1. Wypisz i opisz jakie mogą wystąpić problemy zinformatyzowaniu kadr

-bunt pracowników,

-brak umiejętności,

-pracownicy mogą mieć problemy z opanowaniem systemu,

-mogą nie widzieć celu wdrożenia - niechętnie nastawieni na zmiany,

-brak opisu nieformalnych elementów zarządzania kadrami

2. Wypisz etapy czy tam elementy MRP II

• Planowanie biznesowe (Business Planning) - tworzony jest tu ogólny plan działania

przedsiębiorstwa.

• Bilansowanie produkcji i sprzedaży (Sales and Operation Planning - SOP) - w

wyniku tych działań powstaje plan produkcji i sprzedaży mające na celu realizacji

planu biznesowego. Plany te określają wzajemne zbilansowane wielkości sprzedaży,

produkcji oraz poziomu zapasów magazynowych w poszczególnych okresach. Plany

te będą wyznaczać plany wszystkich innych planów operacyjnych w

przedsiębiorstwie.

• Zarządzanie popytem (Demand Management - DEM) - obejmuje prognozowanie i

planowanie sprzedaży oraz potwierdzanie zamówień klientów. Jej celem jest

określanie wielkości przyszłego popytu i ciągła aktualizacja tej wartości.

• Harmonogramowanie planu produkcji (Master Production Scheduling - MPS) -

funkcja ta służy do zbilansowania podaży w kategoriach materiałów, zdolności

produkcyjnych, minimalnych zapasów względem popytu wyrażonego prognozami,

zamówieniami odbiorców, promocjami.

• Planowanie potrzeb materiałowych (Material Requirements Planning - MRP) -

dzięki tej funkcji określone są harmonogramy zakupów, produkcji oraz montażu

wszystkich części składowych wyrobu wraz z priorytetami dla zaopatrzenia i

produkcji.

• Wspomaganie zarządzania strukturami materiałowymi (Bill of Material

Subsystem) - dostarcza informacji koniecznych do obliczania wielkości zleceń

produkcyjnych i zaopatrzeniowych oraz ich priorytetów.

• Ewidencja magazynowa (Inventory Transaction Subsystem - INV) - wspiera

prowadzenie ewidencji gospodarki magazynowej, dostarcza do innych funkcji

informacji o dostępnych zapasach elementów.

• Sterowanie zleceniami (Schedule Receipts Subsystem - SRS) - kontroluje spływ

(przyjęcie na ewidencję) elementów zaopatrzeniowych i produkowanych, w tym

zaplanowanych przez MRP i MPS.

• Sterowanie produkcją (Shop Floor Control - SFC) - umożliwia przekazywanie

informacji o priorytetach między osobą planującą produkcję a stanowiskami

roboczymi.

• Planowanie zdolności produkcyjnych (Capacity Requirements Planning - CRP) -

służy do badania, czy opracowane plany produkcji i sprzedaży oraz harmonogramu są

osiągalne.

• Sterowanie stanowiskami roboczymi (Input/Output Control) - wspomaga kontrole

wykonania planu zdolności produkcyjnych. Służy do kontroli kolejek na

poszczególnych stanowiskach roboczych, wielkości prac na wejściu i wyjściu

stanowiska.

• Zaopatrzenie (Purchasing PUR) - funkcja ta wspomaga czynności związane z

nabywaniem towarów i usług od dostawców. Pozwala ona tworzyć zlecenie zakupu

czy harmonogram przyjęć dostaw.

• Planowanie zasobów dystrybucyjnych (Distribution Resource Planning - DRP) -

wspomaga czynności związane z harmonogramowaniem przesunięć wyrobów

pomiędzy punktami sieci dystrybucyjnej oraz planowaniem produkcji

międzyzakładowej.

• Narzędzia i pomoce warsztatowe (Tooling) - służy do planowania dostępności

właściwych narzędzi specjalnych, aby można było bez przeszkód wykonać plan

produkcji.

• Planowanie finansowe (Financial Planning Interface) - zadaniem jego jest

umożliwienie pobierania z systemu MRP II danych o charakterze finansowym, ich

przetworzenie i przekazywanie do osób odpowiedzialnych za planowanie finansowe.

• Symulacje (Simulation) - umożliwia ocenę wpływu wprowadzonych zmian do

poszczególnych elementów MRP II na plany finansowe, potrzeb materiałowych i

zdolności wykonawczych.

• Pomiar wyników (Performance Measurement) - jest to forma ciągłej kontroli

efektywności wykorzystania systemu MRP II. Związane jest to z ustalaniem celów,

które MRP II ma osiągnąć i sprawdzaniem, jak udaje się te cele osiągnąć.

3. Napisz na czym polega system RFID
RFID (Radio Frequency Identification) - jest to system kontroli przepływu towarów w

oparciu o zdalny, poprzez fale radiowe, odczyt i zapis danych.

Technika ta pozwala na odczyt zapisanej na identyfikatorach informacji w sposób

zdalny i bezkontaktowy. Pierwotnie rozwiązanie to wykorzystywane było w

systemach umożliwiających rejestrację czasu pracy. Coraz częściej jednak

stosowane jest przez sieci handlowe, zakłady produkcyjne i w logistycznym łańcuchu

dostaw.

Podstawowymi elementami rozwiązania RFID są:

• Tagi - etykiety wykonane z samoprzylepnego cienkiego papieru lub tworzywa

sztucznego. Na ich powierzchni naniesiona jest ścieżka anteny nadawczo-odbiorczej

i cieniutki układ elektroniczny,

• Anteny - które emitują sygnały radiowe w celu odczytania i zapisania na tagach

danych. Jeśli ciągła emisja nie jest wymagana, pole może być włączane przez

czujnik. Czujnik może emitować fale radiowe o zasięgu od kilku centymetrów do 30

metrów i więcej w zależności od mocy wyjściowej i użytej częstotliwości fal

radiowych.

Gdzie można zastosować RFID?

• w handlu detalicznym,

• podczas kontroli produktów, zarówno w trakcie produkcji, jak i podczas napraw

serwisowych,

• w trakcie zarządzania surowcami w magazynie - zapewnienia dostępności

najbardziej poszukiwanych towarów, unikania braków w magazynach,

• podczas obsługi zleceń magazynowych - przyjęcia i wydania towaru, przesunięcia

Wewnątrz-magazynowego, inwentaryzacji,

• podczas śledzenie obiektów w łańcuchu dostaw - do oznaczania przesyłek,

• jako identyfikacja pojazdów na parkingach i płatnych autostradach,

• w trakcie kontroli wejść/wyjść pracowników (gości) na teren zakładu pracy,

• w trakcie kontroli czasu pracy,

• jako identyfikacja bagażu na lotniskach,

• jako karty wstępu np. do klubów czy obiektów sportowych

4. Napisz na czym polega konwersja równoległa i kiedy można ją stosować

Konwersja równoległa polega na równoległej pracy starego i nowego systemu

aż do momentu osiągnięcia pełnej niezawodności i stabilności nowego

systemu. Procedura jest bezpieczna, ale kosztowna i uciążliwa - możliwa do stosowania w krótkim okresie; Niewskazane jest stosowanie w banku konwersji równoległej, wymagającej wprowadzania danych do dwóch jednocześnie działających systemów, wydłużyłoby bowiem czas obsługi transakcji.

5. Zalety i wady dla systemów gotowych i na zamówienie

SYSTEM GOTOWY:

+ tworzą je osoby, które dokładnie znają ich przeznaczenie

+ tańszy koszt poprawek, które mogą być wprowadzane na bierząco

+ na początku powstaną najważniejsze i najczęściej używane moduly

+wysoki koszt budowy SI

+wysokie koszty zatrudnienia pracowników na budowę SI

+częste modyfikacje pakietów,

+systemy standardowe są funkcjonalne

+ są niezależne od branży i spełniają międzynarodowe standardy

+dostawca odpowiedzialny za jakość

+możliwość korzystanie ze wsparacia doświadczonych konsultantów  ( wg wykładów)

+ szybkość

- czas na decyzje, który system vybrać

- zaniedbanie tworzenia dokumentacji (wiedza w głowach programistów)

SYSTEMY NA ZAMÓWIENIE
+ dokładna dokumentacja

+ zoptymalizowane rozwiązania inf oraz biznesowe

+ szybkość pracy (większe moce przerobowe)

+ doświadczenie w tworzeniu systemów

+ klient jest określony od samego początku i nie ma niebezpieczeństwa, że produkt nie zostanie sprzedany

- konieczność związania się z dostawcą na dłużej

- długi proces selekcji kontrahenta

- większy koszt (płacimy nawet za moduły, które mogą się do niczego nie przydać)

6. System EDI - opisać
Elektroniczna wymiana danych (EDI, ang. Electronic Data Interchange) - transfer

biznesowej informacji transakcyjnej od komputera do komputera z wykorzystaniem

standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatu.

• wymiana danych w formatach opisanych międzynarodowymi standardami, między

systemami informatycznymi partnerów handlowych, przy minimalnej interwencji

człowieka.

• EDI łączy możliwości informatyki i telekomunikacji. Umożliwia eliminację

dokumentów papierowych zwiększając efektywność wszystkich działań związanych z

handlem. EDI jest najprostszym sposobem realizacji transakcji handlowych z

pominięciem żmudnej pracy przy tworzeniu, kopiowaniu i przesyłaniu dokumentów

papierowych. EDI łączy bezpośrednio systemy informatyczne współpracujących ze

sobą firm.

• EDI umożliwia natychmiastowe przekazywanie informacji, które są zawarte w

typowych dokumentach handlowych. Zastosowanie standardowych i akceptowanych

na całym świecie formatów danych zapewnia, że wszyscy uczestnicy wymiany

używają tego samego języka. Dokument EDI jest odpowiednikiem papierowego

dokumentu handlowego o ustalonej międzynarodowej postaci, który został

przystosowany do celów elektronicznej transmisji danych.

• EDI nie jest rodzajem poczty elektronicznej. EDI polega na wymianie danych w

ustalonym formacie, pomiędzy systemami informatycznymi, nie pomiędzy ludźmi.

Dane te mogą być automatycznie przetwarzane przez komputer.

7. Największe błędy analizy wymagań

 Brak zaangażowania użytkowników

 Błędna identyfikacja użytkowników

 Oddanie decyzji w ręce użytkowników

 Oddanie decyzji w ręce deweloperów

 Brak jasnych celów projektu

 Brak pisemnej wizji projektu

 Akceptacja wszystkich życzeń

 Brak priorytetów

 Dominacja papierów

 Grupowe podejmowanie decyzji

 Brak use-case'ów i prototypów

 Brak narzędzi do zarządzania wymaganiami

 Pominięcie oczywistych wymagań

 Pominięcie wymagań niefunkcjonalnych

 Zbytnia oszczędność na analizie wymagań

 Zbytnie wpływy polityki

 Brak formalnego zatwierdzenia ustalonego zakresu

8. Podpis elektroniczny - i wszystko na ten temat

Zgodnie z polską ustawą przez podpis elektroniczny należy rozumieć dane w postaci

elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są

logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Klucz zarówno prywatny jak i publiczny to nic innego jak ciąg bitów, którego postać zależy

jednak od podpisywanej wiadomości i oczywiście od osoby, która go podpisuje. Może on

przybrać postać ciągu tekstowego

Funkcje e-podpisu

• funkcja uwierzytelniająca - pozwala stwierdzić czy podpis został utworzony z

użyciem klucza prywatnego odpowiadającego kluczowi publicznemu.

• gwarancja niezaprzeczalności - umożliwia stwierdzenie na zasadzie domniemania, że

pod danym dokumentem podpisała się osoba, na która wystawiono klucz prywatny.

• gwarancja integralności danych - polega ona na ochronie wiadomości przed

wprowadzeniem do niej zmian przez osoby do tego nieupoważnione.

• funkcja identyfikacyjna - polega na potwierdzeniu tożsamości nadawcy wiadomości.

Pozwala stwierdzić kto jest zarejestrowany jako właściciel danego klucza prywatnego.

• gwarancja poufności - ma ona zapewnić ochronę danych przed ingerencją osób

trzecich.

Rodzaje podpisu elektronicznego wyróżniane przez UE

• podpis elektroniczny, czyli deklaracja tożsamości autora złożona w formie

elektronicznej pod dokumentem. Może to być na przykład podpis pod emailem lub

zeskanowany podpis odręczny wklejony w dokument PDF.

• zaawansowany (bezpieczny) podpis elektroniczny, czyli podpis, który za pomocą

odpowiednich środków technicznych (kryptograficznych) jest jednoznacznie i w

sposób trudny do sfałszowania związany z dokumentem oraz autorem. Kategoria ta

odnosi się do większości systemów tradycyjnie nazywanych podpisem elektronicznym

i wykorzystujących różne algorytmy kryptograficzne dla zapewnienia bezpieczeństwa.

• kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli taki podpis zaawansowany, który został

złożony przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego oraz przy użyciu bezpiecznego

urządzenia do składania podpisu.

Dokument opatrzony podpisem elektronicznym może być - przy spełnieniu dodatkowych

przesłanek - równoważny pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu

podpisem własnoręcznym. Podpis elektroniczny będzie mógł być uznany za równoważny

podpisowi własnoręcznemu jeśli spełnia warunki umożliwiające uznanie go za podpis

elektroniczny bezpieczny.

Zgodnie z ustawą bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który:

· jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

· jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej

podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu

elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

· jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że

jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Funkcja „skrótu”, funkcja mieszająca lub funkcja haszująca - funkcja, która

przyporządkowuje dowolnie dużej liczbie (wiadomości) krótką, zwykle posiadającą stały

rozmiar, quasi-losową wartość (tzw. „skrót” nieodwracalny wiadomości). W informatyce

funkcje skrótu pozwalają na ustalenie krótkich i łatwych do weryfikacji sygnatur dla dowolnie

dużych zbiorów danych. Takie sygnatury mogą chronić m.in. przed przypadkowymi lub

celowo wprowadzonymi modyfikacjami danych (sumy kontrolne).

Zastosowanie podpisu elektronicznego

• handel elektroniczny

• zdalna praca

• transport

• sektor finansowy

• sektor publiczny

• administracja rządowa i samorządowa

• księgi notarialne i księgi wieczyste

• rejestry znaków towarowych i patentów

• usługi pocztowe

• sądownictwo

• publiczna opieka zdrowotna

Jak powstaje i działa podpis elektroniczny?

• Nadawca tworzy dokument elektroniczny, dla którego odpowiednim programem

tworzony jest skrót gwarantujący integralność danych.

• Podpis cyfrowy generowany jest w procesie szyfrowania skrótu wiadomości przy

wykorzystaniu klucza prywatnego zapisanego na karcie.

• Odbiorca przesyłki deszyfruje podpis za pomocą klucza publicznego nadawcy i

uzyskuje skrót wiadomości wygenerowany przez nadawcę.

• Wiadomość wraz z podpisem można przesłać przez Internet.

9. Wymień i krótko opisz znane Ci moduły MRP I, CL-MRP, MRP IIm, MRP IIo.

Standardy APICS (American Production & Inventory Control Society)

Podstawowe wyróżnione standardy, w ujęciu chronologicznym to:

• planowanie potrzeb materiałowych (Material Requirements Planning ) oznaczone

jako MRP,

• planowanie potrzeb materiałowych i zdolności produkcyjnej w zamkniętej pętli

(Cloosed-Loop MRP) oznaczone jako CL-MRP,

• planowanie zasobów produkcyjnych (Manufacturing Resources Planning) oznaczone

jako MRP II (wersja minimalna i opcjonalna)

11. Na czym polega wprowadzanie kompleksowe systemu.
Strategia kompleksowa wdrażania SI: Jednoczesne wdrażanie wszystkich modułów

systemu.

„CIM obejmuje zintegrowane zastosowanie komputerów we wszystkich związanych z

produkcją obszarach działania przedsiębiorstwa. Obejmuje techniczno-informacyjne

współdziałanie między CAD, CAP, CAM, CAQ i PPS. W wyniku wdrożenia CIM powinna

być osiągnięta integracja funkcji, mających na celu wytworzenie produktu.

Warunkiem udanego zastosowania idei CIM jest wykorzystanie wspólnej bazy danych.”

12. System zakupowy, wady, zalety i korzysci dla klienta
SYSTEM ZAKUPOWY (E-PROCUREMENT)

Sposób organizacji procesu zaopatrzeniowego w oparciu o rozwiązania systemowe.

Charakteryzuje się zautomatyzowanym obiegiem dokumentów pomiędzy kupującym a

dostawcami.

Pracownicy we wszystkich jednostkach organizacji mają dostęp do jednolitego systemu

obsługującego proces zakupów, który obejmuje cały proces od  momentu zgłoszenia

zapotrzebowania aż do sprawdzenia płatności.

CECHY FIRM ODNOSZĄCYCH NAJWIĘKSZE KORZYŚCI Z ZASTOSOWANIE

SYSTEMU E-PROCUREMENT:

•  rozbudowaną i rozproszoną geograficznie strukturą organizacyjną,

•  wysokimi kosztami zakupów, które stanowią znaczącą pozycję w budżecie (np.

zakłady produkcyjne),

•  dużą liczbą dostawców,

•  różnorodnością zakupywanych produktów.

13. Narysować i opisać model MRP
MRP I - Material Requirements Planning - Planowanie Potrzeb Materiałowych

Ta metoda powstała pod koniec lat sześćdziesiątych i miała za zadanie obliczyć dokładną ilość materiałów i terminarz dostaw w taki sposób, by sprostać ciągle zmieniającemu się popytowi na poszczególne produkty, uwzględniając więcej niż jedną fabrykę. Główne cele MRP I to:

*Redukcja zapasów - chodzi tu o zapasy materiałowe i operacyjne, dzięki czemu zwiększa się płynność finansowa przedsiębiorstwa oraz czas rotacji kapitału
* Dokładne okreœlenie czasów dostaw surowców i półproduktów
* Dokładne wyznaczenie kosztów produkcji
* Lepsze wykorzystanie posiadanej infrastruktury (magazyny, możliwoœci wytwórcze)
* Szybsze reagowanie na zmiany zachodzšce w otoczeniu
* Kontrola poszczególnych etapów produkcji

Rozszerzeniem specyfikacji MRP I było uwzględnienie Closed Loop MRP (zamknięta pętla sterowania nadšżnego), czyli planowania materiałowego i zdolnoœci produkcyjnych w zamkniętej pętli procesu produkcyjnego. Statyczny MRP nabrał przez to dynamiki. Dzięki sprzężeniu zwrotnemu można było na bieżšco reagować na zmieniajšce się parametry produkcji. Cloosed Loop MRP zostało w całoœci wchłonięte przez MRP II.

MRP II- Material Resource Planning - Planowanie Zasobów Produkcyjnych

Zdefiniowany i opublikowany przez Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcjš i Zapasami - APICS (American Production and Inventory Control Society) w 1988 roku, który dzisiaj jest stosowany we wszystkich większych zintegrowanych systemach wspomagajšcych zarzšdzanie.

Szacuje się, że około 70% kompleksowych informatyzacji przedsiębiorstw przemysłowych w krajach najbardziej rozwiniętych, stanowiš systemy spełniajšce kryteria MRP II. Został on rozbudowany o dodatkowe elementy zwišzane z procesem sprzedaży i wspierajšce podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarzšdzania produkcjš.

Jest to kompleksowy system planowania procesu produkcyjnego, ułatwiajšcy koordynowanie pracy korporacji, ponieważ obejmuje on takie sfery przedsiębiorstwa jak:

* planowanie przedsięwzięć
* planowanie produkcji
* planowanie potrzeb materiałowych - MRP (Material Requirements Planning)
* planowanie zdolnoœci produkcyjnych - CRP (Capacity Requirements Planning)

A oto szesnaście grup funkcji, które spełnia MRP II:

* Planowanie sprzedaży i produkcji
* Zarządzanie popytem
* Harmonogramowanie spływu produkcji finalnej
* Planowanie potrzeb materiałowych
* Wspomaganie zarządzania strukturami materiałowymi
* Transakcje strumienia materiałowego
* Sterowanie zleceniami
* Sterowanie warsztatem produkcyjnym
* Planowanie zdolnoœci produkcyjnych
* Sterowanie stanowiskiem roboczym
* Zakupy materiałowe i kooperacja bierna
* Planowanie zasobów dystrybucyjnych
* Narzędzia i pomoce warsztatowe
* Interfejsy modułów finansowych
* Symulacje
* Pomiar Wyników

W kolejnych latach na podstawie specyfikacji MRP II opracowano wiele komplementarnych oraz pochodnych w stosunku do niej metod, m.in.:

* metoda ścieżki krytycznej CPM (Critical Path Method)
* dostawy Just-in-Time JIT i Kanban (dokładnie na czas)
* technologia optymalizacji produkcji OPT (Optimized Production Timetable) - tzw. koncepcja wąskich gardeł
* planowanie zasobów dystrybucyjnych DRP (Distribution Resource Planning)
* TQM - Total Quality Management
* Workflow - przepływy robocze

Metody te są stopniowo włączane lub adoptowane do samej specyfikacji MRP/ERP.

14. Opisać przygotowanie organizacyjne systemu (wdrażanie itp.)

Wdrażanie systemu informatycznego (wg. Niedzielskiej)

Wyróżnia się trzy podstawowe etapy wdrażania systemu informatycznego:

1. Przygotowanie przedsiębiorstwa

• przygotowanie organizacyjne,

• przygotowanie personelu,

• przygotowanie bazy technicznej.

2. Przygotowanie systemu

• instalacja systemu,

• parametryzacja systemu,

• modyfikacja systemu (adaptacja).

3. Próbna eksploatacja

15. Uniwersalne równanie produkcji
Uniwersalne Równanie Produkcji jest to zestaw następujących pytań:

1. Co ma zostać wyprodukowane i w jakim terminie, aby zaspokoić popyt niezależny?

2. Czym należy dysponować i w jakim czasie żeby wykonać tą produkcję?

3. Które z tych zasobów przedsiębiorstwo obecnie posiada?

4. Co musi zostać zakupione, aby możliwe było wykonanie takiej produkcji?

16.Ogólne informacje o systemach informacyjnych i informatycznych:

SYSTEM jest układem składającym się z części, gdzie:

• części lub składniki są połączone razem w zorganizowany sposób, a pomiędzy nimi

występują określone relacje,

• na części bądź składniki systemu mają wpływ różne oddziaływania spowodowane

występowaniem tych części w systemie. Te oddziaływania mogą się zmieniać,

• układ coś robi - jest celowo zorientowany,

• układ zostaje zidentyfikowany jako obiekt zainteresowania określonego środowiska

(otoczenia).

SYSTEM INFORMACYJNY to uporządkowany układ odpowiednich elementów,

charakteryzujących się pewnymi właściwościami i połączonych wzajemnie określonymi

relacjami.

ELEMENTY SYSTEMU INFORMACYJNEGO

a) wejście systemu - informacje o zasileniach otrzymywanych z otoczenia systemu lub

opisujące badane zdarzenia i zjawiska występujące w danym przedsiębiorstwie;

b) procesy przetwarzania - przekształcają dane wejściowe w informacje wyjściowe;

c) wyjście systemu - jest rezultatem zachowania się wejścia i przebiegu zachodzących

procesów przetwarzania;

d) informacyjne sprzężenie zwrotne - zapewnia osiągnięcie tzw. pożądanego stanu

systemu.

ZASOBY SYSTEMU INFORMACYJNEGO

Zasoby zapewniające funkcjonowanie systemu:

• ludzkie - potencjał wiedzy ukierunkowany na rozwiązywanie problemów systemu;

użytkownicy pełniący role nadawców i odbiorców oraz adresaci technologii

informacyjnych;

• informacyjne - zbiory danych przeznaczone do przetwarzania (bazy danych, metod,

modeli, wiedzy);

• proceduralne - algorytmy, procedury, oprogramowanie;

• techniczne - sprzęt komputerowy, sieci telekomunikacyjne, nośniki danych.

SYSTEM INFORMACYJNY

to system przeznaczony do:

• przetwarzania danych (pochodzących z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł) w

informację,

• przekazywania tej informacji menadżerom na wszystkich szczeblach zarządzania,

wszystkich obszarów funkcjonalnych, tak aby możliwe było podejmowanie przez nich

w odpowiednim czasie efektywnych decyzji dotyczących planowania, kierowania i

kontrolowania odpowiednio do zakresów ich odpowiedzialności.

SYSTEM INFORMATYCZNY

to system informacyjny, który wykorzystuje technologię informatyczną (komputerową) do

wykonywania niektórych lub wszystkich zamierzonych działań.

POZIOMY SYSTEMU INFORMACYJNEGO

W typowej organizacji na system informacyjny badany przez analityka składają się trzy

poziomy:

• nieformalny system informacyjny ,

• formalny system informacyjny,

• techniczny system informacyjny.

Nieformalny system informacyjny - zbiór wzorców i zachowań, które w procesie

socjalizacji poznają wszyscy pracownicy (tzw. kultura nieformalna).

Formalny system informacyjny - jawne nakazy dotyczące zachowania: zasady, regulaminy,

oficjalna struktura władzy.

Techniczny system informacyjny - opisujący organizację w kategoriach przepływu

komunikatów (np. o wykonanych planach, zrealizowanych transakcjach) oraz w kategoriach

działań związanych z przetwarzaniem danych niezbędnych do realizacji zadań organizacji.

Techniczny SI jest budowany zwykle jako wsparcie formalnego SI. Dawniej był to obieg

dokumentów, obecnie jest to system informatyczny.

SYSTEM INFORMATYCZNY to system informacyjny, który wykorzystuje technologię

informatyczną (komputerową) do wykonywania niektórych lub wszystkich

zamierzonych działań.

Wśród najważniejszych funkcji systemu informatycznego znajdują się: gromadzenie,

przetwarzanie, przechowywanie i prezentacja informacji.

Stopień i sposób, w jaki te funkcje są realizowane przez rozwiązania IT w danym

przedsiębiorstwie, zależy od prowadzonej działalności, stopnia świadomości kadr w

zakresie możliwości rozwoju systemów informatycznych, a także możliwości

finansowych konkretnej firmy.

PODZIAŁ SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

W celu opisu podstawowych własności użytkowych wprowadza się podział

systemów według:

a) zakresu organizacyjnego,

b) obszaru funkcjonalnego,

c) zasięgu działania,

d) rodzaju wykonywanych działań,

e) zakresu obsługiwania funkcji zarządzania.

Ad a) Systemy informatyczne mogą być zbudowane dla koncernu, jego oddziałów,

departamentów, jednostek organizacyjnych, a nawet dla indywidulanych osób.

Wyróżnia się tu:

• Informatyczne systemy działu,

• Informatyczne systemy przedsiębiorstwa,

• Systemy międzyorganizacyjne.

Ad b) Departamentowe systemy informatyczne odpowiadają zazwyczaj tradycyjnym

obszarom funkcjonalnym.

• Systemy finansowo księgowe.

• Systemy finansowe.

• Systemy produkcyjne.

• System marketingowy.

• Systemy zarządzania zasobami ludzkimi.

Ad c) Zasięg działania systemów uwzględnia zakres obsługiwanych dziedzin

przedmiotowych przedsiębiorstwa, określanych też jako funkcje i subfunkcje

techniczne. Zasięg ten może być różny. Wedle tego kryterium wyróżnia się:

• systemy cząstkowe (odcinkowe),

• jednodziedzinowe,

• wielodziedzinowe.

Współcześnie opracowywane i eksploatowane systemy informatyczne zarządzania

są na ogół zintegrowanymi systemami wielodziedzinowymi.

Ad d) Ze względu na zakres wykonywanych działań wyróżnia się:

• systemy raportujące,

• systemy kalkulacyjne,

• systemy decyzyjne.

Ad e) Ze względu na zakres wspomagania realizacji funkcji zarządzania wyróżnia

się:

• systemy ewidencyjno-sprawozdawcze (SES),

• systemy informowania kierownictwa (SIK),

• systemy wspomagania decyzji (SWD)

17. Strategie wdrażania SI

1) Stopniowa (step by step) - Wdrażanie systemu moduł po module lub dziedzina

po dziedzinie. Zaczyna się od modułów / obszarów najmniej narażonych na

niepowodzenie.

2) Kompleksowa (big bang) - Jednoczesne wdrażanie wszystkich modułów

systemu.

3) Pośrednia (middle size big bang) - Podział całego wdrożenia na etapy, które

realizowane są mniej lub bardziej kompleksowo.

Wybór strategii wdrażania - czynniki

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze:

· czas,

· dostępne zasoby,

· rozmiar koniecznych zmian.

18. Konwersja

Konwersja oznacza przeniesienie informatyzowanych dziedzin do wdrażanego

systemu informatycznego.

O wyborze metody konwersji decydują cechy nowego systemu i informatyzowanego

przedsiębiorstwa.

Wyróżnia się cztery metody konwersji:

· konwersja bezpośrednia - polega na natychmiastowym wprowadzeniu nowego

systemu w miejsce dotychczas użytkowanego,

· konwersja równoległa polega na równoległej pracy starego i nowego systemu

aż do momentu osiągnięcia pełnej niezawodności i stabilności nowego

systemu,

· konwersja pilotowa polega na tym, że jedynie część użytkowników

wykorzystuje nowy system, testując jego działanie przed wprowadzeniem go

do ogólnego użytku,

· konwersja fazowa polega na etapowym wprowadzaniu nowego systemu

poprzez sukcesywne instalowanie nowych modułów zastępujących

dotychczasowe metody pracy.

19. 19 błędów wdrożeniowych

1. Brak wydzielenia poszczególnych faz projektu.

2. Złe określenie oczekiwań

3. Brak dokładnych analiz funkcjonalności systemu

4. Brak menedżera projektu

5. Za słabe umocowanie menedżera projektu

6. Brak odpowiedniej liczby osób zaangażowanych w projekt

8. Wybór złego dostawcy

9. Pozorne oszczędności

10. Wymuszenie na dostawcy prac, których nie chce się podjąć

11. Założenie, że czas jest z gumy

12. Złe zapisy w umowach wdrożeniowych

13. Złe zapisy w umowach serwisowych

14. Wewnętrzny bojkot nowego systemu

15. Zignorowanie znaczenie użytkowników kluczowych

16. Nieprzemyślany spsób wdrażania systemu szytego na miarę

17. Brak mierników postępu

18. Brak planu awaryjnego

19. Brak wniosków powdrożeniowych

SZCZEGÓŁOWO:

1. Brak wydzielenia poszczególnych faz projektu.

Wdrożenie, z punktu widzenia odbiorcy, powinno być podzielone na pięciu kroków:

a. Określenie oczekiwań związanych z nowym systemem

b. Wybór dostawcy

c. Doprecyzowanie modelu współpracy, podpisanie umów

d. Faktyczne wdrożenie (instalacja, szkolenia)

e. Podsumowanie i wnioski

Powinny to być niezależne procesy i rozpoczynanie następnego kroku powinno nastąpić

dopiero wtedy, gdy poprzedni jest w całości zakończony. Czasami łączy się dwa pierwsze

punkty procesu dopasowując zmiany w firmie do możliwości dostawcy. Sami dostawcy stają

się wtedy konsultantami, którzy poza dostawą systemu informatycznego zajmują się

optymalizacją procesów biznesowych. Takie połączenie nie wnosi wartości dodanej dla

klienta.

2. Złe określenie oczekiwań

Częstym błędem jest zakup systemu informatycznego nie w celu wyeliminowania problemów

czy podniesienia funkcjonalności, a tylko dlatego, żeby go mieć. Konieczne jest określenie

jakie działanie systemu uznamy za sukces. Najlepiej nadają się do tego miary ilościowe typu

zwiększymy rotację do wyznaczonego poziomu czy zmniejszymy liczbę reklamacji lub

zwrotów o określony procent.

3. Brak dokładnych analiz funkcjonalności systemu

System, który ma poprawić działanie przedsiębiorstwa musi być dokładnie przemyślany.

Większość funkcji da się zasymulować z użyciem środków zastępczych. Jeśli przewidujemy

zwiększenie szybkości pracy magazynu po wprowadzeniu jakiegoś ułatwienia przetestujmy

wcześniej to ułatwienie za pomocą żółtych karteczek, Excela i telefonów komórkowych. Nie

bójmy się pytać. Warto stracić dodatkowo kilka dni pytając o zdanie pracowników

fizycznych, niż kilkaset tysięcy na poprawki wdrożenia.

4. Brak menedżera projektu

Kolejną ważną sprawą jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie projektu.

Jeśli wybieramy do tego osobę, która ma również inne obowiązki, to od razu skazujemy

projekt na niepowodzenie. Sensowne wydaje się awansowanie wartościowego pracownika z

firmy, odcinając go od dotychczasowego zadania. Sprawdza się też zatrudnienie nowego

pracownika z zewnątrz, mającego odpowiednie doświadczenia w poprzedniej firmie lub

zatrudnienie zewnętrznej firmy lub niezależnego konsultanta.

5. Za słabe umocowanie menedżera projektu

Klasyczny problem zarówno nowych osób (nie znają struktury i nieformalnych zwyczajów w

firmie) jak i awansowanych (niedawno byłeś mało znaczący, a teraz chciałbyś wydawać

polecenia). Menedżer od początku musi mieć bardzo mocną pozycję i silne wsparcie sponsora

projektu (najczęściej zarządu). Brak takiej pozycji może spowodować ucieczkę ludzi do

innych prac poza wdrożeniem.

6. Brak odpowiedniej liczby osób zaangażowanych w projekt

Jeśli przy wdrożeniu mają pracować osoby, które jednocześnie muszą zająć się bieżącymi

sprawami, to na pewno najpierw będą wykonywać te bieżące sprawy, a później ... zabraknie

czasu na wdrożenie. Pod żadnym pozorem nie można na tym oszczędzać.

7. Zła komunikacja wewnętrzna

Informatycy i przedstawiciele biznesu często mówią innymi językami. Jeśli menedżer

projektu nie rozumie obu slangów należy zadbać o taką integrację przedstawicieli obu

pionów, aby po wdrożeniu nie okazało się, że tylko jeden z działów jest zadowolony

(najczęściej zupełnie nie ten, który miał w założeniu na tym zyskać).

8. Wybór złego dostawcy

Dostawcy chcą się nam zaprezentować z jak najlepszej strony, aby sprzedać swój system.

Większą wiedzę o dostawcach można zdobyć przez wizyty referencyjne u innych klientów i u

samego dostawcy. Należy ocenić sumienność, czyli wywiązywanie się dostawcy z

zobowiązań. Zewnętrzny konsultant może tu być pomocny, jeśli zna już część dostawców z

naszej branży. Osoba, która prowadziła już różne procesy wdrożenia lub pracowała wcześniej

u jakiegoś dostawcy wie natomiast, jak poprowadzić wizyty referencyjne, aby uniknąć,

nieświadomego czasami, wprowadzenia w błąd przez klientów dopieszczonych przez

dostawcę tuż przed wizytą.

9. Pozorne oszczędności

Często ze względów politycznych wybiera się opcję, która jest tańsza w chwili wdrożenia,

jednak łączne koszty są większe. Te dodatkowe koszty można jednak ukryć i określić jako

niezwiązane z wdrożeniem. Przykładem może być zakup tańszego oprogramowania na

końcówki zamiast terminalowego, który wymaga wymiany stacji roboczych. Oszczędności na

systemie nie rekompensują kosztów wymiany komputerów, jednak wykonuje się tą wymianę

pozornie bez związku z zakupem systemu.

10. Wymuszenie na dostawcy prac, których nie chce się podjąć

Przy wyborze dostawcy ważne jest dokładne słuchanie tego, co dostawca chce nam

zaoferować. Czasami propozycje dostawcy wynikają z większej niż nasza wiedzy o procesach

biznesowych, a czasami z braku możliwości zaimplementowania pewnej funkcjonalności w

swoim systemie. Generalnie największym błędem jest zmuszenie dostawcy (np. ceną) do

podjęcia się realizacji funkcjonalności lub terminu, który z góry uważają oni za zagrożony.

Niemal na pewno zaowocuje to błędami wdrożenia.

11. Założenie, że czas jest z gumy

Jeśli prowadzący lub sponsor projektu już przy jego starcie zakłada, że w razie opóźnień

pracownicy podgonią pracując po godzinach, czy w soboty to na pewno projekt się przedłuży.

Planując harmonogram należy zakładać ortodoksyjne podejście do czasu pracy.

Nieprzewidzianych wypadków będzie na tyle dużo, że i tak trzeba będzie zaangażować ludzi

ponad miarę.

12. Złe zapisy w umowach wdrożeniowych

W większości przypadków dostawcy starają się podpisywać umowy starannego wykonania, to

znaczy (w dużym uproszczeniu), gwarantują najlepsze możliwe podejście do pracy, lecz

wszędzie gdzie się da określają pracochłonność prac, a nie ich efekt. Dzięki temu dostawca

stawiany jest w lepszej pozycji, to znaczy po wykonaniu zakontraktowanej liczy

roboczogodzin może zażądać dodatkowych płatności za kontynuowanie prac. Wszędzie gdzie

się da należy więc zamienić zapisy typu szkolenie z modułu xxx dla 3 osób będzie trwało 3

dni i będzie kosztować yyy na za yyy zostaną przeszkolone 3 osoby z modułu xxx. Kryterium

ukończenia szkolenia będzie zzz. Dobre kryterium jest bardzo trudne do określenia, ale

gwarantuje w przyszłości oszczędność czasu i sporów z dostawcą. Koniecznie należy ustalić

wiarygodne kamienie milowe umożliwiające ocenę postępu prac wdrożeniowych Warto

określić kary umowne.

13. Złe zapisy w umowach serwisowych

Należy bardzo uważać, które prace wykonuje dostawca w ramach gwarancji, a które w

ramach płatnego serwisu. Dokładnie należy określić co jest błędem krytycznym, aby

uniemożliwić dostawcy zakwalifikowanie najbardziej uciążliwych awarii do klasy błędów,

które mogą być usuwane dużo dłużej.

14. Wewnętrzny bojkot nowego systemu

W trakcie wdrożenia równie silnie jak dostawcę należy kontrolować zachowanie we własnej

firmie. Nawet najlepsze podejście dostawcy może zostać rozłożone przez grupę niechętnych

zmianom pracowników. Pole do popisu będzie miał charyzmatyczny przywódca, który będzie

potrafił pokazać podwładnym, że to co dobre dla firmy może być też dobre dla pracowników.

15. Zignorowanie znaczenie użytkowników kluczowych

Najlepszą według mnie metodą nauki nowego systemu jest tzw. wdrożenie metodą

kluczowych użytkowników. Przez dostawcę szkolone są tylko niektóre osoby, które później

przekazują wiedzę dalej. Najczęściej osoby takie w przyszłości otrzymują wyższe

uprawnienia do systemu i spośród nich wyłaniani są administratorzy funkcjonalni mający np.

uprawnienia do anulowania dokumentów. W trakcie wdrożenia to użytkownicy kluczowi

powinni uczestniczyć w kontroli, czy funkcjonalność zamówiona u dostawcy jest realizowana

we wdrażanych modułach. Oznacza to, że powinni mieć świadomość idei działania nowego

systemu. Użytkowników tych warto wyłonić już na etapie określania oczekiwań w stosunku

do systemu, wtedy zapewne włączą się w tworzenie projektu i łatwiej będzie im dokonywać

tej kontroli, gdyż będą to ich oczekiwania.

16. Nieprzemyślany spsób wdrażania systemu szytego na miarę

Systemy, które są dopasowywane do naszych potrzeb przez parametryzację, modyfikację

skryptów bądź tworzenie nowych funkcjonalności mogą być wdrażane na dwa sposoby.

Pierwszy to wdrożenie typu „as is”, czyli dostawca wdraża u klienta system w wersji

standardowej, a następnie modyfikuje system w locie. Druga metoda to czekanie na

wykonanie wszystkich zmian i wdrażanie systemu dopasowanego. Oba rozwiązania mają

podobną siłę wad i zalet, więc decyzję o wyborze metody należy podejmować w kontekście

własnej sytuacji. Na pewno warto wdrażać część modułów metodą „as is” jak najszybciej, aby

umożliwić import danych masowych (indeksy towarowe, dostawcy itp.). Należy się raczej

wstrzymywać z wdrażaniem modułów, które po modyfikacji będą realizować całkowicie

odmienną funkcjonalność.

17. Brak mierników postępu

Należy dokładnie określić momenty przełomowe projektu. Jeśli dostawca miał wykonać 3

podobne moduły za pomocą tego samego zespołu w 3 miesiące i deklarował, że każdy z

modułów zajmie mu miesiąc to nie wolno w trakcie wdrożenia przyjąć do wiadomości

tłumaczenia, że pierwszy moduł jest najtrudniejszy, a później będzie się wykorzystywało

fragmenty napisane wcześniej. Gdyby tak było, dostawca powinien nam to powiedzieć zanim

zacznie pracę. Skoro tego nie zrobił to oznacza, że szuka na siłę usprawiedliwienia. Jest to

właściwy moment na natychmiastową próbę podjęcia działań restrukturyzacyjnych zamiast

czekać do końca wyznaczonego czasu.

18. Brak planu awaryjnego

Jeśli termin wdrożenia systemu informatycznego skorelowany jest z innymi działaniami

(budowa magazynu, otwarcie centrum handlowego, itp.) należy przewidzieć plan awaryjny na

wypadek, gdyby oprogramowanie nie było gotowe na czas. Plan awaryjny musi powstać

razem z planem głównym, gdyż przygotowanie do realizacji tego planu może przebiegać

niemal bezkosztowo razem z planem głównym i bardzo drogo w przypadku spóźnionej

realizacji. Przykładem może być niemożność skorzystania z sieci bezprzewodowej i

konieczność położenia dodatkowych kabli sieciowych. Przy pracach razem z innymi kablami

to tylko koszt kabla. Konieczność zrywania wykładzin, kucia ścian i podłóg aby doprowadzić

te kable w wykończonym, budynku to nie tylko pieniądze ale i czas.

19. Brak wniosków powdrożeniowych

Częstym błędem jest brak wniosków wyciąganych z wdrożenia. Jakkolwiek sytuacja, gdy

dana firma dokonuje wielu wdrożeń jedno po drugim jest bardzo rzadka, jednak wdrożenie

jest projektem jak każdy inny. Innym rodzajem wniosków mogą być podwyżki, awanse,

zatrudnienia nowych pracowników lub (przykre ale prawdziwe) zwolnienia. Częstym błędem

zarządu, który generalnie nie wymaga wielkich nakładów, jest brak gratulacji i publicznych

pochwał zarówno dla osób uczestnicz uczestniczących w projekcie jak i dla całej załogi, że przetrwała ten trudny okres.

---