Standaryzacja opisu archiwalnego

-standardem opisu archiwalnego nazywamy usystematyzowany wykaz niezbędny do informacyjnego opisu dokumentacji archiwalnej, posiadający ustaloną zawartość, ujednoliconą formę i określona strukturę wewnętrzną, zapewniający przenoszenie, gromadzenie i przekazywanie informacji w sieciach archiwów lokalnych i rozległych

-cel: ujednolicenie informacji archiwalnej oraz przyspieszenie procesu przetwarzania danych w sieciach archiwalnych

-pojęcie to weszło do użycia wraz z komputeryzacją inf. archiwalnej

ISAD (G)

-ten standard dostarcza ogólnych wskazówek dla przygotowania opisu archiwalnego

-cele:

a. zapewniać stworzenie logicznych, odpowiednich i zrozumiałych opisów;

b. ułatwiać uzyskiwanie i wymianę informacji o materiałach archiwalnych;

c. ułatwiać dostęp do danych urzędowych (władz publicznych);

d. umożliwiać zintegrowanie opisów pochodzących z różnych archiwów w jeden zunifikowany system informacji.

1. Blok identyfikujący

(gdzie zapisano zasadnicze informacje o opisywanym obiekcie).

2. Blok proweniencji i archiwizacji

(gdzie zapisano informacje o proweniencji i przechowywaniu opisanego obiektu).

3. Blok opisu zawartości i układu akt

(gdzie zapisano informacje o treści i stanie uporządkowania opisywanego obiektu).

4. Blok udostępniania

(gdzie zapisano informacje o możliwościach wykorzystania / udostępniania opisywanego

obiektu).

5.Blok źródeł uzupełniających

(gdzie zapisano informacje o innych materiałach archiwalnych powiązanych w ważny sposób z

opisywanym obiektem).

6. Blok uwag

(gdzie można zapisać informacje specjalne lub też takie, których nie udało się zawrzeć w

innych blokach).

7. Blok kontrolny

(gdzie zawarto informacje: kto, jak i kiedy sporządził opis)

ISAAR- korekta haseł wzorcowych

-zawiera ogólne reguły dla ustalenia archiwalnych haseł wzorcowych odnoszących się do ciał

zbiorowych, osób i rodzin, które mogą zostać określone jako twórcy przy opisie dokumentów

archiwalnych.

Struktura zasobu archiwalnego

Poziomy opisu archiwalnego

-skrót nazwy archiwum

-nazwa zespołu

-sygnatura archiwum

-tytuł jednostki archiwalnej

-przedziały czasowe

-opis techniczny

-dawne sygnatury archiwalne

-uwagi

-słowa kluczowe

Opracowanie zasobu (etapy)

Celem archiwalnego opracowania zasobu jest zabezpieczenie jego całości , nadanie trwałej całości oraz udostępnienie użytkownikom. Udostępnianie wymaga nadania archiwaliom odpowiedniego układu oraz skrótowego opisania treści w pomocach informacyjnych.

Opracowanie może mieć zakres podstawowy kiedy zespół zostaje uporządkowany i zinwentaryzowany i zakres szczegółowy kiedy sporządzane są dodatkowe pomoce archiwalne o większej niż inwentarz głębi informacyjnej. Poza uporządkowaniem i inwentaryzacją w zakres opracowania wchodzi szereg innych czynności nazywanych etapami opracowania .

-studia wstępne

-wyodrębnienie

-brakowanie archiwalne

-wybór metody porządkowania

-porządkowanie właściwe

-sporządzanie opisu archiwalnego na poziomi jednostki archiwalnej i zespołu oraz na innych poziomach

Wyodrębnienie zespołów archiwalnych

-trudności: ustalanie granic czasowych zespołu, podwójne podporządkowanie jednostek organizacyjnych, odziedziczona dokumentacja jest kontynuowana,opracowany zespół jest niepełny, części zespoły są w innym archiwum

Pojęcie zespołu archiwalnego

-całość dokumentacji wytworzonej przez jednego, odrębnego ustrojowo, twórcę, w toku wypełniania przez niego funkcji merytorycznych

Granice zespołu (rozważone w trzech aspektach)

• kancelaryjna - najstarsza (=kto wytwarzał)

• chronologiczna - inaczej polityczna (= jaka była wówczas przynależność państwowa)

• ustrojowa (=gdzie były granice samodzielności ustrojowej)

Zasada proweniencji zespołowej

-zasada wg której akta urzędów, instytucji lub osób działających na pewnym terytorium przynależą do tego terytorium; wytworzone poza nim przynależą o tyle o ile pozostały w trybie wykonywania władzy na tym terytorium

Elementy rozpoznawcze akt

-okładka: nagłówek, tytuł, sygnatura kancelaryjna, daty

-wnętrze: napis zawierający nazwę odbiorcy pisma, czasem znak pisma,

Procesy archiwotwórcze

-procesy te prowadzą do powstania zespołów a także związków między zespołami w układzie pionowym i poziomym

Przewodnik kartkowy

-Przewodniki archiwalne: kartkowy przewodnik po zasobie, zwany kartoteką zespołów i zbiorów oraz przewodniki książkowe

Inwentarze archiwalne

- spis zachowanych w archiwum materiałów danego zespołu czy zbioru ostatecznie usystematyzowanych w jednostki inwentarzowe, wg przyjętego układu, zawierającym elementy rozpoznawcze.

-najważniejsza pomoc archiwalna sporządzona dla każdego zespołu archiwalnego, tylko wyjątkowo może obejmować więcej niż jeden zespół; głównym jego zadaniem jest utrwalanie układu nadanego w czasie opracowania oraz informowanie o zawartości jednostek archiwalnych i z tego powodu jest podstawowym środkiem udostępniania; pełni także funkcje ewidencyjne, ponieważ spisuje wszystkie jednostki w zespole

-inwentarz analityczny- zawiera szczegółowe inf o zawartości poszczególnych jed arch wyrażone streszczeniem lub słowami kluczowymi

-inwentarz sumaryczny- ograniczają inf do podania tytułu jed arch

-inwentarz kartkowy- jest sporządzony w ramach pierwszego etapu inwentaryzacji jako tymczasowa forma

-inwentarz książkowy- jest ostateczną podstacją inwentarza archiwalnego

-inwentarz realny- ujmuje jed arch przechowywane obok siebie w tych samych magazynach arch.

-inwentarz idealny- odtwarzają informacyjnie całość zespołu rozproszonego przed archiwizacją najczęściej wskutek sukcesji czynnych które uniemożliwiają fizyczne scalanie

Wstęp do inwentarza książkowego (winien mieć charakter naukowy, u podstaw studiów wstępnych; + przypisy i aparat naukowy)

1. Dzieje ustrojowe twórcy zespołu

2. Dzieje zespołu

3. Charakterystyka archiwalna zespołu

4. Zawartość zespołu

5. Analiza metod opracowania

6. Bibliografia

Przewodniki archiwalne

-nie opisują treści poszczególnych jed arch lub pojedynczych dokumentów lecz ujmują archiwalia grupowo opisując lub charakteryzując treść całych zasobów, zespołów lub serii

-przewodnik po archiwach- opisują realny stan zasobu jednego archiwum, wszystkich archiwów wyodrębnionego administracyjnie lub historycznie terytorium, archiwa zorganizowane w państwowej sieci archiwalnej lub ogół archiwów państwa; mogą mieć także zakres międzynarodowy

-przewodnik naukowy- zawiera bliższe inf o treści zespołów archiwalnych lub poszczególnych ich częściach

-przewodnik informacyjny- ograniczają się do podania podstawowych elementów identyfikacyjnych stanowią przeważnie proste spisy zespołów

-przewodnik po zespołach- obejmują całe zespoły; opisują zespoły szczególnie ważne dla badań naukowych o wielkich rozmiarach i trudnych układach wg których spisano archiwalia w inwentarzu

-przewodniki tematyczne

- przewodniki historyczno- ustrojowe- opisuje zasób historyczny jakiegoś terytorium lub miejscowości

Katalogi archiwalne

-składają się z opisów poszczególnych jed arch ułożonych najczęściej rzeczowo

- nie zachowuje kolejności opisów zgodnej z kolejnością sygnatur; nie musi też być związany z jednym zespołem

Skorowidze archiwalne

-rodzaj bardzo szczegółowych pomocy prowadzących do treści poszczególnych jednostek a nawet pojedynczych pism i dokumentów

-indeksy- zawierają hasło rzeczowe, osobowe lub geograficzne i odsyłacz liczbowy

-repertoria- zaopatrzone dodatkowo w krótkie charakterystyki zawartości

-sumariusze- zawiera streszczenie zawartości

Elektroniczne bazy danych w systemie informacji

-sezam (Spis Zespołów Archiwalnych)

-pradziad- genealogiczna baza danych

-ela (Ewidencja Ludności w Archiwach)- spis ludności

-iza (Inwentarze Zespołów Archiwalnych)

-suma (System Udostępniania Materiałów Archiwalnych)

-rap (Rejestr Archiwalnych Poszukiwań)

-jopis- typuje jed pod nadzór

-skorowidz- wykaz miejscowości z okresu II Rzeczpospolitej

-geonimem- zestawienie polskich i niemieckich miast

Standardy narodowe FOPAR

-polski standard opisu archiwalnego; opracowany został w 1994 r na podstawie analizy tradycyjnych opisów stosowanych w pomocach archiwalnych oraz dostosowany do międzynarodowego standardu archiwalnego (ISAD (G))

Standard międzynarodowy

MARC, AMC, MAD

Systematyka tzw. Pomocy archiwalnych

Kartkowy przewodnik (CKZ)

Przewodnik po zasobie

Inwentarze/ Katalogi

Skorowidze

Porządkowanie Zespołu

-wybór metody opracowania (kryteria: struktura wew zasobu, układ kancelaryjny, stan zachowania sygnatur i pomocy kancelaryjnych, stan zachowania zespołów )

-metoda odtwarzania układu pierwotnego

-metoda strukturalno organizacyjna

-metoda funkcjonalna

-metoda schematyczno rzeczowa

-właściwe porządkowanie

-rozpoznanie przynależności zespołowej i segregacja na zespoły

-segregacja na serie

-systematyzacja jednostek w seriach

-opracowanie jednostki archiwalnej

-ułożenie serii w kolejności ustalonej przez archiwistę

-sygnowanie jednostek archiwalnych zespołu

Zarządzanie informacją archiwalną w Polsce

Systematyka przewodników archiwalnych

Przewodnik po archiwum

Przewodnik po zespole archiwalnym

Przewodnik tematyczny

Przewodnik historyczno- ustrojowy

Wyszukiwanie w polskim systemie informacji archiwalnej

IZA - program inwentarzowy wymaga hasła osob., przedm., … (= słowa kluczowego)

Wariant komputerowy (IZA): powinien spełniać funkcje inwentarza:

1. Wewnętrzny układ inwentarza identyczny jak nadany aktom w trakcie opracowania

2. Spisanie całości zespołu (=>funkcje ewidencyjne; numer (sygnatura, numeracja) biezacy od 1 do + ∞; nie można każdej komorki numerować oddzielnie!)

3. Inwentarz obejmuje jeden zespół (nie ma 1 inwentarza dla X zespołów!)

• Inwentarz archiwalny => funkcja ewidencyjna zarazem informacyjna (inne pomoce mają albo funkcje ewidencyjne albo funkcje informacyjne).

Studia wstępne

Studia wstępne

Naukowe badanie historii twórcy i jego akt;

2 Etapy

1. Etap I: Zarys historii twórcy, podstawowe fakty:

1. Geneza powstania, okoliczności powstania

2. Dokładna data (DD-MM-RR) powstania jednostki - ta data jest datą początkową zespołu archiwalnego (akt powołujący jednostkę do życia)

3. Ustalić akt prawny, na podst., którego aktotwórca powołany do życia (ustawa, dekret, rozporządzenie, …)

4. Ustalić, gdzie ten akt jest dostępny (czy publikowany i gdzie) - znaleźć tekst i najlepiej zachować u siebie wciągu kolejnych etapów opracowania (tekst mówi o kompetencjach, strukturze itp.)

5. Odtworzenie podst. informacji o kompetencjach rzeczowych i terytorialnych - terytorialnych. (na jakim terenie działał i do jakich spraw powołany).

6. Jak wyglądała struktura wewnętrzna, czyli podział na komórki organizacyjne

7. Wszystkie kolejne zmiany w zakresie struktury, kompetencji terytorialnych, merytorycznych -dynamicznie, czyli z uwzględnieniem wszystkich zmian zachodzących w czasie - najlepiej graficzne przedstawienie, bardzo pomocne.

8. Okoliczności zamknięcia - geneza zlikwidowania aktotwórcy: data zamknięcia zespołu archiwalnego + akt prawny, na mocy, którego uległ likwidacji - najlepiej mieć go u siebie bo tam napisane, kto kontynuował działalność, komu wraz z kompetencjami przekazał akta

• Informacje o sukcesobiorcy (b. często nie mamy całej dokumentacji)

Etap I da nam literaturę historyczną i ustrojową (fiszki rzeczowe, wykresy, ksero pomocy i aktów prawnych; literaturę metodyczną, archiwalną - powstaje warsztat naukowy archiwisty)

2. Etap II: Dotyczy badania samych akt (tylko archiwista może to wykonać)

1. (najważniejszy) ustalenie losu od momentu wyjścia z archiwum własnego do momentu wejścia do archiwum historycznego - droga z registratury własnej do Arch. Hist.

2. Jaka była kancelaria (w przepisach, aktach prawnych mówiących o kancelarii i dotyczących archiwum bieżącego) - zrekonstruowanie głównych funkcji kancelarii i archiwum bieżącego, tu pierwszorzędnym źródłem: przepisy kancelaryjno-prawne, (wszystkie instrukcje kancelaryjne, wykazy akt od początku do końca funkcjonowania jednostki - mówiące o strukturze wewnętrznej - wiemy co i jak mamy odtwarzać);

Ustalamy strukturę pierwotną i zachodzące w niej zmiany + ustalamy typy i rodzaje dokumentacji archiwalnej tam wytwarzane - ustalamy sposób postępowania z dokumentacją (np. inaczej z foto., inaczej z filmową);

3. (w literaturze archiwalnej) zorientować się, czy nie obowiązują jakieś normy postępowania, czyli archiwalne instrukcje metodyczne, które dają gotowe rozwiązania (AIM - zbiór przepisów archiwalnych 1952-2000, W-wa 2001: tak wszystkie, które zachowały swą moc obowiązującą; pozostałe na WWW.archiwa.gov.pl)

4. Zorientować się w literaturze, ktoś już się wypowiadał na temat zespołu; wykorzystać wskazówki, czyjeś doświadczenie

5. Zbieramy wszystkie pomoce ewidencyjno-informacyjne już kiedys sporządzone przez kogoś do tefo zespołu, wszystko, co dotad było opracowane w zakresie pomocy

6. Ustalenie typu kancelarii - sposób organizowania pracy kancelarii; typ/organizacja kancelarii

7. Ustalenie systemu kancelaryjnego - sposób rejestracji, łączenia pism w sprawy, spraw w teczki i nadawania teczkom układu (uwarunkowane systemem kancelaryjnym)

Zasady wyboru metody porządkowania

Zasady wyboru metody

1. Obligacja: zespoły z utrwalonym układem pierwotnym podlegają wiernej rekonstrukcji tego układu lub korekcie

2. Do zespołów niekompletnie zachowanych w/w norma nie obowiązuje

3. Po stwierdzeniu niemożności rekonstrukcji, można wybrać jedną z pozostałych metod

4. W zespołach złożonych z innych niż aktowe materiałów, można stosować równocześnie różne (inne) metody.

Co jest układem pierwotnym zespołu? To, co stworzył aktotwórca, który miał koncepcje, która realizowała jego pomysł na szybki dostęp, wyszukiwanie materiałów, sposób na przechowywanie, uproszczenia. On podporządkował zasadom zarządzania cały ten układ pierwotny - i powinniśmy go uszanować.

Od 1963r. (I jednolity RWA) mamy akta narastające, ułożone u aktotwórcy wg wykazu akt. To norma obowiązująca we wszystkich jednostkach administracji państwowej i samorządowej. Do połowy lat 80, ta zasada obowiązywała wszędzie (wszystko było państwowe). Od 1990r, zaczęło się wszystko różnicować.

Do 1963r. również obowiązywał wykaz akt, ale strukturalno-rzeczowy. Strukturalno- chronologiczny. Tzn. wykaz akt był opracowany oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej. Suma wykazów akt stwarzała wykaz akt dla całej jednostki organizacyjnej. Wewnątrz komórki akta były układane rożnie (Kartograf./Chronolog./Rzeczowy układ).

Czyli dwie grupy wykazów akt: strukturalne i jednolite rzeczowe. Ale nie jest to związane ze sposobem sygnowania (dziesiętny również w strukturalnym). Wykazy Akt nie zawierały kwalifikacji archiwalnej - to ostatnie wzbogacenie wykazów akt, ale nie rzutuje na wykaz akt.

Brakowanie archiwalne

To ostatni etap selekcji archiwalnej. Po wizytacji - 2 komplety protokołów do archiwum wraz całą dokumentacją. Jeden egzemplarz, komplet w archiwum bieżącym, a drugi - do archiwum państwowego i ten właśnie otrzymuje kat. A, a pierwszy to dokumentacja powtarzalna. Dopiero po archiwizacji znany jest stan zespołu i dopiero wtedy można ocenić zespół.

Są dok., komplety dokumentacji powtarzalne w treści, niekoniecznie w formie, np. sprawozdania przesyłane od niższych w hierarchii urzędów (pow.- woj. - min.).

Katem. A: U wojewody materiały starościńskie to kat. B, a własne to A.

Archiwista ma dostęp do tych wszystkich materiałów i może on je brakować miedzy zespołowo.

Brakowanie - ostateczne usuniecie z zespołów archiwalnych materiałów powtarzalnych, co do treści i formy. I to jest zadanie naczelne. Archiwista pozbywa się tez „makulatury” z wnętrza teczek (kolejne kopie pism, odpowiedzi, notatki, info.) bo zabierają dużo miejsca na polce, a żadnej wartości informacyjnej (tzw. brakowanie metodyczne).

Co stosujemy:

• Ocena powtarzalności treści i formy

• Kryterium typowości (kryt. Reprezentatywne)

• Tylko grupy dokumentacji najbardziej typowej dla danego aktotwórcy; wybór losowy, innymi metodami socjologicznymi

• Kryterium unikatowości (żadna/mała wartość info.)

• Itd. - 15 kryteriów (też kryt. Dawności)

Procesy aktotwórcze

Powstanie akt w wyniku działalności twórcy zespołu czyli najpierw powstanie akt następnie jednostek kancelaryjnych, oraz tworzenie się registratury.

Informacja archiwalna o zasobie

Druga zasada , która obowiązuje systemie informacji archiwalnej to objęcie systemem całego zasobu na danym terytorium państwowym, niezależnie od wewnętrznych podziałów w sieci archiwów oraz rozproszenia zasobu wśród różnorodnych instytucji. W warunkach polskich system informacji archiwalnej powinien obejmować cały narodowy zasób archiwalny zarówno państwowy jak i niepaństwowy -rejestrowany, przy czym w interesie informacji zakres tej rejestracji powinien być jak największy. Poza tym systemowi informacji archiwalnej sprzyjać będzie jasna i uporządkowana systematyka pomocy archiwalnych, w miarę ściśle zdefiniowana , a metodyka opracowania winna być ujednolicona.

---