002 (49)

20 Rozdział 2

Przepisy prawne, a zwłaszcza ustawa o rachunkowości określa cechy i funkcje dowodu księgowego. Do najważniejszych cech w aspekcie normatywno-praw-nym należą: dokumentalność, trwałość, rzetelność, kompletność, jednorodność, chronologiczność, systematyczność, identyfikacyjność, poprawność formalna, merytoryczna i rachunkowa oraz podmiotowość. Jeżeli dowód księgowy spełnia wszystkie powyżej wymienione cechy, można go uznać za dowód prawidłowy, nadający się do księgowania (zapisu na koncie księgowym). Wystawiony dokument powinien spełniać w jednostce określone funkcje. Oto najważniejsze z nich:

1)    funkcja „dokumentu” - prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa,

2)    funkcja dowodowa - prawidłowo wystawiony dow'ód księgowy spełniający podstawowe cechy jest dokumentem, ale jednocześnie niepodważalnym dowodem, że opisane na nim operacje (gospodarcze czy finansowa) rzeczywiście wystąpiły w określonym miejscu i czasie,

3)    funkcja księgowa - dow^-ód jest podstawą księgowania,

4)    funkcja informacyjna - dane zawarte w dowodzie stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych lub finansowych,

5)    funkcja kontrolna - treść dowodu księgowego pozwala na kontrolę analityczną (źródłow^ą) dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych. Przy wypełnianiu dowodów' księgowych należy stosow-ać określone zasady,

aby dokument mógł spełniać swoje funkcje, szczególnie dowodową:

1)    zawartość dokumentu musi wynikać z faktów i zdarzeń rzeczywiście zaistniałych,

2)    dowód wypełnia się czytelnie, zapis musi być trwały (niezależnie od techniki sporządzania dokumentów^-),

3)    treść i liczby są nanoszone w sposób staranny i bezbłędny, niebudzący wątpliwości co do tego, co tam jest napisane,

4)    rubryki dowodu (jeżeli występują) wypełnia się zgodnie z ich przeznaczeniem i treścią merytoryczną,

5)    wypełnienie dow'odu musi być rzetelne, rzeczowe, wiarygodne i kompletne,

6)    dokument musi zawderać dane wynikające z przepisów prawa (ustawa o rachunkowości),

7)    podpisy i pieczątki na dowodach księgowych muszą być oryginalne i aulen tyczne,

X) numeracja dowodów' księgowych kolejno wystawionych musi być ciągła, bezpośredn i o podporządko wana chrono 1 ogi i, ó) dowody księgowe zbiorcze sporządza się na podstawie dowodów źródło wyeh,

H») jukickolwiek wymazywania i przeróbki na dowodach księgowych są niedopuszczalne,

I 11 Korygowanie niewłaściwych danych lub błędnych zapisów tylko i wyłącznie u,i podstawie dowodu korygującego (dotyczy dokumentów zewnętrznych),

I 'i poprawianie błędów może odbywać się przez skreślenia błędnych zapisów / umieszczeniem parafki skreślającego i daty z zachowaniem czytelności zapisów (wyłącznie dowody wewnętrzne).

I »i .porządzenie faktur VAT i rachunków oraz faktur i rachunków korygujących lub uot korygujących przez płatników podatku od towarów i usług musi być zgodne z zasadami określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług,

I h skióty i symbole w dowodzie mogą być stosowane, ale tylko powszechnie znane.

/godnie z ustawą o rachunkowości (art. 21 ust. 1), dowód księgowy powiali n zawierać następujące dane: li ok i eslcnie rodzaju dowodu,

‘i numer identyfikacyjny,

' i ukmslcnie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

•ł) trość operacji oraz jej wartość, a jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

i dnlę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód sporządzony jest pod unią datą, również datę wystawienia dowodu, ni podpis wystawcy dowodu oraz osoby, od której przyjęto lub której wydano I ladniki aktywów,

‘i stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księ-p.n li rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu u księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te w skazania.

i 'siawa o rachunkowości dopuszcza możliwość zaniechania zamieszczania ttn dowodach danych, o których mowa w pkt. 6 i 7, jeżeli wynikają one z techniki -l"l un\ wania zapisów księgowych (dokumenty sporządzane elektronicznie).

I )ck rotacja należy do etapu opracowania dokumentu i dokonywana jest przed Mgr.' m w urządzeniach księgowych (kontach księgowych) przez księgowego 11»> 11 < i/si icj). Sprowadza ona się do wskazania kont oraz ich stron (Wn lub Ma), im których operacja udokumentowana dowodem będzie zapisana. Wpisanie deko t.i4 |i u-s! równoznaczne z zaakceptowaniem dokumentu do zaksięgowania.