wyklad kpa 11.04, Elżbieta Lewicka


Dr Alina Miruć

Wykład z postępowania administracyjnego, studia niestacjonarne, kierunek- administracja II rok, II grupa wykładowa, 11 kwietnia 2010 r.

1.Zasady ogólne postępowania administracyjnego

Uwagi ogólne

Jeżeli mówimy o zasadach ogólnych postępowania administracyjnego, to mamy na myśli założenia konstrukcyjne postępowania administracyjnego, które przesądzają o jego strukturze i funkcjach, a więc o modelu, stanowiące wytwór doktryny prawa Jak podkreśla się w doktrynie, zasady ogólne ustanawiają również szczególnie doniosłe dyrektywy w zakresie wykładni przepisów prawa materialnego i procesowego. Z treści ich wynika, bowiem obowiązek takiego stosowania prawa materialnego i procesowego przez organ, ażeby w rozstrzygnięciu sprawy, co do istoty oraz w trybie postępowania, zachować wszystkie ustanowione w art. 6-16 k.p.a., zasady ogólne.

Zasady ogólne postępowania administracyjnego mają zastosowanie we wszystkich stadiach ogólnego postępowania administracyjnego, zarówno w toku zwykłego postępowania administracyjnego jak i w ramach trybów nadzwyczajnych. Mogą one dotyczyć: przedmiotu postępowania, podmiotów postępowania, formy postępowania, oraz treści postępowania administracyjnego.

Zawarte w k.p.a. zasady ogólne, to zasady , które:

-mają charakter normatywny,

-są ogólnymi wskazówkami, jak należy rozumieć pozostałe przepisy kodeksu,

-stanowią o podstawowych obowiązkach organów prowadzących postępowanie administracyjne,

-każą uwzględniać pewne nadrzędne wartości kosztem doraźnych rozwiązań,

-stanowią swego rodzaju uogólnienie całej regulacji ogólnego postępowania administracyjnego.

Zasady zapisane w kodeksie są różnie nazywane i klasyfikowane.

Przedstawię teraz katalog tychże zasad i krotką ich charakterystykę.

Zasada ogólna praworządności( legalności) działania administracji publicznej

W myśl art. 7 Konstytucji RP (oraz art. 6 k.p.a.) organy władzy publicznej obowiązane są działać na podstawie i w granicach obowiązującego prawa oraz stać na straży praworządności.

Wszelkie czynności organów administracji publicznej musi się mieścić w granicach prawa. Oznacza to, że ilekroć upoważnienie dane przez normę ustawową dopuszcza pewien zakres samodzielności organu, to może on z tej samodzielności korzystać wyłącznie w granicach określonych przepisem prawa.

Organ administracyjny może, więc podejmować wyłącznie czynności przewidziane obowiązującymi przepisami prawa. Przekroczenie granic umocowania ustawowego stanowić, więc będzie rażące naruszenie prawa, a dodatkowo podstawę do pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej, karnej a czasami także odszkodowawczej funkcjonariusza publicznego. Kompetencja do działania w określonego rodzaju i w określonej formie, musi wynikać wprost z ustawy i nie można jej domniemywać.

Wymóg podejmowania czynności na podstawie prawa i w jego granicach, dotyczy działań organów administracji, nie zaś działań obywateli. Obywatele - także podmioty postępowania administracyjnego - nie są związani wymogiem posiadania podstawy prawnej podejmowanych przez siebie działań. Działania te mogą jednak podlegać pewnym ograniczeniom, przyjmującym najczęściej formę zakazów bądź nakazów.

Z zasady praworządności wynika dla organu administracji publicznej postulat oparcia rozstrzygnięcia na podstawie prawa. Oczywiście chodzi tu o prawo powszechnie obowiązujące, prawidłowo ogłoszone (tj. w sposób przewidziany w ustawie o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych). Trudno, bowiem wymagać od adresatów norm prawnych postępowania zgodnego z regułami ustalonymi w okresie, w którym nie mieli oni jeszcze możliwości zapoznania się z tymi unormowaniami.

Jednym z istotnych postulatów zasady ogólnej praworządności jest też zakaz nadużywania uprawnień przez pracowników organu administracji publicznej. Każde działanie powinno, więc mieć uzasadnienie polegające na realizacji zamierzonego celu prowadzonego postępowania.

Zasada prawdy obiektywnej

Zasada prawdy obiektywnej została wyrażona w art. 7 k.p.a. Zgodnie z tą zasadą organy administracji publicznej podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Oznacza to, że organ prowadzący postępowanie ma obowiązek zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego w celu określenia rzeczywistego (obiektywnego) stanu faktycznego. Chodzi o wyjaśnienie stanu faktycznego mającego znaczenie prawne, czyli takiego, który wypełnia dyspozycję normy prawa materialnego znajdującej zastosowanie w konkretnie rozpoznawanej sprawie.

Zasada prawdy obiektywnej uregulowana jest również w art. 8 i 9 Europejskiego Kodeksu Dobrej Administracji.

Zasada uwzględniania interesu społecznego i słusznego interesu obywateli, zwana także zasadą wyważania interesów obu rodzajów

Zasada wyrażona w art..7 k.p.a. in fine czyli zasada wyważania interesów stanowi nakaz skierowany w stronę organu administracji publicznej, aby w stosowaniu prawa miał on na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Pod względem legislacyjnym zasada wyważania interesów jest zbudowana z z dwóch zwrotów odsyłających: klauzuli odsyłającej o charakterze generalnym (wartością uwzględnianą w procesie stosowania prawa jest interes społeczny) oraz klauzuli odsyłającej o charakterze szacunkowym (wymagające oceny słuszności interesu obywatela). Są to zwroty o różnym znaczeniu w stosowaniu prawa przy załatwianiu sprawy indywidualnej. Zdaniem J. Borkowskiego „Nie jest to proste wyważanie racji dwóch interesów a raczej porównywanie z wartościami ogólnymi pojawiającymi się w sprawie w wyniku oszacowania „słuszności” żądań wyrażających interes jednostki”

Porównanie wartości właściwych w danej sprawie interesowi społecznemu ze słusznością interesu indywidualnego ma znaczenie szczególne, jeśli mamy do czynienia z podejmowaniem decyzji o charakterze uznaniowym.

Zasada pogłębiania zaufania do działań organów

Zasada pogłębiania zaufania do działań organów została wyrażona w art. 8 k.p.a. Treść tego przepisu nakłada na organy administracji publicznej obowiązki w zakresie sposobu prowadzenia postępowania administracyjnego. Sposobu tego nie określa jednak bezpośrednio, lecz czyni to przez wskazanie celu, jaki sposób ten ma osiągnąć. Formuje w tym zakresie dwa cele: pierwszy to pogłębianie zaufania obywateli do organów Państwa, drugi to pogłębianie świadomości i kultury prawnej obywateli.

Odpowiednio do nich mowa jest w nauce o zasadzie ogólnej pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa oraz zasadzie ogólnej oddziaływania organów państwa na świadomość i kulturę prawną obywateli, nazywaną też zasadą oddziaływania wychowawczego na obywateli. Przedmiotowa regulacja stanowi klamrę, która spina całość ogólnych zasad postępowania. Jest to, bowiem zasada najszersza pod względem zakresu. Zasada ta nie nakłada na organy administracji publicznej nowych obowiązków w toku postępowania. Jej realizacja uzależniona jest od przestrzegania reguł postępowania przyjętych w kpa, zaczynając od zasad ogólnych przez rozwiązania przyjęte w przepisach szczególnych.

Zasada informowania

Treść art. 9 k..p.a formułuje dwa obowiązki organu administracji publicznej w zakresie udzielania informacji:

obowiązek należytego i wyczerpującego informowania strony o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie jej praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego - art. 9 zd. 1 k.p.a:

- podmiotem uprawnionym jest strona,

- udzielana informacja ma spełniać wymóg należytej (właściwej, stosowej, odpowiedniej) oraz wyczerpującej (wszechstronnej, szczegółowej, dokładnej).

- przedmiotem udzielanej informacji są okoliczności faktyczne i prawne, które mogą mieć wpływ na ustalenie praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego.

obowiązek czuwania nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa i w tym celu udzielanie im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek - art. 9 zd. 2 k.p.a:

- podmiotem uprawnionym jest nie tylko strona, ale i uczestnicy postępowania (np. świadek, biegły, osoba trzecia wezwana do przedstawienia przedmiotu oględzin),

- udzielona informacja ma spełniać wymóg niezbędnej, czyli takiej, bez której nie można się obejść, koniecznej, potrzebnej.

- przedmiotem udzielanej informacji jest wyłącznie informacja prawna, udzielana tylko dla ochrony przed poniesieniem szkody przez stronę lub innych uczestników postępowania z powodu nieznajomości prawa.

Zasada czynnego udziału stron w postępowaniu

Zasada ta jest określona w art. 10 § 1 k.p.a. Wynikają z niej dla organu administracji publicznej dwa obowiązki:

- obowiązek zapewnienie stronie czynnego udziału w każdym stadium postępowania,

- obowiązek umożliwienia stronie wypowiedzenia się, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Korelatem wskazanych obowiązków organu są uprawnienia strony polegające na prawie do czynnego udziału oraz prawie do wypowiedzenia się, co do materiału dowodowego.

Strona ma prawo czynnie uczestniczyć w całym toku postępowania, a zatem od chwili jego wszczęcia do zakończenia decyzją. Na etapie wszczęcia postępowania czynny udział strony przejawia się w prawie do:

- inicjowania postępowania poprzez złożenie żądania wszczęcia postępowania (art. 61 § 1 k.p.a),

- wyrażenia zgody na prowadzenie postępowania, w razie wszczęcia z urzędu postępowania ze względu na szczególnie ważny interes strony (art. 61 § 2 k.p.a),

- uzyskania zawiadomienia o fakcie wszczęcia postępowania z urzędu (art. 61 § 4 k.p.a),

- wypowiadania się, co do treści żądania, które wyznacza przedmiot postępowania i jest w pełni uzależnione od woli strony.

Czynny udział strony przejawia się przede wszystkim w postępowaniu wyjaśniającym, co ma dla ochrony jej prawa istotne znaczenie, gdyż zapewnia jej wpływ na ustalenie stanu faktycznego, a przez to strona ma wpływ na stosowanie normy prawa materialnego lub procesowego. W tej fazie postępowania strona dysponuje prawem do:

- przeglądania akt (art. 73 - 74 k.p.a),

- zgłaszania dowodów (art. 78, art. 95 k.p.a),

- czynnego udziału w postępowaniu dowodowym poprzez zadawanie pytań świadkom, biegłym i innym stronom, składanie wyjaśnień a także żądań, propozycji i zarzutów oraz przedstawianie dowodów na ich poparcie - (art. 79 § 2, art. 95 k.p.a).

Prawo do wypowiedzenia się, co do zebranych dowodów, materiałów i zgłoszonych żądań.

Prawo to przysługuje stronie w fazie między zakończeniem postępowania wyjaśniającego a podjęciem rozstrzygnięcia i jest to prawo do wypowiedzenia przez stronę „ostatniego słowa” w sprawie. Obowiązkiem organu prowadzącego postępowanie jest pouczenie strony o prawie zapoznania się z aktami sprawy i złożenia końcowego oświadczenia, a także wstrzymanie się od wydania decyzji do czasu złożenia przedmiotowego oświadczenia. Prawo to gwarantuje stronie możliwość wypowiedzenia się przed wydaniem decyzji w kwestii wszystkich dowodów i materiałów.

Wyjątek pozwalający na odstąpienie od omawianej zasady został określony w art. 10 § 2 k.p.a. Dopuszczalność odstąpienia uzależniona jest od spełnienia łącznie dwóch przesłanek:

- załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na

- niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną.

Zasada przekonywania

Wyrażona w k. p. a zasada ogólna przekonywania nakłada na organy administracji publicznej, prowadzące postępowanie administracyjne, obowiązek wyjaśnienia stronom zasadności przesłanek, którymi się kierowały przy załatwianiu konkretnej sprawy. Powyższy obowiązek organ w praktyce realizuje w ten sposób, że tłumaczy stronie celowość, racjonalność i słuszność wszelkich czynności, i działań podejmowanych w celu załatwienia sprawy indywidualnej z zakresu administracji publicznej. W literaturze podkreśla się, że zasada przekonywania powinna „przenikać całokształt działań administracji w toku całego postępowania”, zaś organ powinien tę regułę realizować nie tylko motywując swoje rozstrzygnięcia, ale też na każdym etapie postępowania, gdzie styka się ze stroną.

Obowiązek przekonywania ma na celu doprowadzenie, w miarę możliwości do wykonania przez stronę decyzji i spełnia istotną rolę w przypadku decyzji nakładających na strony obowiązki prawne oraz decyzje odmowne. Zasada przekonywania wyraża postulat pierwszeństwa przekonywania przed stosowaniem środków przymusu. Oczywiście ta zasada nie pozbawia administracji publicznej stosowania, w uzasadnionych przypadkach, przymusu dla spowodowania wykonania wydanej w sprawie decyzji administracyjnej.

Zasada ekonomiki procesowej (szybkości i prostoty postępowania, racjonalności)

Zasada ekonomiki procesowej wyrażona jest w art. 12 k.p.a. i zgodnie z nią organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia (art. 12 § 1 k.p.a.). Sprawy, które nie wymagają zaś zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie (art. 12 § 2 k.p.a.).

Zasada ekonomiki procesowej wyrażona jest również w art. 45 ust. 1 Konstytucji, który mówi, że każdy ma prawo do rozpatrzenia sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki oraz w art. 6 Europejskiej konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności. Z kolei zaś art. 17 Europejskiego Kodeksu Dobrej Administracji stanowi, że decyzja powinna być podjęta w stosownym terminie, niezwłocznie, a w każdym razie nie później niż dwa miesiące od daty wpływu wniosku lub zażalenia do określonej instytucji. Te same terminy odnoszą się do odpowiedzi na informacje administracyjne przekazywane przez urzędnika swoim przełożonym wraz z prośbą o wydanie poleceń w sprawie podjęcia koniecznych decyzji.

Szybkość postępowania administracyjnego sprzyja realizacji zasady praworządności. Przewlekłość oraz powolność postępowania administracyjnego uniemożliwia a wręcz niekiedy udaremnia urzeczywistnienie praw strony. Przewlekłość postępowania jest zaprzeczeniem stabilności oraz pewności w stosunkach społecznych.

Gwarancją przestrzegania przez organ administracji publicznej postulatu szybkości postępowania są przepisy rozdziału 7 k.p.a. Wyznaczają one maksymalne procesowe terminy do załatwienia sprawy przed organem I i II instancji, nakładają na organ obowiązek zawiadomienia strony o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie oraz przewidują odpowiedzialność pracownika za nieterminowe załatwienie sprawy.

Zasada nakłaniania do ugody(ugodowego załatwiania spraw)

Powyższa zasada przewiduje, że sprawy, w których uczestniczą strony o spornych interesach, mogą być załatwiane w drodze ugody zawartej przed organem prowadzącym postępowanie administracyjne. Organ nakłaniający do ugody winien pamiętać, iż ugoda może być zawarta tylko wówczas, gdy przemawia za tym charakter sprawy, jeżeli przyczyni się do przyspieszenia i uproszczenia postępowania i nie sprzeciwiają się temu przepisy prawa. Zasada ugodowego załatwiania spraw spornych jest rozwinięta w k.p.a. w art. 114- 122 , które określają szczegółowo przesłanki, formę i treść ugody, oraz tryb i skutki prawne jej zawarcia.

Z zasady nakłaniania do ugody wynika prawo (procesowe) strony do ugodowego załatwienia sprawy administracyjnej o charakterze spornym (art. 13 § 1 Kpa) oraz - będący korelatem tego prawa - obowiązek organu administracji publicznej podejmowania czynności procesowych skłaniających stronę do jej zawarcia (art. 13 § 2 Kpa)..

Zasada pisemności

Zgodnie z art. 14 § 1 k.p.a. „sprawy należy załatwiać w formie pisemnej”. Przepis ten ustanawia zasadę pisemności postępowania administracyjnego. Obejmuje ona wszystkie czynności procesowe od momentu wszczęcia postępowania aż po jego zakończenie. Zasadę pisemności postępowania realizują przede wszystkim przepisy k.p.a. dotyczące protokołowania czynności procesowych oraz utrwalania ich w aktach sprawy w postaci adnotacji urzędowych.

Art. 63 § 1 k.p.a. regulujący sposób wnoszenia podań, wymienia jako jedne ze sposobów wnoszenie podania na piśmie. W przypadku wniesienia podania w formie ustanej konieczne jest utrwalenie tej czynności w formie protokołu podpisanego przez wnoszącego podanie oraz pracownika który sporządził protokół.

Decyzja administracyjna, załatwiająca sprawę indywidualną, jest co do zasady wydawana i doręczana na piśmie (art. 109 k.p.a.). natomiast postanowienie doręcza się adresatowi na piśmie tylko w sytuacji gdy służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego. W formie pisemnej sporządzana jest również ugoda. Realizacji zasady pisemności postępowania służą również przepisy k.p.a. dotyczące doręczeń. Zgodnie bowiem z art. 39 k.p.a. przedmiot doręczeń stanowią „pisma” skierowane do stron i innych uczestników postępowania.

Art. 14 § 2 k.p.a. wskazuje na wyjątek od zasady pisemności. Wyjątek ten musi być oparty an dwóch przesłankach występujących łącznie. Po pierwsze za ustanym załatwieniu sprawy musi przemawiać interes strony. Po drugie ustnemu załatwieniu sprawy nie może przeciwstawiać się przepis prawa. Odstąpienie od pisemnego załatwienia sprawy rodzi jednakże obowiązek utrwalenia przez organ tej czynności na piśmie w aktach sprawy w formie protokołu lub adnotacji.

Zasada dwuinstancyjności postępowania administracyjnego

Zasada dwuinstancyjności z art. 15 K.p.a jest konkretyzacją przepisu Konstytucji RP stanowiącego, iż każda ze stron ma prawo do zaskarżania orzeczeń i decyzji wydanych w pierwszej instancji. Wyraża się ona w możliwości żądania dwukrotnego rozpatrzenia i dwukrotnego rozstrzygnięcia sprawy indywidualnej załatwianej na gruncie K.p.a.

Ograniczenia zasady

Wszelkie wyjątki od zasady dwuinstancyjności winny być wyraźne i jednoznaczne a ich obowiązywanie musi wynikać z norm prawa rangi ustawowej. Kpa określa jedynie ograniczenie tejże, w przypadku postępowań prowadzonych w pierwszej instancji przez ministrów i Samorządowe Kolegia Odwoławcze, gdzie środkiem zaskarżenia będzie wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Natomiast z prawa materialnego o charakterze ustawowym wywieść można albo wyłączenie odwołania (jak w Ustawie o cudzoziemcach, w rozumieniu której od odmowy wydania wizy wydanej przez konsula bądź komendanta placówki Straży Granicznej, odwołanie w ogóle nie przysługuje), albo jego ograniczenie (np. w ustawie o ochronie konkurencji i konsumentów określono, iż od decyzji Prezesa UOKiK przysługuje odwołanie do Sądu Okręgowego w Warszawie działającego jako Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów)

Skutek naruszenia zasady

Wielokrotnie - w przedmiocie naruszeń zasady - wypowiadał się Sąd Administracyjny, formułując wniosek, iż wydanie decyzji z pogwałceniem powyższych elementów realizacji zasady dwuinstancyjności godzi w podstawowe gwarancje procesowe obywatela i i musi być ocenione jako rażące

dziesięcioleci, pomieszczeń przyległych do urzędu, w których swego czasu składowano węgiel na opał i pojemniki z piaskiem i solą używanych w celu

Zasada trwałości decyzji administracyjnych

Wyrażona w art. 16 § 1 k.p.a. zasada ogólna trwałości decyzji administracyjnych wiąże się z konstytucyjną zasadą ochrony praw słusznie nabytych, stanowiącą istotny element konstrukcji demokratycznego państwa prawnego. Z zasady ochrony praw nabytych wynika zakaz arbitralnego znoszenia lub ograniczania praw podmiotowych przysługujących jednostce lub innym podmiotom prywatnym występującym w obrocie prawnym oraz zapewnienie ochrony praw podmiotowych zarówno publicznych, jak i prywatnych. Ochroną objęte są także prawa nabyte w drodze decyzji przyznających świadczenia oraz prawa nabyte in abstracto zgodnie z ustawą, przed zgłoszeniem wniosku o ich przyznanie Nie może być więc uzasadnione założenie, że urzędowa konkretyzacja praw i obowiązków obywatela nigdy nie ulegnie zmianie na jego niekorzyść. Zmiana warunków społecznych lub gospodarczych może powodować konieczność zmiany sytuacji prawnej jednostek, w tym również zniesienia lub ograniczenia dotychczas posiadanych praw.

Decyzja administracyjna jest wykonalna - co do zasady - wtedy, gdy staje się ostateczna, przy czym decyzja wydana w pierwszej instancji, uzyskuje cechę ostateczności w sytuacji, gdy strona nie wniosła odwołania w ustawowym terminie. Ostateczność decyzji oznacza w praktyce przede wszystkim to, że decyzja taka nie może zostać zakwestionowana za pomocą zwykłych środków zaskarżenia. Zmiana, uchylenie lub stwierdzenie nieważności decyzji ostatecznej jest dopuszczalne, ale może nastąpić wyłącznie w jednym z trybów nadzwyczajnych lub w wyniku wniesienia skargi do sądu administracyjnego i stanowią one odstępstwo od zasady trwałości decyzji ostatecznych.

Decyzja ostateczna, będąca w obrocie prawnym wywołuje skutki prawne i wiąże organ oraz strony powodując jednocześnie zakaz ponownego rozstrzygania tej samej sprawy, w sytuacji, gdy nie uległy zmianie okoliczności faktyczne i prawne sprawy. Decyzja taka obowiązuje i wiąże organ do czasu jej zmiany w sposób przewidziany prawem

Zasada sądowej kontroli decyzji administracyjnych

Powyższa zasada sprowadza się do możliwości poddania decyzji administracyjnej kontroli przez sąd administracyjny. Decyzje mogą być zaskarżane do sądu administracyjnego z powodu ich niezgodności z prawem, na zasadach i w trybie określonych w odrębnych ustawach. Pierwszorzędne znaczenie ma tu ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Zasada prawa skargi na decyzję do sądu administracyjnego wypływa z fundamentalnej zasady prawa do sądu. Zaskarżenie decyzji administracyjnej do sądu administracyjnego wiąże się z poddaniem działalności administracji publicznej kontroli sądowej. Rola sądów administracyjnych sprowadza się, bowiem do sprawowania kontroli administracji publicznej pod względem zgodności działań administracji z prawem. (art. 184 Konstytucji RP). Sądy administracyjne nie mogą natomiast kształtować praw i obowiązków stron, albowiem sąd administracyjny nie może zastępować administracji publicznej i rozstrzygać sprawy, co do meritum. Jednakże orzeczenie sądu przesądza o bycie prawnym decyzji. Sąd administracyjny dokonuje kontroli legalności zaskarżonej decyzji, oceniając, czy decyzja ta nie narusza przepisów prawa obowiązujących w dacie jej wydania. Jeżeli sąd administracyjny uzna, że decyzja jest wadliwa, wówczas uchyla ją albo stwierdza jej nieważność, zaś organ administracyjny przy ponownym rozpatrzeniu sprawy jest związany oceną prawną wyrażoną przez ten sąd w orzeczeniu. Sąd administracyjny jest sądem prawa a nie słuszności.

Oprócz decyzji administracyjnych skarga do sądu administracyjnego przysługuje także na postanowienia wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także na postanowienia rozstrzygające sprawę co do istoty. K.p.a. nie przewiduje jednak ogólnej zasady prawa skargi na postanowienia.

Zasadniczo skargę do sądu administracyjnego można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia. Oznacza to, że skargę na decyzję administracyjną można wnieść po uprzednim skorzystaniu z prawa odwołania lub też z prawa do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (np. w odniesieniu do decyzji wydanej przez ministra lub też samorządowe kolegium odwoławcze).

Decyzja w stosunku, do której może być wniesiona skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać pouczenie o dopuszczalności wniesienia takiej skargi (art. 107 § 1 k.p.a.)

Błędne pouczenie w decyzji, co do prawa odwołania albo wniesienia powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego nie może szkodzić stronie, która zastosowała się do tego pouczenia (art. 112 k.p.a.). Błędnym pouczeniem jest również brak pouczenia o środkach odwoławczych lub skardze do sądu.

Zasada oficjalności

W porównaniu do innych zasad nie została zapisana w rozdziale - Zasady ogólne, lecz wyraźnie przejawia się ona w całym k. p. a.. Stosownie, bowiem do art. 7 k. p. a. organy administracji „podejmują kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy”. Zasada ta jest zasadą przeciwstawną zasadzie dyspozytywności, przy czym żaden model postępowania administracyjnego obecnie nie realizuje w pełni jednej tylko z tych zasad. Jest ona łagodzona elementami zasady dyspozytywności, gdyż stronie postępowania administracyjnego przyznano wiele uprawnień, (choć strona nie decyduje o zakresie postępowania, ani o zakresie postępowania dowodowego).

2.Czynności organu prowadzącego postępowanie

Terminy załatwiania spraw administracyjnych

Można przyjąć, iż terminem załatwienia sprawy indywidualnej z zakresu administracji publicznej jest efektywny czas, jakim w świetle obowiązującego prawa dysponuje organ administracji publicznej w celu rozpatrzenia konkretnej sprawy administracyjnej i wydanie rozstrzygnięcia w formie decyzji administracyjnej, do którego nie wlicza się: terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności ,np. terminu do zajęcia przez inny organ stanowiska w sprawie , okresów zawieszenia postępowania; również okresów opóźnień spowodowanych przez działania strony lub innych uczestników postępowania oraz podaje się, że innych okresów opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu prowadzącego postępowanie.

W świetle k.p.a. ustawowy termin załatwienia sprawy uzależniony jest przede wszystkim od stopnia złożoności sprawy Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno mieć miejsce nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, w postępowaniu odwoławczym zaś - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Zatem sprawy, które nie wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i dowodowego, a przede wszystkim zbierania dowodów, informacji i wyjaśnień powinny być zdaniem ustawodawcy załatwiane niezwłocznie. Art.35§2 k.p.a. obliguje organy administracji publicznej do niezwłocznego załatwienia sprawy w sytuacji, gdy: wraz z żądaniem wszczęcia postępowania administracyjnego strona przedstawiła wyczerpujący materiał dowodowy, w oparciu o który organ może już orzekać w sprawie; sprawa może zostać rozpatrzona w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane oraz fakty i dowody znane organowi z urzędu; sprawa może zostać rozpatrzona w oparciu o fakty i dowody możliwe do ustalenia danych na podstawie danych, którymi dysponuje organ.

W świetle literatury niezwłocznym załatwieniem sprawy jest jej załatwienie w czasie jaki jest niezbędny w warunkach prawidłowej organizacji pracy organu do rozpatrzenia żądania strony, zapoznania się z dowodami i innymi okolicznościami istotnymi dla rozstrzygnięcia sprawy, sporządzenia niezbędnej dokumentacji i samej decyzji w sprawie oraz wykonania czynności o charakterze kancelaryjno - biurowym. Należy,więc przyjąć za licznymi wypowiedziami w doktrynie, że to nieprecyzyjne pojęcie oznacza konieczność podjęcia rozstrzygnięcia „od ręki”.

Gdy załatwienie sprawy wymaga przeprowadzenia w sprawie postępowania wyjaśniającego, czy to w formie rozprawy czy też tzw. postępowania gabinetowego, sprawa powinna być załatwiona nie później niż w ciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania administracyjnego. Zaś, jeśli sprawa ma charakter szczególnie skomplikowany, a więc jeżeli mają miejsce np. zawiłe okoliczności faktyczne, bądź stan prawny jest skomplikowany do ustalenia to termin jest dłuższy i sprawa szczególnie skomplikowana powinna być załatwiona w terminie nie dłuższym niż dwa miesiące od dnia wszczęcia postępowania w sprawie.

To czy sprawa ma charakter szczególnie skomplikowany, czy nie należy każdorazowo do oceny organu prowadzącego postępowanie administracyjne w konkretnej sprawie, biorąc pod uwagę specyficzne okoliczności jej stanu zarówno faktycznego, jak i prawnego Zakwalifikowanie sprawy jako szczególnie skomplikowanej wywiera istotne skutki procesowe w sprawie dlatego też organ powinien o dokonanej kwalifikacji powiadomić strony postępowania.

Natomiast w postępowaniu toczącym się przed organem odwoławczym sprawa powinna być załatwiona w świetle k.p.a. w terminie miesiąca od dnia otrzymania odwołania wraz z aktami sprawy przez organ odwoławczy. W myśl przepisów k.p.a. do terminu załatwienia sprawy w postępowaniu odwoławczym nie wlicza się czasu przeznaczonego przez prawo do dokonania przez organ orzekający w pierwszej instancji z instytucji samokontroli.

Oprócz ustawowych terminów załatwiania spraw k.p.a. przewiduje też terminy wyznaczone przez organ prowadzący postępowanie. Taki w szczególności charakter mają krótsze terminy załatwiania spraw określonych przez organy wyższego stopnia. Skrócenia terminów mogą dokonywać organy wyższego stopnia poprzez określenie rodzajów spraw, które powinny być załatwiane w terminach krótszych niż przewidziane w k.p.a. i ma ono charakter generalny. W przypadku niezałatwienia sprawy w tak określonym terminie skutki prawne są takie same, jak w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie ustawowym, co wynika z faktu, że te szczególne terminy określane są na podstawie i w ramach upoważnienia ustawowego. Terminy załatwiania spraw mogą także ustanawiać przepisy prawa materialnego administracyjnego w drodze ustawy.

Milczenie i bezczynność organu ,obowiązek sygnalizacji

Szybkość jako pojęcie w postępowaniu administracyjnym wyznaczają dwie istotne zasady ogólne rządzące postępowaniem administracyjnym, zasada praworządności oraz zasada szybkości i prostoty postępowania administracyjnego, czyli zasada ekonomiki procesowej. Jeśli powyższe zasady nie zostają wzmocnione instytucjonalnie, to nie istnieje możliwość zapobieżenia brakowi aktywności administracyjnej.

W literaturze i orzecznictwie pojęcie milczenie organu, czy też szerzej milczenie władzy utożsamiane bywa z pojęciem bezczynności organu. Jednakże pojęcia milczenia i bezczynności organu administracji publicznej nie należałoby ze sobą utożsamiać.

Ogólnie możemy powiedzieć, że stan wywołany niezałatwieniem w terminie sprawy indywidualnej z zakresu administracji publicznej nazywamy milczeniem organu. Należy też uściślić, iż milczenie organu ma miejsce nie tylko wówczas, gdy organ nie podjął żadnych czynności, które zmierzałyby do załatwienia sprawy, ale też w sytuacji, gdy podejmuje on czynności, które jednak skutkują zwłoką, albo też mają na celu uchylenie się od załatwienia sprawy zgodnie z prawem. Z milczeniem organu mamy do czynienia także wówczas, gdy odmawia się wydania decyzji, a przepisy prawa do załatwienia danej sprawy wymagają właśnie takiej formy. Natomiast w sytuacji, gdy organ wydał decyzję w terminie, lecz nie ustosunkował się do wszystkich żądań wnoszonych przez stronę, to strona na podstawie art. 111 k.p.a. może prosić o uzupełnienie decyzji, jeśli decyzja nie zostanie uzupełniona, będziemy mieć do czynienia właśnie z milczeniem organu.

Zaś bezczynność organu administracji publicznej jest instytucją procesową i stanowi dopuszczoną przez przepisy prawa materialnego i procesowego prawną formą działania administracji publicznej. W świetle orzecznictwa NSA przyjmuje się, że o bezczynności organu można mówić nie tylko wtedy, gdy w ustalonym prawem terminie organ nie podjął żadnych czynności, do których był zobowiązany, ale także wtedy, gdy prowadził postępowanie w sprawie, lecz nie zakończył postępowania w terminie decyzją administracyjną. Należy także zaznaczyć, iż z bezczynnością będziemy mieli do czynienia również w sytuacji, gdy organ zawiesił postępowanie administracyjne, jeśli nie istniały ku temu kodeksowe przesłanki.

Zaistniałe faktycznie milczenie organu jest bez wątpienia stanem niekorzystnym dla strony i zarazem niezgodnym z obowiązującym prawem, i powoduje skutek procesowy w postaci nałożenia na organ prowadzący postępowanie w sprawie indywidualnej z zakresu administracji publicznej obowiązek tzw. sygnalizacji. Obowiązek sygnalizacji ciąży na organie prowadzącym postępowanie administracyjne bez względu na przyczynę niezałatwienia sprawy w terminie, zarówno wtedy, gdy zwłoka leży po stronie organu, jak również, gdy jest to działanie strony czy innego uczestnika postępowania.

Obowiązek realizowany jest poprzez zawiadomienie strony postępowania o niezałatwieniu sprawy w terminie ustawowym. Organ powinien dokonać zawiadomienia niezwłocznie, z chwilą pojawienia się przyczyny w załatwieniu sprawy, bez zbędnego oczekiwania na upływ terminu ustawowego. K.p.a nie określa formy prawnej zawiadomienia. W literaturze zasadniczo przyjmuje się, że ze względu na fakt, że czynność wpływa na uprawnienia o charakterze procesowym strony, to powinna mieć formę postanowienia na które nie przysługuje zażalenie. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Przepisy k.p.a. nie określają, jak „długi” powinien być „nowy termin załatwienia sprawy” wyznaczany na podstawie art. 36 § 1 k.p.a. Uwzględniając jednakże, iż k.p.a. przewiduje terminy dzienne, tygodniowe i miesięczne), należałoby przyjąć, że nowy termin załatwienia sprawy powinien być oznaczony w dniach, tygodniach, miesiącach.. W związku z powyższym niedopuszczalne jest wyznaczanie terminu poprzez użycia np. pojęcia kwartał, ponieważ k.p.a. nie zna takiego terminu i nie przewiduje sposobu jego obliczania. Zaś zdaniem NSA narusza zasadę szybkości i prostoty, czyli zasadę ekonomiki procesowej np. wyznaczenie przez organ dodatkowego nowego terminu załatwienia konkretnej sprawy administracyjnej w terminie roku.

Terminy określone w art. 35 k.p.a. mają charakter terminów procesowych i ich upływ ani nie pozbawia organu administracji publicznej możliwości orzekania w sprawie, ani też, nie powoduje wadliwości wydanej w takim postępowaniu decyzji administracyjnej. Organ będący w zwłoce nie traci również zdolności do załatwienia sprawy, która jest przedmiotem przewlekającego postępowania nawet, jeśli dzieje się to z winy organu. Jednakże bezskuteczny upływ terminu wywołuje doniosłe skutki o charakterze procesowym. Należy podkreślić, iż zwłoka organów nie może i nie powinna powodować ujemnych skutków dla strony postępowania administracyjnego.

Środki dyscyplinujące organy administracji publicznej

W świetle obowiązującego prawa do środków dyscyplinujących organy prowadzące postępowanie administracyjne należy zaliczyć: zażalenie strony na niezałatwienie strony w terminie, skargę na bezczynność organu.

Środek w postaci zażalenia na niezałatwienie sprawy w terminie przewidziany w k.p.a. ma charakter szczególny, gdyż przedmiotem zaskarżenia nie jest akt administracyjny w postaci postanowienia organu, lecz jego niedziałanie, milczenie, czyli stan faktyczny i także prawny, który ma miejsce wskutek niezałatwienia sprawy w terminie. Przysługuje zasadniczo w sytuacji, gdy organ administracji publicznej: nie załatwił sprawy w terminie ustawowym i nie dopełnił obowiązku sygnalizacji oraz nie załatwił sprawy w terminie ustawowym, zawiadomił stronę o przyczynach zwłoki i wyznaczył nowy dodatkowy termin, lecz w tym terminie nie załatwił sprawy.

Zażalenie strona wnosi do organu właściwego do rozpoznania tego zażalenia, czyli organu wyższego stopnia nad organem, który pozostaje w zwłoce, nawet w sytuacji, gdy w danej sprawie przepis szczególny prawa administracyjnego materialnego przewiduje inny organ właściwy do rozpoznania sprawy. Jeśli organ wyższego stopnia uzna zażalenie za zasadne winien: wyznaczyć dodatkowy termin, wyjaśnić przyczyny zwłoki i ustalić osoby winne w tejże sprawie, zaś w razie potrzeby zarządzić podjecie środków zapobiegających naruszaniu terminów w przyszłości, jeśli podobne sytuacje występują zdaniem organu zbyt często. Stanowisko organu rozpatrującego zażalenie, w świetle orzecznictwa przyjmuje formę postanowienia, choć nie wynika to wprost z k.p.a.

Kolejnym środkiem dyscyplinującym organy w prowadzeniu i załatwianiu spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej jest skarga na bezczynność organu. Warunkiem, i zarazem możliwością wniesienia skargi na bezczynność organu jest wyczerpanie drogi przewidzianej w k.p.a. i może być wniesiona bez względu na to, czy stanowisko organu wyższego stopnia uwzględnia zażalenie, czy też uznaje je po prostu za bezzasadne. W sytuacji, gdy uzna je za bezzasadne strona ma prawo w postępowaniu przed sądem administracyjnym kwestionować takie orzeczenie organu wyższego stopnia. Zatem zawinienie organu lub jego brak nie przesądzają o dopuszczalności skargi na bezczynność. Przesłanką zasadniczą jest, bowiem fakt niezałatwienia sprawy w terminie. Celem wniesienia skargi może być wyłącznie uzyskanie wyroku nakazującego wydanego aktu administracyjnego, decyzji lub postanowienia w określonym przez sąd administracyjny terminie Wniesienie zażalenia w trybie art. 37§ 1 k.p.a. jest warunkiem formalnym wystąpienia ze skargą do wojewódzkiego sądu administracyjnego na bezczynność organu.

Doręczenia w k.p.a.- przepisy porządkujące i dyscyplinujące postępowanie administracyjne

Organ administracji publicznej prowadzący postępowanie administracyjne doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 k.p.a.).Ponadto doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona:

- wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo

- wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków (art. 39¹ k.p.a.).

Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika to pisma doręcza się pełnomocnikowi (art. 40 § 1 i 2 k.p.a.) W toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swego adresu. W razie zaniedbania tego obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny (art. 41 k.p.a.). Zgodnie z zasadą udzielania informacji prawnej i faktycznej (art. 9 k.p.a.) organ administracji publicznej ma obowiązek poinformować stronę postępowania i inne osoby uczestniczące w postępowaniu o obowiązku informowania organu o zmianie adresu. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Mogą być one doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, a w razie niemożności doręczenia pisma w mieszkaniu, miejscu pracy lub lokalu organu administracji, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się

adresata zastanie (art. 42 k.p.a). W przypadku nieobecności adresata prawodawca przewiduje możliwość doręczenia pisma innemu podmiotowi niż adresat - tzw. doręczenie zastępcze. W pierwszej kolejności w razie niemożności doręczenia adresatowi pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, o ile osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. W przypadku doręczenia pisma sąsiadowi lub dozorcy o tym doręczeniu zawiadamia się adresata umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania (art. 43 k.p.a).

W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43:

- poczta przechowuje pismo przez okres czternastu dni w swojej placówce

pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę, albo

- pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy lub upoważnioną osobę lub organ.

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w w/w terminie pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia. Wówczas doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dnia okresu przechowywania pisma przez pocztę albo urząd gminy, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (art. 44 k.p.a.) W art. 44 § 4 k.p.a. zastosowano instytucję fikcji prawnej, gdyż w przypadku przeprowadzenia procedury przewidzianej w art. 44 kpa i zwrotu pisma do nadawcy, a następnie załączenia go do akt sprawy, ustawodawca nakazuje przyjąć, iż doręczenie nastąpiło z upływem 14 dnia, od momentu pierwszego zawiadomienia. Konsekwencją tej regulacji jest założenie, iż w razie odebrania pisma w terminie wcześniejszym, nie nastąpi fikcja prawna doręczenia, a datą doręczenia będzie data faktycznego odbioru korespondencji. Fikcja prawna doręczenia ma miejsce w przypadku zwrócenia pisma nadawcy i załączeniu do akt sprawy.

Jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. W razie niemożności doręczenia pisma w lokalu do rąk osób uprawnionych stosuje się odpowiednio przepisy o doręczeniu zastępczym.

Obowiązkiem odbierającego pismo jest potwierdzenie doręczenia mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu. Jeżeli natomiast doręczenie pisma następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, to jest ono skuteczne, jeżeli w terminie 7 dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. W razie nieotrzymania takiego potwierdzenia organ doręcza pismo przez pocztę albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 46).

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub inny organ albo w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy. W takiej sytuacji uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata (art. 47 k.p.a.). Pisma skierowane do osób nie znanych z miejsca pobytu, dla których sąd nie wyznaczył przedstawiciela, doręcza się przedstawicielowi ustanowionemu w myśl art. 34 k.p.a.

Wezwania w świetle k.p.a.

Wezwanie zaliczane jest do czynności procesowych o charakterze pomocniczym. Wezwanie podejmowane jest przez organ administracyjny celem nałożenia określonego obowiązku na określony podmiot, do którego to wezwanie został skierowane. Wezwanie cechuje się władczością oraz jednostronnością. Jest swoistym nakazem, który może być skierowany do bliżej nieokreślonego kręgu osób. Niewykonanie obowiązków wynikających z wezwania jest sankcjonowane karą grzywny oraz zastosowaniem środków przymusu. Wezwanie niewątpliwie wiąże się z władczą ingerencją w prawa osób wzywanych.

Od wezwania należy odróżnić zwykłe zawiadomienie. Organ administracyjny informuje w nim o zamierzonych czynnościach w toku postępowania, w których adresat zawiadomienia może, ale nie musi, wziąć udział. W praktyce zawiadomienia są kierowane do stron, w związku z koniecznością zapewnienia im czynnego udziału w każdym stadium postępowania.

Zasady dokonywania wezwań

Wezwanie nakłada obowiązek określonego zachowania po stronie zobowiązanego, który może sprowadzać się do trzech różnych rodzajowo czynności, a mianowicie:

1) udziału w podejmowanych czynnościach,

2) złożenia wyjaśnień,

3) złożenia zeznań.

Organ administracyjny jest uprawniony do wezwania do dokonania ww. czynności tylko jeżeli jest to niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy lub dla wykonywania czynności urzędowych.

Organ administracyjny winien kierować się zasadą nieuciążliwości wezwań. W szczególności jeżeli osoba wezwana nie może stawić się z powodu choroby, kalectwa lub innej nie dającej się pokonać przeszkody, organ może dokonać określonej czynności lub przyjąć wyjaśnienie albo przesłuchać osobę wezwaną w miejscu jej pobytu, jeżeli pozwalają na to okoliczności, w jakich znajduje się ta osoba.

Do osobistego stawienia się wezwany jest obowiązany tylko w obrębie gminy lub miasta, w którym zamieszkuje albo przebywa. Obowiązek osobistego stawiennictwa dotyczy również wezwanego, zamieszkałego lub przebywającego w sąsiedniej gminie albo mieście. W pozostałych przypadkach organ administracji publicznej zwraca się do właściwego terenowego organu administracji rządowej lub organu samorządu terytorialnego o wezwanie osoby zamieszkałej lub przebywającej w danej gminie lub mieście do złożenia wyjaśnień lub zeznań albo do dokonania innych czynności, związanych z toczącym się postępowaniem (jest to tzw. pomoc prawna).

W myśl zasadą pisemności wezwania dokonuje się w formie pisemnej. Niemniej jednak w sprawach nie cierpiących zwłoki wezwania można dokonać również telegraficznie lub telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności. Jednakże takie wezwanie powoduje skutki prawne tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości, że dotarło do adresata we właściwej treści i w odpowiednim terminie.

Na żądanie osoby wezwanej zgłoszone przed wydaniem decyzji organ administracyjny przyznaje koszty podróży i inne należności według przepisów o należnościach świadków i biegłych w postępowaniu sądowym.

Treść wezwania

- oznaczenie organu wzywającego,

- adres organu wzywającego,

- imię i nazwisko wezwanego,

- określenie sprawy w jakiej osoba jest wzywana,

- określenie charakteru i celu, w jakim osoba jest wzywana,

- wskazanie czynności, do której dokonania został zobowiązany wezwany (udział w podejmowanych czynnościach, złożenie wyjaśnień lub zeznań),

- wskazanie, czy wezwany winien stawić się osobiście lub tez przez pełnomocnika, czy też złożyć wyjaśnienia osobiści lub tez przez pełnomocnika,

- termin, do którego żądanie winno być spełnione, ewentualnie data i godzina oraz miejsce w którymi powinien stawić się wezwany.(jego pełnomocnik),

- skutki prawne niezastosowania się d wezwania,

- podpis pracownika organu wzywającego wraz z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

Protokołowanie i adnotacje

W postępowaniu administracyjnym obowiązuje zasada ogólna pisemności od której wyjątek polega nie na zaniechaniu utrwalenia na piśmie załatwienia sprawy, lecz na dokonaniu tego w uproszczony sposób. Sprawa załatwiona przez organ administracyjny musi pozostawić po sobie ślad w formie jej akt, a jednym z ich elementów będą m.in. protokoły, utrwalające istotne czynności postępowania. Protokół należy sporządzić z czynności mających istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, co oznacza, że czynność dotyczy okoliczności prawotwórczych. Od tych okoliczności zależy czy dana osoba może być podmiotem praw i obowiązków i jakiego rodzaju będą to prawa i obowiązki, jaki też będzie ich zakres. Nie ma wobec tego potrzeby utrwalania wszystkich podejmowanych w postępowaniu czynności, lecz istnieje konieczność kwalifikowania ich jako nadających się do utrwalania w protokołach. Zwrócić też należy uwagę, na to, że dane elektroniczne opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem) wywierają skutek prawny równoważny dokumentom z własnoręcznym podpisem. Zawarte w art. 67 § 2 wyliczenie czynności, z których sporządza się protokół, ma charakter przykładowy, a wobec tego z wymienionych w nim czynności trzeba zawsze sporządzić protokół, jeżeli nie zostały inaczej utrwalone. Protokół z czynności postępowania musi być sporządzony z zapewnieniem stronie czynnego udziału.

Przepis art. 68 § 1 określa dwa rodzaje wymagań stawianych protokołowi jako czynności postępowania, a mianowicie wymagania formalne oraz materialne, które są poddane kontroli procesowej. Kontrola procesowa wymagań formalnych przy sporządzaniu protokołu jest wykonywana przez uczestników postępowania, których udział w czynnościach postępowania lub obecność przy nich są utrwalane na piśmie w tej formie. Odmowa złożenia podpisu lub pominięcie któregoś z uczestników czynności przy podpisywaniu protokołu wymaga odnotowania w nim.

W protokole powinna być wzmianka o załączonych do niego dokumentach ze wskazaniem ich rodzaju oraz liczby. Z chwilą, gdy organ zezwoli na ich dołączanie do protokołu, stają się one jego dodatkową częścią, która powinna być rozpatrywana wraz z protokołem w postępowaniu wyjaśniającym. Zasady poprawiania protokołu muszą być stosowane niezależnie od techniki jego sporządzania.

W protokole trzeba wprowadzić poprawki, jeżeli wkradł się błąd, jednakże tylko w sposób jawny. W przypadku, gdy błędy ujawni się po podpisaniu protokołu należy je poprawić, w protokole zamieścić omówienie i uzyskać podpisy wszystkich uczestników protokołowanej czynności również pod tym omówieniem.

Adnotacja jest rodzajem notki urzędowej przygotowywanej jako osobny dokument albo dokonanej na dokumencie znajdującym się w aktach sprawy lub tez do nich włączonym. Adnotacja służy utrwaleniu dwóch rodzajów czynności: mających znaczenie dla sprawy, mających znaczenie dla toku postępowania. Z uwagi na przedmiot adnotacji określony w art. 72 nie może ona w żadnym razie zastąpić protokołu, gdyż nie ma takiej samej mocy urzędowej.

Udostępnianie akt stronom

Zgodnie z treścią art. 73 kpa na instytucję udostępniania akt sprawy składają się następujące uprawnienia:

- przeglądanie akt sprawy,

- sporządzanie notatek i odpisów z akt sprawy,

- żądanie uwierzytelnienia sporządzonych uprzednio notatek i odpisów,

- żądanie wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.

Przepis art. 73 § 1 k.p.a nie wprowadza żadnych ograniczeń co do uprawnień dotyczących przeglądania akt i sporządzania z nich notatek i odpisów. Uzyskiwanie uwierzytelnionych odpisów zgodnie z § 2 art. 73 k.p.a pozostaje już jednak pod kontrolą organu administracyjnego, gdyż w wyniku uwierzytelnienia powstają nowe dokumenty, które mogą być wykorzystane poza prowadzonym postępowaniem. W tym wypadku stawiane jest wymaganie wykazania przez stronę ważnego interesu w uzyskaniu takiego dokumentu.

Obowiązek udostępniania akt sprawy odnosi się wyłącznie do akt zgromadzonych w postępowaniu w danej sprawie administracyjnej. Chodzi o akta konkretnej sprawy administracyjnej, w której podmiot żądający udostępnienia akt jest stroną postępowania. Prawo strony do przeglądania akt obejmuje uprawnienie do zapoznania się z treścią wszystkich pism, opinii, protokołów i innych materiałów znajdujących się w aktach sprawy niezależnie od tego, czy zostały one zaliczone do dowodów służących rozstrzygnięciu sprawy, czy też nie mają takiego charakteru.

Ograniczenia prawa wglądu do akt przewiduje art. 74 § 1 k.p.a zgodnie, z którym udostępnienie akt sprawy nie jest możliwe w odniesieniu do akt:

- objętych tajemnicą państwową,

- innych, które organ administracji wyłączy ze względu na ważny interes państwowy.

Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt, sporządzania z nich notatek i odpisów, uwierzytelniania takich odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie - art. 74 § 2 k.p.a.



Wyszukiwarka