ZAŁĄCZNIK B
INSTRUKCJA DO BUDŻETU
Prosimy uważnie zapoznać się z niniejszą instrukcją - wnioski o dotacje z nieprawidłowo przygotowaną propozycją budżetową, nie zawierające wszystkich wymaganych informacji (jednostka, ilość jednostek, koszt jednostkowy i inne dane w rozbiciu szczegółowym, zgodnie z podanym poniżej opisem)
nie będą rozpatrywane!
Informacje ogólne
Format budżetu w wersji elektronicznej znajduje się na stronach:
Budżet należy sporządzić w euro (do obliczenia kosztów, które będą ponoszone w innej walucie niż euro należy przyjąć średniomiesięczny kurs z miesiąca, w którym mija termin składania wniosków o dotacje, podawany przez EuroInfor).
UWAGA! Koszt podatku VAT nie może być finansowany w ramach dotacji - w budżecie należy uwzględnić wyłącznie kwoty netto.
Przed przystąpieniem do sporządzania budżetu projektu prosimy jeszcze raz uważnie zapoznać się z „Zasadami przyznawania Małych Dotacji z Programu ACCESS 2000”, szczególnie z punktami:
1.3 Wysokość dotacji przyznawanych przez Fundusz Współpracy
2.1.3 Rodzaje projektów, na które można składać wnioski o dotacje, w tym wykaz przedsięwzięć/działań, które nie mogą być finansowane
2.1.4 Rodzaje kosztów, które mogą być finansowane w ramach przyznanej dotacji
2.5 Warunki przekazania dotacji.
Prosimy również pamiętać, że budżet musi być spójny z opisem działań, które mają być realizowane w ramach projektu. Poszczególne koszty należy przyporządkować konkretnym działaniom przedstawionym w formularzu wniosku o dotację, części I, punkt 1.7. W związku z tym zachęcamy Państwa do opisywania działań w sposób uporządkowany, tak aby odwołanie się do nich w budżecie było krótkie i jednoznaczne (np. szkolenie A, szkolenie B, konferencja X, itp.).
Podział budżetu na poszczególne pozycje jest obligatoryjny (1-12). Dotyczy to również wykazu kategorii wydatków przedstawionych w ramach poszczególnych pozycji, ale tę listę można rozszerzać w zależności od potrzeb.
Jeśli w budżecie projektu nie są przewidziane pozycje lub kategorie, wskazane we wzorze, należy w odnośnym polu kolumny „Łączny koszt” wpisać 0.
W pozycjach budżetu 1 - 10 należy przedstawić wyłącznie koszty, które mogą być finansowane w ramach przyznanej dotacji (zob. pkt. 1.3 i 2.1.4 ZASAD). Wkład rzeczowy i inne koszty, które nie mogą być finansowane w ramach dotacji (o ile są takie przewidziane w projekcie) muszą być ujęte w pozycjach 11.1 i 11.2.
Wskazówki do poszczególnych pozycji budżetu
Koszty osobowe
Prosimy o przedstawienie wszystkich kosztów dotyczących wynagrodzeń i honorariów (kwoty brutto) osób zatrudnionych przy realizacji projektu, zarówno na etat (e), jak i na umowę-zlecenie (uz), umowę o dzieło (ud), itp., wskazując działanie, w które będą zaangażowane (np. szkolenie A) oraz rolę (np. koordynator, księgowa, szkoleniowiec, wykładowca, tłumacz, itd.). W kolumnie "jednostka" należy podać informację o formie zatrudnienia (np. e, uz), a w przypadku pracowników etatowych wskazać także, jakiej części etatu dotyczy odnośne wynagrodzenie (np. 1e - cały etat, ½ e - połowa etatu). Koszty osobowe należy przedstawić w rozbiciu na personel lokalny (1.1) tj. stałych pracowników Wnioskodawcy, partnera/ów czy pracowników lokalnych organizacji/instytucji współpracujących przy realizacji projektu, (1.2) - personel zagraniczny oraz (1.3) - personel zewnętrzny tj.specjalistów pozyskanych z zewnętrznych instytucji/organizacji ze względu na specyfikę projektu, w wypadku gdy zasoby własne organizacji i lokalnych współpracowników okażą się niewystarczające.
W kategorii „diety” (1.4) prosimy podać koszty utrzymania pracowników zaangażowanych w realizację projektu (1.4.1 lub 1.4.2) oraz personelu zewnętrznego i osób, do których skierowany jest projekt (np. uczestników szkoleń, seminariów) - 1.4.3, ponoszone podczas podróży i wyjazdów służbowych. Koszty utrzymania obejmują wydatki związane z zakwaterowaniem, wyżywieniem i lokalnym transportem (np. komunikacja miejska). Miesięczne stawki diet przysługują pracownikom przebywającym za granicą przez kilka miesięcy ze względu na realizację projektu (obejmują koszty utrzymania i lokalnego transportu do 200 km). Pozostałym pracownikom i osobom, do których skierowany jest projekt przysługują dzienne stawki i takie należy uwzględnić w budżecie.
Podróże
Prosimy przedstawić koszty podróży/wyjazdów służbowych (z wyłączeniem kosztów transportu lokalnego uwzględnionego w kategorii „diety”) ze wskazaniem działania, z którym są związane (np. szkolenie A, konferencja X, networking, itp.) oraz zaznaczeniem kogo dotyczy (np. wykładowca, uczestnicy szkolenia A, itp.). W polu "koszt przejazdu" należy wskazać środek transportu (np. samochód własny lub wynajęty, kolej, samolot, itp.) oraz wybrać odpowiednią jednostkę (np. km, bilet lotniczy lub kolejowy, itp.). Przy podróżach zagranicznych należy podać informację o planowanej trasie (np. Kraków-Londyn-Kraków).
Sprzęt i wyposażenie
Prosimy przedstawić koszty zakupu lub najmu sprzętu i wyposażenia (uzasadnienie konieczności ich dokonania powinno być zamieszczone w opisie projektu) w rozbiciu na poszczególne kategorie i dalej w ramach tych kategorii na konkretne elementy (np. komputer, kserokopiarka, biurko itd.).
Koszty biurowe
Prosimy przedstawić koszty stałe prowadzenia biura tj. czynsz za wynajem powierzchni biurowej, koszty eksploatacyjne - telekomunikacja, elektryczność, ogrzewanie, itp., koszty związane z użytkowaniem samochodów służbowych oraz koszty zakupu materiałów biurowych wskazując konkretne typy wydatków (w tej kategorii należy uwzględnić jedynie znaczące, stałe koszty, drobne i sporadyczne wydatki należy ująć w "kosztach ogólnych"). Przy poszczególnych kategoriach lub typach wydatków, w kolumnie "jednostka" oprócz stosownej miary (np. miesiąc) należy podać informację, jaką część w stosunku do ogólnych kosztów biurowych (obejmujących całość działalności prowadzonej przez Wnioskodawcę) stanowi odnośny koszt (np. ½ ko., ¼ ko.).
Usługi i pozostałe koszty
Prosimy przedstawić koszty wynikające ze specyfiki działań podejmowanych w ramach projektu (z wyłączeniem wydatków związanych z adaptacjami i remontami), a nie ujęte w wyżej wymienionych punktach budżetu; koszty te należy przedstawić w rozbiciu na poszczególne działania i dalej na konkretne czynności (np. szkolenia, szkolenie A - wynajęcie sali, druk materiałów szkoleniowych, itd., publikacje, publikacja Z - druk, dystrybucja, itd.). Jeśli realizacja konkretnej czynności, będzie zlecana instytucji/firmie zewnętrznej (w wypadku, gdy jej wykonanie wykracza poza kompetencje i możliwości Wnioskodawcy i lokalnych organizacji/instytucji współpracujących przy realizacji projektu lub gdy takie rozwiązanie jest korzystniejsze ze względu na koszty i efekty) prosimy oznakować ją literą "P" - np. druk (P).
Nieruchomości, adaptacje i remonty
Prosimy przedstawić koszty zakupu ziemi, budynków czy lokali oraz koszty materiałów i/lub usług związanych z adaptacją lub remontem pomieszczeń (jeśli dotyczy - uzasadnienie konieczności ich dokonania należy zamieścić w opisie projektu) w rozbiciu na poszczególne elementy.
Inne
Prosimy przedstawić koszty związane z elementem uzupełniającym projektu (działania związane z rozwojem organizacji) w rozbiciu na poszczególne typy wydatków, wynikających ze specyfiki podejmowanych działań (7.1) oraz wszelkie inne koszty, które nie mieszczą się w wyżej wymienionych pozycjach, a są niezbędne ze względu na realizację projektu, ze wskazaniem działania, z którym są związane i w rozbiciu na konkretne kategorie i elementy (jeśli dotyczy).
1
Materiał edukacyjny rozdawany bezpłatnie w ramach szkolenia.