120700-601 Zarządzanie projektami

241160-0601 Podstawy zarządzania projektami

Pytania egzaminacyjne:

1. Istota projektów, ich miejsce i rola w zarządzaniu

Projekt jest to niepowtarzalne przedsięwzięcie, które ma na celu wytworzenie produktu, który zamówiła strona zamawiająca. Projekty charakteryzują się zróżnicowanym stopniem złożoności i wielkości. Rola projektów w przedsiębiorstwie jest bardzo istotna. Zaczęła ona nabierać szczególnego znaczenia po drugiej wojnie światowej, kiedy przedsięwzięcia zaczęły się charakteryzować coraz większą złożonością oraz różnorodnością. Zaczęły powstawać różne metodyki oraz koncepcje pozwalające na usprawnienie realizacji tegom typu nietypowych, nierutynowych, często improwizowanych działań.

Projektowe podejście do różnych przedsięwzięć usprawnia ich wykonanie oraz pozwala na usystematyzowane podejście do wielu różnych zagadnień.

Istotą projektów jest ich określoność dotycząca podstawowych parametrów:

- spełnienie wymagań (dot. jakości wyniku)

- koszty realizacji

- czas realizacji

2. Rodzaje projektów

Projekty są to niepowtarzalne i nierutynowe przedsięwzięcia, których efektem jest produkt, zaspokajający potrzebę zamawiającego. Można podzielić je ze względu na cztery podstawowe kryteria::

- ze względu na pochodzenie zamówienia:

- wewnętrzne - wytwarzają produkt na wewnętrzne potrzeby organizacji

- zewnętrzne - wytwarzają produkt dla zewnętrznej jednostki zamawiającej

- ze względu na orientację:

- procesowe - ich efektem jest usprawnienie istniejącego lub wypracowanie nowego procesu dla zamawiającego

- obiektowe - ich efektem jest wytworzenie pewnego konkretnego produktu lub usługi (obiektu)

- ze względu na stopień nowości:

- o wysokim stopniu nowości - projekty innowacyjne, takie, które wcześniej nie były realizowane. Charakteryzują się dużym ryzykiem

- o niskim stopniu nowości - projekty, które nie są pierwszyzną dla wykonawców, w pewnych aspektach powtarzalne

- ze względu na rozmiar:

- projekty wielkie

- projekty duże

- projekty małe

3. Istota i treść zarządzania projektami

Na projekt składają się 3 rodzaje działań:

Działania wspierające - wspierają działania operacyjne. Są to działania takie jak asysta prawników, działania księgowe, doradcze etc.

Działania operacyjne - działania będące istotą projektu, mają one na celu dostarczenie docelowego produktu

Działania zarządcze - Zarządzanie projektem. Są to działania związne z planowaniem, koordynowaniem, motywowaniem, nagradzaniem etc, związane z realizowanym projektem. Mają one na celu harmonizowanie działań operacyjnych oraz wspierających. Stanowią one istotę zarządzania projektami.

4. Model procesowy zarządzania projektami

Zarządzanie projekatmi można opisać zestawem procesów, realizacja których składa się na właściwe zarządzanie projektami. Model procesowy to realizacja poszczególnych funkcji zarządzania:

- określenie celów i zadań

- planowanie

- organizowanie (motywowanie)

- sterowanie (kontrolowanie i koordyniwanie)

5. Cykl życia projektów i cykl zarządzania projektami

Cykl życia projektu jest to uogólnione przedstawienie (model) przebiegu procesów podstawowych (wykonawczych) projektu. Ogólnie cykl życia projektu podzielić można na kilka faz: Faze definiowania projektu, Faza planowani i organizacji wykonania projektu, Faza wykonastwa projektu, Faza zakończenia projektu. Te cztery fazy mają określony wpływ na generowanie oraz ponoszenie kosztów w projekcie.

Cykl zarządzania projektem jest to uogólnione przedstawienie (model) przebiegu procesów zarządzania projektem. Wyróżniamy cztery fazy: Faza definiowania, Faza przygotowania, Faza wykonastwa, Faza zamknięcia. Fazy te mają wpływ na współczynnik poziomu aktywności w projekcie.

6. Dojrzałość projektowa i jej znaczenie dla zarządzania projektami

Dojrzałość projektowa jest to stan rozwoju organizacji w zakresie stosowania profesjonalnych metod zarządzania projektami.

Organizacja niedojrzała: spontaniczne działanie, improwizowane procesy, brak jasnego podziału zadań i odpowiedzialności, przekroczenia budżetów, opóźnienia, zastrzeżenia co do jakości

Organizacja dojrzała: planowane działania, zdefiniowane procesy, jasny podział zadań i odpowiedzialności, dyscyplina budżetowa, terminowość, wymagana jakość

Modele dojrzałości projektowej są to modele badania organizacji pod względem jej dojrzałości projektowej obejmujące:

- rejestrację stanu obecnego

- krytyczną analizę i ocenę

- określenie przedsięwzięć wspomagających

7. Etapy zarządzania projektami

8. Inicjowanie i definiowanie projektu

9. Planowanie struktury projektu

Struktura projektu, która określa odpowiednio dobrany zespół projektowy, to zestaw czynności i ich wzajemnych powiązań. Zaplanowanie struktury projektu obejmuje:

- Sprecyzowanie celów projektu - wcześniej były określone dosyć ogólnie. Teraz należy je doprecyzować, być może wydzielić osobne cele cząstkowe (technika drzewa celów).

- Zebranie dodatkowych informacji dotyczących projektu

- Ustalenie kryteriów podziału projektu

- Określnie struktury chierarchicznej projektu

- Określenie struktury koordynacyjnej projektu

- Zatwierdzenie projektu przez kierownictwo

Wyróżniamy struktury chierarchiczną i kooperacyjną (techniki sieciowe i harmonogramy) projektu.

10. Planowanie terminów projektu

Poprzez planowanie terminów projektu rozumie się powiązanie elementów struktury projektu z ich terminem realizacji. Planowanie to obejmuje czynności:

- Określenie czasu realizacji czynności projektu

- Planowanie terminów realizacji czynności projektu

- Obliczanie rezerw czasu

- Określenie krytycznych elementów projektu

- Weryfikacja przebiegu projektu

- Zatwierdzenie planu terminów projektu przez kierownictwo

Punktem wyjścia przy planowaniu terminów projektu jest oszacowanie długości trwania poszczególnych czynności wchodzących w skład projektu.

W przypadku hierarchicznej struktury projektu, planowanie terminów projektu ma charakter bardzo ogólny - technika LOB i technika drzewa zalezności. W przypadku struktury kooperacyjnej projektu określenie terminów realizacji poszczególnych części projektu jest bardziej istotne. Stosowane są w takim przypadku techinki takie jak harmonogramy i techniki sieciowe.

11. Planowanie zasobów projektu

Planowanie zasobów niezbędnych do realizacji projektu. W jego skład wchodzzi:

- Określenie zapotrzebowania na zasoby w trkacie realizacji poszczególnych czynności projektu

- Planowanie zasobów ludzkich i materialnych projektu

- Planowanie kosztów projektu

- Planowanie finansowania projektu

- Budżetowanie projektu

- Zatwierdzanie planu zasobów przez kierownictwo

- Podjęcie decyzji do wykonastwa projektu

Etap ten jest często określany jako etap planowania kosztów projektu. Koszty są ważnym, lecz nie jedynym składnikiem zasobó. Oprócz nich pod uwagę bierze się również zasoby ludzkie oraz materialne.

Każdy zasób, jaki będzie nam potrzebny do realizacji czynności wchodzących w skład projektu, można zaplanować, wizualizując go na dwuwymiarowym wykresie, gdzie oś pionowa to oś jednostek danego zasobu, a oś pozioma to oś czasu. Jest to przydatna technika, należy bowiem brać pod uwagę fakt, iż zazwyczaj mamy do czynienia z zasobami skończonymi, odpowiednia ich alokacja więc stanowi bardzo istotny czynik sukcesu realizacji projektu.

12. Sterowanie projektem: kontrola i koordynacja projektu

Kontrola jest podstawowym działaniem we wszelkich typach zarządzania, również w zarządzaniu projektami. W jej skład wchodzą następujące czynności:

- Kontrola terminów wykonastwa oraz przygotowania projektu

- Kontrola zużycia zasobów w trakcie przygotowania i wykonastwa projektu

- Kontrola kosztów przygotowania i wykonastwa projektu

- Kontrola dostaw i podwykonastwa

- Kontrola ryzyka projektu

- Kontrola jakości projektu

- Kontrola pracy zespołu projektowego

Kontrola polega na ustalaniu, mierzeniu oraz porównywaniu wyników z normami, a następnie ich ocenie i odpowiedniemu reagowaniu (korekcja odchyleń, zmiana norm etc)

Podstawowym działaniem w fazie przygotowani projektu jest ustalenie norm kontroli, czyli parametrów, z którymi porównywane będą późniejsze wyniki.

Koordynacja projektu polega na scalaniu (integracji) czynności wchodzących w skład projektu. Konieczność scalania wynika z tego, że projekty realizowane są w systemie pracy podzielonej pomiędzy różnymi podwykonawcami. Znaczenie koordynacji jest szczególnie duże, jeżeli działania mają charakter nierutynowy i trudno przewidywalny oraz gdy istnieje duża współzalezność zadań.

Koordynacja przygotowania i wykonastwa projektu obejmuje następujące czynności:

- Koordynacja terminów przygotowania i wykonastwa projektu

- Koordynacja zuzycia zasobów w trkacie przygotowania i wykonastwa projektu

- Koordynacja kosztów przygotowania i wykonastwa projektu

- Koordynacja dostaw i podwykonastwa

- Koordynacja innych działań (ryzyko, jakosć etc)

- Koordynacja pracy zespołu projektowego

Koordynacja presytuacyjna (projekty systemów działania, plany współdziałania). Koordynacja sytuacyjna ad-hoc (znaczenie uzupelniające)

13. Zamknięcie projektu

Zamknięcie projektu jest ostatnim etapem zarządzania projektami. Obejmuje ono następujące czyności:

- Odbiór projektu przez zamawiającego (osiągnięcie założonych wyników jakościowych) odbiór bezwarunkowy lub warunkowy, jeśli wynik projektu wymaga poprawy.

- Rozliczenie projektu

- Opracowanie raportu z realizacji projektu

- Podjęcie decyzji o zakońćzeniu projektu

- Rozwiązanie zespołu projektowego

---