Case dla uczestników ćwiczeń

„Psychologia organizacji”

Instrukcja

Poniżej znajduje się opis sytuacji firmy X oraz Waszej roli. Jeżeli macie wątpliwości czy dane rozwiązanie (proponowane przez Was) może być zaimplementowane ponieważ nie macie wystarczająco dużo informacji o specyfice firmy to możecie dodać informacje szczegółowe.

Kryteria oceny proponowanych przez Was rozwiązań:

- zaproponowanie ogólnej strategii wprowadzania zmian czyli działań maksymalizujących efektywność a minimalizujących koszty implementowanych zmian

• kompleksowość i systemowy charakter proponowanych rozwiązań

• adekwatność proponowanych rozwiązań do problemów istniejących w firmie X.

• merytoryczne uzasadnienie proponowanych rozwiązań

• uzasadnienie teoretyczne proponowanych rozwiązań (jeżeli Wasze rozwiązania opierają się na konkretnej teorii lub badaniach)

• proponowane rozwiązania powinny być konkretne i dość szczegółowe

• przestrzeganie schematu: zdefiniowanie (diagnoza) problemu - następnie proponowane rozwiązanie

Wasza rola

Wyobraźcie sobie, że jesteście konsultantami zatrudnionymi przez firmę X. Firma ma za sobą zmiany własnościowe a obecnie stoi przed koniecznością głębokich zmian między innymi w polityce personalnej. Zarząd firmy X ma świadomość, że zmiany są konieczne. Macie za zadanie przedstawić kompleksową i systemową propozycję rozwiązań w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi wraz z ich merytorycznym i teoretycznym uzasadnieniem.

Ogólny opis firmy X.

Firma X jest firmą działającą w branży spożywczej, istnieje od 42 lat. Powstała i dotychczas istniała jako firma państwowa. Kilka miesięcy temu została przejęta przez prywatnego właściciela. Nowy właściciel, wraz z zarządem firmy, zdecydował, że dla przetrwania i rozwoju firmy konieczne są głębokie zmiany, w tym również w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi.

Firma zajmuje się produkcją i sprzedażą: soków (3 rodzaje), napoi (2 rodzaje) oraz wody mineralnej (2 rodzaje). Dzięki wieloletniej działalności jej marki stały rozpoznawalne. Stąd też dosyć duży udział w rynku soków i napoi firmy X. Jednak od kilku lat udział w rynku, a tym samym zyski systematycznie maleją. Sytuacja stała się dramatyczna. Firma stanęła w obliczu kryzysu, a w dalszej perspektywie upadku. Z drugiej jednak strony w przypadku skutecznych środków zaradczych perspektywy rozwoju są bardzo dobre. Atuty firmy to: rozpoznawalne produkty, sprawdzone i naturalne receptury, powstające w okolicach zakładu autostrady (łatwy transport towaru do klientów) oraz otwarcie rynków europejskich (badania rynkowe pokazują, że produkty firmy X ze względu na cenę i jakość mogły by liczyć się dużą popularnością na rynku europejskim).

Firma ma dosyć tradycyjną strukturę, która zasadniczo nie podlegała większym zmianom od wielu lat. Strukturę firmy X przedstawia poniższy schemat:

Pracownicy

Firma jest jednym większych pracodawców w rejonie. Zatrudnia 770 osób, z tego 630 przy produkcji.

W firmie istnieje dość duża rotacja 19% w skali roku. Najczęściej z firmy odchodzą młodzi ludzie, którzy w firmie pracują do dwóch lat a później odchodzą do konkurencji. Dotyczy to zarówno pracowników działu produkcji jak i pozostałych działów. Wyniki wywiadów przeprowadzonego z 49 osobami, które w zeszłym roku odeszły z firmy pokazują następujące, najczęściej wymieniane powody odejścia:

• rutynowa praca, brak miejsca na własne pomysłów

• skostniały system zarządzania

• brak docenienia przez przełożonych mojej wiedzy i zaangażowania

• brak możliwości rozwoju i awansu

W firmie praktycznie nie istnieje spójny system rekrutacji. Zazwyczaj odbywa się to w następujący sposób:

• rozmowa pracownika działu HR z przyszłym przełożonym pracownika. Przełożony nakreśla wymagania wobec przyszłego pracownika.

• na podstawie tego opisu sporządza się ogłoszenie, które ukazuje się w lokalnej prasie (czasami również w internecie)

• dział HR zajmuje się selekcją nadchodzących aplikacji. Przełożonemu zostaje przedstawionych od 3 do 6 kandydatów.

• ten rozmawia z każdym z kandydatów. Wybiera najwłaściwszego, jego zdaniem, kandydata. Jego decyzję musi jeszcze zatwierdzić dyrektor generalny ale to stanowi formalność.

W firmie X nie ma opisów stanowisk pracy. Nie ma również systemu szkoleń i rozwoju pracowników. W przypadku zwolnienia wakatu na średnim szczeblu kierowniczym stosuje się rekrutację zewnętrzną lub też pyta się kierowników czy nie mają wśród swoich pracowników „kogoś kto by się nadawał”.

Pracownicy spotykają się na corocznych spotkaniach z okazji Gwiazdki oraz Wielkanocy, podczas których otrzymują drobne prezenty. Są to praktycznie jedyne okazje w ciągu roku kiedy wszyscy pracownicy firmy mogą się spotkać.

Przeprowadzono duże, rzetelne badanie satysfakcji z pracy wśród wszystkich pracowników firmy. Oto jego najważniejsze rezultaty:

• Pracownicy sami określają swoją motywację jako przeciętną. Często pojawia się stwierdzenie: „Pracuję, żeby zarobić na życie a tu nieźle płacą.”

• Pracownicy narzekają na brak możliwości rozwoju. Pewna część pracowników (szczególnie z działów pozaprodukcyjnych) narzeka na brak możliwości awansu. Często pojawia się opinia, że to kto awansuje zależy od niejasnych, nikomu nieznanych kryteriów. To zaś czasami prowadzi do oskarżeń, że awansowani są Ci, „którzy są lubiani przez szefa a nie Ci którzy mają odpowiednie kwalifikacje.”

• Znaczna część pracowników narzeka, że ich wysiłek nie jest doceniany przez przełożonych.

• Są zaniepokojeni niepewnymi perspektywami firmy. Boją się o swoje bezpieczeństwo. W firmie krąży mnóstwo plotek na temat dalszych losów firmy.

• Pracownicy narzekają, że niektóre zasady i procedury są sztywne i przestarzałe podczas gdy oni „sami najlepiej wiedzą co mają robić by było dobrze.”

• Pracownicy są zadowoleni z fizycznych warunków pracy (oświetlenie, klimatyzacja) jak również z jedzenia serwowanego przez zakładową stołówkę.

• Pracownicy są również zadowoleni ze świeżo wyremontowanych pomieszczeń socjalnych. Firma niedawno wyremontowała kilka sal gdzie pracownicy mogą napić się herbaty i coś zjeść w czasie przerwy.

• Imprezy: gwiazdkowa i wielkanocna generalnie cieszą się dobrą opinią.

• Niepisaną zasadą jest „nie wychylać się”. A osoby, które to robią zyskują opinie nadgorliwca.

Wyniki badań dotyczących średniej kadry kierowniczej:

• Kierownicy średniego szczebla narzekają, że motywacja pracowników jest niska. Brak jakiejkolwiek inicjatywy. Każdy robi to co musi i nic ponad to

• 32% kierowników średniego szczebla jest raczej źle lub źle oceniania przez swoich podwładnych

• 70% kierowników średniego szczebla narzeka, że nie mają wsparcia merytorycznego ze strony swoich przełożonych.

• 63% kierowników średniego szczebla przyznaje że nie radzi sobie wcale lub kiepsko z różnymi problemami związanymi z zarządzaniem (najczęściej wymieniane to konflikty pomiędzy pracownikami, motywowanie pracowników, spożywanie alkoholu w pracy).

• Rotacja wśród kierowników średniego szczebla jest jeszcze wyższa niż średnia w firmie i wynosi 26% w skali roku.

• Większość nowoprzyjętych kierowników to absolwenci szkół wyższych lub osoby z niewielkim doświadczeniem. Druga grupa nowych kierowników to wyróżniający się pracownicy poleceni przez swoich przełożonych.

• Kierownicy średniego szczebla biorą udział w największej liczbie szkoleń i konferencji. Jednak dobór tematów i grup szkoleniowych jest ich zdaniem dosyć przypadkowy i chaotyczny.

Komunikacja

Generalnie komunikacja odbywa się z góry na dół w postaci wytycznych, planów, norm i poleceń. Mimo narzekań kierowników komunikacja z dołu na górę praktycznie nie istnieje. Kilka miesięcy temu powstał pomysł by zachęcać pracowników do tego by zgłaszali osobiście przełożonym swoje propozycje zmian i udoskonaleń. Jednak apel spotkał się z minimalnym odzewem pracowników. Kierownicy uznali, że „wszystkiemu winny jest ten marazm.”

Poszczególne działy również się ze sobą nie komunikują, nie koordynują swoich działań. Wszystkie informacje przechodzą przez dyrektora zarządzającego lub też przekazywane są prywatnymi kanałami szefów działów. Ten brak koordynacji i komunikacji pomiędzy działami był już przyczyną konkretnych problemów i źródłem określonych strat dla firmy.

Szczegółowy opis sytuacji wybranych działów

Dział produkcji

Dział produkcji składa się z 7 taśm produkcyjnych: 3 taśmy (soki), 2 taśmy (napoje) oraz 2 taśmy (woda mineralna). Każda taśma produkcyjna pracuje na 3 zmiany co łącznie daje 21 osobnych zespołów pracowniczych. Pracownicy mają stałe pensje, stale premie przyznawane raz na kwartał. Zazwyczaj brak premii jest karą za spożywanie alkoholu w pracy- w praktyce zdarza się to rzadko. Ponadto funkcjonują dodatki związane ze stażem pracy, które mogą stanowić do 15% pensji.

W dziale istnieje wiele nieformalnych grup i klik, które trzymają się razem np. ze względu na podobne zainteresowania czy miejsce zamieszkania. Osoby, które jak same mówią nie należą do żadnej z grup narzekają na relacje interpersonalne w firmie i generalnie czują się tutaj raczej samotne (około 15% pracowników).

Analiza efektywności zespołów pracowniczych w Dziale Produkcji wykazała bardzo duże różnice pomiędzy poszczególnymi zespołami. Różnice dochodziły do 20%. Mimo tego wszyscy pracownicy otrzymują takie samo wynagrodzenia plus stałe premie i dodatek za staż opisany powyżej. Wyniki tej analizy nie są jeszcze znane pracownikom ale powszechna jest opinia, że niektórzy się „lenią”.

Dział sprzedaży

Dział składa się z 54 sprzedawców. Sprzedawcy podzieleni są na 6 zespołów regionalnych. Ponad 40% sprzedawców to osoby z niewielkim lub żadnym doświadczeniem w sprzedaży. Wielu sprzedawców narzeka, że nie radzą sobie z niektórymi klientami. W szczególnym stopniu dotyczy to negocjacji z przedstawicielami sieci super i hipermarketów. Pensja sprzedawcy to 70% stała podstawa, 20% stała miesięczna premia (jej brak jest zazwyczaj karą za niewykonanie planów sprzedaży) i w 10% zależnej od wielkości sprzedaży. 57% sprzedawców określiło atmosferę w dziale jako niemiłą i pełną „chorej rywalizacji”. Każdego roku 3 najlepszych sprzedawców z całego Działu otrzymuje wyróżnienia i atrakcyjne nagrody np. dwuosobowe wycieczki na Karaiby. Znaczna cześć pracowników działu (około 65%) bardzo negatywnie ocenia system, uważając go za niesprawiedliwy i demotywujący.

3

Zarząd

Dział

Logistyki

Księgowość

Dział produkcji

Sprzedaż

HR i kadry

Dyrektor zarządzający

Marketing

---