanowisko pracy pełnowymiarowej, a co za tym idzie, także wynagrodzenie i inne należne świadczenia. Zainteresowanie tego rodzaju zatrudnieniem w Polsce jest niewielkie.

- prowadzenie działalność gospodarczej - zwiększa możliwości zatrudnienia, w tym samozatrudnienia, działalność gospodarcza zarobkowa, działalność wytwórcza, handlowa, budowlana, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i eksploatacja zasobów naturalnych, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły. Każda osoba fizyczna (także jako wspólnik w spółce cywilnej) rozpoczynająca działalność gospodarczą musi ją zarejestrować (wymóg ten nie dotyczy rolników). Od 8 października 2004 roku możliwe jest prowadzenie działalności gospodarczej w nowej formie prawnej - spółki europejskiej. Spółkę rejestruje się tylko w państwie, w którym ma ona swoją siedzibę, co jest główną zaletą tego rodzaju działalności.

- współpraca na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło, korzystanie z usług osób samozatrudnionych - pracownik rozwiązuje stosunek pracy, zakłada jednoosobową działalność gospodarczą i nadal pracuje dla dotychczasowego pracodawcy. Samozatrudnionym będzie też kandydat do pracy, który zdecyduje się na świadczenie pracy na rzecz pracodawcy w takiej formie. Do formalności należą: wpis do ewidencji, uzyskanie REGONU, założenie konta w banku, aktualizacja NIP, zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, wybór formy opodatkowania oraz rejestracja w urzędzie skarbowym, obliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek, składanie formularzy podatkowych oraz obliczanie i opłacanie składek ubezpieczeniowych.

5

---