Opis procesu biznesowego

Przedsiębiorstwo wielooddziałowe, produkcyjno - usługowo - dystrybucyjne.

Dział Wydział Administracyjny, Komórka - Kancelaria

Proces - Obsługa poczty wychodzącej

Analiza procesu:

1.1 Ogólna charakterystyka procesu

Proces obsługi poczty wychodzącej dotyczy sposobu postępowania z pocztą wysyłaną z poszczególnych spółek Przedsiębiorstwa

Główne założenie procesu, to:
1. Kategoryzacja poczty wychodzącej ze względu na potrzeby archiwizacji i skanowania oraz wysyłki poczty do adresata drogą e-mailową realizowane w zewnętrznej aplikacji poczty elektronicznej bez archiwizacji e-maili.
2. Prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej poprzez przypisanie kolejnych numerów „R”- ek dla listów poleconych oraz numerów listów przewozowych (przesyłek) dla korespondencji przesyłanej przez firmy kurierskie.
3. Kategoryzacje korespondencji wychodzącej, m.in.:
a) Ze względu na region - krajowe, zagraniczne
b) Ze względu na formy wysyłki - poczta, kurier
4. Osoba inicjująca wysyłkę będzie określać referencję do otrzymanej poczty wychodzącej

1.2. Mapa procesu

1.4 Opis etapów procesu

Etap nr	Etap	Opis etapu	Realizator	Krok na mapie biznesowej
1	Przygotowanie korespondencji (w postaci elektronicznej/postaci tradycyjnej)	Jest to pierwszy krok w realizacji procesu -osoba (każdy pracownik) przygotowuje korespondencję w postaci elektronicznej lub tradycyjnej.	Nadawca poczty (każdy pracownik)	[3.1]
2	Utworzenie zlecenia wysyłki poczty wychodzącej	Realizator tworzy zlecenie wysyłki poczty wychodzącej, podając dane nadawcy, odbiorcy, formy wysyłki, medium wysyłki, ewentualnie wskazuje referencję do poczty przychodzącej oraz podłącza dokument elektroniczny jako załącznik. Po wypełnieniu wszystkich obowiązkowych pól, zlecenie jest wysyłane do kancelarii. Jeśli korespondencja jest w formie papierowej, wówczas równolegle realizator przekazuje kancelarii dokumenty	Nadawca poczty (każdy pracownik)	[3.2]
3	Przekazanie dokumentu do wysłania	Dotyczy korespondencji, która jest w formie tradycyjnej (papierowej, paczki, itp.). Pracownik spółki przekazuje fizycznie dokumenty do kancelarii.	Nadawca poczty (każdy pracownik)	[3.4]
4	Odbiór zlecenia wysyłki poczty wychodzącej	W etapie tym użytkownik przypisany do kancelarii jest zobowiązany do zorganizowania wysłania poczty przekazanej w postaci papierowej lub przekazanej w systemie jako dokument podłączony do procesu. W przypadku, gdy będzie wymagane przesłanie poczty elektronicznej, pracownik kancelarii jest zobowiązany do przygotowania e-maila w aplikacji przeznaczonej do tego celu poza systemem oraz do podłączenia wymaganego załącznika.	Kancelaria	[1.1]
5	Odbiór przesyłki z biznesu, potwierdzenie w systemie	Kancelaria odbiera fizycznie dokumenty od nadawcy (dotyczy korespondencji tradycyjnej) oraz rejestruje odbiór w systemie.	Kancelaria	[1.3]
6	Wydruk kodu, naklejenie na dokument, skanowanie	W tym etapie drukowany jest kod, który jest naklejany na dokument. Następnie dokument jest przekazywany do skanowania. Po tym procesie następuje archiwizacja elektroniczna (Etap nr 11), a realizacja procesu przechodzi do Etapu 7	Kancelaria	[1.5]
7	Uzupełnienie danych w rejestrze poczty wychodzącej, wysyłka poczty	Etap ten jest następstwem Etapu 4 lub Etapu 6. Następuje ewentualna aktualizacja danych odbiorcy przed wysłaniem korespondencji do adresata.	Kancelaria	[1.6]
8	Przygotowanie wysyłki zgodnie z dyspozycją ze zgłoszenia, wysyłka poczty papierowej	Proces odbywa się poza systemem. Następuje przygotowanie korespondencji do wysłania oraz fizyczne wysłanie poczty papierowej.	Kancelaria	[1.8]
9	Wysyłanie poczty mailem	Proces odbywa się poza systemem. Następuje wysłanie poczty mailem.	Kancelaria	[1.9]
10	Aktualizacja statusu wysyłki	Etap ten jest realizowany w przypadku, gdy wymagane jest otrzymanie potwierdzenia odbioru poczty od adresata. W takiej sytuacji bezpośrednio po potwierdzeniu wysłania poczty system obiegu dokumentów uruchamia zadanie o nazwie Oczekiwanie na potwierdzenie odbioru poczty.	Kancelaria	[1.10]
11	Elektroniczna archiwizacja dokumentów poczty wychodzącej	Jest to etap, w którym pracownik kancelarii odpowiedzialny za wysłanie poczty dokonuje skanowania korespondencji wychodzącej oznaczonej jako korespondencja do skanowania. Następuje skanowanie	System / Kancelaria	[2.1]

1

NADAWCA

SYSTEM

KANCELARIA

---