8476758557

274 ARTYKUŁY

(retrokonwersja nigdy nie jest tanią operacją), jak również pełna kontrola nad przebiegiem działań.

Retrokonwersja przeprowadzona tym sposobem polega na wyszukaniu i przeładowaniu odpowiednich rekordów bibliograficznych z zakupionych baz lub z katalogu centralnego. Oprócz tego pracownicy biblioteki, zgodnie z wcześniej podjętymi decyzjami, dokonują kontroli zgodności rekordów z lokalnymi kartotekami haseł wzorcowych, dodają pola informacji lokalnych oraz uzupełniają charakterystykę rzeczową. Pozycje, dla których nie znaleziono rekordów bibliograficznych w dostępnych bibliotece bazach, kataloguje się retrospektywnie.

Drugi sposób retrokonwersji polega na łączeniu działań własnych biblioteki i wynajętej specjalistycznej firmy. Bibliotekarze przygotowują — na podstawie kart katalogowych — klucze wyszukiwawcze wystarczające do odnalezienia w bazach odpowiednich rekordów. Klucze wyszukiwawcze zapisywane są na dyskietkach lub na taśmach magnetycznych wraz z lokalnymi informacjami, jakie powinny się znaleźć w poszczególnych rekordach. Dyskietki i taśmy przekazywane są specjalistycznej firmie, która w dostępnych jej bazach za pomocą kluczy wyszukiwawczych odnajduje rekordy z pełnymi opisami wydawnictw. Jeżeli klucz wyszukiwawczy jednoznacznie wskazuje na jeden i tylko jeden rekord, wpisuje się do niego informację lokalną i przekazuje go bibliotece do przeładowania. Jeżeli klucz wyszukiwawczy zaznaczył więcej niż jeden rekord, generowany jest raport z zaznaczonych rekordów (opis skrócony) i klucz wyszukiwawczy jest przekazywany z powrotem do biblioteki w celu uściślenia. Jeżeli klucz wyszukiwawczy nie zaznaczył żadnego rekordu, co oznacza, że danego rekordu nie ma w bazie, generowany jest również raport i klucz wyszukiwawczy wraca do biblioteki. Zwykle w takich sytuacjach biblioteka musi poszukać rekordu w innych bazach bibliograficznych albo sama skatalogować daną pozycję. Firmy zajmujące się przetwarzaniem tego typu zwykle nie zajmują się katalogowaniem retrospektywnym.

Wybór takiego sposobu retrokonwersji wymaga uprzedniego sprawdzenia, czy bazy wynajętej firmy odpowiadają księgozbiorowi biblioteki (minimalny odsetek rekordów nieodnalezionych) oraz czy rekord bibliograficzny przez nie oferowany jest zapisany w odpowiednich formatach, jest odpowiednio kompletny oraz zgodny z kartotekami haseł wzorcowych, których zasady tworzenia akceptujemy. Warto także zadbać, aby bibliotekarze posiedli umiejętność budowania jednoznacznych kluczy wyszukiwawczych, ponieważ koszt wynajęcia firmy zależy od liczby przetworzonych kluczy wyszukiwawczych.

Zaletą tej metody przy dobrej organizacji pracy są: krótki okres trwania retrokonwersji, stosunkowo niski koszt oraz brak konieczności zakupu specjalistycznego sprzętu i oprogramowania, które można wynająć od firmy. Metoda ta nie opłaca się, jeżeli po otrzymaniu przez bibliotekę rekordów konieczna jest z jakichś względów powtórna ich edycja.