POLITECHNIKA OPOLSKA

Wydział Zarządzania i Inżynierii Produkcji

„Systemy transakcyjne i systemy informowania kierownictwa - rola w funkcjonowaniu organizacji i ich wzajemne powiązanie”

Małgorzata Berezowska

Patrycja Borkowska

II rok Zarządzanie

Opole 2009

Spis treści

1. Wstęp

2. Rys historyczny systemów transakcyjnych

3. Opis systemów transakcyjnych

1. Definicja

2. Rodzaje systemów transakcyjnych

3. Cechy systemów transakcyjnych

4. Przykłady i rola w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa

5. Rys historyczny systemów informowania kierownictwa

6. Opis systemów informowania kierownictwa

1. Definicja

2. Zastosowanie

3. Cechy SIK

4. Użytkownicy

7. Przyczyny posiadania SIK

8. Ograniczenia w korzystaniu z SIK

9. Korzyści wynikające z posiadania SIK

10. Wzajemne powiązanie systemów transakcyjnych i informowania kierownictwa

11. Zakończenie

1.Wstęp

W biznesie najczęściej stosowanymi rodzajami systemów informacyjnych wraz z bazą danych są systemy transakcyjne, systemy informowania kierownictwa i systemy wyszukiwania informacji oraz systemy monitoringu. W naszym referacie postaramy się omówić dwa pierwsze, a także wskazać ich rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Skupimy się również na przykładach wykorzystania danych systemów w biznesie.

2. Rys historyczny systemów transakcyjnych

Systemy przetwarzania transakcji (SPT) były historycznie pierwszym modelem zastosowania komputerów do przetwarzania danych dla potrzeb zarządzania. Ukształtowany przez te systemy zakres wspomagania procesów zarządzania wynikał przede wszystkim z możliwości technicznych ówczesnych komputerów.

Warto zauważyć, że komputery lat 50` i 60`, to maszyny wyposażone w pamięci na taśmach magnetycznych. Możliwości jak na ówczesne czasy były raczej bardzo skromne. Niemniej jednak, po ukazaniu się komputerów przystosowanych do tzw. przetwarzania danych, czyli przede wszystkim wyposażonych w pamięci masowe na dyskach magnetycznych, zaistniały sprzyjające okoliczności do przetwarzania masowych danych, co stało się domeną SPT. Duże ilości danych występują w firmach w obszarze ewidencji zasobów i zdarzeń, czyli transakcji. Ich liczba może sięgać niekiedy dziesiątek i setek tysięcy w skali jednego miesiąca. Ta cecha była podstawową przesłanką dla włączenia komputerów do przetwarzania tak pojemnych strumieni danych[1].

W początkowej fazie wykorzystania komputerów do opracowywania aplikacji ekonomicznych, systemy transakcyjne były pierwszymi systemami wprowadzonymi w miejsce używanych wówczas systemów manualnych. Pierwsze z nich były systemami wsadowymi, a to oznacza, że wszystkie transakcje były najpierw rejestrowane a później przetwarzane. Natomiast w przypadku systemu przetwarzania transakcji pracującego w czasie rzeczywistym, informacje uaktualniane są w momencie wprowadzania transakcji, na bieżąco.

3. Opis systemów transakcyjnych

a) Termin systemu transakcyjnego stosowany jest w odniesieniu do dużych systemów, które obejmują elementy takie jak system operacyjny, obsługę sieci, narzędzia służące między innymi do tworzenia aplikacji i zarządzania nimi oraz bazy danych.

• Tak więc system transakcyjny można zdefiniować jako aplikacje, które wspierają bieżącą działalność przedsiębiorstwa w obszarze księgowości, finansów, kadr i produkcji. System ten gromadzi dane a następnie udostępnia je w postaci raportów oraz zestawień. Aplikacje te są wykorzystywane przez bezpośrednich wykonawców operacji.

Wyżej wymienione systemy w naszym kraju są jednym z systemów informatycznych, które wspierają proces zarządzania. Wykorzystywane są one na najniższym szczeblu zarządzania, czyli szczeblu operacyjnym i wspomagają proces podejmowania decyzji ale także stanowią bazę dla bardziej wyspecjalizowanych systemów[2].

Można powiedzieć, że jest to historycznie pierwsza skomputeryzowana forma systemu informacyjnego, którą wykorzystuje wiele firm. Dzięki temu możliwe jest załatwianie powtarzających się i rutynowych transakcji, które mają miejsce w przedsiębiorstwie.

Rys. 1. Architektura prostego systemu transakcyjnego

Źródło: Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu. Warszawa: Wydawnictwo Placet, 2005, s. 172.

b) Można wymienić dwa rodzaje systemów przetwarzania transakcji:

1. Systemy przetwarzania wsadowego

2. Systemy przetwarzania transakcji w czasie rzeczywistym.

Systemy przetwarzania wsadowego (zwane też systemami elektronicznego przetwarzania danych - electronic Data Processing Systems) powstały w latach 50., gdy nie istniały jeszcze systemy zarządzania bazami danych. Przetwarzanie zgromadzonych danych następowało wtedy jednokrotnie, następnie konieczne było powtórne przygotowanie danych. Dane w systemie przetwarzania wsadowego były „dołączone” do programu i zapisane na tzw. kartach perforowanych. Wyjście systemu stanowiły standardowe raporty w postaci wydruków komputerowych.

Cechą charakterystyczną przetwarzania wsadowego jest wystąpienie opóźnienia pomiędzy czasem zarejestrowania danych opisujących zdarzenie, a ich przetworzeniem i zaktualizowaniem zbiorów danych (np. cotygodniowe przesyłanie kart pracy z systemu rejestracji czasu pracy do systemu płacowego).

Systemy przetwarzania danych w czasie rzeczywistym - w systemach tej klasy każda transakcja jest natychmiast po wprowadzeniu, a wynik przetworzenia aktualizuje bazę danych. W konsekwencji, stan bazy danych w każdej chwili odzwierciedla stan rzeczywisty występujący w organizacji. Przykładem może być system rezerwacji miejsc lotniczych lub rezerwacji towarów, z których dokonanie rezerwacji aktualizuje natychmiast wszystkie powiązane zbiory danych zawierające informacje o dostępności odpowiednich miejsc w samolocie lub towarów w magazynie.

Działanie systemów OLTP polega na wykorzystaniu możliwości jakie stworzyły systemy zarządzania bazami danych. Umożliwiły one nie tylko szybkie, ale przede wszystkim bezpieczne przetwarzanie transakcji, z zachowaniem spójności. W systemie zarządzania bazą danych transakcja jest rozumiana jako ciąg operacji, które przeprowadzają bazę z jednego spójnego stanu w drugi taki stan, czyli stan, który istnieje w rzeczywistości. Transakcja w bazie danych odzwierciedla zatem transakcję biznesową i może zostać wykonana jedynie w całości albo wcale.

c) Cechami dzisiejszych systemów transakcyjnych jest duża różnorodność na poziomie zarówno architektury jak i funkcjonalności. Teraz chciałabym przedstawić cechy, jakimi charakteryzują się omawiane przeze mnie systemy transakcyjne.

1. generują informacje orientowane na określony moment lub przedział czasu

2. są oparte o opis poszczególnych transakcji, złożonych z danych

3. mogą być zintegrowane w różnym stopniu

4. nie wspomagają procesów podejmowania decyzji

5. obsługują operacyjny poziom zarządzania

6. głównym celem jest szybkość dostarczania danych, potrzebnych w praktycznym zastosowaniu

7. pośrednio obsługują decyzje programowalne (powtarzalne i zrutynizowane)

8. proste obliczenia (większość operacji wymaga tylko dodania, odjęcia, pomnożenia bądź podzielenia danych)

9. zajmują się niemal wyłącznie bieżącą ewidencją zdarzeń gospodarczych

10. poważny i negatywny wpływ na organizację w przypadku załamania się lub nieprawidłowego działania systemu

(związana jest z tym konieczność wdrożenia mechanizmów kontroli dostępu, które pomimo pojawiających się błędów aplikacji lub awarii systemu pozwolą zachować spójność danych. Transakcje powinny także spełniać własności ACID )

11. możliwość równoległego korzystania ze wspólnych zasobów danych przez wielu użytkowników

(duże systemy obejmują od 1000 do 100 tys. Klientów, dlatego też być one wydajne i niezawodne)

12. duża liczba wejść i wyjść, włączając pliki danych i dokumenty

4. Przykłady i rola w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa

Zastosowanie systemów transakcyjnych jest dziś powszechne. Szacuje się, że około 70% systemów informacyjnych organizacji to takie właśnie systemy[3]. Projektowane są one z myślą o przetwarzaniu codziennych transakcji, które mają miejsce w przedsiębiorstwie. Gdy są opracowane w sposób prawidłowy, wówczas są w stanie zwiększyć efektywność zarządzania transakcjami, zredukować koszty związane z ich przeprowadzeniem ale także poprawić obsługę klientów.

Ich rola w funkcjonowaniu przedsiębiorstw jest bardzo duża, czego postaram się dowieść analizując poniższe przykłady.

• Prostym przykładem, gdzie owe systemy są wykorzystywane jest sklep. Klient ma określoną liczbę towarów, za które musi zapłacić. Kasjerka po wprowadzeniu do komputera kodu towaru i jego ilości otrzymuje informację o należności, jaką klient ma uregulować. Następnie otrzymuje on rachunek, dzięki któremu może zgłosić ewentualną reklamację.

Dzięki temu w raporcie zbiorczym dla kierownictwa sklepu mogą znaleźć się informacje takie jak wysokość wpływów finansowych i struktura tych wpływów. W efekcie system może sam wygenerować zamówienia, na przykład po określeniu norm ilościowych.

Jednak gdybyśmy mieli do czynienia z bardziej rozbudowanym systemem transakcyjnym, wówczas możemy otrzymać informacje o towarach, które jednorazowo nabywa klient. Dzięki temu towary mogą zostać tak ustawione w sklepie, by były najdogodniej dla niego dostępne[3].

• Systemy transakcyjne są bardzo pomocne w łączeniu dużej ilości danych w bardziej poręczne zestawienia informacyjne. Trafnym przykładem na to jest płatność kartą kredytową. Menadżer danego banku nie interesuje się transakcjami jakich dokonuje klient, bardziej przydatną informacją jest przeciętna liczba zakupów dokonanych przez każdego posiadacza karty, średnie dzienne saldo i średnie miesięczne pobrane opłaty. Można więc powiedzieć, że system transakcyjny jest bardziej przydatny dla menadżerów niższego szczebla.

• Rola systemów transakcyjnych w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa może być zróżnicowana. Zależy ona od tego, czym zajmuje się dana firma, jakie zadania ma realizować.

Przykładowo, jeśli za punkt odniesienia przyjmiemy przedsiębiorstwo o charakterze wytwórczym, wówczas do podstawowych systemów transakcyjnych zaliczymy:

1. W zakresie procesów produkcji:

-zarządzanie zapasami

- harmonogramowanie produkcji

-zaopatrzenie materiałowo-techniczne

- ewidencja zużycia czasu pracy robotników

- kontrola jakości wykonanej produkcji

- spedycja i odbiór

2. W zakresie marketingu:

- badanie rynku

- rozwój produktu

- analiza i ustalanie cen

- promocja własnej produkcji

3. W zakresie kosztów i finansów:

- budżetowanie

- rachunkowość kosztów

- zarządzanie funduszami

- rachunkowość finansowa

- rachunki otrzymane

- rachunki płatne

Na przykład: zestawienie sald i obrotów, rachunek wyników, sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych, faktury sprzedaży, zakupu

4. W zakresie zatrudnienia i kadr:

- normowanie stosunków i warunków pracy zatrudnionych w poszczególnych dziedzinach osób

- ewidencja pracy

- kartoteka kadrowa

Należy podkreślić, że na rynku istnieją pakiety programów, dostępne w trybie komercyjnym, które oferują oprogramowanie dla systemów transakcyjnych, dostosowanych do różnych potrzeb w przedsiębiorstwach.

Powyższe przykłady są dowodem na to, że systemy transakcyjne wykorzystywane są w codziennej działalności związanej z normalnym tokiem prowadzenia biznesu. Systemy transakcyjne każdego dnia wspomagają więc lub nawet samodzielnie podejmują setki a nawet tysiące rutynowych decyzji.

Ich rola w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa jest ogromna. Stanowią one niezbędne i fundamentalne narzędzie w rękach każdego inwestora, który rozpoczyna swoją działalność. Dzieje się tak, ponieważ system transakcyjny stanowi wzór postępowania oraz zachowania się przy wystąpieniu danej sytuacji rynkowej. Bez opracowanego schematu działania trudno byłoby wyeliminować niepotrzebne emocje, które mogłyby doprowadzić do subiektywności przeprowadzanej analizy. Dlatego też, system transakcyjny dla początkującego inwestora

to przede wszystkim niezbędne narzędzie umożliwiające kontrolę własnych zachowań, którego brak może prowadzić do podejmowania destrukcyjnych decyzji inwestycyjnych.

5. Rys historyczny systemów informowania kierownictwa

Kiedy zaczęto wprowadzać do organizacji komputery, wykorzystywano je głównie do przetwarzania danych na potrzeby nielicznych funkcji - zazwyczaj księgowości i fakturowania. Ze względu na specjalistyczne umiejętności potrzebne do obsługi kosztownych, złożonych i niekiedy kapryśnych urządzeń, komputery lokalizowano w działach elektronicznego przetwarzania danych (EPD). W miarę zwiększania szybkości i łatwości przetwarzania danych skomputeryzowano także inne rodzaje informacji dla kierownictwa.

Rozbudowa działów EPD skłoniła menedżerów do skupienia większej uwagi na zaplanowaniu systemów informacyjnych w organizacji. Doprowadziło to do pojawienia się koncepcji skomputeryzowanych systemów operacyjnych (SSI), później znanych jako skomputeryzowanych systemów informowania kierownictwa albo po prostu SIK. Gdy funkcje działów EPD zaczęły wykraczać poza rutynowe przetwarzanie wielkich ilości znormalizowanych danych, zaczęto je nazywać działami SIK.

Klientami usług komputerowych w przedsiębiorstwach byli najpierw urzędnicy biurowi, wykonujący powtarzające się prace wprowadzania danych. Wystąpiło to na przełomie lat 1950-60. Jednocześnie dostęp do komputera uzyskali inżynierowie, wykorzystujący go często do obliczeniowych prac projektowych i konstrukcyjnych.

Obiecujące systemy dostarczające informacje dla kierownictwa firm pojawiły się w późnych latach 60., ale nie uzyskały większej akceptacji, gdyż tylko w nieznacznej mierze pomagały w kierowaniu przedsiębiorstwem. Zupełnie inne podejście zastosowano w programach wspomagania decyzji, przystosowanych do rozwiązywania konkretnych problemów. Opierają się one na systemach ekspertowych i wykorzystują specjalistyczną wiedzę najlepszych fachowców w danej dziedzinie. W wielu przedsiębiorstwach są używane z dobrymi wynikami przez średni i niższy personel firmy.

W organizacjach zawsze istniały systemy informowania kierownictwa, chociaż ich za takie nie uważano. W przeszłości zarówno struktura jak i wykorzystanie takich systemów miały w dużym stopniu charakter nieformalny. Dopiero po pojawieniu się komputerów, z ich możliwościami przetwarzania i przechowywania dużych ilości danych, projektowanie systemów informowania kierownictwa stało się sformalizowanym procesem, a także przedmiotem badań.

6. Opis systemów informowania kierownictwa

a) System informowania kierownictwa to system gromadzący kompleksowe dane, organizujący je i sumujący w formie przydatnej dla menadżerów i dostarczający tym menadżerom informacji potrzebnej im w pracy[4].

Ciągle zaostrzająca się konkurencja wymaga od przedsiębiorstw coraz lepszej organizacji i jeszcze efektywniejszego wykorzystania zasobów będących w ich posiadaniu. Aby sprostać temu zadaniu niezbędny jest efektywny system informacyjny, który gąszcz zgromadzonych danych zamieni w zestaw informacji, które będą stanowić rzetelną podstawę do podejmowania strategicznych decyzji.

System informowania kierownictwa definiuje się jako sformalizowaną metodę terminowego udostępniania kierownictwu dokładnych informacji, potrzebnych w procesie podejmowania decyzji i umożliwiających sprawne dokonywanie w organizacji funkcji planistycznych, kontrolnych i operacyjnych.

System informowania kierownictwa służy przede wszystkim kadrze zarządzającej organizacji, pozwalają na prezentację informacji w postaci definiowanych raportów lub też w postaci graficznej lub też umożliwiając dostęp on-line do różnych wskaźników charakteryzujących funkcjonowanie organizacji oraz do zapisów historycznych dotyczących tych aspektów.

Służy głownie w procesach planowania, kontroli oraz podejmowania decyzji na różnych strzeblach kierowniczych czerpiąc dane z systemów transakcyjnych, głownie menagerom zainteresowanym wynikami tygodniowymi, miesięcznymi czy rocznymi a nie dziennymi. System dostarcza informacje dotyczące przeszłości, teraźniejszości i prognozowanej przyszłości oraz istotnych zdarzeń wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

b) Informacje potrzebne do funkcji kontroli kierowniczej powinny pochodzić zarówno ze źródeł zewnętrznych jak i wewnętrznych. Menedżerowie z reguły interesują się ogólną efektywnością finansową swoich organizacji. Potrzebne są im zatem informacje o kwartalnej sprzedaży i zyskach, o innych istotnych wskaźnikach efektywności finansowej (jak ceny akcji), o poziomie jakości wyrobów i stopniu zadowolenia klientów, o efektywności konkurencji. Wewnętrzne sprawozdania kontrolne docierają do naczelnego kierownictwa raz na miesiąc, raz na kwartał a niekiedy nawet raz na rok.

Dzięki SIK mamy dostęp do różnorodnych form prezentacji, ale przede wszystkim mamy dostęp do struktury informacyjnej, do której dane pobierane są automatycznie z różnych źródeł. W efekcie możliwa jest analiza „ dochodzeniowa”, która pokazuje skąd biorą się dane (wartość wskaźnika) i ze sprawności których procesów biznesowych ona wynika. Istnieje możliwość dostosowania do potrzeb firmy hierarchicznej struktury informacyjnej.

Przykłady:

• Menadżer prowadzący rozmowę z klientem na temat oczekiwanych terminów dostaw może skorzystać z bazy danych i sprawdzić kiedy firma może dokonać wysyłki.

• Menadżer produkcji na podstawie bazy danych może określić ile produktu należy wyprodukować w ciągu miesiąca lub tygodnia.

• Firmie przemysłowej korzystającej z skomputeryzowanego systemu gospodarki opracowanego przez SIK łatwo będzie rejestrować zapasy ale i również rejestrować oczekiwane zamówienia.

System Informowania Kierownictwa posiada między innymi następujące funkcjonalności:

• rozbudowany generator pozwalający w łatwy sposób definiować raporty według indywidualnych potrzeb użytkownika

• korzystanie w raportach z aktualnych danych gromadzonych na bieżąco

• możliwość wielokrotnego wykorzystywania raz zdefiniowanych raportów

• możliwość udostępniania zdefiniowanych raportów uprawnionym użytkownikom

• pełna kontrola dostępu do raportów dzięki systemowi uprawnień nadawanych przez administratora

• możliwość korzystania z nowoczesnych analiz

c) Oto pożądane cechy tych systemów:

- są przystosowane do indywidualnych potrzeb firmy,

- umożliwiają uzyskanie, filtrację i śledzenie ważnych danych,

- potrafią korzystać z szerokiej gamy informacji, zawartych w lokalnych i zdalnych bazach danych,

- pozwalają na "pogłębioną" analizę istotnych danych (można za ich pomocą dotrzeć do źródła),

- nauczenie się korzystania z nich nie wymaga żadnego ćwiczenia,

- są przyjazne użytkownikowi,

- nie wymagają pośrednika między danymi a użytkownikiem,

- prezentują dane w dogodnej postaci (tabele, wykres, tekst).

System Informowania Kierownictwa jest modułem skierowanym przede wszystkim do kadry kierowniczej i dzięki zaimplementowanej funkcjonalności pozwala w dużym stopniu zaspokoić większość rozległych potrzeb informacyjnych. Takie podejście pozwala dogłębnie analizować pojedyncze wskaźniki ekonomiczne, jak również badać efektywność całych procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie.

Podstawowym elementem modułu jest generator raportów, który pozwala dowolnie definiować zarówno zawartość merytoryczną z dowolnym stopniem szczegółowości, jak i sposób prezentacji wybranych zagadnień - w formie tabeli, wykresu czy zestawienia. Dzięki opcji zapisywania schematów można wielokrotnie wracać do danego raportu zasilając go coraz nowszymi danymi, co bardzo ułatwia prowadzenie bieżącego monitoringu zmieniających się wskaźników ekonomicznych. Ponadto pozwala natychmiast reagować na zmiany w otoczeniu oraz badać ich potencjalny wpływ na całe przedsiębiorstwo. Informacje te pozwalają nie tylko wzmocnić pozycję konkurencyjną na rynku, ale również wypracować przewagę strategiczną dzięki sile, jaką daje dobra informacja.

d) Według G. Anthony'ego Gory i M. S. Scott'a Morton'a system informacyjny organizacji musi dostarczać informacje kierownikom na trzech poziomach odpowiedzialności: kontroli operacyjnej, kontroli kierowniczej i planowania strategicznego.

- Kierownicy szczebla operacyjnego - SIK powinien dostarczać na potrzeby kontroli operacyjnej bardzo dokładne i szczegółowe informacje, codziennie lub co tydzień. Kierownik produkcji musi wiedzieć, czy straty materiałowe nie są nadmierne, czy koszty nie zostały przekroczone albo czy nie upłynął już czas pracy maszyny przeznaczony na wykonanie określonego zadania. SIK powinien dostarczyć w terminie dużą ilość szczegółowych informacji uzyskiwanych w trakcie codziennych operacji.

- Kierownicy średniego szczebla - kierownicy średniego szczebla, na przykład dyrektorzy zakładów, troszczą się o bieżącą i przyszłą efektywność swoich jednostek. Potrzebne im są zatem istotne informacje dotyczące tych jednostek - o poważnych problemach z dostawcami, o nagłym spadku sprzedaży albo o wzroście popytu na określoną grupę wyrobów. Tak więc informacje potrzebne kierownikom średniego szczebla składają się z zagregowanych danych pochodzących zarówno z wewnątrz organizacji, jak i ze źródeł zewnętrznych. Przykładem informacji potrzebnych średniego szczebla kierownikowi marketingu linii lotniczej jest miesięczny ruch pasażerów, często określany jako „wskaźnik obciążenia”. Informację taką można porównywać ze wskaźnikiem obciążenia innych linii.

- Naczelne kierownictwo - SIK powinien dostarczać kierownikom naczelnego szczebla informacje służące do planowania strategicznego i do sprawowania kontroli kierowniczej. W planowaniu strategicznym najwyższe znaczenie mają informacje ze źródeł zewnętrznych - o warunkach ekonomicznych, osiągnięciach technicznych, działalności konkurentów. Ze względu na to, że dane takie pochodzą ze źródeł zewnętrznych, trudniej je zebrać i skomputeryzować niż informacje uzyskane wewnątrz organizacji. Na przykład rektorzy i prorektorzy do spraw studentów bardzo się interesują trendami dotyczącymi liczby absolwentów szkół średnich, którzy prawdopodobnie podejmują studia. Plany strategiczne i operacyjne uczelni często są zależne od informacji dotyczących prognozowanej na przyszłość liczby kandydatów nastudia. 

7. Przyczyny posiadania SIK

Dobrym uzupełnieniem definicji Systemu Informowania Kierownictwa są przyczyny powodujące konieczność jego posiadania. Przyczyny te można podzielić na dwie grupy: czynniki zewnętrzne i powiązane z nimi potrzeby wewnętrzne. Czynniki zewnętrzne to przykładowo: ciągle zaostrzająca się konkurencja, potrzeba dostosowywania firmy do szybko zmieniających się warunków i konieczność podejmowania działań wyprzedzających. Potrzeby wewnętrzne to przykładowo: dostęp do najbardziej aktualnych danych biznesowych (prawda musi być tylko jedna, bez uzgadniania), dostęp do danych o charakterze niefinansowym, które po jakimś czasie przekładają się na wynik finansowy.

Z tego krótkiego przeglądu cech systemów wynikają trzy podstawowe wymagania na taki system, których spełnienie może oznaczać sukces produktu finalnego. Po pierwsze, system musi być dobrze przystosowany do potrzeb konkretnej firmy. Po drugie, w celu spełnienia pierwszego wymagania, musi być opracowany przez osoby znające równie dobrze aspekty ekonomiczne pracy menedżerów przedsiębiorstwa, co aspekty techniczne programowania. No i w końcu, musi być łatwy w użyciu. To ostatnie wymaganie często jest związane z koniecznością efektownej graficznej prezentacji danych.

8. Ograniczenia w korzystaniu z SIK

Główne ograniczenia w korzystaniu z systemów informowania tworzą sami informowani! Rzadko się zdarza, aby menedżerowie firmy mięli czas, ochotę i kwalifikacje do posługiwania się komputerem w sposób umożliwiający spełnienie ich potrzeb informacyjnych. Wielu współczesnych menedżerów rozminęło się z rewolucją informacyjną. Po prostu boją się komputera! Na dodatek, wyczerpująca praca nie zachęca do używania jeszcze jednego narzędzia, które wymaga zbyt wiele czasu.
Poważnym ograniczeniem w używaniu systemów SIK jest konieczność nabywania nowych umiejętności. Ponieważ zaś systemy nie są używane codziennie, to wystarcza to by zapomnieć tych umiejętności.
Ponadto, większość dawniejszych, ale i wiele nowych systemów SIK grzeszy zasadniczym błędem: niezrozumieniem rodzaju prac wykonywanych przez szefów firm. Nawet jeśli system jest doskonały z punktu widzenia technicznego, to został opracowany przez specjalistów, którzy rzadko mają okazję przyglądać się przez dłuższy czas pracy swego szefa.

9. Korzyści wynikające ze stosowania SIK

* Dokładność: zwiększona dokładność informacji

* Jakość: lepsza jakość informacji

*Używalność: informacje bardziej przydatne

*Elastyczność: możliwość bardziej elastycznego stosowania informacji

*Zadowolenie użytkownika: większe zadowolenie z pracy

*Funkcjonalność; bardziej efektywna praca

*Niezawodność; większa niezawodność usług

*Wykorzystanie; więcej informacji do wykorzystania

*Odpowiedniość; bardziej precyzyjna informacja

*Zyskowność; więcej pieniędzy

*Szybkość: szybsze otrzymywanie informacji

*Ilość; więcej informacji

10. Wzajemne powiązanie systemów

W porównaniu do innych, systemy informowania kierownictwa wprowadzają zmiany, które są efektem rozwoju. Systemy transakcyjne jak już wcześniej wspomniałyśmy obsługiwały głównie operacyjny szczebel zarządzania, ponieważ pobierały informacje wejściowe ze sfery realnej. Zaś informowania kierownictwa powstały w wyniku potrzeb poziomu taktycznego oraz strategicznego.

Pomimo znacznego postępu jakościowego w stosunku do systemów przetwarzania transakcji, nie nadążały one za rozwojem potrzeb dotyczących wspomagania procesów decyzyjnych. Główną przyczyną tego było spełnianie przez systemy informowania kierownictwa tylko dwóch podstawowych zadań: szybkiej wielokryteryjnej informacji o stanie ekonomiczno-finansowo-technicznym przedsiębiorstwa w różnych przedziałach czasu oraz obsługi, co prawda złożonych ale dobrze strukturalizowanych, problemów decyzyjnych. W systemach tych dominowały problemy, które miały charakter informatyczny. Przy ich projektowaniu zadawano sobie pytanie jak opanować w sposób technologiczny duże ilości informacji. Skutkiem właściwości owych systemów było poszukiwanie rozwiązań o większej skuteczności w komputerowym wspomaganiu procesów decyzyjnych. Doprowadziło to do powstania systemów wspomagania decyzji.

Systemy informowania kierownictwa oraz transakcyjne są ze sobą wzajemnie powiązane. SIK są systemami, które stanowią pośrednie ogniwo pomiędzy systemami transakcyjnymi oraz wspomagającymi podejmowanie decyzji. Są one wykorzystywane przez kadrę zarządzającą przedsiębiorstwem do analizy zjawisk, które zachodzą organizacji lub w jej otoczeniu. Zakres oraz jakość tych analiz są w dużej mierze uzależnione od bazy danych, stworzonej na poziomie systemów transakcyjnych.

11. Zakończenie

Informatyczne systemy zarządzania i zaliczane do nich między innymi systemy transakcyjne oraz systemy informowania kierownictwa odgrywają bardzo dużą rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Stanowią jeden z podstawowych elementów gospodarki, która związana jest z rozwojem społeczeństwa informacyjnego i umożliwiają efektywne działanie organizacji.

Literatura

[1] Kolbusz E., Nowakowski A.: Informatyka w zarządzaniu. Wydawnictwo Zachodniopomorskiej Szkoły Biznesu, 1999.

[2] Zieliński J. S.: Inteligentne systemy w zarządzaniu. Teoria i praktyka, Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN, 2000.

[3] Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu. Warszawa: Wydawnictwo Placet, 2005.

[4] Griffin R.W.: Podstawy zarządzania organizacjami. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN, 1998.

[5] Benon-Davies P.: Inżynieria systemów informacyjnych. Warszawa: Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, 2004.

Kolbusz E., Nowakowski A.: Informatyka w zarządzaniu. Wydawnictwo Zachodniopomorskiej Szkoły Biznesu, 1999, s. 209.

ACID to pojęcie, dotyczące opisu warunków, jakie powinny spełniać transakcje w bazach danych. ACID jest skrótem od angielskich słów: atomicity - atomowość, consistency - spójność, isolation - izolacja, durability - trwałość.

Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu. Warszawa: Wydawnictwo Placet, 2005, s. 210.

Griffin R.W.: Podstawy zarządzania organizacjami. Warszawa: Wydawnictwo Naukowe PWN, 1998.

Benon-Davies P.: Inżynieria systemów informacyjnych. Warszawa: Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, 2004, s. 348.

Wyjście

System

komputerowy

Wejście

Baza

Danych

---